BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
1.1.1 Latar Belakang
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang
atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan
dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat
sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi
atau maksud dari surat tersebut.
1.1.2 Masalah
Permasalahan yang akan penulis bahasa dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Bagaimanakah sejarah dan perkembangan surat menyurat ?
2.
Apa saja jenis-jenis surat ?
3.
Bagaimanakah tata cara penulisan surat yang baik dan benar ?

1.2 Tujuan Penulisan

Sebagaimana yang kta ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah
ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan
benar serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.

1.3 Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama
mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi maupun tidak
resmi.

1.4 Metode Penulisan

Dalam penyusunan makalah ini, perlu sekali pengumpulan data serta sejumlah
informasi aktual yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Sehubungan
dengan masalah tersebut dalam penyusunan makalah ini, penulis menggunakan dua
metode pengumpulan data, yang pertama dengan membaca buku sumber dan yang
kedua dengan pengetahuan yang penulis miliki.

1.5 Tinjauan Pustaka

Dalam metode ini penyusun membaca sebuah buku dan beberapa Website,
Blog yang berkaitan dengan penulisan makalah ini.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Surat dan Sejarah Perkembangannya
Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai jauh
sebelum kedatangan bangsa Eropa. Yakni pada masa kerajaan Kutai, Tarumanegara,
Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, walaupun hanya terbatas pada hubungan
antarpara raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan
bambu, daun lontar, dan kulit binatang.
Kegiatan pos semakin lancar, setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg)
dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada 1809 atas perintah gubernur jenderal
Herman William Daendels. Menyebabkan waktu tempu pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur
yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek jadi enam hari.
Perangko pertama di dunia diterbitkan di Inggris (1840) dengan nama Penny Black,
yang membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda, saat menjajah Indonesia,
mengikuti pula jejak Inggris. Pada 1852, diterbitkan perangko Belanda pertama, bergambar
Raja Willem III. Sementara di jajahannya Hindia Belanda, perangko digunakan pertama kali
pada 1865. Cetaknya di Belanda sebanyak dua juta lembar.
Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dari
Belanda. Warga Belanda sangat menantikan kedatangan surat-surat dari negeri leluhurnya.
Kemudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. Dan kantor pos
merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.
Meskipun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus)
di Batavia dan kota-kota lainnya, tapi banyak yang datang ke kantor-kantor pos agar suratsurat lebih cepat sampai ke tujuan. Sementara Belanda banyak menyediakan kotak pos
(brievenbus) yang dipasang di jalan-jalan raya. Maksudnya supaya orang tidak perlu
mendatangi kantor pos, cukup menitipkan surat ke kotak pos. Untuk kemudian surat-surat
dikeluarkan dari kotak dan diangkut ke kantor pos.

2.2 Jenis-Jenis Surat

2.2.1 SURAT RESMI
Surat Resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau
organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan
Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.Bentuk penyajian surat biasanya
menggunakan bentuk atau sistem full block, semi block atau indented block.
Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:

1. Surat
dinas
pemerintah,
yaitu
surat
resmi
yang
digunakan
instansi
pemerintah
untuk kepentingan adminiustrasi
pemerintahan.
Surat dinas pemerintah meliputi :
- surat perjalanan dinas
- surat perintah
- surat rekomendasi
- surat instruksi
- surat referensi
- surat tugas
- dan surat keputusan.
2. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
3. Surat sosial, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang
bersifat nirlaba (nonprofit)
Jenis-jenis surat sosial :
- surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar
penerimanya mengetahui sesuatu yang dikirim atau diterimanya.
- Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu hal kepada anggota
masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi atau perihal yang tertera dalam surat
tersebut.
- Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak.
- Surat kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik secara perorangan
maupun instansi kepada yang dapat dipercaya supaya bertindak mewakili orang yang
memberi kuasa, karena orang yang member kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri.
Berdasarkan isi dan jenisnya, surat kuasa dapat dibagi menjadi :
a. surat kuasa perseorangan, yaitu surat kuasa yang dibuat secara pribadi atau perseorangan
yang diberikan kepada seseorang yang dapat dipercaya.
b. Surat kuasa instansi dinas dan perusahaan, yaitu surat kuasa yang dibuat dan dikeluarkam
oleh instansi atau perusahaan yang diberikan kepada bawahannya/karyawannya atau instansi
lainnya sesuai dengan tugas masing-masing agar melaksanakan tindakan karena pimpinan
tidak dapat melakukannya sendiri.
c. Surat kuasa istimewa, yaitu surat kuasa yang diberikan oleh seseorang kepada orang lain atau
pengacara dalam penyelesaiannya ada kaitannya dengan pengadilan.
Bagian-bagian

surat

resmi:

1. Kepala/kop surat, terdiri dari:

Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
- Logo
2.
Nomor
surat,
yakni
urutan
3.
Lampiran,
berisi
lembaran
lain
yang
4.
Hal,
berupa
garis
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan
6.
Alamat
yang
dituju
(jangan
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

instansi/lembaga.

surat
yang
dikirimkan
disertakan
selain
surat
besar
isi
surat
sejajar dengan nomor surat)
gunakan
kata
kepada)

8. Isi surat
(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan).
9. Penutup surat
10. Penutup surat, berisi:
salam penutup
Jabatan
- tanda tangan
nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
kegiatan.
2.2.2 SURAT PRIBADI
Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu
oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau pengertian dari surat pribadi
adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah :
Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat
pribadi adalah :
a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan
c. Surat perijinan
Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan
(misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu
dengan yang lain dan berlainan tempat.

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan
kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan
pekerjaan yang ditawarkan.
Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya
yaitu :
1. Sumber informasi
2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran
Surat Perijinan

Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan ijin
kepada
pihak
tertentu
untuk
mendapatkan
ijin
yang
dimaksudkan.
Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin juga
diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah
keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan
agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.
Contoh :
1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah
2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan sebagainya
2.2.3
MEMO
Memo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas,
dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan
bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan
dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat
pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antarteman, saudara,
atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.
Ciri-ciri :

1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atauorganisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan memo secara
horizontal maupun secara vertical
3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak yang memiliki
jabatan satara
4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau
sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu
5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal
6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada
umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor,
seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dankode pos, secara lengkap.
Ciri-ciri Bentuk Memo
Bentuk memo terdiri atas dua bagian:
1. Kepala Memo
o Penerima
o Pengirim
o Perihal dan tanggal pengimin
o Paraf dan nama terang pengirim
2. Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

2.3 Penulisan Surat yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syaratsyarat,yaitu :
1.
Tidak mengandung makna ganda
2.
Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3.
Sederhana
4.
Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5.
Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

2.
3.
4.
5.

1.
Mengutamakan sama derajat
Tegas
Mudah dimengerti oleh pembaca
Menggunakan bahasa yang sopan
Jelas antara penulisan dan makna

BAB III
SIMPULAN dan SARAN

3.1 Simpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat
sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif terhadap
surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA
Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya
www.blogger.com
www.google.co.id
www.scribd.com

www.wikipedia.com