MAKALAH

SURAT DINAS
Dosen Pengampu:
Faisol Hidayatulloh, S.Pd.,M.Pd

Disusun oleh :
Alya Fitriani Syafa’ah
2102040996

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK INFORMASI
UNIVERSITAS KH. A. WAHAB HASBULLAH
JOMBANG
2022
 KATA PENGANTARA

Assalamu’alaikum Wr Wb

Saya ucapkan rasa syukur saya kepada Allah SWT karena saya diberikan
kemudahan untfuk menyelesaikan tugas makalah ini tepat pada waktunya. Tanpa
pertolongannya saya tidak bisa menyelesaikan makalah ini dengan baik, Shalawat
serta salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad
SAW yang kita nanti-natikan syafa’atnya diakhirat nanti.

Kami juga mengucapkan terimakasih kepada bapak Faisol Hidayatulloh S.Pd.,M.Pd

selaku dosen mata kuliah Bahasa Indonesia ini , berkat tugas dari beliau saya dapat
menyelesaikan tugas ini, serta syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat Sehat-Nya, baik
berupa fisik yang sehat ataupu akal yang sehat, sehingga kami bisa menyelesaikan makalah yang
mempunyai judul “MAKALAH B.INDONESIA SURAT DINAS”.

Saya menyadari bahwa makalah ini jauh dari kata sempurna, dan masih banyak terdapat
kesalahan maupu kekurangan di dalamnya. Untuk itu kami mengaharapkan kritik,saran dan
masukkan untuk makalah ini. Agar makalah ini nantinya bisa menjadi makalah yang jauh lebih
baik lagi. Apabila banyak kesalahan dalam pembuatan dan penulisan makalah ini kami mohon
maaf yang sebesar-besarnya.

Waalaikumsalam Wr. Wb

Jombang, 24 Desember 2022

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTARA .......................................................................................................... iii

DAFTAR ISI............................................................................................................................. iv
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................................... 1
1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN .......................................................................................................... 2
2.1 Pengertian Surat Dinas ................................................................................................ 2
2.2 Jenis - jenis Surat Dinas .............................................................................................. 2
2.3 Bagian – bagian surat dinas ......................................................................................... 3
2.3.1 Kepala Surat ......................................................................................................... 3
2.3.2 Tanggal surat ........................................................................................................ 3
2.3.3 Nomor Surat ......................................................................................................... 3
2.3.4 lampiran ............................................................................................................... 4
2.3.5 Hal Surat .............................................................................................................. 4
2.3.6 Alamat surat ......................................................................................................... 4
2.3.7 Struktur Isi ........................................................................................................... 5
2.3.8 Penanggung jawab surat ...................................................................................... 6
2.4 Fungsi Surat Dinas ...................................................................................................... 6
2.5 Bahasa yang digunakan pada surat dinas .................................................................... 7
2.6 Contoh Surat Dinas ..................................................................................................... 7
BAB III PENUTUP ................................................................................................................ 10
3.1. Kesimpulan................................................................................................................ 10
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 11

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu organisasi atau instansi perusahaan pasti membutuhkan alat

komunikasi untuk menyampaikan sesuatu kepada orang lain yang dapat dilakukan
dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulis ataupun dilakukan secara langsung
maupun tidak langsung. Komunikasi yang sering digunakan sehari – hari adalah
menggunakan lisan yaitu berbicara secara langsung atau lewat perantara telefon.

Sedang komunikasi secara tidak langsung adalah tulis menulis. Komunikasi

seperti ini sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi atau instansi perusahaan, tulis
menulis digunakan dalam surat menyurat. Surat menyurat digunakan untu menyampaikan
sebuah informasi dari pihak satu ke pihak lain, surat menyurat dibuat dengan aturan –
aturan yang berlaku dalam surat.

Surat yang dibuat oleh lembaga baik pemerintah maupun swasta, apabila
digolongkan menurut sifatnya disebut surat dinas. Surat dinas merupakan surat yang di
keluarkan oleh pejabat atau lembaga yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis
mengenai masalah, tugas, kegitan kedinasan atau sebagai administrasi kedinasan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian surat dinas?

2. Apa ciri – ciri dari surat dinas?
3. Apa fungsi surat dinas?
4. Apa jenis – jenis surat dinas?
5. Bagaimana penulisan surat dinas yang baik dan benar?
6. Bagaimana sistematika dan struktur surat dinas?
7. Bahasa apa yang sebaiknya digunakan dalam surat dinas?
8. Bagaimana contoh surat dinas?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mampu memahami pengertian surat dinas

2. Mampu memahami jenis-jenis surat dinas
3. Mengetahui fungsi surat dinas
4. Mengetahui ciri – ciri surat dinas
5. Mengetahui sistematika dan struktur surat dinas
6. Mengetaui sarat penulisan surat dinas

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Dinas

Surat dinas yaitu surat yang berisi masalah–masalah kedinasan. Umumnya surat
ini di keluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintah. Oleh karena itu surat dinas juga
disebut dengan dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena surat dinas umumnya
dikeluarkan oleh jawatan atau kantor–kantor pemerintah. Namun surat dinas mungkin
pula di keluarkan oleh lembaga–lembaga swasta,atau oleh perseorangan. Maka surat itu
merupakan surat dinas karena surat tersebut isinya ditujukan untuk kepentingan
kedinasan, baik dinas di kalangan pemerintahan maupun kalangan swasta.

Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya

dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraph,
jika terdapat tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna
kalimat juga perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam
surat dinas hendaknya tidak terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping
memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk dipahami.

2.2 Jenis - jenis Surat Dinas

Berdasarkan wujudnya,surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat

bersampul.Warkat berarti “surat” atau “isi surat”. Warkat pos merupakan lembaran surat
yang dapat dilipat seperti surat tertutup.Dengan demikian,warkat pos merupakan surat
dinas yang tidak menggunakan amplop.Wujudnya berupa lembaran kertas surat yang
hanya berupa lipatan-lipatan.Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian
luarnya tercantum alamat surat beserta nama pengirimnya.Surat yang disajikan dalam
bentuk warkat,biasanya surat-surat yang tidak bersifat rahasia. Kemudian,surat
bersampul. Sesuai dengan namanya,surat ini menggunakan sampul atau amplop. Surat-
surat yang menyatakan banyaknya lampiran-lampiran itu tidak mudah tercecer, surat
bersampul tampak rapi dan lebih santun. Surat dinas yang mengutamakan kerahasiaan.

Berdesarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaannya, isi surat

terbagi ke dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia,dan biasa.Yang
pertama,surat sangat rahasia.Surat ini umunya berupa surat yang berhubungan erat
dengan keamanan sebuah negara dan biasanya dikeluarkan oleh dinas-dinas rahasia
negara,seperti badan intelijen negara atau dinas-dinas rahasia lainnya yang berada
dibawah instansi kepolisian atau kejaksaan. Surat semacam ini disebut dengan istilah
dokumen rahasia dan biasanya ditandai dengan SRHS atau SR(sangat rahasia), kemudian
surat rahasia. Surat ini berisi RHS atau R(rahasia) hanya boleh dibaca oleh pihak yang
dituju dalam surat itu. Hampir serupa dengan surat sangat rahasia,dikenal surat
konfidental,yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui atau dibaca pejabat yang
bersangkutan.Yang terakhir surat biasa. Surat ini bila dibaca pihak lain walaupun bukan
pihak yang dituju. Hal ini karena walaupun isi surat tersebut diketahui banyak orang,
tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya.

2
 Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat
khusus, surat kilat, dan surat biasa.Yang pertama, surat kilat khusus. Surat ini harus
diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepat-cepatnya. Baik penyelesaian
ataupun pengirimnya tidak boleh di tunda-tunda, tapi harus dilakukan dalam waktu yang
sesingkat-singkatnya.Yang termasuk dalam surat ini, misalnya surat panggilan kerja,
surat perintah, dan surat tugas.

2.3 Bagian – bagian surat dinas

2.3.1 Kepala Surat

Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat adalah
sebagai identitas diri bagi instansin yang terkait. Surat resmi pemerintah atau perusahaan
ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat
ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-
kantor cabang, bank-bank langgannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks,
kotak pos, dan faksimili. Oleh sebab itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan identisas
instansi tersebut secara jelas dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2) lambang atau
logo instansi, (3) alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor facsimile atau
surat elektronik (e-mail). Maka, unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal,yaitu:

A. Unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon.

B. Unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawaban atau simbol jawatan atau
perusahaan, nama bank langganan, alamat kantor cabang. Dan bidang usaha.

2.3.2 Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan
surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota
sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada pojok
kanan atas, sejajar dengan nomor surat. Penulisan tanggal surat dipisah oleh tanda koma
dan tidak boleh diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah
penulisan nama bulan jangan di singkat atau di tulis dengan angka (November menjadi
Nov, atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas.
Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun.

2.3.3 Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk
memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. Oleh
penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk
di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu Kembali jika
diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penggunaan
nomor surat berguna untuk:

3
 Memudahkan petugas kearsipan
 Memudahkan mengatur penyimpanan
 Memudahkan dalam pencariannya
 Mengetahui banyak surat yang keluar
 Mempercepat penyelesaian surat-menyurat (membalas surat)
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-kurangnya
penomoran surat menunjukan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan dan tahu surat,
contoh:

2.3.4 lampiran
Melampirkan berarti menyertakan suatu dengan yang lain. Lampiran
merupakan penjelasan dari jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan
melihat Kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.

Jika dokumen itu berjumlah satu lembar, harus disebut satu lembar, Namun,
jika terdiri atas satu berkas, lampiran berguna sebagai petunjuk bagi penerima surat
tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri.

 Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

 Penulisan kata lampiran boleh disingkat menjadi lamp. Atau tetap dituliskan utuh,
lampiran.
 Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumpakn lampiran
dalam surat itu
 Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apapun termasuk tanda baca titik(.).
 Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.

2.3.5 Hal Surat

Penulisan hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui
hal yang di bicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal
surat dituluiskan dengan singkat karena hal surat sama dengan judul karangan.

2.3.6 Alamat surat

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang
harus menerima surat. Selain itu, alamat dalam merupakan alamat yang ditulis surat dan
bahwa hanya dirinyalah yang berhak menerima surat tersebut. Alamat yang dituju ini
sebenarnya tercantum pula pada sampul surat atau pada alamat luar. Alamat pada surat
sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir surat dalam menyampaikan surat itu,
maka dari itu, kita harus cermat dan hati-hati dalam menulis alamat surat agar surat
sampai pada tujuan.

 Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat
dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih
menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan

4
 pemenggalan alamat tidak ada. Alamat yang cukup Panjang pun dapat dituliskan
tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
 Alamat surat tidak di awali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai
penghubung intarkalimat yang menyatakan arah.
 Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau yang terhotmat (tidak
diikuti titik).
 Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat
mencantumkan sapaan ibu, Bapak, saudara atau Sd.
 Jika nama orang yang dituju bergelar.
 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan
namanya,seperti Dr., Ir.,kata sapaan Bapak,Ibu,dan Saudara tidak
digunakan.Demikian juga,jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat,seperti
sersan atau kapten,kata sapaan Bapak,Ibu,atau Saudara tidak digunakan.Jika yang
dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi
tertentu,kata sapaan tidak digunakan.Ketetntuan-ketentuan ini bertujuan agar
sapaan Bapak,Ibu,atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar,pangkat,atau dengan
jabatan.
 Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat.Nama gang,nomor,RT,dan RW
dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.Nama kota dan provinsi
dituliskan dengan huruf awal kapital,tidak digarisbawahi atau diberi tanda baca apa
pun.Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos,jika kota itu
telah memilikinya, contoh:

2.3.7 Struktur Isi

a) Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk untuk mengajak pembaca
surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Alinea ini
selain berfungsi untuk pengantar isi surat juga harus menyesuaikan dengan isi surat.
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraph pelmbuka pada
surat dinas ditandai dengan ini, Bersama ini, atau berkenan dengan .
b) Paragraf Isi Surat
merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang di
kemukakan atau yang dikehendaki oleh pengrim surat. Setiap paragraf isi surat hanya
berbicara tentang satu masalah itu di tuangkan dalam paragraph yang berbeda.
Kalimat – kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak
menimbulkan salah tafsir. Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan,
hormat dan sopan.
c) Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan atau isi surat.
Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih
kepada penerima surat, dan di dalamnya biasanya berisi simpulan, harapan, ucapan
terimakasih, atau ucapan selamat. Paragraf penutup berfungsi untuk mengakhiri
pembicaraan dalam surat.

5
 d) Salam Penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah
berkomunikaso dengan pembaca surat. Salam penutup di cantumkan di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim.
Salam penutup yang sering digunakan adalah hortmat kami, hormat saya, salam
takzim, salam kami, dan wasalam. Hal-hal penting perlu diperhatikan dalam
penulisan salam penutup salam penutup , yaitu; diawali dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda koma. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma (,). Bila
tidak ada salam pembuka, tidak perlu di cantumkan salam penutup, contoh:
e) Tanda Tangan Pengirim.
Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat
pengirim atau penanggung jawab.
f) Tembusan
Salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fugsional terkait.
Contoh :

2.3.8 Penanggung jawab surat

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang,yaitu pemegang pimpinan suatu instansi,lembaga,atau organisasi.Nama
jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap
kata ditulis kapital ,tanpa diberi kurung dan tanpa di beri tanda baca apa pun.Di
bawah nama penanda tangan dicantumkan naman ama jabatan sebagai identitas
penanda tangan tersebut.Jika akan dicantumkan Nomor Induk Pegawai pejabat yang
bersangkutan,oencantumannya di antara jelas dan jabatan.

2.4 Fungsi Surat Dinas

1. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal – hal khusus yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
2. Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak dimana isinya bisa
dipertanggung jawabkan.
3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan sesuatu kegiatan dimana surat resmi
berisi tentang langkah – langkah kerja atau sesuatu keperluan tertentu.
4. Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, bagi perorangan maupun
oraganisasi atau lembaga
5. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba – tiba diperlukan. Hal ini
biasanya yang membuat surat dinas di arsipkan.

6
2.5 Bahasa yang digunakan pada surat dinas

Bahasa surat dinas memiliki ciri khas yang berbeda dengan bahasa dalam surat
kabar. Bahasa dalam surat dinas memiliki ciri efektif. Bahasa yang efektif adalah
bahasa yang sederhana, lugas, dan dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai
dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. Kesederhanaan ditandai
dengan penggunaan kata-kata yang mudah dipahami. Kelugasan ditandai dengan
penggunaan kata-kata yang tidak.

2.6 Contoh Surat Dinas

7
8
9
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi menggunakan alat

yaitu berbentuk kertas yang di dalamnya terdapat tulisan-tulisan yang ter struktur
dan mempunyai tujuan. Surat menyurat merupakan bagian penting dalam sebuah
perusahaan atau sebuah organisasi. Karena surat merupakan salah satu alat
komunikasi yang tertulis dan bisa menyampaikan pesan, tugas maupun berita
dengan secara jelas. Karena itu sangat penting dalam membantu memperlancar
tercapainya tujuan suatu perusahaan atau organisasi. Tetapi dalam surat menyurat
juga harus memahami bagaimana menulis surat yang benar dan memakai bahasa
yang baik dan benar agar tidak terjadi salah paham dan akan berdampak negatif
untuk suatu perusahaan maupun organisasi.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat menyurat

adalah salah satu bagian komunikasi yang penting dan sering digunakan di sebuah
instansi perusahaan ataupun di dalam organisai. Surat dinas juga adalah surat
yang yang terstruktur rapi dengan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
Surat adalah aspek yang penting karena berdampak membina hubungan baik
antara suatu lembaga dengan publiknya atau sebuah organisasi dengan
anggotanya. Dengan adanya surat mempermudah komunikasi atau menyampaikan
informasi ke staffvperusahaan ataupun ke perusahaan lain, dan di dalam organisasi
surat menyurat juga sangat penting untuk menyampaikan informasi kepada
organisasi lainnya.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Satata, Sri dan Devi Suswandari. 2012. BAHASA INDONESIA Mata Kuliah
Penembangan Kepribadian. Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media
Hardi, M. 2021. SURAT DINAS: Definisi, Jenis, Fungsi, Struktur dan 4-Contonya.
https://www.gramedia.com/literasi/surat-dinas/#:~:text=Fungsi%20Surat%20Dinas,-
Sumber%3A%20Pexels&text=Sebagai%20sarana%20informasi%20atau%20pemberitahu
an,cetak%20dimana%20isinya%20bisa%20dipertanggungjawabkan.
Abdullohaja. 2014. Makalah Surat Resmi,
http://abdullohaja.blogspot.com/2014/01/makalah-surat-resmi.html

11