BAB III

TATA NASKAH SURAT MENYURAT BAHASA INDONESIA DAN

BAHASA INGGRIS

A. Memahami Kegiatan Surat-menyurat Bahasa Indonesia

1. Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi,
pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan
bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pertnyataan, atau pesan yang
diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada pihak yang dituju oleh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim
surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan
dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat
merupakan percakapan tertulis, dari seseorang kepada seseorang lainnya, dari seseorang
kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga lainnya.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu
dapat berupa pemberitahuan, peryataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan
yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan
kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan
dalam komunikasi tertulis.
2. Tujuan Menulis Surat
Seseorang dalam melakukan kegiatan apapun pasti mempunyai suatu tujuan untuk
kepentingan dirinya sendiri atau kepentingan bersama. Begitu juga dalam melakukan
kegiatan menulis surat, seseorang penulis mempunyai tujuan. Adapun tujuan orang
menulis surat adalah sebagai berikut:
1) Menyampaikan informasi.
2) Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
3) Mempercepat cara berkomunikasi.
4)menghemat, baik waktu, biaya maupun tenaga.
3. FungsiSurat
1) Sebagai alat penghubung secara tertulis.
2) Sebagai bukti hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum.
3) Sebagai alat pengingat, bila sewaktu-waktu dibutuhkan, seperti arsip.
4) Sebagai bukti sejarah untuk bahan riset.
5) Sebagai bahan dokumentasi.
6) Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi.
7) Sebagai jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas.
8) Sebagai barometer maju mundurnya suatu kantor.
 9) Sebagai media dalam berkomunikasi
4. Jenis-jenis Surat
Berikut dibawah ini terdapat beberapa jenis-jenis surat, antara lain:
1) Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
Surat Pribadi, dibedakan menjadi:
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke
organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak
masuk kerja.
2) Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat
kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman,
dll.
2. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-
perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
3. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
5. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas
dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan
instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-
ciri surat dinas:
1) Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5) Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6) Format surat tertentu
2) Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain
yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
 Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga
dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi
lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya,
surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca
untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan
sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan
dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam
lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat
komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan
secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita
melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera
mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat
yang dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun
terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat
pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3) Berdasarkan Tata Aliran Surat
Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:
a Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
b Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1
surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani
dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor
yang bersangkutan.
4) Berdasarkan Keamanan Isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan
keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila
surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat
atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
 Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain,
karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan
atau instansi tersebut.
c Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui
orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau
jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang
tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
5) Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang
harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini
harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang
pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya
dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu
mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
6) Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
1. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini
tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian
surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak
dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
2. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara
penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat
biasa.
3. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera
ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari
penerima.
4. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus
segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat
tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun
hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat
diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.
7) Berdasarkan Cara Pengirimannya
 a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman
lainnya.
b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan
pesawat telegram/telex.
c. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.
d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.
5. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.
1) Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
a. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan
atau pedoman yang telah ditentukan.
b. Pengertian yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
c. Pemakaian kertas yang sesuai dengan,
d. Ukuran : Kuarto berukuran 21 x 29 cm.
e. Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas Onion) dan kertas tembus
(doorslag) untuk tembusan.
f. Warna : Putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untuk perbal, biru
muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat
rahasia.
2) Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu :
a. penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu; dan
b. pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
3) Ketiga, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya.
Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar,
hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata
asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya
yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.
Disamping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan
sehubungan dengan menyusun surat yang baik, yaitu:
1 memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
2 memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu;
3 mengetahui posisi dan bidang tugasnya; dan
4 hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
6. Bagian-Bagian Surat
Berikut ini terdapat beberapa bagian-bagian surat, antara lain:
A. Kepala Surat
Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang meliputi nama
instansi, lambang atau logo instansi, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile
atau e-mail.
B. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu
ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan dalam kepala surat,
maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi. Contoh : Bandung, 1 Januari 2016.
C. Nomor Surat
 Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka tahun.
Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan yang berlaku di dalam instansi yang
bersangkutan.
Contoh :
Nomor : 111/OSIS.KS/III/2015
D. Lampiran
Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat
tersebut.
Contoh :
1) Lampiran : satu berkas.
2) Lampiran : tiga lembar.
E. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat
Contoh :
Hal : Undangan Rapat Karang Taruna
F. Alamat Surat
Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.
1) Alamat Luar, adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus
lengkap dan jelas.
Contoh :
Kepada
Yth. Kepala Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
2) Alamat Dalam, Alamat dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya
sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima
surat itu. Penulisan alamat dalam surat tidak perlu didahului kata kepada.
Contoh:
Yth. Kepada Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
G. Salam Pembuka
Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka
dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh : Dengan hormat,
H. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena
bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan
penulisnya.
Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian.
I. Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan
yang hendak disampaikan.
Contoh:
1) Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . .
2) Dengan ini kami menyatakan bahwa . . . .
J. Alinea Isi
 Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat.
Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud atau
pesan- pesan pokok.
K. Alinea Penutup
Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
Contoh:
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
L. Salam Penutup
Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami,
atau wasalam.
M. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.
Contoh :
Ketua OSIS,
REPORT THIS AD
Ttd.
Dwi Ratna P
N. Tembusan
Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang
mendapatkan surat tersebut.
Contoh :
Tembusan :
1. Kepala SMAN 3 Ciamis
2. Pembina OSIS SMAN 3 Ciamis
7. Perlengkapan Surat
Simaklah alamat web berikut ini https://prezi.com/ciq2cnjlvene/g-perlengkapan-surat/
8. Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benardi Microsoft Word simaklah video berikut ini
https://www.youtube.com/watch?v=y34svHsfZD4&feature=youtu.bedan
https://youtu.be/xfWWGba8-cY
9. Melipat Surat yang Baik dan Benar
Simaklah video berikut ini https://youtu.be/fZxvsluzA1A
10. Kriteria Bahasa Surat yang Baik
Bahasa surat harus memenuhi kriteria, antara lain sebagai berikut:
1) Bahasa baku
2) Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3) Bahasa lugas
4) Bahasa yang umum
11. Penulisan Ejaan yang Sering Digunakan dalam Surat-menyurat
1) Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim
a. a.n. : atas nama
b. d.a. : dengan alamat
c. s.d. : sampai dengan
d. Yth. : Yang terhormat
e. Bpk. : Bapak
f. Sdr. : Saudara
 g. Jln. : Jalan
h. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
i. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
j. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)
k. cm : centimeter
l. kg : kilogram
m. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat
n. PT : Perseroan Terbatas
o. Toserba : Toko Serba Ada
p. Unesa : Universitas Negeri Surabaya

2) Penulisan Bagian-Bagian Pelengkap Surat

a. Nomor : 045/PGL/01/XI/2017
Hal : Permintaan Pembayaran Listrik
Lampiran : Dua lembar
Tembusan :
1. Direktur PT Gajah Mulia
2. Manajer Hotel Dananjaya
3. Direksi Bank Bumi Nusantara
b. Penulisam salam pembuka dan salam penutup
1. Salam Pembuka:
a) Dengan hormat,
b) Bpk. Ahmad Zukri yang terhormat,
2. Salam Penutup:
a) Hormat kami,
b) Salam takzim,

Contoh 1:
Hormat kami,
PT Andalan Anda

(tanda tangan)
H.M. Ahmad Zukri, S.E., M.B.A.

Contoh 2:
Salam takzim,
a. n. Direktur PT Usaha Kami
(tanda tangan)

Rini Astuti, S.E.

SEKRETARIS DIREKTUR