SURAT DINAS

*disajikan sebagai materi pembelajaran daring di kelas X Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran SMK Negeri 9 Semarang

1. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas bisa disebut sebagai surat resmi yang dibuat oleh instansi atau lembaga
pemerintah untuk keperluan dinas. Isi dari surat dinas adalah permasalahan kedinasan seperti
pemberian tugas pegawai, pemberitahuan izin pegawai, penugasan jabatan, penyampaian
pengumuman, edaran, permohonan dan lain-lain.
Fungsi dari surat dinas adalah sebagai pedoman pekerjaan seperti instruksi, pemberian izin,
atau pengambilan keputusan.
2. Fungsi Surat Dinas
a. Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
b. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
c. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
d. Surat dinas memiliki ciri-ciri penggunaan bahasa resmi, formatnya teratur, serta
penyampaian isinya harus sopan dan resmi.
3. Ciri-ciri Surat Dinas
a. Terdapat kop surat dari lembaga, perusahaan, ataupun instansi yang bersangkutan.
Kop surat berfungsi sebagai identitas dari perusahaan, lembaga, ataupun instansi instansi
yang membuat. Kop surat berisi logo,nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan kontak
instansi yang dapat dihubungi.
b. Terdapat salam pembuka dan salam penutup
Salam pembuka ini berfungsi sebagai tanda dibukanya pembicaraan pada surat dan
merupakan salam untuk basa-basi sebagai tanda penghormatan bagi penerima surat. Salam
pembuka yang umum digunakan adalah kalimat dengan hormat. Sedangkan fungsi salam
penutup adalah sebagai penutup pembicaraan atau isi dari surat. Juga dapat berfunsgi
sebagai penghormatan.
c. Terdapat nomor surat
Nomor surat adalah urutan nomor dari surat yang telah dikeluarkan oleh suatu instansi
terkait yang biasanya berisi kode surat. Fungsi dari nomor surat adalah untuk menandai
 dan memudahkan mengetahu banyaknya surat yang telah dikeluarkan, untuk
mempermudah pengarsipan surat, mempermudah dalam mencari surat tersebut kembali
apabila dibutuhkan serta mempermudah petugas pengarsipan melakukan tugasnya.
d. Terdapat bagian lampiran dan perihal
Lampiran adalah suatu hal yang melengkapi surat yang berupa dokumen pendukung dan
merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Perihal berfungsi untuk memberikan
petunjuk kepada penerima surat mengenai masalah pokok surat. Perihal biasanya
merupakan tujuan dibuatnya surat tersebut, contohnya perihal dari surat adalah undangan
apabila surat tersebut ditujukan sebagai surat undangan.
e. Stempel dan tanda tangan instansi
Fungsi tanda tangan adalah untuk memastikan identifikasi atau memverifikasi ciri-ciri
penandatangan yang berkaitan dengan kesahan surat dinas yang dikeluarkan. Sedangkan
stempel sendiri berfungsi sebagai identitas atau pengenal dari instansi atau perusahaan
yang mengeluarkan surat. Dengan stempel keresmian dari suatu surat akan semakin kuat.
f. Menggunakan Bahasa yang baku
Surat resmi menggunakan Bahasa yang baku, karena surat ini tersebar di instansi atau
Lembaga pemerintah. Penggunaan Bahasa yang baku akan mempermudah penyampaian
maksud dan tujuan dari surat tersebut.
4. Syarat Penulisan Surat Dinas
Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Berdasarkan pendapat Semi
(1989) dan Sudarsa (1992), penulis surat harus memperhatikan hal -hal sebagai berikut:
a. Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus jelas bagi
yang membaca.
b. Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan tidak berbelit-belit.
Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu, tidak ada kata yang berlebih atau
tidak berfungsi.
c. Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan kertas yang terlalu
banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk membacanya.
d. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang dituliskan harus
informasi yang lengkap dan tepat.
 e. Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Dapat memberikan
kesan yang menarik dan positif kepada pembaca sehingga pembaca termotivasi untuk
menanggapinya dengan baik.
f. Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format yang dipilih,
ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat, sehingga terlihat sebagai suatu
surat yang terencana dan nyaman untuk dilihat.
5. Bagian Surat Dinas
a. Kepala surat
Bagian yang paling atas dari surat dinas, kepala surat terdapat nama instansi, alamat
instansi, logo instansi, nomor telepon dan email/website
b. Tanggal surat
Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut.
c. Nomor
Nomor surat merupakan nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu instansi
dan tahun pembuatan.
d. Lampiran
Lampiran merupakan lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi
dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-).
e. Perihal
Berisi tentang isi pokok surat dinas.
f. Alamat
Informasi tentang alamat dalam surat, jika pada surat edaran atau pengumuman bisa diisi
dengan informasi tujuan penerima surat
g. Salam pembuka
h. Isi surat yang meliputi:
- Paragraf pembuka
Berisi tentang pengantar surat, bisa diberikan informasi berupa dasar surat, alasan
adanya surat tersebut, atau harapan kinerja yang baik
- Paragraf isi
Berisi isi pokok surat
- Paragraf penutup
 Berisi penutup pembicaraan isi surat. Juga dapat berfunsgi sebagai penghormatan.
i. Salam penutup
j. Nama Pengirim
k. Tembusan
Tembusan dapat diberikan jika surat ini perlu diketahui oleh pihak lain, hanya sebatas
pemberitahuan kepada pihak tersebut.
6. Macam-macam Surat Dinas
Surat dinas memiliki beragam contoh, berikut dijelaskan beberapa macam surat dinas. Anda
dapat menemukan atau membuat berbagai macam surat dinas lainnya ketika bekerja kelak.
Karena pada dasarnya, surat dinas adalah segala jenis surat yang digunakan untuk berinteraksi
atau memberikan informasi pada instansi atau lembaga.
a. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat berwenang
untuk menyampaikan suatu dokumen atau barang. Dokumen atau barang tersebut dapat
berupa barang dalam bentuk fisik, dokumen, dan lain-lain. Surat ini intinya berisi tentang
informasi dokumen yang dikirim, banyaknya dokumen, tujuan dikirimnya dokumen, dan
informasi lainnya yang sekiranya perlu dicantumkan.
b. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya
permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk
menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi / pindah tugas
dan permohonan peminjaman sesuatu. Surat permohonan ini lazimnya dikirimkan kepada
instansi yang secara struktural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau
pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam
surat permohonan harus disebutkan beberapa hal, yaitu :
- Identitas pemohon.
- Isi permohonan.
- Tujuan dan alasan pemohon.
- Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
- Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
c. Surat Kuasa
Surat dinas kuasa atau surat kuasa adalah surat yang dibuat untuk memindahkan suatu
wewenang pekerjaan pada pihak lain yang dapat mewakili. Pemindahan wewenang
pimpinan pada sekretarisnya untuk melaksanakan tugas yang mana seharusnya itu adalah
tugas pimpinan. Namun, biasanya jika pimpinan pada hari yang sama akan melaksanakan
dua tugas yang bersamaan agar tetap berjalan maka salah satu harus diwakilkan oleh staff-
staffnya
d. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu
diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita
sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat
pemberitahuan sebagai berikut :
- Bagian pembuka, berisi masalah surat.
- Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari masalah pokok yang
akan diberitahukan.
- Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.
e. Surat Penugasan
Pada sebuah instansi biasanya memiliki format yang sedikit berbeda dengan surat
tugas lainnya. Namun, pada intinya fungsinya sama yaitu sebagai perintah tugas pada satu
atau beberapa orang staff untuk melaksanakan tugas tertentu. Surat tugas diperlukan agar
pengemban tugas memperoleh pengsesahan formal terhadap tugas yang harus
dilaksanakan. Surat tugas juga berguna untuk instansi yang dituju untuk memperlancar
tugas pegawai atau pejabat yang berhubungan dengan lembaga atau instansi yang berkaitan
dengan tugasnya.
Setelah melaksanakan tugas yang diperintahkan pada isi surat tersebut maka yang
bertugas harus membuat laporan karena telah selesai menjalankan tugas.
Kalimat permulaan surat tugas sebagai berikut :
- Dalam rangka…, dengan ini kami menugaskan saudara…, untuk…
- Selaku kepala…, kami menguasai saudara untuk…
- Yang bertanda tangan dibawah ini…, menugasi…
 - Berdasarkan surat dari…, dengan ini kami meguasai…
Kalimat penutup surat tugas sebagai berikut:
- Tugas ini di harap dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
- Tugas ini harap dilaksanakan dengan tasa penuuh tanggung jawab.
- Tugas ini agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
- Tugas ini agar dilaksanakan sungguh-sungguh.
f. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status / kondisi seseorang atau barang
yang dikeluarka oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat
keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan
pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu
institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam
surat keterangan harus disebutkan beberapa hal, yaitu :
- Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
- Data pribadi pihak yang diterangkan.
- Isi keterangan.
- Keteranagan tanggal berlakunya surat,
- Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
g. Memorandum
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang
berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota
dinas adalah surat khusus yang biasa dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga.
Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh
perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik
dengan pengiriman pribadi itu.
7. Cara Membuat Surat Dinas
a. Jika instansi atau organisasi Anda belum memiliki kop surat, maka siapkan kop terlebih
dahulu. Kop surat ini berisi identitas instansi seperti nama instansi atau organisasi, alamat
lengkap, nomor telepon atau email, dan data-data lainnya.
b. Menuliskan tempat dan tanggal pembuatan surat
c. Isikan nomor surat untuk memudahkan proses pengarsipan surat oleh penerima.
 d. Tuliskan jumlah dokumen terlampir (pada bagian Lampiran, jika ada), jika tidak ada, maka
kosongi atau berikan tanda strip (-)
e. Tuliskan inti pokok yang termuat dalam surat dinas di bagian perihal.
f. Pada bagian alamat surat silahkan tulis nama orang atau nama jabatan penerima surat
dengan teliti.
g. Buka atau awali bagian isi dengan salam pembuka yang contohnya bisa Anda lihat kembali
di bagian penjelasan mengenai struktur surat dinas di atas.
h. Tulis bagian isi dengan kata atau kalimat yang sopat, pada, singat, dan jelas
i. Akhiri bagian isi dengan salam penutup.
j. Tulis nama terang pengirim serta jangan lupa bubuhkan tanda tangan di atas nama
pengirim.
k. Jika surat ditembuskan ke pihak lain, maka isikan siapa saja atau instansi apa saja yang
Anda kirimi salinan surat dinas.
8. Penulisan Surat yang Baik dan Benar
Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat syarat, yaitu:
a. Tidak mengandung makna ganda
b. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
c. Sederhana
d. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
e. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
f. Bahasa yang Digunakan dalam Surat
- Mengutamakan sama derajat
- Tegas
- Mudah dimengerti oleh pembaca
- Menggunakan bahasa yang sopan
- Jelas antara penulisan dan makna
9. Kesalahan-Kesalahan yang Biasa Terdapat dalam Surat Dinas
Berikut ini adalah berbagai kesalahan yang biasanya terjadi ketika kita menulis surat dinas,
antara lain:
a. Kesalahan pada tanggal surat
 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk
memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Tanggal surat
juga terdapat informasi tentang tempat dibuatnya surat tersebut.Penulisan tempat surat
tergantung di tempat Anda membuat surat tersebut.
Contoh yang salah Contoh yang tepat
Tanggal 13 Bulan April Tahun 2020 Semarang Semarang, 13 April 2020
Semarang, 14-04-2020 Semarang, 14 April 2020
16 April ’20, Semarang Semarang, 16 April 2020

b. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat,
mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
Nomor surat juga berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas arsip; alat untuk mengetahui
unit asal surat; alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada
periode tertentu; alat referensi. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda
titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.
Contoh yang tepat:
Nomor: 324/MBP/IV/2020
Contoh yang tidak tepat:
Nomor: 324-MBP-C.11-2020,-.
c. Lampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu
yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang
disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh yang salah Contoh yang tepat
Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran : Lima lembar
Lampiran: Lima (5) set Lampiran : Lima set

d. Hal / Perihal Surat

 Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang
pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis
terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh yang salah Contoh yang tepat
Perihal : Undangan untuk menghadiri Rapat Perihal : Undangan
Kerja tanggal 25 April 2020

e. Alamat yang dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus
menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap,
tidak disingkat.
Contoh
Yth. Kepala SMK Negeri 9 Semarang
Jalan Peterongansari No.2
Semarang
f. Paragraf pembuka
Berisi tentang pengantar surat, bisa diberikan informasi berupa dasar surat, alasan adanya
surat tersebut, atau harapan kinerja yang baik
Contoh:
Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan informasi
sebagai berikut
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan …
g. Paragraf Isi
Berisi isi pokok surat
h. Paragraf penutup
Berisi penutup pembicaraan isi surat. Juga dapat berfunsgi sebagai penghormatan.
- Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih
i. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama
juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang
bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu
dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu,
pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya
satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.