A.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak
tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan
komunikasi satu sama lain secara resmi.

Surat resmi ini sendiri ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah
ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang wajib jelas dan efektif, serta ditulis
secara cermat sesuai keperluan.

Walaupun surat resmi kerap kali dipakai untuk keperluan pribadi, surat resmi ini juga selalu
ditulis berdasarkan format dan aturan khusus. Salah satu contoh dari surat resmi yang dipakai
secara pribadi yaitu surat undangan pernikahan.

B. Tujuan Surat Resmi

Tujuan surat resmi dikeluarkan yaitu untuk menyampaikan keperluan berupa pemberitahuan,
suatu izin, penugasan, pengumuman, dan lain sebagainya kepada staff lembaga maupun
instansi yang terkait. Penulisan dalam surat resmi ini wajib memakai format tertentu secara
resmi dengan memakai bahasa yang baku.

C. Fungsi Surat Resmi

Surat resmi mempunyai fungsi tertentu yang tidak bisa Anda jumpai pada jenis surat lainnya.
Mengacu dari pengertian surat resmi yang telah dipaparkan diatas, berikut ini merupakan
sejumlah fungsi dari surat resmi, antara lain:

1. Sebagai sebuah sarana informasi dan pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang
disampaikan dari salah satu pihak terhadap pihak lainnya, contohnya penyampaian suatu
gagasan atau pemikiran.

2. Surat resmi bisa berfungsi sebagai sebuah bukti tertulis yang cukup otentik dalam bentuk
suatu dokumen dimana isi di dalam surat itu bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

3. Sebagai panduan kerja dalam melakukan suatu aktivitas atau kegiatan dimana surat resmi
ini berisi mengenai langkah-langkah kerja untuk suatu pekerjaan tertentu.

4. Sebagai sarana untuk pengingat untuk penerima surat baik itu perorangan, lembaga,
maupun organisasi. Karena itulah surat resmi ini perlu untuk didokumentasikan supaya dapat
dipakai sebagai data di lain hari.

5. Menjadi bukti historis dan juga bukti kronologis.

Walaupun sekarang ini sudah ada beberapa fasilitas teknologi, misalnya email atau surat
elektronik, dan lainnya, peran dari surat resmi dalam bentuk print out ini ternyata masih
selalu diperlukan guna keperluan khusus, baik itu keperluan bisnis, pemberitahuan, keperluan
niaga, dan sejumlah keperluan lainnya.

D. Ciri-ciri Surat Resmi

Bagi Anda yang masih kebingungan untuk membedakan surat resmi ini terdapat karakteristik
dari surat resmi. Berikut ini merupakan ciri-ciri surat resmi yang perlu Anda ketahui agar
Anda dapat mengenalinya secara mudah, diantaranya:

1. Surat resmi memakai bahasa baku sesuai pada kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang
Disempurnakan atau EYD, yakni terdiri dari kosa kata, frasa, sampai tata bahasa yang
digunakan.

2. Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat, serta mudah
dimengerti maksud dan juga isinya.

3. Surat resmi tidak memakai bahasa implikasi (suasana terlibat atau keterlibatan) namun
menggunakan bahasa eksplisit(gamblang).

4. Dibentuk dengan sedemikian rupa seperti full block baik itu semi block maupun indented
block.

5. Pada bagian kop surat merupakan bagian dimana disebutkan pihak yang mengeluarkan
surat resmi tersebut.

6. Bagian-bagian surat resmi didalamnya dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat
tujuan dan lampiran kalau memang ada.

7. Surat resmi memerlukan stempel maupun cap khusus guna keadaan khusus.

8. Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.