B.

SURAT JABATAN / DINAS

Pengertian
Kamus Besar Bahasa Indonesia mengungkap pengertian surat dinas adalah surat yang dikirimkan
langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya. Apabila disederhanakan,
pengertian surat dinas adalah alat komunikasi dalam sebuah instansi atau lembaga. Nama lain surat
dinas adalah surat jabatan.

Struktur Surat Dinas

Dalam struktur surat dinas adalah memuat hal-hal yang resmi, baku, dan berkaitan dengan kedinasan.

Berikut struktur surat dinas:

1. Kepala surat (kop surat)

- Logo agensi atau institusi

- Nama agensi atau institusi

- Alamat, nomor, telepon/faks dan agensi/lembaga

2. Nomor surat

Setiap lembaga atau instansi yang mengajukan surat, harus berisi nomor surat. Nomor surat
memudahkan untuk melihat berapa banyak surat dalam setahun.

3. Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal. Hal tersebut berguna sebagai informasi kapan surat tersebut
dibuat.

4. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung.

5. Alamat tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim
surat tersebut.

6. Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi surat

Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam
area konten harus tepat, tepat, jelas, dan tidak bertele-tele.
8. Salam penutup

Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup untuk menunjukkan perilaku yang baik dalam
komunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda tangan pengirim surat

Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung
jawab pemilik.

10. Tembusan

Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.

Syarat Surat Dinas

1. Format surat dinas harus dibuat sesuai standar surat resmi dengan format yang teratur.

2. Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.

3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan, dan mudah dimengerti.

4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.

5. Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas.

Jenis jenis Surat Dinas

1. SURAT PERJALANAN DINAS

1. Pengertian
Surat perjalanan dinas atau orang-orang sering menyebutnya dengan surat perintah perjalanan dinas
SPPD memiliki pengertian yang sama yaitu sebagai tanda bukti suatu perjalanan pekerjaan yang
diberikan oleh atasan atau pihak berwenang kepada karyawan yang ditujukan untuk bertugas. SPPD
bisa disebut sebagai surat izin untuk karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka.
Dengan adanya bukti perjalanan kerja atau dinas menjadikan karyawan mudah dalam melakukan
pekerjaan mereka. Bukti surat ini sering digunakan sebagai tanda bukti untuk karyawan dalam
melakukan perjalanan dinas atau kerja yang dilakukan di luar kota dengan jangka waktu yang sudah
ditentukan oleh pimpinan sebelumnya. Tentunya dalam menjalankan tugas dinasnya, karyawan yang
diberi tugas harus membawa SPPD ini kemanapun saat mereka bekerja atau berdinas di luar kota. 
Sering juga suatu tugas atau tempat untuk memberi tugas tersebut meminta para karyawan untuk
membawa SPPD sebagai persyaratan dalam bekerja atau berdinas. Lalu apa sajakah tujuan dari
pembuatan serta penggunaan surat perjalanan dinas ini. 
2. Fungsi
Tujuan utama dari pembuatan SPPD ini adalah sebagai bukti dalam melakukan tugas yang dilakukan
di luar kota. Adanya surat perjalanan dinas juga memberikan penjelasan kepada petugas yang diberi
tanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka secara jelas dengan jangka
waktu yang sudah ditentukan sebelumnya. 
Selain itu, SPPD sering juga digunakan sebagai persyaratan dalam mengikuti sebuah tugas. Biasanya
sering digunakan untuk menunjukan tugas apa yang diberikan serta berapa lama waktu yang
diberikan. Oleh sebab itu, surat perintah perjalanan dinas ini sangat dibutuhkan serta penting dalam
pembuatannya.
3. Susunan Bentuk Surat
Mungkin sama dengan surat-surat lainnya, surat perjalanan dinas memiliki beberapa bagian yang
disusun untuk menjadikan surat tersebut dapat digunakan dalam melakukan tugas dinas. Bagian-
bagian surat perintah perjalanan dinas ini diantaranya adalah:
Kop surat atau kepala surat
Dalam hal ini kop surat berisikan dari logo, nama, dan alamat instansi yang menunjukan bahwa surat
tersebut dibuat oleh instansi terkait. Serta dalam hal ini kop surat menunjukan bahwa surat tersebut
merupakan surat resmi atau formal. Pada bagian kepala surat ini memiliki nomor surat yang dari
setiap instansi memiliki susunan nomor yang berbeda-beda. Terdapat tanggal surat serta perihal atau
hal dari surat yang dibuat. Dalam SPPD tentunya juga terdapat alamat dari penerima surat yang
ditunjukan atau diberikan kepada pihak yang bersangkutan.
Bagian isi surat
Pada bagian isi surat menjelaskan tentang maksud serta tujuan dari pembuatan surat tersebut. Dengan
memberikan nama dan jabatan dari pegawai yang diberikan tugas. Selain itu juga menjelaskan tugas
apa yang akan dilakukan serta  jangka waktu dalam melakukan tugas tersebut. Isi yang diberikan atau
ditulis pada SPPD harus jelas serta menunjukan keterangan secara rinci tugas yang akan diberikan
dengan tidak melupakan menggunakan bahasa Indonesia yang efektif dan sesuai dengan ejaan yang
benar. 
Bagian penutup
Pada bagian penutup berisikan salam penutup sebagai bentuk rasa hormat dari pembuatan surat.
Dalam menuliskan salam penutup haruslah menggunakan bahasa yang sopan serta efektif. Pada
bagian ini terdapat bagian tanda tangan untuk pejabat yang memberi tugas yang diberikan nama,
jabatan dan nomor NIP.
Bagian penutup juga biasanya terdapat bagian tembusan, yang dimaksud tembusan adalah pihak yang
berhak mengetahui surat dinas yang dibuat sebagai izin dari proses kerja yang diberikan.
Untuk mengetahui penjelasan lebih lanjut dari  bagian-bagian serta isi dari surat perintah perjalanan
dinas yang ada, mari kita lihat serta simak contoh yang diberikan dalam pembuatan surat perjalanan
dinas. 
Contoh surat:
 2. SURAT INTRUKSI

Surat instruksi berbeda dengan surat perintah, surat instruksi ditujukan kepada banyak pihak
dan lingkungan yang lebih luas dan bersumber dari peraturan atau kebijaksanaan pimpinan,
sedangkan surat perintah hanya kepada Pihak tertentu. Jadi, surat instruksi ialah surat yang berisi
perintah-perintah dengan petunjuk-petunjuk yang lengkap untuk dilaksanakan. Surat instruksi
dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi dan para pejabat yang berwenang kepada pihak bawahan
agar melaksanakannya sesuai dengan isi surat tersebut serta harus menyampaikannya kepada
lingkungan atau pihak-pihak lain.
Fungsi Surat instruksi yaitu untuk membuat instruksi tersebut menjadi jelas dan sah (resmi).
Sedangkan tujuan surat instruksi, yaitu Menyampaikan suatu instruksi kepada pembaca untuk berbuat
sesuatu dan mendapat tanggapan dari pembaca tentang isi surat.
Sebagai disebut di atas surat instruksi memuat petunjuk-petunjuk secara terperinci mengenai
hal yang harus dilaksanakan serta menerapkan san jika instruksi tersebut tidak dilaksanakan. Dalam
membuat surat instruksi yang tepat harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1. Menyiapkan konsep secara cermat,

2. Kertas yang dipihh harus yang berkualitas baik.
3. Memilih bentuk surat yang lebih tepat,
4. Mengetik surat yangrapi dan baik,
5. Memilih sampul yang sesuai dengan kertas surat,
6. Ditandatangam oleh pimpinan penanggung jawab surat,
7. Dan mengirim melalui kurir atau pos tercatat

Susunan bentuk surat :

1. Kop surat
2. Perkataan surat perintah dan nomor surat perintah
3. Isi surat perintah terdiri dari beberapa perihal
4. Tanggal/Thaun
5. Nama jabatan
6. Tanda tangan
7. Nama dan NIP
8. Tembusan

Contoh bentuk surat instruksi

 3. SURAT REFERENSI

Surat Referensi adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan apabila ada sebuah perusahaan yang
memerlukan informasi tentang keadaan seseorang, yang menjelaskan / menerangkan tentang
bagaimana perilaku karyawan yang tersebut di dalam surat itu selama bekerja, jabatannya, masa
jabatan, dan juga kinerja karyawan tersebut dalam bekerja, karena perusahaan yang meminta
keterangan tersebut ingin mengetahui tentang kepribadian yang bersangkutan.

Fungsi Surat Referensi

1. Sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan yang akan menerima calon pegawai
untuk mengetahui bagaimana latar belakang calon pegawai tersebut, karena itu
perusahaan tersebut meminta keterangannya langsung kepada perusahaan lain, tempat
calon pegawai tersebut bekerja sebelumnya.
2. Kebutuhan Perbankan, untuk meningkatkan kepercayaan dan pihak perusahaan yang
akan memberikan kredit kepada calon peminjam, maka perusahaan kreditur meminta
informasi terlebih dahulu kepada perusahaan tempat calon peminjam pernah bekerja,
sebagai relasi tentang keadaan calon peminjam.
Struktur Penulisan Surat Referensi
1. Kop Surat
2. Pembuka
3. Isi atau Keterangan
4. Penutup

Contoh Surat
 4. SURAT TUGAS
a. Pengertian surat tugas
 Surat Tugas adalah surat resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh seorang pejabat yang
berwenang di instansi atau lembaga tertentu dimana isinya menugaskan seorang pegawai/
staff untuk melakukan suatu pekerjaan.
b. Fungsi surat tugas
Surat tugas berfungsi sebagai:

1. Dokumen pengesahan formal bagi pengemban tugas terhadap tugas yang harus
dijalankan

Surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak
bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu dianggap sebagai lembar pengesahan yang
formil. Sehingga atas dasar inilah fungsinya memberikan rujukan kepada khalayak ud.mum.

2. Surat untuk membantu mempermudah tugas pejabat pelaksana tugas dalam

berhubungan dengan instansi atau lembaga yang berhubungan dengan tugasnya
tersebut

Proses mempemudah dalam fungsi surat tugas tentusaja berkaitan dengan kepentingan yang
ada di insitusi atau lembaga yang dituju. Sehingga melalui peran inilah tak lain untuk
mendeskripsikan betapa pentingnya surat yang dibuat.

c. Susunan bentuk surat tugas

 kop surat
 nomor surat dan perihal
 identitas pemberi tugas
 identitas penerima tugas
 penjelasan tugas
 lokasi dan waktu
 penutup

d. contoh bentuk surat tugas

 5. SURAT KEPUTUSAN

Surat keputusan ialah surat yang bersifat penting yang dibuat dan dikeluarkan oleh pejabat/pimpinan
atas instansi yang tertinggi berisi pernyataan memutuskan sesuatu hal sehubungan dengan tertib
organisasi/perundang-undangan yang bersangkutan.

Surat keputusan hanya boleh dikeluarkan dan dibuat pejabat yang berhak membuat dan
mengeluarkannya. Surat keputusan itu berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat dan
kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas. Jadi, jika ada suatu perubahan terhadap isi yang
telah ditetapkan dalam surat keputusan hanya dapat diubah dengan surat lagi, tidak dapat diubah
dengan surat biasa.

1. Untuk menyerahkan wewenang tertentu kepada seorang pejabat (pendelegasian

wewenang).
2. Untuk mengesahkan berlakunya suatu petunjuk pedoman, perundang-undangan, dan lain-lain.
3. Untuk menyahkan berlaku atau tidak berlakunya suatu tulisan dinas.
4. Untuk menetapkan atau mengubah status/kedudukan seorang anggota atau pegawai,
barang/material.
5. Untuk membentuk, mengubah status atau membubarkan suatu kesatuan organisasi instansi atau
perusahaan.
Sejalan dengan hal itu, dalam surat keputusan dapat memuat:

 Masalah kepegawaian, misalnya pengangkatan pegawai.

 Masalah peraturan, seperti tata tertib, anggaran rumah.
 Masalah pelaksanaan, seperti pelaksanaan ujian.
 Masalah pelimpahan wewenang, seperti keputusan kepada seseorang pejabat untuk
memangku jabatan yang baru.

Fungsi surat keputusan

Pembuatan surat keputusan tentunya memiliki fungsi serta kegunaan, berfungsi bagi pembuat surat
maupun penerima. Fungsi-fungsi antara lainnya adalah

1. Pemberian kepastian atau keputusan sebagai solusi permasalahan.

2. Mendapatkan penetapan tertulis secara resmi dari instansi atau badan terkait.
3. Memperoleh tindakan hukum perundang-undangan.
4. Memiliki jaminan legalitas hukum secara tertulis.

Susunan surat keputusan

1. Kepala Surat Keputusan, terdiri dari

 Lambang Universitas, Instansi, Jawatan atau Perusahaan.

 Kata keputusan berada di tengah-tengah dan dibawahnya dituliskan nama jabatan pejabat yang
berwenang mengeluarkan surat keputusan. Semuanya ditik dengan huruf kapital. Atau setelah kata
keputusan langsung pada nomor keputusan.

2. Nomor dapat disingkat menjadi No.

3. Hal atau Tentang, bagian ini berisi intisari keputusan secara ringkas dan jelas ditik dengan huruf
kapital.
4. Nama jabatan, pejabat yang berwenang ditik dengan huruf kapital.
5. Konsideran, Konsideran berasal dari kata Considere (bahasa latin) yaitu merupakan alasan-alasan
dan pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar atau dikeluarkannya surat keputusan.
Biasanya terdiri dari kalimat-kalimat sebagai berikut:

1. Membaca, yang diikuti oleh uraian tentang isi surat yang telah diterima pejabat pembuat
keputusan tersebut.
2. Menimbang, yang diikuti oleh pertimbangan, tujuan atau alasan mengapa surat keputusan
perlu dikeluarkan.
 3. Mengingat, yang diikuti oleh peraturan-peraturan, oleh undang-undang atau keputusan-
keputusan dari pejabat yang lebih tinggi atau berwenang, sehingga maksudnya surat
keputusan tersebut dapat dipertanggungajawabkan dan mempunyai landasan hukum yang
kuat.
4. Memperhatikan atau mendengarkan, bila diperlukan dapat ditambah dengan kalimat-
kalimat ini yang diikuti oleh uraian tentang ketentuan-ketentuan atau tulisan-tulisan dinas atau
pendapat pejabat lain yang perlu mendapat perhatian dan didengarkan dalam pembuatan
keputusan tersebut.

6. Diktum, berisi rumusan tentang keputusan yang diambil oleh pejabat yang berwenang berdasarkan
konsideran. DIKTUM diambil dengan kata MEMUTUSKAN (ditulis dalam huruf kapital), disusul
sebelah kirinya oleh kata Menetapkan: selanjutnya disebutkan apa yang diputuskan itu dengan
kalimat-kalimat yang diawali oleh kata-kata pertama; kedua; ... ketiga; .... keempat, .... dan
seterusnya.

7. Kaki surat keputusan, yang berfungsi sebagai salam penutup yang terdiri dari;

1. Tempat dikeluarkannya surat keputusan yang didahului dengan kata misalnya Ditetapkan di

Medan;
2. Tanggal, bulan dan tahun yang didahului dengan kata-kata pada tanggal .... misalnya, pada
tanggal 5 April 2015;
3. Tanda tangan pejabat yang berwenang.
4. Nama jelas pejabat yang berwenang;
5. Nomor Induk Pegawai (NIP);
6. Cap dinas atau instansi yang bersangkutan.
7. Distribusi, adalah tembusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan
tersebut, karena ada kaitan dengan isi surat keputusan tersebut.

Contoh Surat Keputusan

 6. SURAT REKOMENDASI
1. Pengertian Surat Rekomendasi
 Surat rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan suatu instansi
(pemerintah/swasta) kepada mantan pegawai atau karyawannya, yang isinya menjelaskan atau
menerangkan tentang keadaan pribadi seseorang tersebut. Dalam surat rekomendasi berisi tanggapan
pemimpin terhadap orang yang tercantum dalam surat tersebut. Surat rekomendasi menerangkan hal
yang baik-baik, seperti kelakuan dan prestasi mengenai seseorang yang tercantum dalam surat
rekomendasi tersebut.
Meskipun surat rekomendasi adalah surat resmi, namun surat rekomendasi tidak bersifat rahasia.
Karena orang yang dijelaskan dalam surat rekomendasi dapat membawanya, memilikinya dan
membacanya.Misalnya, pada waktu seseorang yang ingin melamar pekerjaan, agar diterima dia
meminta rekomendasi dari seorang orang pejabat, pemimpin (direktur) perusahaan tempat dia pernah
bekerja, kepala sekolah, dekan, dan sebagainya. Jadi ketika melamar, dia dapat membawa surat
lamaran sekaligus melampirkan surat rekomendasi tersebut.
2. Fungsi Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi mempunyai fungsi atau kegunaan, antar lain seperti:
 Memudahkan seseorang untuk mendapatkan pekerjaan baru.
 Memberi penjelasan keterangan kepada pihak ketiga tentang keadaan pribadi yang tercantum
dalam surat tersebut.
 Memberi dukungan moral kepada orang yang diterangkan dalam surat tersebut, karena dalam
surat itu dijelaskan tentang keadaan pribadinya yang baik.
 Sebagai jaminan bagi pihak ketiga (perusahaan) yang menerima orang tersebut. Artinya, kalau
ada hal yang bertentangan dengan keterangan dalam surat ini, maka pihak penerima (perusahaan)
dapat meminta pertanggungjawaban kepada pihak yang memberi rekomendasi.
 Menjadi bahan pertimbangan bagi pihak penerima surat untuk menerima pihak yang
bersangkutan.
 Mendorong adanya jalinan kerjasama antara pihak pengirim surat dan penerima surat.
 Memudahkan pelajar untuk memperoleh beasiswa yang diinginkan.
 Memperlancar proses pengambilan uang BPJS khusus ketenagakerjaan.
3. Syarat-Syarat Rekomendasi
 Surat rekomendasi dikeluarkan bila ada permintaan dari pihak yang bersangkutan, apakah itu
bekas siswa bekas karyawan, dan sebagainya.
 Instansi yang dimintai keterangan harus yakin bahwa orang itu berkepribadian baik.

4. Jenis-Jenis Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi terdiri dari beberapa jenis yaitu:
 Surat rekomendasi karyawan, yaitu surat yang dibuat oleh atasan atau supervisor sebuah
perusahaan.
 Surat rekomendasi akademik, yaitu surat yang dibuat oleh guru dan dosen.
 Surat rekomendasi karakter, yaitu surat yang dibuat oleh rekan dan keluarga. Surat ini
biasanya digunakan oleh tokoh terkenal untuk menunjukkan kualitas diri mereka.

5. Struktur Bentuk Surat Rekomendasi

Berikut ini struktur dan juga bagian dari surat rekomendasi :
1. Kepala Surat
Di bagian kepala surat terdapat kop surat yang terdiri dari logo, nama dan alamat organisasi/
instansi. Kop surat ini merupakan salah satu syarat surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu
organisasi atau instansi.
2. Nomor Surat
Bagian selanjutnya yakni nomor surat yang dikeluarkan langsung oleh instansi pembuat surat.
Umumnya, nomor surat terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang dipisah menggunakan tanda
miring. Urutan yang dipakai biasanya dimulai dengan nomor urut surat, kode unit instansi, kode
perihal surat dan tahun pembuatan surat.
3. Isi Surat
Isi surat disebut juga dengan tubuh surat. Bagian tersebut memuat informasi mengenai:
 Nama pemberi rekomendasi. Bagian ini berisi nama pemberi rekomendasi, jabatan yang dimiliki,
NIP, instansi, serta apa yang dirasa perlu dicantumkan.
 Nama dan status penerima rekomendasi, juga berisi alamat dan hal lain yang diperlukan.
 Maksud / tujuan dibuatnya surat dan informasi lain yang dibutuhkan sebagai penguat isi surat.
Yaitu berisi pendahuluan dan pernyataan rekomendasi, daftar alasan spesifik, kisah pribadi
(tambahkan soft dan hard skill) orang yang mau direkomedasikan.
4. Penutup
Bagian ini diisi dengan kalimat yang mengakhiri surat dari permohonan agar surat tidak
disalahgunakan.
5. Nama Kota dan Tanggal
Bagian nama kota dan tanggal penulisan surat diletakkan pada sebelah kiri persis di bawah
kalimat penutup.
6. Nama dan Tanda Tangan
Selanjutnya adalah bagian nama pemberi rekomendasi sekaligus tanda tangan sebagai bukti
bahwa surat tersebut benar-benar dibuat oleh pihak yang bersangkutan.
7. Cap atau Stempel
Terakhir yaitu pembubuhan cap resmi yang dimiliki oleh instansi, organisasi maupun lembaga
yang mengeluarkan surat tersebut.

Contoh Surat Rekomendasi

 7. SURAT PERINTAH
1. Pengertian

Surat perintah adalah surat yang dibuat untuk memberikan perintah secara tertulis kepada pihak
tertentu. Jenis surat ini tergolong surat resmi dan biasa dipakai oleh instansi maupun lembaga
pemerintah dan swasta. 

2. Ciri-Ciri Surat Perintah

 Menggunakan bahasa yang baku dan susunan kalimat yang sopan, jelas serta tegas.
 Menjabarkan mengenai detail kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak penerima. Biasanya
penjelasan ini termuat di lampiran surat.
 Memuat nilai dan tingkat kepentingan perintah yang diberikan.
 Memuat sanksi apabila pihak yang bersangkutan melakukan pelanggaran.
 Memiliki kop surat yang menunjukan identitas resmi instansi.
 Memuat nama dan jabatan pihak yang memberi perintah.
 Memiliki format surat resmi yang meliputi:
– tanggal pembuatan,
– nomor surat,
– perihal,
– lampiran,
– salam pembuka,
– isi surat,
– salam penutup,
– nama dan tanda tangan pemberi perintah
– stempel. 

Contoh Surat Perintah