Macam - macam Surat dan Pengertiannya

v Surat Pemberitahuan
Pengertian : Surat pemberitahuan adalah surat yang
memberitahukan sesuatu kepada seseorang atau lembaga.

berfungsi

untuk

Dalam dunia bisnis, contoh surat pemberitahuan adalah surat pemberitahuan

pengiriman barang.
Surat tersebut digunakan untuk memberitahukan jadwal pengiriman barang
kepada si pemesan barang.
Ciri ciri : Ciri yang membedakan surat pemberitahuan dari surat-surat lain
yang sifatnya juga mengabarkan adalah pada sifat pengabaranyya. Surat
pemberitahuan pada dasarnya semata-mata bersifat mengirim kabar atau berita
(news), sedangkan surat lainnya tidak semata-mata bersifat mengirim kabar.
Selain mengabarkan, surat-surat yang lain itu mengandung maksud khusus yang
tergambar pada nama suratnya, yaitu menawarkan, memesan, memohon,
melamar dan sebagainya.
Surat pemberitahuan dapat digunakkan untuk memberitahu sesuatu, misalnya
perubahan nomor telepon,pindah alamat, pembukaan cabang baru, perubahan
harga dan keperluan lain yang bersifat mengabarkan. Keanekaragaman tersebut
diatas menunjukan demikian luasnya ruang gerak pemakaian surat
pemberitahuan bagi sebuah organisasi.

v Surat Kuasa
Pengertian : surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari
satu orang kepada orang lain, yang bertujuan memberikan wewenang atau
kuasa kepada orang lain untuk mewakili orang tersebut
Ciri ciri : Ada pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa.
Posisi pihak pemberi kuasa cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan
penerima kuasa.
Isi atau perihal yang dikuasakan dapat berupa pekerjaan, kegiatan, atau
kewenangan.
Tidak ada format surat yang standar, namun yang lazim pemberi kuasa selalu
dinyatakan lebih dulu dibandingkan dengan penerima kuasa.
Bahasa yang digunakan padat, ringkas, dan langsung pada pokok persoalan.
Ada batas waktu pemberian kuasa yang berarti wewenang tidak berlaku
selamanya.

v Surat Keterangan

Pengertian : Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang

atau suatu hal. Surat keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling
banyak di buat karena isi surat keterangan umumnya menyangkut aktivitas
manusia. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh organisasi sehingga surat
keterangan selalu bersifat resmi.
Ciri ciri :
Data pribadi atau jabatan yang menerangkan
Data pribadi pihak yang diterangkan
Isi keterangan (menerangkan apa).
Tujuan keterngan dibuat (untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan)
Penutup,umumnya berisi himbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum

v Surat Pernyataan
Pengertian : surat pernyataan adalah pernyataan tertulis yang mengemukakan
kesediaan/kesanggupan seseorang atau kelompok untuk menanggung segala
risiko yang berkaitan dengannnya.

v Memo
Pengertian : Surat memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal
dari kata memory (bahasa Inggris) yang berarti ingatan menyangkutkan sesuatu
informasi bersifat mengingat, yang isinya berupa berita suibgkat mengenai
perintah, pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan
Ciri ciri :
1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau
organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan
memo secara horizontal maupun secara vertikal
3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak
yang memiliki jabatan satara
4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan
kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan
sesuatu
5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan
mengenai sesuatu hal
6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi
pada umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan
identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos,
secara lengkap.

v Nota
Pengertian : Nota berasal dari bahasa inggris yaitu note yang berarti catatan.
Nota dinas merupakan berita singkat yang isinya berupa peringatan,
penunjukkan atau keterangan secara resmi (dinas), bertujuan agar isi yang
tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan
sebaik baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.
Ciri ciri :
Terdiri daripada isi-isi penting [utama].
Nota biarlah terang, kemas dan mudah dibaca.
Nota ditulis di dalam buku catatan yang khas untuk sesuatu mata pelajaran.
Catatkan isi-isi penting sahaja dengan menggunakan ayat sendiri.
Gunakan dalam bentuk point, elakan menyalin ayat yang panjang.
Kalau perlu gunakan kependekan ejaan yang anda boleh faham.
Gunakan pen pelbagai warna untuk menarik perhatian mata dan minda anda
seterusnya membawa kepada penumpuan ketika membaca.

v Surat Edaran
Pengertian : Surat edaran (sirkuler) adalah surat yang dibuat untuk
memberitahukan sesuatu, yang ditujukan kepada beberapa orang/kantor atau
kepada banyak pihak.
Ciri ciri :
(1) Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
(3) Perkataan Edaran biasanya ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat
(5) Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.

v Surat Pengantar
Pengertian : Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan
maksud agar orang yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya.

v Surat Perintah
Pengertian : Surat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu
instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih

rendah (Bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatau atau tidak berbuat
sesuatu sebagimana dijelaskan dalam surat perintah.
Ciri ciri surat perintah :

Bentuk dari surat sentering yaitu dengan kata-kata Surat Perintah

diletakkan ditengah-tengah kertas surat dan ada pula yang menggunakan
bentuk kata Surat Perintah nya diletakkan di tepi kiri lurus dengan kelompok
nomor, lampiran , dan hal

Surat perintah selalu diawali dengan kata dasar atau alasan sebagai
tanda pertimbangan dikeluarkannya perintah tersebut.

Surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggung jawabkan

v Surat Instruksi
Pengertian : Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk
petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin.

v Surat Tugas
Pengertian : Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat
untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat
tugas sifatnya singkat, tapi jelas. Surat tuags hampir sama dengan surat
perintah atau instruksikarena sama sama dibuat berjudul, tetapi teknis
pembuatan dan bunyi suratnya berbeda.

v Surat Statuta
Pengertian : surat statuta adalah sekelompok surat yang dibuat berdasarkan
statuta atau undang-undang dan semua peraturan serta ketentuan lain yang
dapat menjadi pedoman, dasar hukum, atau landasan pijak bagi pembuatan
surat tertentu