MODUL 4

SURAT

KEGIATAN BELAJAR 1
Seluk Beluk Surat

A. Pengertian Surat
Yunus (2002:6.3-6.4) menjelaskan bahwa surat adalah sehelai kertas atau lebih
yang berisikan tulisan suatu pesan yang disajikan dalam format yang khas
yang disebut format surat.

B. Fungsi Surat
Kemajuan teknologi yang serba canggih sebenarnya dapat menggantikan
fungsi surat, tapi kenyataannya surat masih dominan karena berbagai
kelebihan yang dimilikinya. Yunus (2002:6.4) menjelaskan bahwa karena
kelebihan-kelebihan penggunaan surat dibandingkan dengan komunikasi
secara lisan, maka fungsi surat sebagai berikut.
1. Wakil pribadi, kelompok , atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan
pribadi, kelompok atau organisasi lain.
2. Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat
tugas.
3. Bukti tertulis yang otentik hitam diatas putih yang memiliki kekuatan
hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli, surat wakaf, atau pembagian
warisan.
4. Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.
5. Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk
menelusuri peristiwa penting masa lalu, seperti surat akta kelahiran, akta
jual beli, dan akta pernikahan.

C. Bagian-Bagian Surat
Bagian utama sebuah surat adalah tempat dan waktu penulisan, salam
pembuka-penutup, pesan yang ingin disampaikan, dan juga identitas penulis
surat. Khusus surat dinas, setidaknya terdapat 16 bagian diantaranya :
1. Kepala Surat
Inilah hal pertama yang membedakan surat dinas dengan surat pribadi.
Bagian ini berfungsi memudahkan penerima surat secara cepat mengetahui
siapa yang mengirim surat.
2. Nomor Surat
Nomor surat ini memiliki kegunaan bagi pengirim dan penerima surat.
3. Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat
Pencantuman ini berfungsi sebagai sarana untuk memberitahukan
penerima kapan surat itu dikirim, memudahkan pelacakan jika terjadi
keterlambatan respon dari penerima surat, memudahkan pengarsipan, dan
menjadi acuan dalam merespon surat tersebut.
4. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat.
5. Perihal
Perihal atau hal mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan
disampaikan dalam sebuah surat dinas.
6. Alamat (dalam) Surat
Digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima pesan.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum
mengemukakan persoalannya.
8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang digunakan untuk menyampaikan
persoalan dalam surat tersebut. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu
bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.
9. Salam Penutup
Fungsi salam penutup adalah untuk menunjukkan keakraban atau rasa
hormat penulisnya.
10. Jabatan, Tanda tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP
11. Tembusan
Tembusan digunakan untuk menunjukkan bahwa ada pihak lain yang juga
perlu mengetahui tentang ihwal pengiriman surat.
 12. Inisial
Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep atau
pengetik surat.

D. Karakteristik Bahasa Surat

Secara umum surat resmi memiliki ciri sebagai berikut (Yunus, 2002:6.7) :
1. Bahasa yang jelas, artinya bahasa yang digunakan tidak memberi peluang
untuk ditafsirkan berbeda dengan penulis surat.
2. Bahasa yang lugas dan singkat, artinya bahasa yang digunakan langsung
tertuju pada persoalan yang ingin dikemukakan. Kelugasan bahasa
diwujudkan dalam pemakaian bahasa yang ringkas tetapi padat makna
(tidak berbelit-belit ).
3. Bahasa yang santun, yakni bahasa yang dipakai menunjukkan rasa hormat
dan penghargaan yang wajar dari pengirim terhadap penerima surat.
4. Bahasa yang resmi, yaitu bahasa yang mengikuti kaidah bahasa Indonesia
yang baik dan benar.

Menurut Yunus (2002:6.5) surat resmi yang baik memiliki ciri-ciri sebagai
berikut :
1. Menggunakan instrumen yang sesuai, termasuk kedalamnya adalah
ukuran, jenis dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan.
2. Memakai bentuk surat yang standar.
3. Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian
yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyampaikan fakta yang
benar bila diperlukan.
4. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.
5. Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat.
 KEGIATAN BELAJAR 2
Surat Dinas

A. Berbagai jenis surat dinas

Berbagai bentuk surat dinas tersebut terdiri atas nota dinas, memo, surat
pengantar, surat edaran, surat tugas, surat kuasa, surat pengumuman, dan surat
penyataan.
1. Nota Dinas
Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau yang setingkat, yang berisi catatan singkat
tentang pokok persoalan kedinasan.
2. Memo
Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan
kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
3. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada institusi, sesorang,
atau pejabat, yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen,
barang, atau bahan lain yang dikirimkan dalam bentuk surat atau paket.
4. Surat Edaran
Surat edaran adalah salah satu bentuk surat yang berisi penjelasan atau
petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan
dan perintah yang telah ada.
5. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang
berwenang kepada satu orang atau lebih untuk melaksanakan suatu
kegiatan tertentu.
6. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan dari pemberi
kuasa kepada penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan sesuatu
kegiatan atas nama pemberi kuasa.
7. Surat Pengumuman
 Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai
suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
8. Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran sesuatu hal
disertai dengan penanggungjawaban atas pernyataan tersebut, umumnya
surat pernyataan hanya digunakan untuk hal-hal untuk keperluan darurat.

B. Kesalahan Yang Sering Ditemukan dalam Penulisan Surat Dinas

Beberapa kesalahan yang ditemukan secara umum terletak pada kebenaran
dan ketaatasasan penggunaan bagian-bagian surat. Karena surat merupakan
bentuk komunikasi secara tulis yang telah dipersiapkan secara saksama, sangat
sedikit kesalahan yang disebabkan kerancuan pesan yang disampaikan. Dalam
hal pengalimatan, kesalahan yang sering ditemukan adalah pemborosan
kalimat, pemenggalan kata, penggunaan tanda baca (koma dan titik), dan
pemilihan kata yang maknanya terlalu berlebihan.
Jika merujuk pada kebenaran penulisan bagian-bagian surat, maka inilah yang
harus menjadi titik perhatian. Di bawah ini adalah contoh dari surat dinas :
PANITIA PEMBANGUNAN BALAI RUKUN WARGA 05
PERUMAHAN BINA INSANI
Sekretariat : Perum Bina Insani Blok B15/21, Desa Tonjong, Kec. Bojonggede, Kabupaten Bogor
Telepon (0251) 86668888

Nomor : 003/BRW/PPMA/II/2011 Bogor, 11 Februari 2011

Lamp. : Satu Berkas
Hal : Undangan

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara . . . .
Di tempat

Sehubungan dengan telah selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang Balai RW dimana pengerjaanya dimulai pada tanggal 5 Februari dan
pengecoran 22 Februari 2011, oleh karena itu kami perlu melaporkan hasilnya serta perlu kita sepakati lagi untuk pengerjaan selanjutnya,
untuk itu kami mengundang kembali kepada seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya yang Insya Allah akan dilaksanakan
pada :

Hari/Tanggal : Sabtu, 26 Februari 2011

Waktu : 19.30 WIB (Ba’da Isya)
Tempat : Balai RW
Acara : Laporan Perkembangan dan Perencanaan Kegiatan Selanjutnya

Demikian undangan ini kami sampaikan atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara sangat kami harapkan.

Panitia Pembangunan Balai RW

Ketua,

Lasiyanto Nugroho

Mengetahui,
Ketua RW 05

Sony Ahmad Laksono

Dalam hal pencantuman kepala surat, contoh surat tersebut telah memenuhi
persyaratan. Meskipun tanpa logo, pemilihan ukuran huruf yang berbeda-beda
telah menunjukan adanya bagian-bagian yang dipentingkan.
Berikut beberapa koreksi surat tersebut sebagai berikut :
1. Penggunaan nama kota sebelum tanggal penulisan surat tidak perlu, yakni
Bogor, Februari 2011. Karena nama Bogor sudah tercantum di kepala surat.
2. Alamat dalam surat tidak perlu ditulis Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara ….,
melainkan cukup ditulis Yth. Bapak/Ibu/Saudara …., ketika surat tersebut
dibaca oleh penerima pesan, secara otomatis maka surat tersebut langsung
dibaca sehingga penambahan kata kepada adalah penggunaan kata yang tidak
hemat.
3. Pengalimatan pada paragrap pembuka surat “Sehubungan dengan telah
selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang Balai RW dimana
pengerjaanya dimulai pada tanggal 5 Februari dan pengecoran 22 Februari
2011, oleh karena itu kami perlu melaporkan hasilnya serta perlu kita
sepakati lagi untuk pengerjaan selanjutnya, untuk itu kami mengundang
kembali kepada seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya
yang Insya Allah akan dilaksanakan pada ….” adalah kalimat tidak efektif,
seharusnya :
“Sehubungan dengan telah selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang
Balai RW, bersama ini kami sampaikan laporan pekerjaan sebagaimana
tersebut dalam lampiran. Selain itu, melalui surat ini kami mengundang
seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya yang Insya Allah
akan dilaksanakan pada ….”
4. Jika memang dalam paragraph pembuka tujuan surat sudah disampaikan,
maka penggunaan poin agenda acara tidak perlu lagi dicantumkan sehingga
susunannya adalah :
Hari/Tanggal : Sabtu/26 Februari 2011
Waktu : 19.30 WIB (Ba’da Isya)
Tempat : Balai RW
 Acara : Laporan Perkembangan dan Perencanaan Kegiatan
selanjutnya
5. Pengalimatan pada paragraf penutup surat, yakni “Demikian undangan ini
kami sampaikan atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara sangat kami harapkan.”
Sebenarnya sudah benar, karena kesalahan yang umum ditemukan dalam
penulisan penutup surat adalah munculnya kata -nya seperti “ atas
perhatiannya kami sampaikan terima kasih”. Padahal kata -nya mestinya
digunakan untuk kata pengganti orang ketiga dan semestinya di akhir surat si
penulis surat menyampaikan penghargaan kepada pembaca surat berupa
ucapan terima kasih. Dengan demikian penulisan penutup surat yang benar
adalah “Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih”.
6. Dalam hal penulisan nomor induk pegawai (NIP) atau nomor pokok pegawai
(NPP) pada penandatanganan surat, kesalahan juga sering dilakukan pada
pemberian tanda titik atau titik dua setelah penulisan NIP, misalnya

Kepala Sekolah,

Mustari, S.Pd. SD
NIP. 19740315 200003 1 009