BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Kop surat biasa digunakan dalam penulisan surat resmi. Biasanya, kop surat
disusun dengan tata letak yang menarik karena merupakan identitas
organisasi/instansi/lembaga dan perusahaan. Hal yang harus dicantumkan dalam
kop surat anatara lain adalah (a) nama organisasi/lembaga/instansi/perusahaan, (b)
alamat kantor pusat dan cabang, (c) nomor telepon, (d) nomor facsimile, (e) kode
pos, (f) alamat surel (E-mail), (g) lambang (logo organisasi/lembaga). Berikut
contoh kepala surat

Kepala surat hanya boleh digunakan untuk keperluan organisasi/ lembaga/

instansi dan perusahaan. Artinya, surat berkop tidak boleh digunakan untuk
keperluan pribadi.

2. Nomor Surat
Setiap surat resmi terutama yang dikirim ke luar lingkungan organisasi hendaknya
diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna :
a) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama penyimpanan dan penemuannnya
kembali (ingat penyimpanan surat dengan sisitem nomor)
b) Untuk mnegetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (nomor
surat sekaligus menunjukkan jumlah)
c) Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunjuk
nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti
Rangkaian nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan
dan tahun pembuatan surat. Misalnya :
Nomor : 165/ESQ/IX/2016
 3. Tanggal Pengiriman Surat
Cara menulis tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun dibedakan antara surat
pribadi dan surat resmi. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim
surat.
Jalan Abad III No.26, Bandung 40154
08 Januari2010

Yth.Prof. Dr. H. Abyan Yanfa

TrsJln Jakarta/Hantap No.12
Bandung 40281

………… ………….
...............................................................................................
...................................................................................................

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib oleh
nama kota karena nama kota telah tercantum pada kepala surat.
Masharyono,S.Pd
JalanAbad III No.26,
Bandung 40154
08 Januari 2010

Yth.Prof. Dr. H. Abyan Yanfa

Jln. Jakarta/Hantap No.12
Bandung40281

………… ………….
................................................................................................
.........................................................................................................

4. Lampiran
Lampiran adalah sesuuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu berupa
dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Suat yang mempunyai
lampiran mengemban dua fungsi :
a) Untuk menyampaikan maksud pengirimannya
b) Sebagai pengantar untuk lampirannya.
 Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu
menyebutkan satu persatu tiap dokumen yang dilampirkan (bila lampirannya sedikit) dan
menyebutkan secara umum (bila lampirannya banyak).

5. Hal atau Perihal

Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok
surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan lain. Kedudukan hal atau
perihal dalam surat resmi terletak dibawah lampiran.
Adapun ketentuan dalam penulisan perihal atau hal yaitu :
a) Perihal ditulis dengan huruf kapital di setiap awal katanya. Pengecualian untuk kata
depan dan kata penghubung, ditulis dengan huruf kecil.
b) Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik
c) Bila perihal lebih dari satu baris, jarak pengetikan antara baris adalah satu spasi.
d) Terdapat dua variasi dalam penempatan perihal, yaitu ditempatkan sebelum salam
pembuka dan setelah salam pembuka

6. Alamat Tujuan
Penulisan alamat tujuan surat harus memperhatikan dari segi kepraktisan dan
kejelasan karena alamat tujuan merupakan petunjuk langsung bagi penerima. Dalam
praktik pemakaiannya, penulisan alamat tujuan banyak mengandung kelemahan.
Kelemahan itu umumnya kurang disadari oleh penulisnya.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan yaitu:
1) Alamat tidak seharusnya diawali denga kata kepada dan sejenisnya jika surat ditujukan
kepada orang.
2) Ungkapan kepada digunakan apabila surat ditujukan kepada
organisasi/lembaga/instansi.
3) Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan Yth. atau dengan sapaan
Bapak/Ibu/Saudara.
4) Ungkapan Yth. tidak selalu digunakan dalam alamat tujuan. Penggunaan ungkapan ini
hanya ditujukan kepada orang, bukan kepada organisasi/lembaga/instansi. Ungkapan
ini tidak boleh diikuti dengan tanda koma, tetapi menggunakn tanda titik.
5) Alamat tujuan tidak boleh diakhiri dengan tanda titik, kecuali apabila ada singkatan.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat tidak
terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat berita
tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah. Dalam kenyataannya bahwa surat pribadi
selalu memakai salam pembuka; surat niaga dan surat dinas pemerintah jarang memakai
salam pembuka.

8. Isi Surat
Jika dilihat dari segi komposisi isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri dari
tiga macam alinea yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup. Ketiga alinea
tersebut menjalankan fungsi tertentu dalam karangan, termasuk di dalam surat.
1) Alinea Pembuka
Alinea pembuka pada sebuah surat berfungsi sebgai pengantar bagi pembaca untuk
segera mengetahui masalah pokok surat. Di dalam surat resmi, alinea pembuka harus telah
mengandung masalah pokok surat, sehingga setelah membaca alinea pembuka, pembaca
surat tidak lagi bertanya-tanya atau merasa heran akan surat yang diterimanya.
2) Alinea Transisi
Yaitu seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan penutup. Alinea
transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah pokok surat yang sudah
terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi sangat penting karena di dalamnya terdapat
isi surat sesungguhnya berupa pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.
Oleh sebab itu, alinea transisi ini sering disebut dengan alinea isi atau alinea pesan.
 3) Alinea Penutup
Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah
selesai. Alinea ini tidak lagi berisi keterangan atau rincian, tetapi lebih merupakan
kesimpulan, mengemukakan harapan, atau imbauan dan mengucapkan terima kasih jika
perlu.

9. Salam Penutup
Pemakaian salam penutup sama halnya dengan salam pembuka sifatnya tidak
wajib. Pada kenyataannya surat pribadi dan surat niaga selalu memakai salam penutup
sedangkan surat dinas pemerintah jarang memakai salam penutup. Salam penutup hanya
dipakai dalam surat-surat berita tempatnya di bawah isi surat. Gunannya untuk
menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim terhadap penerima surat.

10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat

Dalam surat niaga, setelah salam penutup masih sering tercantum nama organisasi
yang mengeluarkan surat. Hal itu dimaksudkan untuk menegaskan bahwa surat yang
dikirim mewakili organisasi, bukan mewakili pribadi.
Misalnya :
Hormat saya,

Abyan Yanfa
Direktur Utama

11. Jabatan Penanda Tangan

Jika dalam surat niaga nama penanda tangan ditempatkan di bawah tanda tangan, di
dalam surat pemerintah justru kebalikannya nama jabatan dicantumkan lebih dhaulu,
kemudian tanda tangan barulah diikuti oleh nama penandatangan di bawahnya.
Contohnya :

a) Surat niaga
Hormat saya,
 PT. Computer Int.

Siti Hapsah
Sekretrais Direksi

b) Surat pemerintah

Hormat kami,
Kabag Keuangan

Abyan Yanfa, S.E

NIP. 13340419

12. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam tradisi korespondensi di Indonesia yang boleh menandatangani surat adalah
orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menandatangani sebuah
surat adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik atas
nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi.

13. Tembusan
Tembusan hanya dicantumkan apabila surat tersebut ingin diketahui oleh unit lain
dalam organisasi yang dituju. Maksudnya, salinan surat tersebut ingin pula dikirim kepada
pihak ketiga yang ada sangkut pautnya dengan surat itu sendiri. Notasi tembusan dapat
juga ditulis tindasan atau carbon copy (c.c).

14. Inisial Pengongsep dan Pengetik

Inisial dalam hal ini adalah singkatan nama pengongsep dan pengetik surat. Inisial
kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil
dan huruf awal nama keluarga, misalnya Abyan Yanfa = ay. Inisial banyak dipakai dalam
surat bisnis. Gunanya untuk mengetahui pengongsep dan pengetik surat, jika sewaktu-
waktu diperlukan orangnya dicari.