SURAT NIAGA

A. Pengertian Surat
Surat sebagai alat komunikasi tertulis mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari,baik untuk kepentingan dinas, kepentingan niaga maupun kepentingan pribadi. Mengingat surat mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia komunikasi, maka surat harus ditangani secara khusus dan profesional oleh orang-orang yang betul-betul mampu menanganinya secara baik dan terorganisir. Pengertian surat dalam lingkup administrasi adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun jabatannya dalam organisasi dalam maksud tertentu. Informasi dapat berupa pemberitahuan, keterangan, tuntutan, sanggahan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan lainlain. Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah : 1. surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci dan terurai secara gamblang. 2. Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang dapat disadap oleh orang lain. 3. Setiap menyampaikan berita, kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan saksama untuk menghilangkan perasaan tidak enak. 4. Efektif, karena informasi itu asli dan sesuai dengan sumbernya. 5. Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah. 6. Surat lebih memasyarakat, siapa saja dapat melakukan dan melaksanakannya. 7. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.

Untuk menulis surat, seorang harus pandai merumuskan buah pikirannya dengan jelas dan mudah dimengerti si penerima surat. Untuk menulis surat yang baik, tidak saja diperlukan pengetahuan dan pendidikan, tetapi juga harus menguasai hal-hal berikut:

1. memahami masalah yang akan dikemukakan dalam surat. 2. Memahami bidang-bidang lain yang berkaitan dengan masalah yang dibicarakan. 3. Mengetahui posisi atau kedudukan orang yang akan dikirimi surat. 4. Menguasai teknik-teknik menyusun surat, baik bentuk surat, bagian surat, maupun susunan surat. 5. Menguasai bahan yang akan digunakan dalam menulis surat. 6. Menguasai pengetikan surat. Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis mencapai tujuan yang dikehendaki. Tujuan orang menulis surat adalah: 1. ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain. 2. Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima surat tentang informasi yang disampaikan tsb. 3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap. Fungsi surat sebagai media komunikasi tertulis diantaranya : 1. sebagai media dalam berkomunikasi 2. sebagai alat penghubung secara tertulis 3. sebagai duta atau wakil organisasi 4. sebagai bahan bukti tertulis hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hukum,misal perjanjian bisnis 5. sebagai pedoman, misalnya sebagai intruksi 6. sebagai sarana pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan misalnya surat yang sudah diarsipkan 7. sebagai bukti sejarah (historis),untuk bahan riset 8. sebagai bahan dokumentasi 9. sebagai alat promosi 10.sebagai barometer maju mundurnya aktifitas suatu usaha hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat sebagai berikut: 1. hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit 2. gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipakai 3. gunakan tanda baca yang tepat

4. gunakan ejaan yang benar 5. gunakan singkatan yang umum dipakai

B. Pengelompokan Surat
jenis surat sesuai dengan penganalisaan kelompok menurut departemen pendidikan dan kebudayaan:

1. menurut sifat isi dan asalnya

a. surat pribadi,adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Berdasarkan sifatnya surat pribadi digolongkan menjadi 2 macam: surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan, misalnya surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak sebagainya surat pribadi yang isinya bersifat setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, surat tidak masuk sekolah dan sebagainya. b. surat resmi,adalah surat yang berkenaan dengan soal-soal tugas dalam organisasi. c. surat sosial,adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.