Sarana untuk menyampaikan pertanyaan pertanyaan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke

pihak yang lain di namakan surat. Informasi disini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi
dan perusahaan informal.

Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah sbb:

a.       Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan /
instansi.

b.      Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan
terurai.

c.       Surat dapat lebih menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin disadap
orang lain.

d.      Setiap kata katadan kalimatdalam penyampaian berita dengan surat biasa diperkirakan dengan
seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.

e.       Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

1.    Tujuan penulisan surat

     Surat merupakan alat ukur keberhasilan dan kemajuan suatu organisasi. Setiap kegiatan yang
dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan
penulisan surat mempunyai tujuan tujuan tertentu sebagai berikut:

a.       Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain.

b.      Ingin mendapat balasan / tanggapan dari penerima / pihak yang dikirim tentang informasi yang
disampaikan tersebut.

c.       Memperlancar arus informasi yang di terima jelas dan tidak salah tangkap.

2.    Fungsi surat

            Surat dinilai efektif bila yang di sampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai
dengan kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah di mengerti dan dipahami pihak
penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.

Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sbb:

a.         Surat sebagai dokumen tertulis

    Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antara kantor kantor atau
pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila digunakan untuk hal-hal yang telah
terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti
historis, yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.

b.         Surat sebagai duta / wakil

        Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, atau pun
perusahaan.

c.         Surat sebagai otak tata usaha

               Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai ciri-ciri yang tidak
berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya.

d.        Surat sebagai media komunikasi

          Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang di komunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai
dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai
tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan tentang apa yang dimaksud.

Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakibatkan:

1)      Si penerima surat tidak mengerti maksudnya

2)      Keragu-raguannya bagi penerima,

3)      Apa yang dinyatakan atau yang dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban
sebagaimana mestinya.

e.         Surat sebagai barometer kemajuan kantor

          Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan berjalan dan
berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antar sesamanya atau pun
dengan pihak luar.

Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan
kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.

Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa:

1)      Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan.

2)      Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.

3)      Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan

4)      Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.

3.      Ciri-ciri bahasa surat

Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri yaitu:

a.       Jelas

b.      Lugas

c.       Menarik dan sopan

4.      Penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat

    Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat menyurat memudahkan anda dalam memahami
kalimat surat. Tata bahasa meliputi:

a.       Ejaan

b.      Tanda baca