Kegiatan Belajar 1

Seluk Beluk Surat

Untuk membantu pendeskripsian Anda perhatikan dua contoh berikut ini.

Dalam penulisan surat formal kita untuk dapat menyajikan pesan dalam bahasa yang logis, jelas, singkat
serta sistematis serta dengan format yang sesuai.

Contoh 1:

Sebuah surat di nilai efektif apabila pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuan.

Dalam berkomunikasi dengan surat paling tidak ada empat hal yang terlibat didalamnya.

1. Pengirim surat.yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat.

2. Surat Pengirim; yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat

3. Pesan , yaitu isi surat berupa informasi gagasan, atau perasaan pengirimnya

4. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang di informasikan dalam ragam bahasa dan
disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan

Contoh 2:

Apa bila surat itu menyangkut kepentingan tugas atau dinas, maka surat semacam itu disebut surat
tugas atau surat dinas.

Surat resmi yang baik memiliki cirri sebagai berikut

1. Menggunakan instrument yang sesuai , termasuk kedalamnya adalah ukuran, jenis dan warna
kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan

2. Bentuk Memakai surat yang standar

3. Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, dan
santunan, serta menyampaikan fakta yang benar-benar dibutuhkan

4. kata-kata dan singkatan yang tidak umum

5. Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat.

A. PENGERTIAN SURAT

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI, 1999;978) surat didefinisikan

(1) sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya), (2) secarik
 Kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu.

(3) sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan. Berdasarkan 3

pengertian tersebut, ketiganya tentu dapat menjelaskan pengertian tentang surat, tetapi jika

mengaitkannya dengan surat dinas, maka pengertian ketigalah yang lebih mengarah pada

pengertian yang kita maksud.

Kesepahaman Isi

Pesan Surat

Penulis Surat Penerimaan Surat

Penyampaian Pesan Penerimaan Pesan

Kaidah tata tulis

Format
Gramatikal, Kalimat efektif, EYD
Format resmi surat dinas

Pesan

Dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, penawaran, penolakan,

atau persetujuan.

B. FUNGSI SURAT

Secara garis besar surat berfungsi sebagai sarana komunikasi tulis dalam konteks formal

yang di dalamnya dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, pertanyaan,

permintaan, penawaran, penolakan, penjelasan,atau klarifikasi.

Maka surat berfungsi sebagai berikut.

1. Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan kelompok atau

organisasi lain.

2. Dasar atau pedoman untuk bekerja.

3. Bukti tertulis otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis.

4. Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.

5. Dokumen historis atau yang memiliki kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa

Masa lalu.