MODUL 4

“SURAT”
KELOMPOK 2

JHONI FONSEN (857670483)

RURI RATIH LANGENATI (857670509)
KUMALA SARI (857673511)
ANITA LIYANA WATI (857673543)
IS HARTINATUN (857673568)
 KB 1
SELUK BELUK SURAT
A. Pengertian Surat
Dalam Kamus Besar Bahsa Indonesia (KBBI) surat
didefinisikan (1) sebagai kertas dan sebagainya yang
bertulis, (2) secarik kertas dan sebagainya sebagai
tanda atau keterangan; kartu, (3) sesuatu yang ditulis;
yang tertulis; tulisan.
Yunus (2002:6.3 – 6.4) menjelaskan bahwa surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang di dalamnya
tertulis pesan, yang disajikan dalam format yang
khas, yaitu format surat.
 Tabel 4.1
Perbedaan Ragam Tulisan dengan
Lisan dari Sisi Gramatikal

Ragam Tulisan Ragam Lisan

Harus ada anggapan bahwa orang yang Dalam ragam lisan, karena antarpenutur
diajak berbicara tidak ada di hadapannya. bersemuka, unsur gramatikal kadang
Bahasa yang digunakan harus lebih terang ditinggalkan karena memang unsur
dan jelas, perlu lebih eksplisit karena suprasegmentalnya sangat berperan.
gerak isyarat, pandangan, atau anggukan
sebagai tanda penegasan di pihak
pendengar. Oleh karena itu, kalimat dalam
ragam bahasa tulisan harus lebih cermat
sifatnya. Demikian juga dengan tinggi
rendah dan panjang pendeknya nada.
 Tabel 4.2
Keunggulan dan Kelemahan Berkomunikasi Secara
Lisan dan Tertulis
Cara Berkomunikasi Keunggulan Kelemahan

Secara Lisan 1) Proses berlangsung cepat 1) Tidak selalu mempunyai bukti

2) Sering berlangsung tanpa alat autentik
bantu 2) Dasar hukumnya lemah
3) Kesalahan dapat langsung 3) Sulit disajikan secara
dikoreksi matang/bersih
4) Dapat dibantu dengan gerak 4) Mudah dimanipulasi
tubuh dan mimik muka

Secara Tertulis 1) Mempunyai bukti autenteik 1) Proses berlangsung lebih lama

2) Dasar hukumnya kuat
3) Disajikan lebih matang/bersih
4) Lebih sulit dimanipulasi
2) Selalu memakai alat bantu
3) Kesalahan tidak dapat langsung
dikoreksi
4) tidak dapat dibantu dengan
gerak tubuh dan mimik muka
 B. FUNGSI
Yunus (2002:6.4), menjelaskan bahwa surat

SURAT
berfungsi sebagai berikut.
1.Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organisasi
untuk berhadapan dengan kelompok atau organisasi
lain.
2.Dasar atau pedoman untuk bekerja.
3.Bukti tertulis otentik hitam di atas putih yang
memiliki kekuatan hukum atau yuridis.
4.Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu
diperlukan.
5.Dokumen historis atau yang memiliki kesejarahan,
misalnya untuk menemukan peristiwa masa lalu.
 C. BAGIAN
1. Kepala Surat
SURAT
Berfungsi memudahkan penerima surat secara cepat
mengetahui nama dan alamat kantor, organisasi, atau
perusahaan yang mengirim surat. Unsur-unsur yang
terdapat:
a. Logo instansi atau perusahaan
b. Nama kantor instansi
c. Alamat kantor
d. Nomor kotak pos
e. Nomor telepon atau alamat e-mail
. NOMOR
SURAT
Kegunaan nomor surat bagi pengirim yaitu (1) proses
pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat keluar,
(2) proses pendokumentasikan sehingga dapat dilacak
dengan mudah, (3) pelacakan jumlah surat keluar.
Sedangkan bagi penerima surat, nomor surat dapat
berguna sebagai acuan atau rujukan dalam merespons
surat atau mendisposisikan surat ke unit lain terkait.
Penulisan nomor atau kode surat diatur dengan ketentuan
berikut:
Contoh:
a. Kata Nomor atau disingkat No. diikuti tanda titik dua
Nomor: 3251/H.31/LL/2005
b. Garis miring (/) yang digunakan dalam nomor dan kode 3251 : kode nomor surat keluar
surat tidak didahului dan diikuti spasi H.31 : kode instansi/unit kerja
c. Setelah angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apa pun. LL : kode perihal
2005 : kode tahun penulisan
3. TANGGAL, BULAN
DAN TAHUN SURAT Beberapa hal yang harus
Pencantuman ini berfungsi sebagai berikut: diperhatikan:
a. Memberitahukan kepada penerima kapan surat itu a. Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis
dikirim lengkap tanpa disingkat
b.Memudahkan pelacakan jika terjadi keterlambatan b.Tanggal surat tidak perlu didahului
respon dari penerima surat dengan nama kota pengirim
c. Memudahkan pengarsipan c. Pada akhir tanggal, bulan, dan tahun
d.Menjadi acuan dalam merespons atau surat, tidak diikuti tanda baca apapun
menindaklanjuti surat tersebut
4. LAMPIRAN
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat, misalnya
jadwal, makalah, brosur, biodata, atau dokumen lainnya.
Dalam menliskan lampiran, perhatikan hal-hal berikut:
a. Penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi
lampiran dan isi surat. Dengan adanya rincian isi lampiran, maka
penerima akan mudah memeriksanya seandainya lampiran yang
diterima kurang atau keliru
b. Ketentuan di atas hanya berlaku jika pada sebuah surat dilampirkan
sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan, maka tidak perlu
dicantumkan atau diberi tanda hubung (-) atau angka nol (0)
c. Kata Lampiran atau lamp. diikuti oleh titik dua.
5. PERIHAL
Perihal atau hal mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan
disampaikan dalam sebuah surat dinas. Bagian ini memudahkan penerima
surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan dalam surat itu.
Perhatikan rambu-rambu dalam penulisan perihal, yaitu sebagai berikut:
a. Pokok atau inti surat ditulis secara singkat dan jelas, yang dapat
menceritakan isi sebuah surat
b. Kata Hal atau Perihal diikuti tanda baca titik dua
c. Huruf awal kata pertama isi hal ditulis dengan huruf kapital.
d. Isi hal tidak diikuti oleh tanda baca apapun.
a) Contoh penulisan hal surat yang salah
Hal: undangan lokakarya penyusunan desain perubahan kaset
listening ke CD
Hal: permohonan menjadi narasumber dalam pelatihan penulisan surat
dinas bagi guru SD se-Kecamatan Parung
b) Contoh penulisan hal surat yang benar
Hal: Undangan
Hal: Permintaan menjadi Narasumber
 
 ALAMAT Alamat bagian dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima surat. Dalam menulis alamat
surat, perhatikan hal-hal berikut:

ALAM a. Alamat surat tidak perlu diawali dengan Kepada tetapi cukup dituliskan Yth. atau Yang terhormat.
Contoh:

URAT
Yth. Kepala Pusat Pengujian
Gedung LPBAUSI Lantai 4
Kantor Pusat Universitas Terbuka
Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang 15418
b. Penggunaan singkat u.p. (untuk perhatian) (bukan u/p).
Contoh:
Yth. Rektor UT
u.p. Kepala Pusat Pengujian
Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang 15418
c. Alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apapun
Tidak semua instansi mencantumkan alamat tinggal atau kantor penerima surat secara lengkap.
Misalnya:
Yth. Sdr. Venus Khasanah, S.S
Yth. Rektor Universitas Terbuka
Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Nonformal dan Informal u.p. Direktur Pendidikan Kemasyarakatan
 
 8. ISI SURAT
SALAM Isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pembuka,
bagian isi, danbagian penutup.

EMBUKA a. Bagian Pembuka

pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum Bagian pembuka adalah pengantar isi surat yang berfungsi

emukakan persoalannya. Dalam penulisannya, huruf awal ata untuk mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok
persoalan yang akan dikemukakan.
ma salam pembuka ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata
Contoh:
utnya ditulis dengan hurud kecil.
Dengan ini kami informasikan bahwa ….
pembuka misalnya Salam Sejahtera, Assalamualaikum Menindaklanjuti apa yang telah dibicarakan ….
hmatullahi wabarakatuh, Salam Pramuka, Dekan yang terhormat, Dalam rangka lebih meningkatkan ….
Merdeka!  

h: Untuk surat tanggapan atau jawaban, contoh kalimat

pengantar:
an hormat kami sampaikah bahwa mulai tanggal 12 Maret 2011,
Menjawab surat Saudara Nomor … tanggal … mengenai
a layanan kereta rel listrik…
…
Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … taggal ….
Berkenaan dengan surat Saudara Nomor … tanggal …
b. Bagian Isi
Bagian isi merupakan pokok persoalan surat yang memuat pesan yang dikemukakan atau
diinginkan penulis dari penerima surat.
Agar surat tersusun dengan baik, penulis hendaknya mempersiapkan perencanaan surat:
1) Menentukan sasaran sutat “siapa yang akan dikirimi surat?”
2) Menetapkan materi surat “apa yang akan dikemukakan dalam surat itu?”
3) Menentukan maksud surat “apakah tujuan pengiriman surat?, apakah yang diinginkan melalui surat itu?,
apakah sekedar menginformasikan atau menginginkan tanggapan?
 
c. Bagian Penutup
Bagian penutup menandakan bahwa paparan tentang persoalan sebagaimana yang digambarkan
dalam isi surat sudah selesai. Bagian ini dapat berfungsi sebagai sarana untuk menyimpulkan,
mempertegas isi surat, mengungkapkan harapan, atau menyampaikan rasa terima kasih.
4) Contoh bagian penutup yang baik:
Atas perhatian Ibu kami ucapkan terima kasih.
Semoga informasi yang kami berikan dapat bermanfaat bagi saudara.
5) Contoh bagian penutup kurang baik:
a) Atas perhatian dan bantuan Ibu dalam menyelesaikan kasus nilai yang telah kami sampaikan di atas,
dengan segala kerendahan hati kami haturkan beribu-ribu terima kasih.
b) Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih,
9. SALAM PENUTUP
Salam Penutup
Salam penutup ditempatkan setelah isi surat dan diikuti dengan
rand abaca koma. Fungsi salam penutup adalah untuk
menunjukkan keakraban atau rasa hormat penulisnya. Surat dinas
yang tidak mencantumkan, biasanya langsung diisi dengan nama
jabatan atau nama perusahaan penulis surat.
Kata-kata yang biasa digunakan untuk salam penutup di antaranya:
Wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh,
Wasalam,
Salam hormat,
Hormat kami.
10. JABATAN TANDA TANGAN, CAP,
NAMA TERANG
DAN NIP
1. Jabatan, Tanda Tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP
Pada bagian akhir surat terdapat beberapa bentuk yang dipengaruhi oleh penggunaan
unsur-unsurny serta orang yang diberi wewenang untuk menandatangani surat dari
atasannya.
a. Bagian akhir surat resmi yang biasanya menggunakan salam penutup. Pengurutan unsur-
unsurnya adalah salam penutup, nama kelompok/organisasi, tanda tangan, nama terang, dan
jabatan.
Contoh:
Hormat kami,
Soehardjo
 
Wasalam,
a.n. Paguyuban Warga Petarukan di Jakarta
B. Bagian akhir surat resmi dinas pemerintahan biasanya tidak
menggunakan salam penutup. Unsur-unsurnya diurutkan menjadi nama
jabatan, tanda tangan, cap, nama terang, dan NIP.
Contoh:
Rektor
Prof. Ir. Tian Belawati, Ph. D.
NIP……………………………
C. Kadang-kadang surat dinas ditandatangani oleh pejabat di bawahnya yang diberi
wewenang untuk melakukan hal itu. Singkatan a.n. (atas nama) digunakan bila
penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat di bawa pimpinan utama.
Sedangkan singkatan u.b. (untuk beliau) dicantumkan bila penandatangan surat dilakukan
oleh pejabat yang kedudukannya dua tingkat di bawah pimpinan utamanya.
Contoh:
a.n. Ketua LPBAUSI-UT
Kepala Pusat Pengujian
 
Dra. Irma Adnan, M.Si.
NIP…………………….
11. TEMBUSAN
Tembusan digunakan untuk menunjukkan bahwa ada pihak lain, baik
instansi, unit kerja, atau perseorangan yang juga perlu mengetahui
tentang ihwal pengiriman surat.
Dalam Tata Aturan Persuratan Dinas yang dikeluarkan oleh Pusat
Bahasa (1997), aturan penulisan tembusan surat adalah sebagai berikut.
a. Tempatkan kata tembusa di kaki surat senelah kiri, lurus dengan Nomor,
Lampiran, dan Hal surat, dan sejajar dengan nama penandatangan surat.
b. Kata tersebut diikuti titik dua dan tidak digaris bawahi
c. Pemakaian kata yth., Kepada Yth, dikirimkan, atau disampaikan kepada
atau kata-kata lain di belakang kata tembusan tidak perlukan.
d. Penggunaan kata arsip atau pertinggal pada bagian akhir tembusan tidak
diperlukan.
e. Menggunakan nomor urut apabila yang ditembusi surat lebih dari satu.
 Contoh penulisan tembusan yang baik:
Tembusan
1. Menteri Pendidikan Nasional
2. Dirjen Dikti
Contoh penulisan yang kurang baik:
Tembusan Kepada Yth. :
3. Menteri Pendidikan Nasional
4. Dirjen Dikri
5. Arsip
12. INISIAL
Inisial
Inisial adalah kode pengenal berupa singkatan atau nama
pengonsep atau pengetik surat. Inisial itu juga dapat berupa nama
file computer yang menunjukkan tersimpannya dokumen surat
tersebut.
Contoh:
TP/Mk
Teguh Prakoso : pengonsep surat
Makmur : pengetik surat
D. Karakteristik Bahasa Surat
Adalah sebuah piranti komunikasi yang memungkinkan si penerima pesan dapat memahami maksud yang
Anda inginkan tanpa ketersinggungan, jelas, dan komunikatif.
Agar surat tersusun dengan baik, penulis hendaknya mempersiapkannya dengan baik pula, yaitu:
1) Menentukn sasaran surat “siapa yang akan dikirimi surat?”
2) Menetapkan amteri surat “apa yang akan dikemukakan dalam surat itu?”
3) Menentukan maksud surat “apakah tujuan pengirim surat: apakah yang diinginkan melalui surat itu atau
apakah sekedar menginformasikan atau menginginkan tanggapan?”
 
Menurut Yunus (2002:6.7), secara umum suarat resmi memiliki ciri sebagai berikut:
1. Bahasa yang jelas
2. Bahasa yang lugas dan singkat
3. Baasa yang santun
4. Bahasa yang resmi
Selain itu, Yunus juga menjelaskan surat resmi yang baik memiliki ciri :
5. Menggunakan instrument yang sesuai, misalnya ukuran kertas, jenis kertas, warna kertas, warna tinta, atau
bentuk huruf yang digunakan
6. Memakai bentuk yang standar
7. Menggunakan ragam bahasa Indonesia yang baku
8. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum
9. Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat
 KB 2
SURAT DINAS
A. BERBAGAI JENIS SURAT DINAS
1. NOTA DINAS
NOTA DINAS adalah surat yang dibuat oleh atsan
kepala bawahan atau oleh bawahan kepada atasan
atau yang setingkat, yang berisi tentang catatan
singkat pokok persoalan kedinasan.
2. MEMO
MEMO adalah catatan singkat yang diketik atau
ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang
pokok persoalan kedinasan.
3. SURAT PENGANTAR
SURAT PENGANTAR adalah surat yang ditujukan kepada
institusi, seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat
tentang surat,dokumen atau barang.
4. SURAT EDARAN
SURAT EDARAN adalah salah satu bentuk surat yang
berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu
peraturan perundang-undangan.
5. SURAT TUGAS
SURAT TUGAS adalah surat yang berisi tentang penugasan dari jabatan yang
berwenang kepada satu orang atau lebih untuk melaksanakan suatu kegiatan
tertentu.
6. SURAT KUASA
SURAT KUASA adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan dari pemberi
kuasa kepada penerima kuasa.
7. SURAT PENGUMUMAN
SURAT PENGUMUMAN adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai
sesuatu hal yang ditunjukkan kepada pegawai atau masyarakat umum.
8. SURAT PERNYATAAN
SURAT PERNYATAAN adalah surat yang menyatakan kebenaran sesuatu hal
disertai dengan penanggungjawab atas pernyataan tersebut.
B. KESALAHAN YANG SERING DITEMUKAN DALAM
PENULISAN SURAT DINAS
1. Penggunaan nama kota sebelum tanggal penulisan surat
2. Alamat dalam sebenarnya tidak perlu ditulis Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara….,melainkan
Yth.Bapak/Ibu/Saudara…
3. Pengalimatan pada paragraph pembuka surat
4. Penggunaan poin agenda secra tidak perlu
5. Pengalimatan paragraph
6. Penulisan NIP
TERIMA KASIH