SURAT DINAS

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga yang
digunakan untuk keperluan kedinasan.
Tujuan Surat Dinas
Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu
izin, pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staff di instansi/lembaga terkait. Surat
dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus
dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.
Fungsi Surat Dinas

1. Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin dan surat keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas
tersebut, itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
3. Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
5. Sebagai pedoman dalam sebuah pekerjaan
6. Sebagai alat pengikat
7. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi
8. Sebagai arsip suatu instansi

Syarat-Syarat Surat Dinas

1. Surat dinas harus ditulis dengan struktur yang baku dan jelas. Format penulisannya
harus teratur dan tidak membingungkan pembaca.
2. Isi dari surat dinas harus ditulis secara singkat, padat, dan jelas menggunakan bahasa
Indonesia yang baku dan sesuai dengan PUEBI. Pastikan setiap kalimat yang tertulis
tidak menimbulkan tafsir ganda untuk menghindari konflik di kemudian hari.
3. Surat dinas juga merupakan penggambaran dari instansi atau lembaga yang
mengeluarkannya. Maka dari itu, sebisa mungkin hindari salah penulisan (typo) dan gaya
penulisan diharapkan dapat memberikan citra yang baik bagi instansi lembaga atau
perusahaan.

Sistematika Surat Dinas

 -----------------------------------------------------------------------------------
-------
---------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------(1)--------------------------------------------

-------- -----------------------(3) (2)-----------------------------------------------

-------- -----------------------(4)
-------- -----------------------(5)

-------------------------------------
--------------------------------(6)
---------------------------

------------------------------(7)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----(8a)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----(8b)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----(8c)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------(9)

(10)--------------------------------------------------
(11) -------------------------------------------------

(12)----------------------------------------------

------------------------------------------(13)
----------------/-------------------------(14)

Keterangan sistematika atau bagian-bagian surat dinas di atas:

1. Kepala surat atau kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran surat
5. Hal atau perihal surat
6. Alamat dalam
7. Salam pembuka
8. Tubuh surat: a.alinea pembuka surat; b.alinea isi; c. alinea penutup
9. Salam penutup
10. Penanggung jawab/jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama terang diikuti NIP
13. Tembusan
14. Inisial

Isi dan cara penulisan bagian-bagian surat tersebut dapat dilihat dari penjelasan dan contoh
berikut:
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Kepala Surat pada umumnya dicetak dalam bentuk yang sangat menarik terdiri atas;
1. Nama instansi
2. Alamat lengkap
3. Kontak yang bisa dihubungi
4. Kode pos
5. Lambang atau logo
2. Tanggal Surat
- Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat. Nama bulan, tahun tidak boleh disingkat
Contoh: 17 Mei 2020
3. Nomor surat
Nomor surat ditulis di sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat, berisi nomor urut, kode surat,
kode bulan,dan tahun.
Contoh : 130/E/IV/2020
Artinya: (130=nomor; E=kode; IV=bulan; 2020=tahun)
4. Lampiran surat
Lampiran ialah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena
mempunyai kaitan dengan isi surat. Berisi jumlah lembar, helai, bendel.
Contoh:
Lampiran: Satu lembar Lampiran: Tiga bendel
Lampiran: Dua helai Lampiran: Empat berkas
5. Perihal / hal surat
Berisi penjelasan tentang isi pokok surat.
Contoh:
Hal: Permohonan izin Hal: Pemberitahuan proyek
Hal: Daftar peserta sertifikasi Hal: Lamaran pekerjaan
6. Alamat dalam
Biasanya berisi pejabat yang dituju disertai alamat.Penulisan alamat surat tidak diawali
dengan kata “Kepada”. Kata sapaan Bapak/Ibu/Saudara tidak digunakan bila nama orang
 yang ditujukan bergelar akademik, pangkat dan jabatan serta tanpa diakhiri tanda baca
apapun pada akhir kata / kalimat.
Contoh :
Yth. Direktur CV Buana Mulya Yth. Asep Sunarya,M.Pd.
Jalan Makmur 34 d.a. Ibu Saralina Sabila
Yogyakarta Jalan Mataram 42
Cirebon

Contoh alamat surat yang menggunakan PO Box/Kotak Pos:

Betul Salah
Yth. Kepala Dinas Pekerjaan Umum Yth. Dinas Pekerjaan Umum
Kotak Pos 16 d/a Kotak Pos 16
Manokwari 98301 Manokwari 98301
Yth. Pemilik PO Box 1234 YKT Yth. Pimpinan PO Box 1234 YKT
Yogyakarta 55112 Yogyakarta 55112
Yth. Direktur PT ABC Yth. Direktur PO Box 1234 YKT
d.a. PO Box 1234 JKT Jakarta 55182
Jakarta 55182

7. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat pribadi dan surat niaga sangat penting dicantumkan. Tetapi
pada surat dinas pemerintah salam pembuka tidak perlu dicantumkan.
Contoh :
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
8. Isi surat / batang tubuh surat
Terdiri dari :
a. Pembuka : merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya.
Contoh :
Dengan ini kami informasikan bahwa dalam rangka peringatan hari jadi kabupaten
Sragen, pemerintah kabupaten akan mengadakan berbagai kegiatan sebagaimana
terlampir.
b. Isi surat yang sesungguhnya: memuat apa yang harus dilaporkan, diminta,
dinyatakan, kepada penerima surat
Contoh
Berkenaan dengan hal tersebut, tiap kecamatan diminta partisipasinya dalam bentuk
...
c. Penutup: mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat.
Contoh : Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
9. Salam penutup
Pada surat pribadi dan niaga perlu dicantumkan salam penutup. Tetapi surat dinas
pemerintah biasanya tidak dicantumkan, tetapi cukup disebutkan nama jabatan,
selanjutnya tanda tangan dan nama jelas.
Contoh :
- Hormat kami,
10,11,12 Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
Contoh :
Direktur CV Cemco
Ttd
Ir. H. Fahri Rahman Hakim

13. Tembusan
Tembusan atau distribusi surat atau C.C (carbon Copy) merupakan salinan-salinan surat
yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat, tembusan ditulis di
bawah sebelah kiri.
Contoh:

Tembusan:
1. Kepala Puskesmas Sambirejo
2. Kapolsek Sambirejo

14. Inisial
Inisial atau singkatan nama dari penyusun dan pengetik surat merupakan tanda pengenal
nama dari mereka tersebut (pengetik / pengonsep)
Biasanya dipakai pada surat niaga, gunanya untuk mengetahui siapa konseptor atau
pengetik surat tersebut.
Contoh :
SI /BI
SI : Shanti Iriani nama pengonsep
BI : Bunga Indriana nama pengetik

Jenis-Jenis dan Contoh Surat Dinas

Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat seseorang atau suatu instansi
dengan tujuan untuk memberitahukan sesuatu. Objek / sesuatu yang
diberitahukan dapat berupa seminar, lokakarya, sarasehan, penataran, berbagai
lomba dan lain-lain.
Dalam surat pemberitahuan biasanya dipergunakan frase dengan ini yang
berarti dengan surat ini. Subyek surat ingin memberitahukan sesuatu kepada
pihak lain, Untuk itu terbentuklah frase yang lebih panjang.
Misalnya : Dengan ini kami beri tahukan bahwa ....
Dengan ini kami sampaikan bahwa ….
 Contoh kalimat permulaan dalam surat pemberitahuan:
- Dengan ini kami beritahukan bahwa ….
- Memperhatikan surat Saudara … dengan ini kami beritahukan bahwa ….
- Dalam rangka …, dengan ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa ….
- Menyusuli surat kami nomor … tanggal … perihal … dengan ini kami beritahukan
bahwa …

SMK NEGERI DIPONEGORO

Jalan Raya Sukawati Barat Km. 15 Surakarta

Nomor : 092/800-295/IV/2016 2 April 2016

Hal : Pemberitahuan

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua

Siswa kelas XII
SMK Negeri Diponegoro Surakarta

Dengan ini kami beritahukan kepada Bapak/Ibu orang tua murid bahwa Ujian Nasional
dilaksanakan tanggal 4 s.d. 7 April 2016 dan ujian sekolah akan dilaksanakan tanggal 9 s.d. 16 Maret 2016.
Sehubungan dengan hal itu, kami mohon Bapak/Ibu untuk memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1.Mengingatkan dan membimbing putra-putrinya untuk belajar dengan baik
2.Menjaga kondisi kesehatan putra-putrinya, pada saat Ujian Nasional dalam kondisi sehat.
3.Untuk kelancaran pelaksanaan Ujian Nasional dan ujian sekolah di mohon Bapak/Ibu melunasi segala
administrasi sekolah sampai Juni 2017.
Demikian pemberitahuan ini kami buat, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah
ttd
Drs. Mustofa
NIP 196110061987031007

Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat dinas yang berisi pelimpahan kekuasaan dari pejabat tinggi kepada
pejabat tingkat di bawahnya (yang dipercaya) untuk bertindak mewakili orang yang memberikan
kuasa tersebut. Hal ini disebabkan oleh terhalangnya yang bersangkutan melakukan tugas secara
langsung.

Surat Perjanjian
Surat perjanjian merupakan kesepakatan antara dua belah pihak atau lebih yang bertujuan agar
kedua belah pihak sama-sama menepati isi perjanjian yang telah disepakati bersama. Surat
perjanjian dapat berupa perjanjian jual beli, perjanjian sewa beli, dan perjanjian yang lain.

Surat Tugas
Surat tugas adalah jenis surat dias yang dating dari pihak yang memiliki posisi lebih tinggi kepada
seseorang atau kelompok bawahannya untuk melaksanakan tugas tertentu.
Surat Edaran
Contoh surat edaran:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

PEMERINTAH KABUPATEN SUKOHARJO
Jalan Agus Salim 345 Telp. 23456 Sukoharjo
_____________________________________________________________________________________
Surat Edaran
No. :

Hal : Kunjungan Menteri Pendidikan Nasional

Yth. Kepala Sekolah

SMP/SMA/SMK Negeri Sukoharjo
Se-Kabupaten Sukoharjo
Sukoharjo

Sehubungan dengan adanya kunjungan Menteri Pendidikan Nasional RI dalam rangka peresmian gedung baru
Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 di Sukoharjo, maka kepada seluruh Kepala Sekolah diwajibkan mengikuti
penyambutan besok pada :
hari : Rabu
tanggal : 20 September 2016
pukul : 10.00 WIB
tempat : Gedung SMKN 1 Sukoharjo, Jalan Slamet Riyadi 75 Sukoharjo
Dengan catatan :
1. Berpakaian seragam PSH dengan atribut
2. Siap di tempat penyambutan (gedung SMKN 1Sukoharjo) pukul 09.30 WIB
Demikian edaran dari kami agar menjadikan perhatian.

17 September 2016
Kepala Kantor Departemen Pendidikan Nasional Kabupaten
Sukoharjo

Ttd

Drs. Bambang Sutejo

. Surat Undangan
Surat undangan digunakan untuk memanggil seseorang atau mengharap supaya seseorang
datang. surat bisa dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Undangan tidak resmi (tidak dicantumkan kop surat dan nomor)
2. Undangan resmi
Untuk permulaan surat undangan dapat langsung menyatakan mengharap kehadiran
mengundang,mengharap kedatangan dan sebagainya. Dalam surat undangan harus
dicantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat. Untuk menyatakan waktu, kata yang harus
 dipergunakan ialah pukul bukan jam. Misalnya rapat dimulai pukul 10.00, dsb. Surat
undangan dapat pula diawali dengan :
* Dalam rangka ... kami mengharap kehadiran ....
* Berkenaan dengan ... kami mengharap kehadiran ....

Beberapa contoh kalimat permulaan surat undangan

1. Mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
2. Dengan hormat kami mengharap kehadiran ….
3. Mengharap dengan hormat kehadiran ….
4. Kami mengharap kehadiran ….
5. Kami mengundang ….
Beberapa contoh kalimat penutup surat undangan :
1. Atas perhatian Bapak/Ibu/Sdr. Kami ucapkan terima kasih
2. Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Anda
3. Kami sangat bergembira atas kehadiran Saudara
4. Atas perhatian dan kehadiran Ibu, kami mengucapkan terima kasih
5. Besar harapan kami akan kehadiran Bapak pada acara ini
Contoh Undangan Resmi
KOP SURAT

No. : … / … / 2017 17 Mei 2019

Hal : Undangan

Yth. Bapak/Ibu .......

di
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat koordinasi/persiapan Ulangan Umum Semester Genap pada:
hari, tanggal : ………,………….
waktu : ………………….
tempat : ………………….
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala ...............
ttd
Nama……………….
NIP / Jabatan
Penjelasan:
1. Undangan biasanya tidak mengandung alenia pembuka.Kalimat permulaan surat undangan
sudah mengandung isi undangan itu.
2. Dalam surat undangan harus dicantumkan; tanggal, waktu, acara, tempat
3. Penggunaan kata depan yang tepat adalah ; - pada hari, pada tanggal, pada pukul, pada
acara, bukan :
di hari, di tanggal, di pukul, di tempat.
Pihak yang diundang dan diberi ucapan terima kasih adalah pihak kedua, misalnya
Bapak/Ibu/Saudara, yang mulia, Tuan, Nyonya, Nona, dsb.
Kata-kata ini bisa juga diikuti nama, misalnya Saudara Arif, Tuan Abdullah, Nyonya Kustiyah, dsb
 Kesalahan yang sering terjadi ialah menggantikan orang kedua dengan kata ganti orang ketiga
nya.
Misalnya : ...mengharap kehadirannya ...
...mengharap kedatangannya...
... atas perhatiannya...

Surat Penawaran
Surat penawaran harus disusun dengan teliti dan menarik serta mampu mendorong
keinginan pembaca untuk membeli produk yang ditawarkan. Surat penawaran yang lengkap
perlu memuat hal-hal sbb.:
a. nama/jenis produk
b. merk, mutu, spesifikasi, gambaran fasilitas, fitur produk, keunggulan, dll.
c. harga, potongan/diskon, cara pembayaran, dan biaya-biaya lain.
d. cara pengiriman, dsb.
Tidak jarang surat penawaran disertai formulir pesanan. Dalam surat penawaran sering
digunakan kata-kata sugesti. Misal: sekali coba, pasti anda suka; raih kalender/suvenir cantik
selama persediaan masih ada.

Memo
Pesan/ memo merupakan jenis surat dinas yang dipakai di kalangan intern dalam suatu
instansi/lembaga/kantor, terutama dari atasan kepada bawahan. Untuk membuat memo
biasanya sudah tersedia formulir. Formulir berukuran oktafo/A5,dan pembuat tinggal
mengisinya dengan tullisan tangan, lalu ditandatangani, tanpa dicap. Isi memo dapat berupa
pesan, saran, petunjuk, atau pun perintah secara singkat namun lengkap, jelas, dan efektif.
Contoh:

PT SUARA KARYA
Kepada: Kabag Personalia
Dari : Sekretaris Kabag Pendidikan dan Pengembangan
Hal : Kursus Kesekretarisan Tingkat Mahir
Sehubungan dengan kursus kesekretarisan tingkat mahir yang akan diselenggarakan tanggal 10
s.d. 20 Juni 2016, mohon dikirimkan daftar nama karyawan yang sudah lulus kursus
kesekretarisan tingkat dasar.
Data tersebut harus sudah kami terima bulan ini.
Demikian harap maklum.
Jakarta, 2 Juni 2016

Ttd
Abdul Muis