MAKALAH

PENULISAN SURAT RESMI YANG BAIK DAN BENAR

PEMBIMBING : SUSI SUSILOWATI, M.Pd

DISUSUN

KELOMPOK 4

1. HAYLA WATI
2. ERMA LINDA
3. LENI LIDYA
4. RIKA SUSANTI
5. LISA SEPTIA

IAI AN NUR LAMPUNG

KAMPUS SIDOMULYO

KABUPATEN LAMPUNG SELATAN

 KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena telah memberikan kesempatan pada
penulis untuk menyelesaikan makalah ini. Atas rahmat dan hidayah-Nya lah penulis dapat
menyelesaikan makalah yang berjudul Penulisan Surat Resmi Yang Baik dan Benar tepat
waktu.
Makalah Penulisan Surat Resmi Yang Baik dan Benar disusun guna memenuhi tugas
Pembimbing ibu Susi Susilowati, M.Pd pada Mata Kuliah Bahasa Indonesia di IAI AN NUR
Lampung. Selain itu, penulis juga berharap agar makalah ini dapat menambah wawasan bagi
pembaca tentang Penulisan Surat Resmi Yang Baik dan Benar.
Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Ibu Susi Susilowati, M.Pd selaku
dosen mata kuliah Bahasa Indonesia. Tugas yang telah diberikan ini dapat menambah
pengetahuan dan wawasan terkait bidang yang ditekuni penulis. Penulis juga mengucapkan
terima kasih pada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan makalah ini.
Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan
saran yang membangun akan penulis terima demi kesempurnaan makalah ini.

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

Judul…………………………………………………………………………….. i

Kata Pengantar …………………………………………………………… ii

Daftar Isi …………………………………………………………………… iii

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………….. 1

1.1. Latar Belakang Masalah…………………………………………………….. 1

1.2. Rumusan Masalah……………………………………………………………. 1

1.3. Tujuan Masalah………………………………………………………………. 1

1.4. Manfaat Penulisan……………………………………………………………. 1

BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………………. 3

2.1. Pengertian Surat……………………………………………………………… 3

2.2. Jenis Surat……………………………………………………………………. 3

2.2.1. Berdasarkan Sifat Surat……………………………………………….. 3

2.2.2. Berdasarkan Wujud……………………………………………………. 3

2.2.3. Menurut Asal…………………………………………………………… 4

2.2.4. Menurut Kegiatan………………………………………………………. 4

2.2.5. Menurut Penyebaran (Sasaran)…………………………………………. 4

2.2.6. Menurut Keamanan Isi………………………………………. ……….. 4

2.2.7. Menurut Proses Penyelesaian………………………………………….. 5

2.2.8. Menurut Tujuan………………………………………………………… 5

2.3. Pengertian Surat Resmi ……………………………………………………… 6

2.4. Bentuk-Bentuk Surat …………………………………………………… 6

2.5. Penulisan Bagian-Bagian Surat……………………………………………… 7

2.6. Contoh Surat Resmi ………………………………………………………… 10

iii
BAB III PENUTUP……..………………………………………………………… 11

3.1. Kesimpulan…………………………………………………………………… 11

3.2. Saran………………………………………………………………………….. 11

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………….. 12
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang
sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas
tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada
pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui
agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai
dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

1.2. Rumusan Masalah

a. Apa yang dimaksud dengan surat?
b. Apa saja jenis – jenis dari surat?
c. Apa pengertian surat resmi?
d. Bagaimana bentuk-bentuk surat?
e. Apa saja bagian penulisan surat (Lampiran, hal, tanggal, alamat, tembusan, ttd, dan
cap
pada Instansi)?
f. Bagaimana contoh surat resmi?

1.3. Tujuan Penulisan

a. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan surat?
b. Untuk mengetahui apa saja jenis – jenis dari surat?
c. Untuk mengetahui pengertian surat resmi?
d. Untuk mengetahui bentuk-bentuk surat?
e. Untuk mengetahui apa saja bagian penulisan surat (Lampiran, hal, tanggal, alamat,
tembusan, ttd, dan cap pada Instansi)?
f. Untuk mengetahui contoh surat resmi?

1.4. Manfaat Penulisan

a. Bagi masyarakat
Menyadari bahwa pentingnya surat menyurat dalam kehidupan sehari-hari

1
b. Bagi mahasiswa
Memberi referensi baru dalam hal surat menyurat terutama surat lamaran kerja.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN SURAT

Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang memiliki
unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam
pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Surat memiliki berbagai jenis dan
macam sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk penerima.

2.2. JENIS SURAT

Dalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat dikategorikan
menurut beberapa kategori seperti:

2.2.1. Berdasarkan sifat surat

 Surat pribadi
Dari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh
individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah lingkup pribadi dari
pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan yang mencakup ruang kecil.

 Surat resmi pribadi

Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan tetapi
melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan. Contohnya adalah surat lamaran
pekerjaan, surat pengunduran diri

 Surat dinas
Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi secara
resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki dua jenis yang berbeda yaitu
surat dinas pemerintahan dan swasta.

 Surat niaga
Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat oleh perusahaan
perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual beli.

2.2.2. Berdasarkan wujud

 Surat biasa
Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan dapat
dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.

 Memo dan nota

Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal perusahaan
yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.

3
  Surat tanda bukti
Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya tanda terima,
faktur, kwitansi

 Surat terbuka
Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi atau
kelompok dan dimuat di media masa.

 Surat tertutup
Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak dimuat di
media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.

2.2.3. Menurut asal

 Surat masuk
Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau
instansi dari pihak luar

 Surat keluar
Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau
instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat

2.2.4. Menurut kegiatan

 Surat eksternal
Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari perusahaan.

 Surat internal
Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari perusahaan itu
sendiri.

2.2.5. Menurut penyebaran (sasaran)

 Surat biasa
surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu yang terlibat dan
hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim.

 surat edaran
seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau didistribusikan kepada
khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan tertentu.

2.2.6. Menurut keamanan isi

 Surat biasa

4
Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak berakibat buruk
bagi perusahaan tersebut.

 Surat rahasia
Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang yang tidak
bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan akibat buruk.

 Surat sangat rahasia

Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja yang dapat
membuka dan membacanya.

2.2.7. Menurut proses penyelesaian

 Surat biasa
Pada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan proses penerimaan dan
waktu penyelesainnya tidak mendesak.

 Surat segera
Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang segera dan cepat.

 Surat sangat segera

Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena segera diperlukan
dan waktunya sangat mendesak.

2.2.8. Menurut tujuan

 Pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang disampaikan
oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.

 Perintah
Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.

 Permintaan
Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu barang atau
jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan dapat tercapai dan
terwujud.

Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan sebuah
komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan. Dengan begitu surat dapat
dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya tidak sembarangan dalam
pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis dan kategori dari persuratan itu sendiri, agar
penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat yang diterima.

5
2.3. PENGERTIAN SURAT RESMI

Dilansir dari buku Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas (2021) oleh
Ruslan, surat resmi merupakan surat untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu
baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan
komunikasi satu sama lain secara resmi. Surat resmi ditulis dengan berdasarkan kaidah dan
juga aturan yang sudah ditentukan, seperti bahan baku, isi surat yang jelas dan efektif, serta
ditulis secara cermat.

2.4. BENTUK-BENTUK SURAT

Menurut pola umum dalam surat menyurat dikenal 6 (enam) macam bentuk surat, yaitu :

1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya
surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga kaki
surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar alias
semuanya rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap
mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku.

2. Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)

Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat,
diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari
pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada dalam surat undangan pernikahan.

3. Block Style (Bentuk Lurus)

Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor,
alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal
alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada
penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan
ditempatkan di sisi kanan surat.

4. Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan
yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat
indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok masuk
lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya. Pada
bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup
diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru,
pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya
cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat
menggunakan bentuk surat ini ya.

6
5. Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)

Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk
alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi hanya di awal alinea saja yang
dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima
hentakan dari margin kiri.

6. Official Style (Bentuk Resmi)

Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk
surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan
tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi
penandatanganannya berada di kanan. Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi
suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri
menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan,
tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.

2.5. PENULISAN BAGIAN-BAGIAN SURAT

Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat memuat
informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi
kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan pengirimnya.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan
dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali
jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan
kembali.

3. Nomor Surat

Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar. Penggunaan nomor surat
biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan
surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta
mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.

4. Lampiran yang Disertakan

Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau
dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau
dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang

7
disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan
bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.

5. Hal/Perihal

Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan
dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul
pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf
kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal
juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam
pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di
sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di
bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh
ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan
menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

7. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan
santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka
diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi surat

Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang
perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk
karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan
bagian penutup.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai
ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus
ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan. Nama yang
tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggung
jawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga
berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.

8
Bentuk-bentuk surat merupakan susunan atau letak bagian bagian surat (lay out). Bagian
surat merupakan peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses itu
sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam menggunakan bentuk
surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat selalu dipakai dalam pekerjaan, kedinasan
dan juga keorganisasian. Bukan hanya itu, surat juga memiliki bentuk susunan atau bentuk
struktur yang berbeda dengan lainnya.

9
2.6. CONTOH SURAT RESMI

10
 BAB III

PENUTUP

3.1. KESIMPULAN

Demikianlah makalah tentang Penulisan Surat Resmi Yang Baik dan Benar yang kami
susun,saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat kami harapkan demi menambah
wawasan kami selaku penulis.

Akhir kata kami mengucapkan banyak terimakasih kepada pembaca, semoga makalah
tentang Penulisan Surat Resmi Yang Baik dan Benar ini bermanfaat.

3.2. SARAN

Demi sempurnanya makalah ini, diharapkan saran dari rekan-rekan mahasiswa IAI AN NUR
Kampus Sidomulyo agar memberi kritik dan sarat terkait dengan materi “Penulisan Surat
Resmi yang Baik dan Benar”.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Amir, Amrani.2022.”Penulisan Surat Resmi yang Baik dan Benar” Vol.1, No. 1, Hal. 445-

478.

http:// jurnal, Intan.ac.id/index.php/Jvip/article/Vielo/59

Liusti, Siti Ainim. 2016. “Contoh-Contoh Surat Resmi”. Jurnal Adabiyyat. Vol. 15, No. 2,

Hal. 159-175.

http://e journal.uin-suka.ac.id/ada/Adabiyyat/article/view/15203/761

Mariana, Siska. 2019. “Pengertian Surat Resmi”. Jurnal Metafora. Vol.5 No 2, Hal. 131-140

http://jurnalnasional.ump.ac.id/index.php/METAFORA/article/view/5079.

12