SISTEMATIKA PENULISAN BERBAGAI MACAM

SURAT RESMI DAN TIDAK RESMI

Disusun oleh :

Rizki Maulana (1111190290)

Naufal Adli (1111190120)

Ilham Jamil (1111190170)

M. Naufal Ashafa (1111190350)

Renaldy Anugerah (1111190270)

Enrico Ramadhani (1111190130)

Arie Edginawan (1111190370)

M. Alfi Fauzan (1111190010)

FAKULTAS HUKUM

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

2019
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil ‘alamin, rasa syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha
Kuasa yang telah melimpahkan rahmat-Nya berupa kesehatan, kesempatan serta pengetahuan
sehingga makalah bahasa Indonesia tentang ‘model pembuatan surat resmi’ ini bisa selesai
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Kami berharap agar makalah ini bisa bermanfaat untuk menambah pengetahuan rekan-
rekan siswa pada khususnya dan para pembaca umumnya tentang pembuatan surat resmi yang
merupakan salah satu bagian dari mata kuliah Bahasa Indonesia.

Mudah-mudahan makalah sederhana yang telah berhasil kami susun ini bisa dengan
mudah dipahami oleh siapapun yang membacanya. Sebelumnya kami meminta maaf bilamana
terdapat kesalahan kata atau kalimat yang kurang berkenan. Serta tak lupa kami juga berharap
adanya masukan serta kritikan yang membangun dari Anda demi terciptanya makalah yang
lebih baik lagi.

Serang, 3 Oktober 2019

Kelompok 5

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................i
DAFTAR ISI...............................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG..........................................................................1

RUMUSAN MASALAH.....................................................................1

TUJUAN PENELITIAN......................................................................2

BAB II PEMBAHASAN............................................................................3
SURAT RESMI/FORMAL..............................................................3
JENIS SURAT RESMI..............................................................3
CIRI-CIRI SURAT RESMI......................................................4
FUNGSI SURAT RESMI..........................................................5
STRUKTUR UMUM SURAT RESMI.....................................5
TEKNIK PENULISAN SURAT RESMI..................................6
SURAT PRIBADI/INFORMAL....................................................15
CIRI-CIRI SURAT PRIBADI.................................................15
FUNGSI SURAT PRIBADI....................................................17
STRUKTUR SURAT NONFORMAL....................................17
BAB III PENUTUP..................................................................................20
KESIMPULAN..............................................................................20
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................21

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang
atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan
dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat
sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca. Pengenalan terhadap
jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu
tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat
tersebut. Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini
dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar
serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui. Berkembangnya
teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat
elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada
penggunaan internet.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan surat resmi ?.

2. Apa yang dimaksud dengan surat tidak resmi?.
3. Bagaimana sistematika penulisan surat resmi?.
4. Bagaimana sistematika penulisan surat tidak resmi?.
5. Berikan contoh surat resmi dan tidak resmi?.

1
C. Tujuan Penelitian

Untuk mengedukasi dan menambah wawasan para pembaca dalam hal surat menyurat
khususnya surat resmi dan surat tidak resmi.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Surat Resmi/Formal

Surat merupakan media komunikasi tertulis antara orang atau lembaga dengan seorang
atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki kelebihan, yakni
memberikan kesempatan yang leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan
disampaikan kepada orang lain.

Menurut Wikipedia bahasa Indonesia pengertian surat resmi adalah surat yang
digunakan untuk kepentingan resmi, baik itu perorangan, instansi maupun organisasi.

a. Jenis Surat Resmi

 Surat Keputusan
Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai
hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan
suatu instansi atau lembaga.
 Surat Permohonan
Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu
permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat
permohonan perceraian, dan lain-lain.
 Surat Perintah
Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat
perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.
 Surat Kuasa
Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain.
Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank,
dan lain-lain.

3
  Surat Panggilan/ Undangan
Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang
untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian,
surat undangan pernikahan, dan lain-lain.
 Surat Edaran
Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya
pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur
ujian.

b. Ciri-ciri Surat Resmi

 Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan
Pedoman Umum Bahasa Indonesia(PUEBI) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata
bahasa yang dipakai.
 Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah
dimengerti maksud dan isinya.
 Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
 Dibuat dalam bentuk full block atau semi block / intended block
 Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
 Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan,
dan lampiran bila ada.
 Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
 Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

c. Fungsi Surat Resmi

 Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang

disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan.

 Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen
dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

4
  Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat
resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.

 Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

d. Struktur Surat Secara Umum.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Terdiri dari:

 Lembaga
 Nama instansi/ lembaga
 Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga
2. Nomor Surat

Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor
surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat
yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai
informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai
pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja
karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan
bahasa yang sopan.

5
7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi
harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan
kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau
penanggungjawab.

10 Tembusan

Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

e. Teknik Penulisan Surat

1. Bentuk Lurus Penuh , yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir
sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di
sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8.a.Pendahuluan isi surat

b.Penjelasan isi surat

6
 c.Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Contoh surat :

2. Bentuk Lurus , pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,perbedaannya terletak
pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang
ditullis disebelah kanan surat.
Contoh surat :

7
 Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup

8
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk Setengah Lurus , sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak
pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam).

Contoh surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran

9
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8.a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk Lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti
tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Contoh surat :

10
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8. a. Pendahuluan isi surat
8. b. Penjelasan isi surat
8. c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup

11
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk Menggantung , sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya
hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris
berikutnya menjorok kedalam.

Contoh surat:

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran

12
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8 a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

6. Bentuk Resmi

Bentuk surat resmi ini merupakan jenis surat yang sering dipakai oleh instansi – instansi
pemerintah untuk penulisan surat dinas. Format penulisan surat bentuk resmi, pada bagian
alamat diketik di sebelah kanan, sedangkan di bagian kiri diketik dengan nomor, lampiran dan
perihal.
Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi.
Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namun jangan lupa
untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat
rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main.

Contoh Surat:

13
Bagian-bagian surat dari Bentuk Resmi (Official Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8 a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

14
B. SURAT INFORMAL/PRIBADI
Yaitu juga surat pribadi yang digunakan untuk kepentingan pribadi.

1. Ciri surat pribadi

 Tidak menggunakan kop surat.

 Tidak mencantumkan nomor surat.
 Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang bervariasi.
 Menggunakan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis surat.
 Tidak memiliki aturan format yang baku.

Surat formal dan informal tentunya memiliki ciri khas yang sesuai dengan fungsinya
masing-masing. Untuk lebih memahami perbedaan surat formal dan informal, berikut
penjabarannya :

1. Perbedaan Berdasarkan Fungsi dan Tujuan

Surat formal memiliki fungsi dan tujuan yang hanya digunakan untuk keperluan resmi,
dibuat oleh perusahaan/instansi/organisasi/lembaga dengan maksud tertentu. Misalnya, surat
formal yang digunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi berkaitan dengan
hubungan pekerjaan juga sebagai bukti historis ketika seseorang melakukan perjalanan yang
diutus oleh pimpinan di tempat ia bekerja dan kegunaan lainnya.
Sedangkan surat informal hanya digunakan untuk kepentingan pribadi, dibuat oleh
perorangan untuk orang lain atau kelompok. Sifatnya pun hanya sekedar pemberitahuan,
bertukar kabar, saling berbagi cerita atau hanya memberikan informasi tertentu.

2. Perbedaan Kop Surat

Surat formal memiliki kop surat resmi yang tampak jelas ketika surat tersebut dibaca.
Kop surat terdapat di bagian awal surat di sisi atas halaman pertama, yang berisikan informasi
nama perusahaan/instansi/organisasi/lembaga beserta dengan alamat dan informasi lainnya
seperti e-mail, fax dan nomor telepon.

15
 Surat informal tidak menggunakan kop surat, karena surat informal dapat ditulis secara
langsung, tanpa harus menggunakan format yang resmi. Terkadang, surat informal tidak harus
mencantumkan salam pembuka, bergantung dengan keinginan penulis surat.

3. Perbedaan Penggunaan Tata Cara Penulisan

Surat formal akan ditulis dengan format tertentu sehingga akan terlihat lebih resmi dan
memberikan kesan profesional dibandingkan dengan surat informal. Penulisan surat formal
menggunakan tata cara yang resmi, dimana setiap bagiannya memiliki aturan format tertentu.
Mulai dari ukuran dan margin kertas, penggunaan font, tata letak kalimat dan tata cara
penulisan lainnya. Selain itu, bagian terpenting lainnya yaitu terdapat kop surat, nomor surat,
lampiran, perihal, salam pembuka, isi, penutup, tanda tangan, stempel, dan lain sebagainya.
Sedangkan, surat informal tidak perlu mengacu pada hal-hal tersebut karena yang terpenting
tujuan dari surat tersebut tersampaikan dengan baik kepada penerima.

4. Perbedaan Penggunaan Bahasa

Surat formal menggunakan bahasa baku dengan mengikuti aturan Penggunaan Ejaan
Bahasa Indonesia (PUEBI) yang baik, serta memiliki olahan kata yang lebih rapi. Sedangkan
surat informal, penggunaan bahasa baku tidak begitu penting. Penulis surat dapat menggunakan
bahasa daerah atau bahasa tertentu tanpa harus memperhatikan PUEBI

5. Perbedaan Tujuan Penerima Surat

Surat formal memiliki sifat penting, sehingga surat tersebut dikirim oleh lembaga atau
instansi tertentu yang tentu saja akan dikirim ke penerima surat dalam urusan yang penting
pula.
Sedangkan surat informal dikirim oleh perorangan untuk dikirim ke kerabat atau teman yang
tentu saja hanya menyangkut urusan pribadi.

6. Perbedaan Penggunaan Atribut

Surat formal dibuat oleh lembaga atau instansi tertentu yang pasti menggunakan attribut
seperti logo, stempel atau hal serupa yang menunjukkan identitas lembaga/instansi tersebut.
Surat formal juga dibuat atas dasar persetujuan pemimpin tertinggi dan wajib memuat stempel
khusus yang dilengkapi tanda tangan dan nama terang yang bersangkutan.

16
2.Fungsi Surat Pribadi
Apa fungsi surat pribadi? Secara umum, berikut ini beberapa fungsi dan manfaat surat
pribadi:

1. Untuk Mengekspresikan Perasaan

Surat pribadi biasanya digunakan untuk keperluan personal sehingga sering digunakan
untuk mengungkapkan perasaan seseorang.

2. Menjadi Wakil Penulis

Surat pribadi juga berfungsi sebagai wakil atau duta penulis surat. Dengan kata lain,
surat pribadi mewakili penulis surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.

3. Sarana Penyampaian Ide dan Gagasan

Penyampaian gagasan dan ide dapat dilakukan melalui surat pribadi kepada orang lain.
Dengan cara seperti ini maka si penulis dapat menyampaikan ide dan gagasannya secara bebas.

4. Mengembangkan Kemampuan Bahasa

Menulis sebuah surat pribadi dapat membantu mengembangkan kemampuan bahasa
seseorang. Semakin sering membuat surat pribadi maka kemampuan tata bahasa seseorang
akan berkembang.

3.Struktur Surat Pribadi

Dalam pembuatan sebuah surat pribadi, terdapat beberapa bagian yang saling
melengkapi. Bagian-bagian surat pribadi tersebut antara lain:

1. Alamat dan Tanggal Penulisan Surat

Pada bagian ini pembuat surat menuliskan alamatnya secara singkat dan juga tanggal
surat itu dibuat.

2. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan cara penulis surat memulai komunikasi melalui surat pribadi.
Beberapa kata yang sering digunakan sebagai salam pembuka, misalnya:

17
  Salam sejahtera
 Asalamualaikum
 Dan lain-lain

3. Paragraf Pembuka

Kalimat di paragram pembuka biasanya berupa pertanyaan mengenai kabar si penerima

surat. Misalnya,

“Hai Sofia, apa kabar? Bagaiman keadaan mu di sana, pasti sehat ya. Sudah lama tidak
ketemu sama kamu, pasti kamu sudah tambah sukses sekarang…”

4. Paragraf Isi

Pada bagian ini adalah tempat dimana si penulis surat menyampaikan inti atau tujuan
dibuatnya surat tersebut. Sebuah surat pribadi juga harus memiliki tujuan yang jelas dan
disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti. Misalnya,

“Sofia, sahabat kecilku yang baik. Banyak yang terjadi di kampung kita sejak kamu pergi ke
kota. Banyak pembangunan infrastruktur yang dilakukan pemerintah, dan sekarang banyak
lowongan pekerjaan di sini. Saya ingin mengajak kamu bekerja di perusahaan keluargaku
yang mulai berkembang…”

5. Paragraf Penutup

Paragraf ini digunakan untuk menutup atau mengakhiri surat pribadi. Kata-kata yang
sering digunakan adalah harapan, mohon diri, permintaan maaf, dan lain-lain. Misalnya,

“Sofia, sekian dulu surat saya. Jika sempat, tolong dibalas ya. Jangan lupa, sampaikan
salam dari saya untuk Mama dan Papa mu…”

Contoh surat pribadi :

18
19
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

 Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kegiatan
resmi dan tidak resmi.
 Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya suatu tujuan.

20
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-pribadi.
https://lailyandriany.blogspot.com/2019/01/contoh-bentuk-bentuk-surat.html
http://srirantidv.blogspot.com/2017/04/jenis-jenis-surat-dan-bentuk-bentuk.html

21