KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat rahmat,
taufik, dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini. Tak lupa shalawat
serta salam atas junjungan Nabi Besar Muhammad SAW yang telah diutus kemuka bumi ini
sebagai Rahmatanlil Alamin.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata pelajaran Bahasa Indonesia yang
membahas tentang macam-macam surat. Dalam makalah ini diharapkan dapat membuka
wawasan berpikir dibidang terkait dengannya.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Semoga makalah ini memberikan informasi bagi kita semua dan bermanfaat untuk
pengembangan ilmu pengetahuan.

Baturaja, 9 Oktober 2022

Kelompok 5

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................i

DAFTAR ISI......................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang.........................................................................................................1
B. Rumusan Masalah....................................................................................................1
C. Tujuan......................................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat.......................................................................................................3
B. Fungsi Surat.............................................................................................................3
C. Jenis-jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya...................................3
D. Jenis-jenis surat berdasarkan isinya.........................................................................7
E. Jenis-jenis surat berdasarkan banyaknya sasaran...................................................12

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan..............................................................................................................13
B. Saran........................................................................................................................13

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................14

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan
sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling
efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang
dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber
aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang
dikeluarkan oleh organisasi/lembaga,

Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada
perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan
dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi
sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada
perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak
perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi
melainkan diwakili oleh surat

Namun terkadang kita tidak mengerti apa saja jenis-jenis surat. Untuk itu, dalam
makalah ini akan dibahas mengenai jenis-jenis surat berdasarkan kepentingan dan
pengirimnya, isinya, dan banyaknya sasaran. Dalam makalah ini, terdapat contoh-contoh dari
jenis-jenis surat tersebut, sehingga dalam membuat surat tidak lagi mengalami kesulitan.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan masalah yang akan dibahas adalah
sebagai berikut:

1. Apa saja yang temasuk jenis-jenis surat berdasarkan kepentingan dan

pengirimnya?
2. Apa saja yang temasuk jenis-jenis surat berdasarkan isinya?
3. Apa saja yang temasuk jenis-jenis surat berdasarkan banyaknya sasaran?

1
C. Tujuan

1. Untuk mengetahui jenis-jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya.

2. Untuk mengetahui jenis-jenis surat berdasarkan isinya.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat berdasarkan banyaknya sasaran.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari
satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah
satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:

1. Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.

2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan.
4. Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam bahasa tulis
dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

B. Fungsi Surat
1. Surat sebagai alat komunikasi.
2. Surat sebagai wakil penulis.
3. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
4. Surat sebagai bukti tertulis

C. Jenis Surat Berdasarkan Kepentingan dan Pengirimnya

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di
bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang baik itu untuk teman, sahabat, guru, orang
tua dan yang lainnya. Dalam membuat sebuah surat pribadi biasanya tidak ada batasan atau
aturan-aturan dan selalu menggunakan bahasa yang beragai, ada bahasa indonesia, bahasa
inggris, bahasa jawa, bahasa sunda.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

 Tidak menggunakan kop surat,

 Tidak ada nomor surat,
 Salam pembuka dan penutup bervariasi,

3
 Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis,
 Format surat bebas.

2. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan kedinasan , baik
perseorangan , instansi , maupun organisasi. Surat dinas biasanya dibuat oleh seseorang yang
berkedudukan sebagai pejabat disebuah instansi terkait sehingga surat ini dapat disebut juga
surat pejabat. Surat dinas merupakan surat resmi karena dikeluarkan oleh sebuah instansi.

Syarat sebuah surat dinas :

 Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan
seenaknya,
 Isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
 Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah
dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
 Harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Macam-macam surat dinas:

 Surat undangan rapat yaitu surat yang menyampaikan informasi mengenai rapat,
 Surat permohonan, misalnya permohonan izin suatu tempat,
 Surat edaran, misalnya edaran dari pejabat yang berwenang kepada seluruh
bawahannya,
 Surat panggilan yaitu surat yang digunakan untuk mengundang seseorang untuk hadir.

Ciri-ciri surat dinas :

 Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan,

 Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal,
 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku,
 Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi,
 Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat,
 Format surat tertentu.

Fungsi surat dinas :

4
  Dokumen bukti tertulis,
 Alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip,
 Bukti sejarah atas perkembangan instansi,
 Pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi,
 Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
bicaranya.

Bagian-bagian surat dinas:

a. Kepala/kop surat
 Kop surat terdiri dari:Nama instansi/Lembaga
 Alamat surat
 Logo instansi/Lembaga
b. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
c. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
d. Hal, berupa garis besar isi surat
e. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
f. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
g. Salam pembuka
h. Pembuka
i. Isi surat
j. Penutup surat
k. Salam penutup
l. Pengirim surat, tanda tangan, nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
m. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan.

Cara Membuat Surat Dinas yang Baik:

 Surat disusun sesuai dengan teknis penyusunan surat dinas, seperti menyusun tata
letak bagian-bagian surat mulai dari kepala surat, tanggal surat, nomor surat, hingga
jabatan,
 Bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar, bahasa yang baku sesuai
dengan tata aturan kaidah bahasa Indonesia,
 Isi surat harus jelas, singkat, dan eksplisit agar mudah dipahami oleh penerima surat,

5
  Penulis surat harus mengetahui posisi dan bidang tugasnya,
 Memahami aturan-aturan yang berhubungan dengan masalah,
 Berhubungan dengan ketatausahaan,
 Memahami tentang masalah yang dipersoalkan.

3. Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang isinya berupa tawaran, jual-beli yang berhubungan
dengan barang/jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan perniagaan. Surat ini
berguna untuk membangun kerja sama dengan pihak lain sehingga harus disusun dengan
baik.

Jenis-jenis surat niaga:

 Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa
yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirim surat (calon pembeli/pengguna
jasa).
 Surat permintan penawaran barang
Surat permintaan penawaran barang adalah surat yang dikirimkan kepada
penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan
keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.
 Surat pemesanan
Surat pemesanan ialah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang
berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.
 Surat klaim (Pengaduan)

Surat klaim adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual,

karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.

 Surat pengantar barang

Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar barang dari penjual kepada
pembeli atau pengantar paket barang-barang dan sebagainya.
 Surat pengiriman Pembayaran

6
 Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dikirimkan pembeli kepada
penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran
segera penuhi sesuai dengan yang telah disepakati.
 Surat Tagihan
Surat tagihan meruupakan surat yang dibuat oleh penjual atau pedagang
(kreditur) yang berisi peringatan/ mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk
membayar sejumlah uang atas barang-barang yang dibelinya. Dengan kata lain, surat
tagihan dibuat karena pihak pembeli belum membayar atau tidak mengirimkan uang
pembayaran pada tanggal pelunasan yang telah disepakati bersama.

Dalam menulis surat niaga ada hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:

 Menetapkan tujuan
 Menetapkan isi surat
 Nama dan jenis barang
 Merk dan kualitas barang
 Banyak barang yang ditawar
 Penetapan tata urutan isi surat
 Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu
 Hindari penggunaan singkatan

D. Jenis Surat Berdasarkan Isinya :

 Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang isinya memberitahukan tentang suatu
hal dari perseorangan atau organisasi kepada pihak lain (perseorangan atau organisasi)
secara efektif dan formal.

Macam-macam Surat Pemberitahuan :

Semua surat pada dasarnya berisi informasi atau menginformasikan sesuatu.

Informasi yang disampaikan melalui surat dapat dibedakan atas dua macam :

1) Informasi yang bersifat mengabarkan dan

2) Informasi yang tidak sepenuhnya mengabarkan

Jika ditinjau dari sifat berita yang disampaikan, isi surat pemberitahuan dapat
dibedakan atas dua macam:

7
 1) Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengirim surat
2) Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang telah
diterima sebelumnya.

Ciri-ciri Surat Pemberitahuan

Ciri yang membedakan surat pemberitahuan dari surat-surat lain yang sifatnya juga
mengabarkan adalah pada sifat pengabaranya. Surat pemberitahuan pada dasarnya semata-
mata bersifat mengirim kabar atau berita (news), sedangkan surat lainnya tidak semata-mata
bersifat mengirim kabar. Selain mengabarkan, surat-surat yang lain itu mengandung maksud
khusus yang tergambar pada nama suratnya, yaitu menawarkan, memesan, memohon,
melamar dan sebagainya.

Surat pemberitahuan dapat digunakan untuk memberitahu sesuatu, misalnya

perubahan nomor telepon,pindah alamat, pembukaan cabang baru, perubahan hargadan
keperluan lain yang bersifat mengabarkan. Keanekaragaman tersebut diatas menunjukan
demikian luasnya ruang gerak pemakaian surat pemberitahuan bagi sebuah organisasi.

Isi Surat Pemberitahuan

1) Bagian pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah pokok
surat.
2) Bagian isi, yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari
masalah pokok yang akan diberitahukan.
3) Bagian penutup, yaitu bagian yang pada umumnya berisi harapan agar pihak yang
dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan bila perlu dalam bagian ini pengirim
surat dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat.

 Surat Keputusan

Surat keputusan adalah berisi sebuah keputusan oleh kelompok, instansi, lembaga,
atau perorangan tentang sebuah keputusan yang telah/akan diambil. Seperti halnya jenis-jenis
surat lainnya, surat keputusan juga memiliki banyak variant. Ada surat keputusan untuk
pengangkatan karyawan, surat keputusan untuk meniadakan gugatan, dan masih banyak lagi.

8
Isi surat keputusan:

1) Konsiderans

Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang menjadi
pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat dalam konsiderans adalah
nama undang-undang, keputusan terdahulu, peraturan, usul, dan saran yang dirinci
kedalam sub topik menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan
memperhatikan.

Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib karena

dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan. Isi
konsiderans minimal dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut, yang paling
penting dan harus dipakai dalam setiap keputusan adalah sub topik menimbang dan
mengingat.

2) Desideratum
Isi surat keputusan yang dinamakan desideratum adalah bagian yang berisi
tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat. Setiap surat keputusan pasti
mengandung tujuan. Tujuan itu dapat satu atau lebih.
Berbeda dengan keberadaan konsiderans yang selalu harus dinyatakan secara
eksplisit melalui subtopik yang telah disebutkan sebelum ini, keberadaan desideratum
dapat saja secara implisit. Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat didalam
konsiderans atau didalam diktum, atau didalam konsiderans dan diktum.
Keberadaan desideratum dikatakan tersirat atau implisit karena tidak ada
notasi tujuan untuk menendai atau mengawali bunyi desideratum. Namun, tanpa
notasi tujuan pun desideratum dengan mudah dapat diketahui.
3) Diktum
Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan.
Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apasaja ayng akan ditetakan oleh
pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum.

 Surat Permintaan

Surat Permintaan Penawaran adalah sebuah surat yang berisi tentang informasi rinci
mengenai produk yang ditawarkan oleh penjual. Tujuan dari pembuatan surat permintaan

9
penawaran ini adalah supaya pembeli tidak merasa kerugian dalam membeli sebuah produk
yang telah ditawarkan oleh penjual.

 Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang
berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat
dengan bentuk seperti surat dinas biasa dan dapat pula dibuat dengan bentuk berkolom.

Surat pengantar ini banyak macamnya diantaranya contoh surat pengantar proposal,
contoh surat pengantar barang, contoh surat pengantar proposal kegiatan, contoh surat
pengantar lamaran kerja, contoh surat pengantar dinas, contoh surat pengantar peneliti.

Bagian-bagian surat pengantar:

a. Kepala surat.
b. Pembuka surat yang terdiri dari: kata surat pengantar, nomor, dan tujuan surat.
c. Isi surat.
d. Penutup surat.
e. Surat Penawaran.
f. Surat Penawaran adalah Surat yang gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada
perusahaan atau organisasi tertentu, biasanya berupa barang atau jasa.

Fungsi :

a. Perkenalan produk
b. Promosi
c. Meningkatkan pemasaran
d. Menjalin hubungan
e. Memperluas jaringan

Sifat :

a. Bebas : Jika ada perubahan harga, penjual tidak perlu memberitahu.

b. Terikat : Penjual perlu memberitahu jika tidak ada perubahan harga.
c. Berjangka : Penawaran yang sifatnya semantara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat penawaran :

a. Nama/jenis

10
 b. Jumlah
c. Merk
d. Harga
e. Diskon
f. Syarat pembayaran
g. Syarat penyerahan
h. Cara pengiriman
i. Sifat penawaran
j. Mutu

6. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat dari seseorang yang memerlukan pekerjaan
(pelamar) kepada orang atau pejabat yang dapat memberi pekerjaan atau jabatan. Melalui
surat lamaran itu pelamar minta agar ia diberi pekerjaan. Surat lamaran pekarjaan dapat juga
di artikan sebagai surat dari calon karyawan kepada calon majikan yang berisi permintaan
agar calon karyawan di beri pekerjaan oleh calon majikan.

Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat dengan dua cara yaitu:

a. Surat lamaran pekerjaan yang di gabungkan dengan riwayat hidup (curriculum vitae).
Dalam model ini riwayat hidup termasuk isi surat. Karena isinya berupa gabungan,
model ini juga disebut model gabungan.
b. Surat lamaran yang dipisahkan dari riwayat hidup. Dalam model ini riwayat hidup
merupakan lampiran. Karena itu model ini juga disebut model terpisah. Dalam
praktek pemakaian. yang banyak dipakai adalah model terpisah. Walaupun dalam
pembuatannya memerlukan dua kali kerja, namun surat lamaran model ini lebih
digemari oleh pencari kerja karena suratnya tidak panjang.

Sumber-sumber Lamaran Pekerjaan :

a. Sumber lowongan pekerjaan tanpa sumber tertentu

b. Sumber lowongan dari media tertentu
c. Sumber lowongan dari referensi pihak tertentu

Hal–hal yang harus dicantumkan dalam surat lamaran pekerjaan agar tercapai tujuan
pembuatannya di antaranya :

11
 a. Menyebutkan sumber lamaran,
b. Identifikasi diri lengkap dari pelamar. Identitas diri dari pelamar meliputi nama,
alamat, nomor telepon, hand phone, atau alat bantu komunikasi lainnya. Identitas diri
dari pelamar harus memudahkan pihak perusahaan menghubungi pelamar.
c. Posisi yang dikehendaki,
d. Riwayat pendidikan,
e. Riwayat pekerjaan ( bila ada ),
f. Kemampuan lain yang dimiliki ( bila ada ),
g. Referensi ( bila ada dan Anda memandang pihak pemberi referensi mempunyai
pengaruh terhadap pengambilan keputusan ).

Bagian-bagian surat:

a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal pembuatan surat
c. Nomor surat
d. Lampiran
e. Hal atau perihal
f. Alamat tujuan
g. Salam pembuka
h. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :pembuka, isi penutup
i. Salam penutup
j. Tanda tangan dan nama terang
k. Jabatan
l.
E. Jenis-jenis surat berdasarkan banyaknya sasaran
a. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu kepada
masyarakat luas. Pengumuman ada yang bersifat resmi dan tidak resmi. Isi
pengumuman bermacam-macam antara lain: pelarangan, lelang barang, lomba,
kegiatan, penawaran, penerimaan pegawai, penerimaan siswa atau mahasiswa, dan
sebagainya.

Sistematika surat pengumuman adalah:

 Kop surat (bila ada)

12
  Judul surat
 Nomor surat
 Kalimat pembuka surat pengumuman
 Isi pengumuman
 Kalimat penutup pengumuman
 Tanggal, bulan, tahun pengumuman dibuat
 Identitas pembuat atau penanggung jawab pengumuman.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Adapun Kesimpulan yang dapat saya tarik yaitu sebagai berikut :

1) Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesann,
pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
2) Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk menghemat waktu,
tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis.
3) Jenis-jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya terdiri dari surat pribadi, surat
dinas dan surat niaga.
4) Jenis-jenis surat berdasarkan isinya terdiri dari Surat pemberitahuan, Surat Keputusan, Surat
Permintaan, Surat Pengantar, Surat Penawaran dan Surat Lamaran Pekerjaan.
5) Jenis-jenis surat berdasarkan banyaknya sasaran adalah Surat Pengumuman.

B. Saran

Diharapkan pada saat menulis surat memperhatikan langkah-langkahnya agar tidak

terjadi kesalahan dalam pembuatannya.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Kustiawan, Nanang.2003.Mebuat Surat Dinas/resmi.Surabaya:Pustaka Media.

Darma, Yoce Aliah.2009.Menulis Surat Dinas Lengkap.Bandung:Yrama Widya.

http://www.google.com/artikel-surat-menyurat.

http ://www.bahasaindonesia.com.

Suryanto , Alex , Haryanta , Agus . 2006 . Bahasa dan Sastra Indonesia.Tangerang

14