MAKALAH

RAGAM SURAT RESMI

Disusun Oleh :

Tisa Tamariska (211010750038)

Rike Ayu Senta (211010750023)
Sultan (211010750073)
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Wasyukurillah puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat
dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Ragam Surat Resmi”,
kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
kami dalam menyelesaikan makalah ini. Kami merasa bahwa makalah ini masih banyak
kekuragan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari
semua pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah
ini dapat berguna bagi kemajuan dalam bidang pendidikan dan menambah pengetahuan serta
dapat meningkatkan iman dan taqwa kita kepada Tuhan Yang Maha Esa, amin.
DAFTAR ISI
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang
sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas
tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada
pembaca. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui
agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai
dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui
bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat
dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar
serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.
Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan
adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya
berbasis pada penggunaan internet. Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi
pembaca terutama mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat
resmi maupun tidak resmi.

B. Rumusan Masalah

1.Apa yang dimaksud dengan surat ?

2.Jelaskan fungsi dari surat !
3.Sebutkan beberapa Jenis – jenis surat!
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk
menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan
dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat. Surat merupakan karya
tulis manusia yang cukup populer. Surat adalah salah satu alat komunikasi yang ada dalam
peradaban manusia. Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan.
Sebagaimana kebiasaan kita di Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan
atau pidato resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa maupun pembicaraan bisnis, salam
pembukaan tidak pernah dipakai.
Tentunya ini dengan pertimbangan, mereka lebih mengutamakan waktu dan kecepatan dalam
mencapai sasaran bisnisnya. Lain halnya dengan pembicaraan di dalam surat resmi, tidak resmi,
surat pribadi ataupun surat niaga. Di sini tata tertib dan sopan santun masih harus dijaga.
Pembicaraan singkat ataupun yang lengkap dengan membuka masalah panjang lebar, tetap
harus memakai salam pembukaan. Sipenulis atau sipengirim surat akan dianggap atau dituduh
sebagai orang yang tidak tahu sopan santun bila ia menulis surat langsung berbicara kepada
pokok permasalahannya.
Menurut Iis Sopyan (2008:1) surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang
memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
Menurut Diana Nababab dalam http://www.posindonesia.co.id Suarat adalah merupakan alat
komunikasi yang disajikan secara tertulis, Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara
tidak langsung memberiakn gambaran tentang pribadi pengirimnya.
Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan surat adalah suatu alat yang digunakan untuk
berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk
menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa
harus berhadapan secara langsung.

B. Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi khusus yang tidak dapat kita temukan pada jenis surat
lainnya. Mengacu pada pengertian surat resmi di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi surat
resmi tersebut:

 Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang

disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau
pemikiran.
 Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen
dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
  Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat
resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
 Sabagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau
lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan
sebagai data di kemudian hari.
 Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Meskipun saat ini telah ada fasilitas teknologi seperti email (surat elektronik) dan lainnya, peran
surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu
keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya. Surat sebagai bukti tertulis,
surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga terjadi sesuatu
dikemudian hari. Surat dapat dijadikan sebagai acuan, misalnya pada surat perjanjian. Segala
jenis surat dapat diabadikan.

C. Jenis – Jenis Surat

Beragamnya surat resmi memiliki fungsi dan tujuannya masing – masing dari tiap
suratnya, diantara seperti :

 Surat Keputusan
Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal
yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu
instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.

 Surat Permohonan
Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan
kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan
perceraian, dan lain-lain.

 Surat Perintah
Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah
perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

 Surat Kuasa
Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya
surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-
lain.

 Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk
keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat
undangan pernikahan, dan lain-lain.
  Surat Edaran
Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya
pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur
ujian.

D. Ciri – Ciri Surat Resmi

Surat resmi dapat di kenali dengan karakteristiknya sebuah surat. Berikut adalah ciri-ciri surat
resmi yang dengan mudah untuk mengenalinya
 Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang
dipakai.
 Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah
dimengerti maksud dan isinya.
 Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
 Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
 Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
 Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan,
dan lampiran bila ada.
 Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
 Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

E. Struktur Surat Resmi

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat terdiri dari:

Logo instansi/ lembaga

Nama instansi/ lembaga
Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat
Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi
dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah
mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat
Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna
sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain
sebagai pendukung surat resmi tersebut.
 5. Alamat Tujuan
Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya
singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul
surat.

6. Salam Pembuka
Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal
dengan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat
Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam
bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa
baku.

8. Salam Penutup
Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk
menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau
penanggungjawab.

10. Tembusan
Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak
lain.

BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Surat  adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesann,
pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.Surat ada yang tidak resmi dan
ada juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu surat dinas sedangkan contoh surat tidak resmi
yaitu surat pribadi.

Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk menghemat
waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis .Bentuk surat adalah tata letak atau posisi
bagian-bagian surat. Terdapat beberapa bentuk surat yang ada, yaitu bentuk lurus, bentuk
setengah lurus, dan bentuk lekuk.Bahasa surat merupakan kunci utama dalam menulis surat.
Seseorang yang keliru dan kurang teliti dalam menggunakan bahasa di dalam suratnya, maka
surat tersebut tidak akan dapat dipahami oleh si pembacanya. Bahkan surat tersebut bisa jadi
tidak akan dibaca oleh si penerima surat.

DAFTAR PUSTAKA

Suryanto , Alex , Haryanta , Agus . 2006 . Bahasa dan Sastra Indonesia . Tangerang:Erlangga
https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-resmi.html