BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Mengembangkan keterampilan dalam menulis surat, e-mail dan memo
memberikan manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung
mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis
dengan hati-hati, perhatian, dan jelas. Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang
disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi
dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai
sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur
ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator.
Dunia maya atau internet berkembang dengan cepat seiring berkembangnya
teknologi. Ditambah lagi harga PC (personal computer) yang semakin murah.
Karena semakin banyak orang terhubung melalui internet atau web maka semakin
besar pula peluang ekonomi yang di dapat. Agar terwujudnya komunikasi efektif
dari berbagai pesan-pesan bisnis. Maka dari itu sangat penting untuk dibahas dalam
makalah yang kami susun karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan
terciptanya hubungan yang akrab antara komunikator dengan komunikan sehingga
tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud Surat, Memo ,dan Email?
2. Apa saja Fungsi Surat, Memo, dan Email?
3. Apa Tujuan Surat, Memo, dan Email?
4. Jenis-Jenis Surat, Memo, dan Email?

1
1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengeteahui maksud dan tujuan Surat, Memo, dan Email.

2. Mengetahui lebih luas si pembaca apa saja jenis-jenis Surat, Memo, dan
Email.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si
pengirim. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah
pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis dan pedoman
kerja. Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa
pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di
prangko harus semakin besar juga.

2.1.1 Unsur – unsur Surat

1. Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan
2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan,
Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)
3. Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan
keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

2.1.2 Fungsi Surat

Sesuai dengan definisi surat di atas, fungsi surat secara umum adalah
sebagai alat komunikasi dalam bentuk tertulis. Berikut ini adalah beberapa
fungsi surat :
1. Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan,
permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.
2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum.
3. Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan.
4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain.

3
 5. Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang
menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada
penerima.
2.1.3 Jenis –Jenis Surat

1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

• Surat pemberitahuan, biasanya berisi pemberitahuan kepada banyak
pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi
• Surat perintah, surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar
melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut
• Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail
mengenai barang atau jasa yang ditawarkan
• Surat peringatan, surat ini bertujuan untuk mengingatkan kesalahan
seseorang di suatu instansi
• Surat panggilan, bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara
personal maupun organisasi
• Surat Susulan, merupakan penegasan dari surat yang pernah dikirim
sebelumnya
• Surat keputusan, surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu
organisasi atas dasar pertimbangan
• Surat laporan, surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain
• Surat penawaran, umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli
barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

• Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim
melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm.
• Warkat pos, surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan
dapat dilipat seperti amplop.
• Surat bersampul, surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas
terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.

4
 • Memorandum dan Nota, surat yang digunakan untuk keperluan internal
suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi
antar pejabat kantor.
• Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat
dengan bantuan pesawat telegram.

3. Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

• Surat Dinas, digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-
instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
• Surat Niaga/ Bisnis, surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh
lembaga-lembaga usaha.
• Surat Pribadi, surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang
lain atau petugas lembaga.

4. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

• Surat Biasa, umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah
lembaga.
• Surat edaran, ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga,
bahkan kepada seluruh masyarakat.
• Surat pengumuman, umumnya ditujukan kepada sekelompok orang
atau lembaga.

5. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

• Surat biasa, surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu
dirahasiakan.
• Surat rahasia, surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu yang berkepentingan saja.
• Surat sangat rahasia, surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat
agar tidak diketahui oleh orang lain.

5
 6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya
• Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan
dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
• Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang
masuk melalui pengiriman pos surat.
Contoh Surat

6
2.2 Pengertian E-mail
E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail
merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan
dalam hal surat- menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi
yang murah, cepat, dan efisien. Menggunakan e- mail memungkinkan kita untuk
mengirimkan pesan dalam bentuk surat ke seluruh dunia dalam waktu yang sangat
cepat dan biaya yang murah
2.2.1 Fungsi dan Manfaat E-mail
Mengacu pada pengertian email di atas, maka fungsi dan manfaat email
secara umum adalah untuk mengirimkan pesan atau surat kepada orang lain. Lebih
lanjut, berikut ini adalah beberapa fungsi email selengkapnya :

1. Mengirim dan Menerima Pesan

Kegunaan email yang paling umum adalah untuk mengirim dan
menerima email dari orang lain di manapun mereka berada. Pesan tersebut
dapat terkirim ke tujuan dalam waktu yang sangat cepat, bahkan dalam
hitungan detik saja. Namun, tentu saja kecepatan tersebut dipengaruhi oleh
kecepatan internet, baik si pengirim atau si penerima email.

2. Mengirim dan Menerima File

Email juga dapat mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital
dengan ukuran tertentu, baik itu foto, video, teks, dan lain-lain. Biasanya file
tersebut ditambahkan di dalam lampiran (attachment) pada email.

3. Sebagai Identitas Diri

Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang
lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.
Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi
kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi
berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi
layanan berlangganan surat, dan lain-lain.

7
 4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs
Sebagian besar layanan website saat ini membutuhkan email
penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website tersebut. Mulai dari
situs media sosia, situs e-commerce, game online, situs forum, dan berbagai
layanan lainnya, mengharuskan pengguna mendaftarkan email. Berbagai
layanan website tersebut membutuhkan verifikasi dari penggunanya, dan ini
hanya bisa dilakukan bila penggunanya memiliki alamat email yang valid.

5. Email untuk Media Pemasaran

Pemasaran online saat ini banyak dilakukan dengan memanfaatkan
email. Dan sebagian besar pebisnis online melakukan pemasaran melalui
email untuk meningkatkan penjualan. Pemasaran melalui email merupakan
salah satu pemasaran online yang paling tua. Dan hingga saat ini email
marketing masih termasuk jenis pemasaran online yang sangat efektif.

2.2.2 Jenis-Jenis Email

Mengacu pada pengertian email di atas, email dapat diklasifikasikan menjadi
tiga jenis, yaitu POP mail, Webmail, dan forward mail. Berikut penjelasan
ketiganya :

1. POP Mail

Pengertian POP mail (Post Office Protocol) adalah jenis email yang
didapatkan oleh pengguna dari ISP yang menjadi langganan atau alamat email
pekerja yang diberikan perusahaan kepada pegawainya.

2. Webmail

8
 Pengertian webmail adalah email yang berbasis website. Dengan kata lain,
pengguna email hanya bisa membuka email miliknya maka ia harus membuka
halaman situs penyedia layanan email tersebut.

3. Forward Mail

Pengertian forward mail adalah jenis layanan email yang memforward atau
meneruskan email yang diterima pengguna ke alamat email yang lain. Biasanya
forward mail hanya digunakan oleh mereka yang sering berganti alamat email

2.2.3 Kelebihan dan Kekurangan E-mail

 Kelebihan E-mail :

• Pengoperasian mudah dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi.

• Pengiriman sangat cepat.

• Biaya murah.

• Dapat mengirim ke beberapa alamat lain sekaligus.

• Surat yang masuk mudah dibaca, disimpan , dan dicetak.

• Privasi terjamin yang dilindungi oleh password.

 Kekurangan E-mail :

9
 • Kesalahan penulisan alamat tujuan, maka email tidak sampai tujuan.

• Email di kirim sering gagal apabila :

1. Lalulintas internet padat.

2. Koneksi lambat.

3. Kotak surat tujuan penuh, maka email yang datang akan terhapus.

• Adanya kemungkinan pemalsuan identitas.

Contoh Email

10
2.3 Pengertian Memo
Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan
singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang
bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai
sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada
bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan
tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.

2.3.1 Fungsi Memo

1. Mengummumkan kebijakan eorusahaan atau rencana.

2. Mejelaskan prosedur atau memberikan intruksi.
3. Membuat permintaan.

11
 4. Mengkonfirmasi apa yang telah di putuskan dalam percakapan.
5. Mengingatkan pembaca.
6. Dan memo juga gunakan untuk mengingatkan, menegaskan tentang suatu
hal maupun urusan. Adapun isi dari memo berupa permintaan, instruksi,
pemberitahuan, saran, pesan dan tugas-tugas tertentu.

2.3.2 Tujuan Memo

Tujuan memo ialah untuk meminta atau memberikan informasi atau petunjuk
kepada seseorang yang berkompeten.

2.3.3 Ciri-Ciri Memo

Memo memiliki beberapa ciri, berikut ialah ciri-ciri memo yaitu:

1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau
organisasi.
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat
menyampaikan memo secara horizontal maupun secara vertical.
3. Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo kepada
pihak yang memiliki jabatan setara.
4. Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan
kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan
sesuatu.
5. Merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan
mengenai sesuatu hal.
6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat
resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan
identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan
kode pos, secara lengkap.

12
2.3.4 Jenis-Jenis Memo

Terdapat juga dua jenis-jenis memo diantaranya seperti:

1. Memo Formal

Digunakan untuk menyampaikan instruksi ataupun pemberitahuannya

yang sifatnya formal. Memo seperti ini biasa digunakan dalam
lembaga, organisasi, atau perusahaan. Sesuai dengan namanya,
penggunaan memo formal tidak boleh berisi tentang urusan pribadi.
Pada umumnya, penggunaan memo formal dilakukan dari orang
dengan pangkat atau jabatan yang lebih tinggi kepada orang lain yang
memiliki pangkat atau jabatan di bawahnya. Dalam penulisannya,
memo formal juga harus menggunakan bahasa yang sopan.

2. Memo Non Formal

Juga sering kali disebut sebagai memo pribadi. Jenis memo ini biasa
digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Penggunaannya pun biasa
dilakukan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan tertentu
kepada teman, saudara, atau keluarga. Secara penulisan, memo non
formal cenderung lebih santai. Tidak ada aturan baku penulisan memo
non formal. Biasanya, penulisan memo non formal menggunakan
bahasa sehari-hari penulisnya. Akan tetapi, untuk menghindari
kesalahpahaman, perhatikan untuk tetap menggunakan bahasa yang
sopan.

2.3.5 Langkah-Langkah Menulis Memo

Langkah-langkah menulis atau membuat memo yaitu :

13
 1. Siapkan blangko memo yang akan dipakai.
2. Penulisannya boleh di ketik atau dengan tulisan tangan.
3. Menyampaikan pesan atau instruksi dengan bahasa yang tepat singkat
dan dapat dipahami.
4. Dan menandatangi serta menyertakan nama jelas pembuat memo,
mengirim kepada orang yang di tuju.

Contoh Memo (Memo Resmi)

Memo Tidak Resmi

14
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.
E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah
satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-
menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi yang murah, cepat,
dan efisien. Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan
singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang
bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi).

15
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.gurupendidikan.co.id/memo/

https://www.maxmanroe.com/vid/teknologi/internet/pengertian-email.html

https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat.html

16