BAGIAN-BAGIAN SURAT

De’is Rahmi Ristanti, S.AP.

ALLPPT.com _ Free PowerPoint Templates, Diagrams and Charts

Bagian-bagian Surat
1. Kop Surat / Kepala Surat
2. Tempat dan Tanggal Surat
3. Subjek Surat
a. Nomor Surat
b. Lampiran
c. Perihal atau Hal
4. Objek Surat
5. Salam Pembuka
6. Isi Surat
7. Salam penutup
8. Nama terang dan tanda tangan
9. Tembusan
10. Inisial
 1. Kepala Surat : bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi kop surat
adalah memberikan informasi mengenai nama, alamat, kegiatan
lembaga tersebut, serta dapat juga menjadi alat promosi.
a. nama instansi atau badan usaha
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. nomor kotak pos
e. nomor kode pos
f. lambang atau logo instansi/badan usaha

Contoh :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
KANTOR WILAYAH PROVINSI LAMPUNG
SMP NEGERI 5 BANDAR LAMPUNG
Jalan Beo 134 Tanjung Agung Bandarlampung 35133
Telepon 0721 256 344
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat dalam sebuah surat dimaksudkan untuk memberikan informasi menge-
nai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut.
Contoh: 2 Januari 2013

3. Subjek Surat
Terdiri dari 3 bagian; nomor surat, lampiran dan perihal.
a. Nomor surat
Contoh: 023/PTP/V/18
Ket: 023 merupakan nomor urut surat yang pernah dibuat dan dikirimkan, PTP merupakan kode
organisasi, V merupakan bulan surat dibuat dan dikirim, 18 merupakan tahun surat dibuat dan
dikirim.
Contoh lain:
421.5/013/SMKROSMA/X/2021
Ket: 421.5 merupakan kode surat yang dibuat, 013 nomor urut surat yang pernah dibuat, SMK
merupakan organisasi, X merupakan bulan surat dibuat dan dikirim, 2021 merupakan tahun surat
dibuat dan dikirim.
b. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada
sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tsb.
Contoh: Dua berkas, 112 eksemplar

C. Perihal atau Hal

Subjek surat selanjutnya adalah perihal yang merupakan sesuatu yang mendorong
atau melatarbelakangi seseorang membuat dan mengirimkan surat tsb.
Contoh: Kunjungan akademik

4. Objek Surat
Objek surat terdiri atas nama dan alamat yang dituju.
Contoh:
Yth. Direktur PT Lingkar Usaha
Jl. Merpati Putih No. 212
Jakarta 13465
5. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Contoh:
Dengan hormat,
Bapak …… yang terhormat,
Ibu ….. yang terhormat,
Saudara …. yang terhormat,
Salam sejahtera,
Assalamualaikum Wr. WB.

6. Isi Surat
Isi surat terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup. Alenia pembuka merupakan
alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap in-
formasi yang disampaikan di alenia isi. Contoh :
Berkenaan dengan surat saudara tanggal 14 Januari 2011, Nomor 2211/DJ/II/2011,
tentang permintaan tenaga pengajar, kami beritahukan bahwa….

Dalam rangka hari Pendidikan Nasional, kami akan menyelenggarakan berbagai

kegiatan.
7. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: “Hor-
maat, Hormat kami, Wassalam”.
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim
surat kepada penerima surat.

8. Nama terang dan Tanda Tangan

Contoh :
Jakarta, 29 April 2017
Direktur Jenderal,

Hamid Muhammad, Ph.D

NIP 195905121983111001
9. Tembusan
Merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga
Berhak mendapatkan surat tersebut. Contoh :
Tembusan :
1. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah
2. Gubernur Jawa Tengah
3. Wwalikota Semarang
4. Arsip

10. Inisial
Inisial ini biasanya dipakai pada surat niaga, inisial nerupakan singkatan hurus
pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tsb. Berfungsi
Untuk mengetahui konseptor pengeiknya, sehingga apabila di kemudian hari
Terjadi kekeliruan, akan mudah mengurusnya.