BAB II

BAGIAN-BAGIAN SURAT

 Setiap surat terdiri beberapa elemen pembentuk

yang merupakan satu kesatuan utuh

Elemen masing-masing surat berbeda sesuai

dengan ‘bentuk’ dan ’ jenis’ dari surat

Posisi dan penempatan elemen surat akan

menentukan BENTUK SURAT
 .

Kepala Surat
===================================================
Nomer Surat Tanggal Surat
Lampiran
Hal

Alamat Surat

Salam Pembuka,
ISI SURAT ………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………

Jabatan
Nama
Tembusan
Inisial
 .

1. KEPALA SURAT (KOP SURAT)

 Dalam setiap surat resmi selalu tercantum

kepala surat
 Bentuk Kepala Surat harus menyolok dan
dicetak dalam bentuk yang indah agar mampu
menarik perhatian
 Kepala surat berisi identitas pengirim surat
 .

 Selengkapnya Kepala Surat Berisi:

1. Nama Instansi
2. Logo Instansi
3. Alamat Lengkap Instansi (Jalan, Nomer,
Desa, Kelurahan, Kecamatan, Kota, Kode pos
4. Nomer Telephone
5. Alamat Fax
6. Alamat Website
7. Alamat E-mail
 PT LOGAM MULIA JAYA
Jl. Prapanca No. 24 yogyakarta
Telp. (0274) 525252, Fax. (0274) 662663
www.logammuliajaya.net.id
email: marketing@logamjayamulia.net.id

.
 2. NOMER SURAT

 Setiap surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi

selalu disertai Nomer Surat

 Fungsi Nomer Surat:

a. Mempermudah pengecekan surat (jika suatu saat
diperlukan klarifikasi)
b. Mempermudah klasifikasi jenis surat saat
diarsipkan
c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. Menjadi referensi dalam surat menyurat
selanjutnya atau kemunikasi lebih lanjut
 .

 Komponen yang terdapat dalam Nomer Surat:

a. Nomer Surat
b. Kode divisi/Jenis surat
c. Kode Nama Perusahaan
d. Bulan surat dibuat
e. Tahun surat dibuat
Contoh:
Nomer: 031/M2/LMJ/X/18

No. : 031/M2?LMJ/X/”18.
 3. TEMPAT DAN TANGGAL SURAT

 Surat yang memiliki kepala surat lengkap

dengan alamat yang jelas, NAMA KOTA tidak
perlu ditulis lagi

 Contoh:
PT SENTOSA ABADI
Jl. Panglima Sudirman 170
Surabaya
====================================
Nomer: 031/M2/LMJ/X/18 20 Agustus 2018
 .

 Surat berkepala surat tapi tidak

mencantumkan alamat lengkap, hanya berisi
nama, logo dan slogan perusahaan, Nama Kota
wajib ditulis
 Contoh:

PT SENTOSA JAYA ABADI

Selalu Memberi Yang Terbaik
====================================
Nomer: 031/M2/LMJ/X/18 Surabaya, 15 April 2018
 .

 Surat yang memakai Judul, dimana tanggal

surat ditempatkan di bagian bawah, Nama
Kota juga ditulis
 Contoh:

Atas Perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 1 Mei 2018

Henri Susilo
Manajer Produksi
 2..

 Fungsi Tanggal Surat:

a. Informasi tenang waktu penulisan surat
b. Petunjuk untuk mengingat kembali untuk pengirim
dan penerima surat
c. Petunjuk bagi petugas kearsipan

 Pengetikan Tempat dan Tanggal Surat

1. Umumnya diketik pada bagian kanan atas sejajar
dengan nomer surat
2. Tempat dan tanggal dipisahkan dengan koma (,)
3. Dibelakang tanggal tidak perlu tanda titik
4. Penulisan Tanggal tidak menggunakan tanda
hubung (-)
5. Penulisan Bulan tidak menggunakan angka
 4. LAMPIRAN

 Lampiran bermakna “tambahan” atau yang

disertakan dalam surat
 Sesuatu yang ditambahkan dalam pengiriman
surat untuk melengkapi surat
 Lamipran dapat berupa: surat lain, fotokopi
ijazah, kuitansi.
 Jika ada yang dilampirkan dalam surat maka
juga disebutkan dalam “isi surat”
 .

 Contoh:
o Untuk melengkapi lamaran ini, saya
lampirkan:

o Agar lebih jelas, bersama surat ini kami

lampirkan brosur profil instansi kami.

 Beberapa Aturan Penulisan Lampiran

a. Umumnya ditulis di kiri atas setelah Nomer
Surat
b. Bisa juga bagian kiri bawah setelah
penanggung jawab surat
 .

 Contoh:

Nomer :Tanggal surat

Lampiran: 3 lembar
Perihal :
------------------------------------------atau------------------

Direktur,
Henri Susilo
Lampiran:
1. 1 lembar kuitansi
2. 2 lembar surat jalan
 5. HAL ATAU PERIHAL

 Hal surat dapat disamakan dengan Judul Karangan

 Hal surat menunjukkan TUJUAN atau Masalah
Pokok dalam surat

 Beberapa teknik penulisan Hal/Perihal

a. Perihal ditulis dengan kombinasi huruf kapital
dan huruf kecil; bukan kapital semua
b. Apabila isi perihal lebih dari satu baris maka
jarak pengetikan menjadi satu spasi
c. Penulisan perihal berupa kata atau frase bukan
kalimat
 .

Nomer :
Lampiran :
Perihal : Penawaran kerja sama
 6. ALAMAT SURAT

 Disebut juga Alamat Dalam Surat atau Alamat

yang Dituju

 Beberapa cara penulisan Alamat Tujuan:

1. Penulisan Alamat Tujuan pada Sampul Surat

a) Kepada Pejabat dengan menuliskan nama

jabatannya
 .

YAYASAN ANK BANGSA

Jalan Arjuna 140
Yogyakarta 55251

Yth. Direktur PT Insan Muda

Jalan Neptunus No. 55
Yogyakarta 66601

b) Alamat yang ditujukan kepada Perseorangan

Indah Yuliana
Jalan Parangtritis No. 108
Yogyakarta 56754
Aulia Rahma
Jl. Wates No. 34
Yogyakarta 54546
 .

2. Penulisan Alamat Tujuan Kepada Perorangan

a) Yth. Sdr. Andy Maulana

Jl. Pramuka no. 45
Yogyakarta

b) Yth. Ibu Indah Wahyuni

Jl. Taman Siswa No. 57
Magelang
 .

3. Kepada Pejabat Pemerintah

a) Yth. Kepala Direktorat Pendidikan Luar Sekolah

Departemen Pendidikan Indonesia
Jl. Pangeran Dipenogoro 68
Jakarta

b) Yth. Kepala Studio RRI Yogyakarta

Jl. Afandi 6-7
Yogyakarta
 .

4. Kepada Organisasi atau Perusahaan

a) Bagian Pemasaran Penerbit Pustaka Ilmu

Jl. Jendral Sudirman no. 11
Bantul
Daerah Istimewa Yogyakarta

b) PT Buana Persada
d.a. Wisma Permata
Jl. Kemerdekaan No. 52
Yogyakarta
 .

5. Kepada Pimpinan Organisasi atau Perusahaan

a) Yth. Direktur Abadi Utama

Jl. Ploso Kuning No. 32
Jombang

b) Yth. Manajer Personalia

PT Bakti Indah
Jl. Lingkar Selatan No. 7 Bantul
Daerah Istimewa Yogyakarta
 7. SALAM PEMBUKA

 Sebagai salah satu tanda kehormatan dan pintu

komunikasi terhadap orang yang diharapkan

 Untuk Surat resmi atau surat dinas pemerintah

TIDAK WAJIB menggunakan salam pembuka

 Beberapa ragam salam pembuka:

Dengan hormat, Salam Sejahtera
Bapak/Ibu yang terhormat,
Dll
 8. ISI SURAT

 Beberapa elemen penting dari ISI SURAT

1) Alinea Pembuka
Berisi alinea pengantar tentang masalah pokok isi
surat

Contoh Alinea Pembuka:

a) Kami beritahukan bahwa ….
b) Dengan ini kami informasikan…
c) Dengan sangat menyesal kami beritahukan..
 .

2) Alinea Isi Surat Sesungguhnya

3) Alinea Penutup
Berisi kesimpulan, harapan, imbauan atau
ucapan terima kasih

Contoh:
a) Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan

b) Demikian laporan kami, semoga mendapatkan

c) Besar harapan kami atas terkabulnya…

 9. SALAM PENUTUP

 Sebagai penanda rasa hormat selesainya surat

 Contoh:
Hormat Kami,
Wasalam,
 10. PENANGGUNG JAWAB SURAT

 Berisi :
Nama Organisasi,
Tanda Tangan,
Nama Pejabat dan
Jabatan
Contoh:
Hormat Kami,
PT Bakti Persada

Moh. Anwar, S.E

Direktur Personalia
 12. TEMBUSAN

 Surat dinas umumnya berisi tembusan

 Guna: agar surat itu disampaikan kepada pihak

lain atau
 Penerima surat mengetahui siapa saja yang

menerima surat tersebut

Contoh:
a) Tembusan:

1. Kepala Bagian Personalia

2. Kepala Koperasi
3. Bendahara
 13. INISIAL

 Ditulis di bagian paling akhir surat bagian kiri

bawah
 Inisial merupakan singkatan nama pengonsep
dan pengetik surat
 Contoh:

Is/Aj