KESANTUNAN PENULISAN SURAT DINAS

MAKALAH

Disusun untuk Memenuhi Tugas Diskusi Kelompok pada Mata Kuliah Bahasa
Indonesia Semester Satu yang Diampu oleh

OLEH :

SHINTA MAYANG SARI (G2A016053)

SITI MUHARROMAH MARIA HELA (G2A016059)

NISA ANI SAPUTRI (G2A016064)

PRAMESWARI AYU WINARSIH (G2A016067)

RIZALDY YUWANANDA (G2A016069)

JURUSAN S-1 KEPERAWATAN

FAKULTAS ILMU KEPERAWATAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

SEMARANG

2016/2017
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang,
Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ilmiah
tentang kesantunan penulisan surat dinas.

Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini.Untuk itu kami
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan
baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu, dengan tangan
terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki
makalah ilmiah ini.

Akhir kata kami berharap semoga makalah ilmiah tentang kesantunan penulisan
surat dinas ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

Semarang, 27 Oktober 2016

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................ii

DAFTAR ISI.............................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................

A. Latar Belakang................................................................................................1
B. Rumusan Masalah...........................................................................................1
C. Tujuan Penulisan.............................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN............................................................................................

A.Pengertian Surat Dinas....................................................................................3

B.Syarat-syarat Surat Dinas.................................................................................3

C.. Jenis-jenis SuratDinas....................................................................................3

D.Sistemati dan stuktur surat dinas.....................................................................5

E.Contoh surat dinas...........................................................................................9

BAB III PENUTUP.....................................................................................................

A. Kesimpulan....................................................................................................10
B. Saran..............................................................................................................10

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................11

SOAL DAN KUNCI JAWABAN…………..............................................................12

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga
dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan
permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta.
Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di
instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman,
pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang
isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat
seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas
ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum paham akan
sistematika cara penulisan surat dinas yang baik dan benar serta kita dapat membedakan format
dan jenis-jenis surat dinas yangkita temui. Oleh karena itu kami menyusun sebuah makalah yang
berjudul “Kesantunan Penulisan Surat Dinas”.

B. Rumusan Masalah
1. Apakah pengertian surat dinas?
2. Apa syarat sebuah surat dinas?
3. Apa saja jenis-jenis surat dinas?
4. Bagaimana sistematika dan struktur surat dinas?
5. Bagaimana contoh surat dinas?

1
C. Tujuan Penulisan

1. Menjelaskan pengertian surat dinas.

2.Menjelaskan syarat sebuah surat dinas.

3. Menjelaskan jenis-jenis surat dinas.

4. Menjelaskan sistematika dan struktur surat dinas.

5. Menjelaskan contoh surat dinas.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor
yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan
sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi
pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai
surat dinas (Arifin, 1987 : 9).
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain
yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu
mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat (Ritonga, 2010 : 56).
Jadi dari pengertian diatas surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh
sebuah intansi atau lembaga dengan tujuan keperluan dinas.

B. Syarat Surat Dinas

Menurut Sufanti (2005 : 144 ) berikut :
1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan
seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak
bertele-tele.
2. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah
dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan
menggambarkan citra pengirimnya.

C. Jenis-Jenis Surat Dinas

Menurut Damono (1979) ada beberapa macam jenis-jenis surat dinas yaitu sebagai
berikut :
1. Surat Permohonan

3
 Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu
seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan
untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan
mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural
organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah,
lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat
permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

a. Identitas pemohon.
b. Isi permohonan.
c. Tujuan dan alasan memohon.
d. Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e. Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru
yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya
mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk
surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a. Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah
pokok yang akan diberitahukan.
c. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.

3. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau
barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat
berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan

4
 tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat
oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan
seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat
keterangan ini, harus disebutkan:
a. data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b. data pribadi pihak vang diterangkan;
c. isi keterangan;
d. keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e. pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti
catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja
asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu
(Suparno, 2007 : 23).

D. Sistematika dan Struktur Surat Dinas

Menurut Kunjana (2007 : 14) sistematika dan struktur surat dinas adalah
sebagai berikut:
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada dibagian paling atas dari sitematika
surat dinas. Kepala surat berfungsi sebagai alamat atau identitas pengirim surat
karena dalam kepala surat memuat nama instansi atau organisasi.
Kepala surat yang lengkap harus berisi :
a. Nama instansi atau organisasi
b. Alamat lengkap
c. Nomor telepon

5
 d. Fax
e. Kode pos
f. Alamat
g. Logo atau lambang
Contoh :

2. Tanggal surat
a. Tanggal surat diketik disebelah kanan atas
b.Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan menggunakan angka.
Sebelum tanggal tidak diantumkan nama kota dan daerah, karena sudah
tercantum didalam kop surat. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap.
Contoh :

3. Nomor, lampiran dan perihal

a. Nomor Surat
Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar),
kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk :
1) Memudahkan mengatur penyimpanan.
2) Memudahkan mencarinya kembali.
3) Mengetahui banyak surat yang keluar.

6
 b. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Pada lampiran
dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu.
c. Perihal
Menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Perihal berisi topik sebuah
surat, seperti undangan atau permohonan dan edaran.
Contoh Nomor, lampiran dan perihal :

4. Alamat surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat
luar (pada amplop). Alamat surat merupakan petunjuk langsung bagi penerima
surat.
Contoh :

7
5. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Salam pembuka yang
lazim digunakan yaitu ungkapan “Dengan Hormat”.
Contoh :

6. Isi surat
Isi surat terbagi kedalam tiga bagian:
a. Paragraf pembuka
b. Paragraf isi
c. Paragraf penutup
d. Kalimat penutup
e. Salam penutup
f. Tanda tangan
g. Nama jelas atau penulis surat
contoh :

8
E. Contoh Surat Dinas

9
 BAB III

PENUTUP

A. Simpulan
Dari paparan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa surat dinas adalah suatu
surat resmi yang dibuat oleh sebuah intansi atau lembaga dengan tujuan keperluan dinas.
Pada surat dinas terdapat sistematika stuktur penulisannya yaitu kepala surat atau
kop surat, tanggal surat, nomor lampiran dan perihal, salam pembuka, isi surat. Kepala
surat atau kop surat disebut kepala surat karena letaknya berada dibagian paling atas dari
sitematika surat dinas. Kepala surat berfungsi sebagai alamat atau identitas pengirim
surat karena dalam kepala surat memuat nama instansi atau organisasi. Tanggal surat
ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan menggunakan angka. Sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota dan daerah, karena sudah tercantum didalam kop surat. Nama
bulan ditulis dengan huruf secara lengkap. Nomor surat resmi selalu diberi nomor urut
surat yang dikirimkan (surat keluar), kode surat, dan tahun. Lampiran melampirkan
berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Pada lampiran dituliskan berapa lembar
surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu. Perihal menunjukan isi atau inti surat
secara singkat. Alamat surat merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat. Salam
pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Salam pembuka yang lazim
digunakan yaitu ungkapan “Dengan Hormat”.Isi surat terbagi kedalam tiga bagian yaitu
paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, kalimat penutup, salam penutup, tanda
tangan, nama jelas atau penulis surat.

B. Saran

Kepada setiap instansi maupun organisasi perlu membuat buku panduan penulisan
surat dinas agar mahasiswa memahami aturan dalam surat dinas yang benar. Kepada
setiap mahasiswa lebih aktif untuk mencari referensi tentang surat dinas agar dapat
menyempurnakan format pembuatan surat dinas.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Syamsir. 1987. Pedoman Penulisan Surat Menyurat Indonesia. Padang: Angkasa Raya.

Damono, Sapardi Joko.1979. Novel Sastra Indonesia Sebelum Perang. Jakarta : Pusat
Pengembangan dan Pembinaan Bahasa.

Kunjana. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis. Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis.Medan : Bartong Jaya

Sufanti.Main. 2005. "Reposisi Pembelajaran Sastra Indonesia", dalam Pranowo, dkk (ed),
Bahasa, Sastra, dan Pengajarannya. Yogyakarta: Sanata Dharma University Press.

Suparno. 2007. Terampil Berbahasa Surat Menyurat. Jakarta: EGC.

11
Soal pilihan ganda

1. Di bawah ini yang merupakan fungsi surat adalah…

a. Alat komunikasi
b. Alat tukar
c. Alat transaksi
d. Bukti otentik
e. Jaminan kesejaheraan
2. Berikut adalah syarat-syarat surat dinas, kecuali…
a. Memiliki maksud yang jelas
b. Disusun dengan singkat
c. Memuat informasi yang kurang lengkap
d. Harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik
e. Memiliki format yang wajar dan menarik
3. Surat dinas atau resmi ialah…
a. Surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau organisasi/instansi yang
berisi masalah pribadi.
b. Surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untukkepentingan administrasi
pemerintahan yang berisi masalah kedinasan.
c. Surat resmi yang digunakan oleh perusahaan atau badan usaha yang berisi
masalah perniagaan atau perdagangan.
d. Surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba
(nonprofit).
e. Surat yang digunakan untuk mengutarakan perasaan
4. Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut…
a. Surat kerja, surat jalan, dan surat social
b. Surat biasa, surat jalan, dan surat rahasia
c. Surat social, surat konfidensial, dan surat biasa
d. Surat rahasia, surat konfidensial, surat kerja
e. Surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia
5. Secara umum bagian-bagian surat pribadi meliputi hal-hal berikut, kecuali…
a. Tanggal surat

12
 b. Alamat surat
c. Salam pembuka
d. Kalimat sapaan
e. Penutup
6. Bentuk surat adalah…
a. Bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri
b. Bentuk ulang yang ditulis secara lengkap dengan menggunakan tanda hubung.
c. Sehelai kertas atau lebih yang memuat bahan komunikasi yang dibuat seseorang
baik atas nama pribadi maupun organisasi
d. Pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat
e. Bentuk dasar berupa gabungan kata, awalan, atau akhiran, ditulis serangkai
dengan kata yang langsung mengikuti/mendahuluinya
7. Di dalam sebuah kalimat keterangan menjelaskan bagaimana, dimana atau kapan
peristiwa yang dinyatakan dalam kalimat tersebut. Keterangan didalam kalimat dapat
berupa, kecuali…
a. Keterangan tempat
b. Keterangan cara
c. Keterangan tujuan
d. Keterangan alat
e. Keterangan suasana
8. Berikut merupakan contoh surat resmi diantaranya adalah…
a. Surat pesanan
b. Surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas,
pengumuman, dan surat undangan rapat dinas
c. Surat permintaan penawaran
d. Surat penawaran jasa
e. Surat permohonan lelang
9. Penulisan kalimat dalam surat dinas yang benar harus memenuhi unsur-unsur berikut…
a. Subjek,objek,predikat
b. Subjek,objek,keterangan
c. Subjek,objek,predikat,keterangan

13
 d. Subjek,keterangan
e. Subjek,predikat,objek,waktu
10. Sebuah paragraph dalam penulisan surat dinas dapat dikatakan menjadi sebuah paragraf
yang baik apabila memiliki bebepa syarat – sayarat sebagai berikut…
a. Completeness, Unity, Coherence
b. Subjek,objek,predikat,keterangan
c. Surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia
d. Sebagai barometer kemajuan institusi dan sebagai medium komunikasi dan interaksi
e. Pembuka,isi,penutup

Essay.

1. Pengertian surat menurut Hutabarat adalah…

2. Menurut Bratawidjaya (dalam Suparno dkk 2007:6.7) surat dinas dapat diklasifikasikan
menjadi beberapa jenis. Sebutkan…
3. Sebutkan bagian-bagian surat pribadi meliputi menurut Ambary, (1994:22)

Kunci Jawaban

1. A
2. C
3. B
4. E
5. D
6. D
7. E
8. B
9. C
10. A

14
Essay.

1. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat bahan komunikasi yang dibuat
seseorang baik atas nama pribadi maupun organisasi
2. Klasifikasi beberapa jenis surat, menurut Bratawidjaya (dalam Suparno dkk 2007:6.7)
a) tujuan,
b) isi,
c) sifatnya,
d) sasaran,
e) tingkat kepentingan,
f) wujud,
g) ruang lingkup sasaran
3. Bagian-bagian surat meliputi:
a) tanggal surat dan nama kota dan pembuatan surat. alamat surat
b) salam pembuka
c) kata pendahuluan
d) isi surat
e) penutup
f) salam penutup
g) tanda tangan dan nama terang

15