Jenis-jenis surat korespondensi

Sama dengan jenis dari persuratan yang ada pada perusahaan, korespondensi memiliki dua
jenis yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.

1. Korespondensi internal

Korespondensi surat internal adalah bentuk komunikasi tertulis yang terjadi di dalam
sebuah perusahaan antara para pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup
internal dari perusahaan tersebut. Korespondensi internal umumnya melibatkan
pertukaran informasi, koordinasi kegiatan, dan penyampaian pesan yang relevan untuk
kegiatan internal perusahaan. Beberapa contoh korespondensi surat menyurat internal
meliputi:

1. Memo atau catatan internal: Digunakan untuk memberikan informasi penting atau
arahan khusus kepada anggota tim atau departemen tertentu.
2. Email internal: Untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dalam organisasi,
menyampaikan laporan rutin, atau berkoordinasi tentang proyek atau tugas tertentu.
3. Surat antar departemen: Untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau kerjasama
antara departemen yang berbeda dalam perusahaan.
4. Laporan dan dokumen internal: Berisi analisis, evaluasi, atau informasi lain yang
dibutuhkan dalam pengambilan keputusan dan perencanaan bisnis.

Korespondensi internal berperan penting dalam menjaga koordinasi dan efisiensi

kerja di dalam suatu perusahaan atau organisasi, untuk memastikan bahwa informasi
dan arahan diteruskan ke orang dan waktu yang tepat. korespondensi internal adalah
hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh pegawai-pegawai yang ada di dalam
kantor atau ruang lingkup internal dari perusahaan tersebut.

2. Korespondensi eksternal

Korespondensi surat eksternal adalah bentuk komunikasi tertulis yang terjadi antara
perusahaan dengan pihak-pihak di luar perusahaan, seperti pelanggan, mitra bisnis,
pemasok, atau masyarakat umum. Korespondensi eksternal digunakan untuk menjalin
hubungan dengan pihak luar, menawarkan produk atau layanan atau menanggapi
permintaan atau keluhan dari pihak eksternal. Beberapa contoh korespondensi surat
menyurat eksternal meliputi:

1. Surat penawaran dan pemesanan: Digunakan untuk mengajukan penawaran produk

atau layanan kepada calon pelanggan dan untuk menerima pesanan dari pelanggan.
2. Surat konfirmasi pesanan dan pengiriman: Untuk mengonfirmasi bahwa pesanan dari
pelanggan telah diterima dan akan segera dikirim.
3. Surat undangan: Digunakan untuk mengundang pelanggan atau mitra bisnis untuk
menghadiri acara atau pertemuan tertentu.
4. Surat balasan atau tanggapan: Untuk merespons permintaan, keluhan, atau pertanyaan
dari pelanggan atau pihak luar lainnya.
5. Surat izin dan perizinan: Digunakan untuk mengurus izin atau perizinan tertentu dari
pihak berwenang.
 Korespondensi eksternal memiliki peran penting dalam membangun citra dan reputasi
sebuah perusahaan di mata pihak eksternal. Kualitas dan profesionalisme
korespondensi eksternal dapat mempengaruhi persepsi dan hubungan perusahaan
maupun pemilik bisnis dengan pelanggan, mitra bisnis, dan pihak-pihak lainnya.

SURAT PENGGOLONGAN
Berdasarkan aktivitas yang beragam dalam masyarakat, pengguna surat sebagai alat komunikasinya, maka
surat dibagi menjadi beberapa klasifikasi:
A. Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu pos, yaitu surat yang ditulis pada selembar kartu berukuran sekitar 10 x 15 cm.
Kartu pos dapat dibeli dan dikirimkan di kantor pos.
2. Warkat pos merupakan surat tertutup pada sehelai kertas cetakan yang bisa dilipat
menjadi amplop. Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi yang
agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui
oleh orang lain.
3. Surat bersampul, yaitu surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah. Untuk
mengirimkannya, kertas-kertas tersebut dimasukkan ke dalam amplop.
4. Memorandum dan nota, yaitu surat yang untuk keperluan internal suatu instansi.
Surat ini biasanya digunakan untuk meminta atau memberi informasi, serta petunjuk
antara pejabat kantor.
5. Telegram, yaitu pesan jarak jauh yang dikirim melalui pesawat telegram. Isi pesan
berupa tulisan singkat.

B. Berdasarkan Jumlah Penerima

1. Surat biasa yang ditujukan untuk satu orang atau satu petugas lembaga.
2. Surat edaran, yaitu ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan
dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat.
3. Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau
sejumlah lembaga yang tidak memungkinkan jika nama orangnya ditulis satu
persatu.

C. Berdasarkan Tujuannya

1. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang bertujuan memberitahukan informasi kepada

semua anggota dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi.
2. Surat perintah, adalah surat yang dikeluarkan oleh pimpinan instansi kepada
anggota atau bawahannya yang berisi perintah untuk melakukan sesuatu.
3. Surat keputusan, yakni surat yang berisi keputusan pimpinan atas suatu kebijakan.
Surat keputusan ini bisa ditujukan kepada salah seluruh pegawai atau orang tertentu.
4. Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan mengingatkan kesalahan pegawai pada
suatu kantor atau instansi pemerintah. Jika kesalahan masih terus dilakukan, surat
peringatan biasanya dikirimkan hingga tiga kali dan berujung pada pemecatan.
5. Surat panggilan, yaitu surat yang bertujuan memanggil seseorang baik secara
pribadi maupun ikatan dinas.
6. Surat susulan, yaitu surat yang disusulkan setelah surat pertama dikirim, isinya bisa
berbentuk penegasan atau perubahan dari surat sebelumnya.
 7. Surat laporan, yaitu surat yang bertujuan melaporkan hasil kerja kepada pihak yang
bekerja sama.
8. Surat permintaan, yakni surat yang dikirim oleh instansi kepada perusahaan lain
yang isinya meminta informasi detail mengenai produk atau jasa yang ditawarkan
kepadanya.
9. Surat perjanjian, yaitu surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban antara pihak-
pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan
sesuatu.
10. Surat penawaran, adalah surat yang dikirimkan oleh suatu perusahaan untuk
menawarkan produk barang atau jasa. Surat ini bisa atas inisiatif perusahaan sendiri,
maupun dibuat berdasarkan permintaan dari instansi lain yang menjadi calon
pembeli.

D. Berdasarkan Isi dan Asalnya

1. Surat dinas, yaitu surat yang digunakan oleh instansi, baik sipil maupun militer untuk
kepentingan tugas dinas.
2. Surat niaga, yaitu surat yang digunakan di kalangan lembaga-lembaga usaha.
3. Surat sosial, yaitu surat yang dibuat oleh instansi sosial.

E. Berdasarkan Keamanan Isi

1. Surat biasa, yakni surat yang umum dan boleh dibaca siapa saja.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya khusus untuk diketahui orang-orang di luar
pihak-pihak yang saling berkepentingan.
3. Surat sangat rahasia, seperti surat rahasia, namun surat ini harus dijaga ekstra ketat
oleh pembawanya karena alamat penerima hingga isinya tidak boleh ada orang lain
tahu.