L O M P O K

K E 3

korespondensi
dalam bisnis
Materi-materi yang akan dibahas
Pengertian korespondensi
Peranan korespondensi dalan bisnis
Pihak pihak yang terlibat dalam
korespondensi
Fungsi surat
Penggolongan surat
Bagian bagian surat
Bentuk surat
Anggota kelompok
1.Frysilia Ngongoloy
2.Gloria Jowangkay
3.Putricia Majesty
4.Lorensia Allo
5.Natalia Lumbu
6.Ribka Revalina
Pengertian
Korespedensi
Korespondensi dalam bisnis adalah proses komunikasi tertulis
antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu bisnis.
Korespondensi ini meliputi segala bentuk surat, mulai dari surat
penawaran, surat pesanan, hingga surat pengiriman barang.
Korespondensi dalam bisnis memiliki peran penting dalam
menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan
atau mitra bisnis lainnya. Selain itu, korespondensi juga dapat
digunakan sebagai bukti transaksi yang sah di mata hukum.
Peranan korespondensi
dalam bisnis
Korespondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari
kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam
bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan surat yang baik. jelas, dan tepat Dalam kehidupan
sehari-hari. kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih
banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit
belit, tanda baca tidak benar, tata hahasa tidak teratur, dan salah
meng adopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut
disebabkan (1) Tidak ada pengarahan dan pengendalian
mengenai cara menulis surat yang baik, baik di lingkungan
keluarga maupun organisasi dan (2) Masyarakat sendiri terlalu
mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.
Peranan korespondensi
dalam bisnis
Surat yang semrawut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang
justru akan menghalangi arus informasi Kegiatan korespondensi secara tidak
langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas
dan tepat.

2. Menciptakan kerja sama yang baik Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan
tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain,
perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung
terciptanya kerja sama yang baik.

3. Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan
pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan
perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Pihak pihak yang terlibat dalam
korespondensi
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi
adalah:

1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau
administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan
surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat
(filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada
penerima.
 Fungsi surat
Surat memiliki fungsi berikut:

1. Tanda bukti tertulis yang otentik Surat merupakan bukti "hitam di atas putih" dan
dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran,
surat wasiat dan lain-lain.
2. Alat pengingat, Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih
lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang di arsip dengan
baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Dokumen historis, surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan
gambaran mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.
4. Pedoman Kerja, surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan
suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
5. Jaminan Keamanan, selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan
kepada seseorang Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan
keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan.
 Fungsi surat
6. Utusan atau duta organisasi, surat berfungsi sebagai utusan atau dua organisasi
yang mampu men cerminkan citra mentalitas, jiwa, dan kondisi intemal organisasi
yang bersangkutan
7. Dasar penilaian dan keputusan, pengambilan keputusan biasanya dilakukan
berdasarkan berbagai pertimbangan. Surat merupakan salah satu dasar penilaian
dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan
surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi, kegiaan organisasi disebarkan kepada
pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan
organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari
kesalahpahaman Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan
kekacauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan
kesalahpahaman dapat dihindari.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain Kerja sama dengan pihak lain
akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat Arus surat menyurat dengan pihak lain
bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Penggolongan surat
Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:

1. Menurut isi dan pengirimnya

a. Surat Resmi (Dinas Pemerintah), b. Surat Niaga atau Surat Bisnis, c. Surat Pribadi

2. Menurut maksud dan tujuannya

a. Surat Pemberitahuan, b. Surat Keputusan, c. Surat Perintah, d. Surat Edaran, e. Surat
Peringatan, f. Surat Panggilan, g. Surat Permintaan, h. Surat Perjanjian, i. Surat
Penawaran, j. Surat Pesanan, k. Surat Laporan, l. Surat Pengantar, m. Surat Lamaran
Pekerjaan, n. Surat Penegasan, o. Surat Penuntutan (klaim)

3. Menurut wujud/bentuknya
a. Surat bersampul, b. Memorandum atau nota, c. Telegram, d. Telex, e. Radiogram, f.
Faksimili, g. Kartu pos, h. Wesel/Warkat Pos

4. Menurut Jaminan Keamanan

a. Surat sangat rahasia, b. Surat Rahasia, c. Confidential (terbatas), d. Surat Biasa
Fungsi surat
5. Menurut urgensinya
a. Surat Kilat Khusus, b. Surat Kilat (amat segera), c. Surat Biasa

6. Menurut alirannya
a. Surat Keluar, b. Surat Masuk

7. Menurut kegunaannya
a. Surat Konsep, b. Surat Asli, c. Surat Tembusan, d. Surat Petikan

8.Menurut Nilai Isinya

a. Surat Rutin, b. Surat tidak Rutin

9. Menurut Sifatnya
a. Surat yang bersifat mengatur, b. Surat yang bersifat tidak mengatur
Bagian bagian surat
Secara umum, surat mencakup bagian berikut:
1. Kepala surat atau kop surat Kepala surat atau kop surat merupakan
ciri khas suatu organisasi yang berisi nama organisasi, alamat lengkap,
nomor telepon, nomor faksimili, alamat e-mail, nomor kotak pos, alamat
kawat, logo, atau lambang, dan lain-lain.
Contoh:
Guna kepala surat:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat
b. Sebagai identitas organisasi
c. Sebagai lambang atau simbol organisasi
d. Sebagai alat promosi
2. Tanggal pembuatan surat
Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan
waktu membalas surat
Bagian bagian surat
3. Nomor, lampiran, dam hal atau perihal Nomor surat biasanya dipakai
dalam surat-surat dinas (resmi)
Guna nomor surat:
a. Memudahkan pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan
b. Mempermudah penunjukan surat menyurat
c. Mempermudah penyimpanan
d. Mengetahui jumlah surat yang dibuat.
Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai lampiran
surat. Dalam surat niaga/bisnis, semua lampiran harus disebutkan satu
per satu. Sementara dalam surat dinas cukup dituliskan lampiran satu
lembar/berkas.
Hal/Perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk
mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan memberikan
tanggapan atau balasan.
Bagian-bagian surat
4. Nama dan alamat yang dituju
Penyebutan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn. Jika
disebutkan jabatannya, maka sebutan tersebut tidak perlu dipergunakan.
Contoh: -Alamat yang ditujukan kepada pejabat
Alamat yang ditujukan kepada
pemerintah:
perorangan:
Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
Yth. Sdr. Mahendra
Departemen Pendidikan Nasional
JL. Kepundung 19
JI. Senayan
Denpasar
Jakarta

-Alamat yang ditujukan kepada jabatan:

-Alamat yang ditujukan kepada
Yth. Direktur PT. Adicipta Carakajaya
perusahaan:
Jl. Tukad Yeh Penet No. 2
PT. Indomobil JL. Gajah Mada 1001
Denpasar Jakarta
Bagian-bagian surat
5. Salam pembuka dan paragraf pembuka
Salam pembuka surat atau salutation berfungsi sebagai
pembuku kalimat agar dirasa tidak janggal (misalnya, dengan
hormat, salam hormat, salam bahagia, dan lain-lain). Paragraf
pembuka berguna untuk mengantarkan isi surat yang
sesungguhnya agar diketahui alasan pembuatan surat tersebut.
6. Isi Surat
Isi surat merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta
hal-hal yang ingin disampaikan
7. Salam Penutup dan Paragraf Penutup
Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan,
penegasan, atau pengarahan. Paragraf penutup dipergunakan
sebagai tanda bahwa surat tersebut telah berakhir. Misalnya,
hormat kami.
Bagian-bagian surat
8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan Tanda tangan berguna untuk
mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Nama jelas
berguna untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat tersebut.
Sementara jabatan menunjukkan pihak yang mengirim surat dan berhak
atas surat tersebut.
9. Tembusan/tindasan atau carbon copy Tembusan diperlukan apabila
surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang berhubungan secara
teknis dengan isi surat.
10. Singkatan inisial hanya dipakai dalam surat bisnis saja, sedangkan
untuk surat dinas cukup dicantumkan paraf orang yang membuat konsep
surat. Inisial dipakai untuk mengetahui siapa yang membuat konsep surat
dan siapa yang mengetik sehingga mudah dihubungi bila ada kekeliruan.
Bentuk surat
Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi
bagian-bagian surat. Setiap bagian surat memiliki peranan yang
sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan
surat.

Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam

bentuk surat, yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Terimakasih