DAFTAR ISI

DAFTAR ISI....................................................................1
MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN...............3
A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat.........................3
B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar.....................................7
C. Pola Kegiatan Administrasi..................................................7
D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat..............................8
E. Sistem Pengurusan Surat....................................................8
MODUL 2 MENANGANI SURAT.........................................9
A. Menangani Surat Masuk......................................................9
1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda................9
2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali..............12
B. Menangani Surat Keluar....................................................17
1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda...............17
2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali...............20
MODUL 3 MEMPROSES SURAT.......................................23
A. Kategori Surat Penting.......................................................23
B. Penanganan Surat Penting................................................23
C. Pemilihan Jasa Pengiriman.................................................26
MODUL 4 MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL............27
A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)..................................27
B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)..........27
C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail.............27
D. Etika Mengirim Email.........................................................28
DAFTAR PUSTAKA........................................................31

1
 MODUL 1
MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN
A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat
1. Pengertian surat
surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari
penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi
kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi
2
 tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah
satu alat komunikasi administrasi antara sesama
pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar
secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian
menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan
ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan,
etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di
sebut tata persatuan.
2. Fungsi Surat.
a. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )
b. sebagai bahan pembukti;
c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari
suatu masalah
d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Menurut Sifatnya
1) Surat pribadi (prive)
Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
a) Macam-macam surat pribadi:
- Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat
perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb
- Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat
lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja,
surat ijin tidak masuk sekolah, dsb
b) Ciri-ciri surat pribadi
- Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi
serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari
- Tidak ada sistematika penyusunan surat yang
baku
- Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam.
Tergantung mood atau keperluan si pembuat
- Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan
surat resmi lainnya

c) Manfaat menulis surat pribadi

- Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh
- Mempererat tali persaudaraan
- Sarana latihan menulis efektif
3
2) Surat niaga
Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.
a) Macam-macam surat niaga
- Surat permintaan penawaran
- Surat penawaran
- Surat pesanan
- Surat pengiriman barang
- Surat pengakuan penerimaan pembayaran
- Surat pengaduan
- Surat keberatan
- Surat permintaan penangguhan pembayaran
- Surat tagihan
- Surat edaran
- Surat promosi penjualan
- Surat telegram dan penegasannya
3) Surat dinas
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang
isinya menyangkut soal kedinasan.
a) Macam-macam surat dinas
- Surat dinas swasta: surat penugasan, surat
penelitian, surat pemberhentian
- Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas,
surat perjalanan dinas, surat teguran
b) Ketentuan penyusunan surat dinas
- Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan
bahasa yang baik dan benar.
- Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya
sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
- Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
- Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
- Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang
dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan
surat dalam bentuk formulir.
- Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang
dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat
pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan
istilah PIMPINAN.
- Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang
dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat
menjadi SDR atau BP asal diikuti dengan nama
pejabat tersebut.
4
 - Pengganti untuk pengirim surat menggunakan
kata kami
- Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang
berlebihan.
- Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan
penandatanganan surat dan namanya.
b. Menurut jangkauannya.
1) Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan
kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim
oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu
instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan
instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ).
c. Menurut prosedur pengurusannya.
1) Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.
2) Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi
lain.
d. Menurut urgensi pengirimannya.
1) Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/
diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan
batas waktu 24 jam;
2) Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/
diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x
24 jam;
3) Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas
FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang
diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal
perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.
e. Menurut keamanan isinya.
1) Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat
yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat
hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara
tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan
membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
2) Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus
dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan.
Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan
dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara,
dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau
menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.
3) Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang
isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat
5
 tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana
disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan
kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal
yang tidak diinginkan.
4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu
surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c,
namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan
kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
f. Menurut jumlah penerimaannya.
1) Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu
(seorang pejabat atau organisasi);
2) Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada
beberapa orang/pejabat/instansi;
3) Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada
sekelompok masyarakat.
g. Menurut tujuannya.
1) Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu
informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.
2) Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan
kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan )
kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang
bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas
tertentu.
3) Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari
seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang
lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang
bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak
boleh dilakukan.
4) Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki
orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau
perbuatan untuk keperluan sipembuat surat
5) Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya
seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang
bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap
atau menemui sipengirim surat.
6) Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat
yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ).
7) Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu
kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan
oleh pimpinan.

6
 8) Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan
antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk
melaksanakan sesuatu.
9) Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada
seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau
dispensasi yang bukan menjadi milik atau
kewenangannya, untuk suatu periode tertentu.
10) Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang
disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

h. Menurut wujudnya.
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Nota
5) Memorandum
6) Telegram
7) Telex
8) Surat pengantar
B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin
satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang
banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat
merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
Kerugian-kerugian tersebut antara lain:
1. Surat dan informasinya bisa hilang
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang
tidak tertata
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun
dengan teratur
Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:
1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4. Rahasia akan terjaga

7
C. Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang
digunakan:
1. Pola sentralisasi
Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara
terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor
yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada
di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau
keluar. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau
BUMN. Dan tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola
ini
2. Pola desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap
bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit
tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyak
dipakai di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih
cepat dalam penanganan administrasinya.
D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat
1. Baki surat (tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan
sistem buku agenda
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar
surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat
menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan untuk mencatat
data surat yang masuk maupun keluar
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai
dengan kelompok berkas yang ditanganinya
5. Alat tulis
Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit
kertas
6. Kertas dan amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
7. Alat pembuka surat
Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan perusahaan
9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi

8
 Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan
buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi
10. Lembar disposisi
Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi
E. Sistem Pengurusan Surat
Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan
cara:
1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI
Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai
pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya.
Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang
diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal
dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama
dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara

MODUL 2
MENANGANI SURAT

A. Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan
sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga
surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.
Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar
sekaligus berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman

9
 sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau
sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda
yaitu:
a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda
keluar. Petugasnya disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk
mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat.
Petugasnya disebut ekspeditor
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-
kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang
berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang
bersangkutan
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan
khusus untuk membuat konsep surat
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala
surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan
dikirimkan
g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang
bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik
sebelum ditandatangani oleh pimpinan
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada
surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi
menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah
sebagai berikut:
a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang
biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office,
seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di
perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh
resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai
penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di
pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang
masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh
seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
10
 Tugas penerima surat adalah:
a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
b. meneliti ketepatan alamat
c. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah
diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika
alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan
kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat
maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian
tata usaha atau bagian administrasi.
b) Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat
dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu
untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka
surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju,
tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat
tersebut harus diproses lebih lanjut.
c) Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk
mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas
biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas
tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan
oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan,
karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari,
minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam
penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.
Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel
agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian
petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan
dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat
instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau
proses selanjutnya dari surat tersebut.
d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang
selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan
permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh
pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat
menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

11
 Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat
instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut
dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk
oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud
akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan
tersebut.
e) Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar
disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya
diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang
telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud
tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan
mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan
kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima
harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi
intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang
disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan
sendiri.
b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan
untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat
kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
Contoh:
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan
dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti
sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal,
atau sistem nomor.

2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

a. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai
untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah
Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat
b. Ciri-ciri kartu kendali

12
 1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan
pengelompokan surat antara lain surat penting, surat
rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1
berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3
berwarna merah
c. Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
d. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan
mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang
bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera
harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak
terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak
diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan
menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan
menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat
pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat
penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada
atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
e. Prosedur surat masuk penting
a) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di
tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar
13
 diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini
akan lebih memudahkan untuk kontrol dan
pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu
unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses
surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya
ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat
dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada
unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu
mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai
berikut.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan
menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda
yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat,
surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan
surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk
dikirimkan melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi
tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia.
Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti
segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan
harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan
kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa
menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat
rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab
petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan
indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat
tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya
dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah
(atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang
diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak
sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan
oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

14
 Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai
berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali,
surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa,
surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat
rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat
menggunakan paper clip dan meneruskan ke
pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
- Indeks: Diisi indeks surat
- Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal: Diisi tanggal terima surat
- No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan
kartu kendali surat masuk
- M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
- Perihal: Diisi hal surat
- Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
- Lampiran: Lampiran surat
- Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan
surat masuk
- Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat
keluar
- Tanggal surat: Diisi tanggal surat
- No surat: Diisi nomor surat
- Pengolah: Diisi unit pengolah
- Paraf: Diisi paraf pengolah surat
c) Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit
kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah
surat antara lain sehagai herikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu
kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit
mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu
kendali.
4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan
disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi
sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun
15
 dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit
pengolah.
d) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai herikut.
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta
memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah
diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah
surat untuk diteruskan kepada penata arsip
(arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada
surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian
melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan
2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan
lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh
pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat
herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana
sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali
dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai
diproses, untuk kemudian disimpan beherapa
lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai
gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu
kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan
ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti
hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh
penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar
disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti
surat yang masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan
lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit
pengolah.
16
 3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1
pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di
lembar disposisi.
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada
tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai
diproses/ditindaklanjuti.
e) Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata
usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu
kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di
unit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit
pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu
kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem
tertentu

f. Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak
perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan
lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih
pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa
tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat
menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak,
karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa
surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika
menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam
satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa
surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena
bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan
cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi
diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun
dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah
sebagai berikut.
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah
banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa
rangkap 2.
17
 2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan
ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar.
Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada
pencatat.
g. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya
pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang
boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja
yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian
surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih
bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah

sebagai berikut.
1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan
menyerahkan kepada pencatat surat.
2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke
dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu
menyerahkan kepada pengarah surat.
3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar
dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar
pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar
pengantar 2, lembar pengantar
B. Menangani Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu
instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok
maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai
berikut.
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang
diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin
mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat
pemberitahuan, surat edaran.
1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda
a. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan
belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin
18
tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat
harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas
bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena
jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin
tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah
digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang
ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep
surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun
demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang
lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian
diketik dengan menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep
sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap
sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-
bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya,
sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat
pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
a. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang
menangani kegiatan administrasi persuratan;
b. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau
bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1) Atasan atau pimpinan

Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap.

Biasanya untuk surat rahasia.
Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara
lengkap oleh sekretaris.
Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau
pembantunya.
2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang
dipercaya untuk membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat.
19
 Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar
lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan
mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam
pertanggungjawabannya.
b. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka
konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari
pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat
tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.
Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan,
maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
tersebut.
c. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat
keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan
untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai
dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di
kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya
dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku
agenda.
d. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan
dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan
kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk
mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.
e. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat
tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan
pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf
sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti,
karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor
harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-
benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor
memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah
sesuai dengan konsep.

f. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka
pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap
surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas
nama terang.
20
g. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab,
selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya
surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan
diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan
di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit
dari tanda tangan tersebut.
h. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara
itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip,
tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci
filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan
ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat
surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan
digunakan.
i. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke
dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan
lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus
dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah
kiri.
d. Perangko secukupnya.
j. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk
surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa
pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa
pengiriman surat:
a. jenis surat;
b. informasi yang tercantum dalam surat;
c. tujuan/alamat surat;
d. volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara
berikut.
1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk
mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat
21
 menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir
meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah
disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi
Ekstern.
2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan
diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku
Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat
bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya
dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum,
cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa
pengiriman dilakukan melalui kotak surat.
3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX,
dan sebagainya).
4) Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam
Kegiatan Belajar 4 "Mengelola dan Mengirim E-Mail").
k. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju,
sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai
arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem
penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem
tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
a. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu
untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
b. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya:
surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja,
setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan
mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau
risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat
yang dituju.
2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali
1. Prosedur penanganan surat keluar penting
Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di
mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu
kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting
pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui
satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.
Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah
sebagai berikut.
a. Unit pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja
yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan
22
 dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan.
Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu
kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit
kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui
apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit
pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli
beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2
diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di
unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat
surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.
b. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu
kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.
2) Memberikan stempel pada surat.
3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian
mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada
unit pengolah.
5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk
dikirimkan kepada alamat instansi.
c. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar
adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan
menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai
kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.
d. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu
kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam
kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di
unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah
sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar
dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.
e. Pengiriman surat
Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau
kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim
kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara
tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.
Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya
penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-
baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat,
23
 baik surat masuk maupun surat keluar dengan
menggunakan buku agenda maupun kartu kendali
bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas
prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan
menyimpannya.

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali

dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah
sebagai berikut.
No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
1. Sistem pola lama Sistem pola baru
2. Pencatatan Pencatatan
menggunakan buku menggunakan kartu
3. agenda kendali
Penyampaian surat Penyampaian surat
4. menggunakan buku menggunakan kartu
ekspedisi kendali
Pencatatan hanya Pencatatan dapat
dilakukan satu orang dilakukan beberapa
karena hanya orang dalam waktu
menggunakan satu buku yang bersamaan
2. Prosedur penanganan surat keluar biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti
menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar
pengantar surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah
sebagai berikut.
a. Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin
dalam dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat
ash, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2),
tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan.
Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang
sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan
lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan.
Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah
dikirimkan ke alamat yang dituju.
b. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar
pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian
24
 memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan
mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2
kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat
sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke
alamat yang dituju melalui ekspeditor.
3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia
Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk
pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar
pengantar surat rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah
sebagai herikut.
a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat
oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan
berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam
lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
b. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia
(lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat.
Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk
dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada
penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada unit
pengolah.

MODUL 3
MEMPROSES SURAT
A. Kategori Surat Penting
Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor,
seperti surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat
tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat
rahasia. Pada kegiatan belajar sebelumnya, telah dibahas mengenai
surat-surat yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu:
1. Memerlukan penanganan segera.
2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan.
3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.
4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat
lain.
5. Memerlukan tindak lanjut.
25
 Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang
sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat
penting. Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari
yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan
pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah
prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda
khusus/kode pada surat-surat.

B. Penanganan Surat Penting

1. Penerimaan Surat
Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada
hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga
nama dan alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti
dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut
jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui
oleh pimpinan.
Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yaitu: a.
Surat bisnis
a. Surat bisnis
Sebagian surat yang masuk merupakan surat-surat yang
berhubungan dengan surat bisnis dengan perusahaan. Untuk
mempermudah penyortiran lebih lanjut, surat harus
dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut.
1) Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari
cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro
perjalanan, dan pemasok.
2) Surat kelompok utama adalah surat-surat berharga, surat
kontrak/perjanjian jual beli, surat-surat yang bersampul
berjendela. Untuk surat-surat seperti itu, berilah tanda
bintang (*) di belakang alamat. Apabila alamat tidak
lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah.
Hal ini untuk mempermudah susunan surat yang akan
disampaikan kepada pimpinan.

b. Surat-surat pribadi
Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima surat
perlu mempunyai cara tersendiri. Apabila jumlah surat yang
diterima cukup banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat
penting dengan kode kilat khusus harus segera disampaikan
kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga, seperti
surat-surat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk
pimpinan, jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah
26
 ada pesan dari pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka
yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.
c. Surat-surat iklan
Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul
yang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna
maupun jenisnya. Petugas perlu selektif, jangan sampai
terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan termasuk surat
utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam
bentuk terbuka.
2. Pembukaan Surat
Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka surat-
surat tersebut satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak
robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka,
sebaiknya surat diketok-ketok di atas meja supaya lembar surat
turun ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya.
Petugas harus memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran
yang menyertai surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah
dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas (klip).
Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya petugas mencatat
pada surat tersebut waktu itu juga. Kemudian cocokkanlah
alamat surat dengan alamat yang tertera pada sampul, maupun
alamat pengirim untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnya
diperiksa lagi apakah surat bertanggal atau tidak. Jika surat tidak
bertanggal, cantumkanlah tanggal yang tertera pada stempel
pos di atas surat dilakukan dengan hati-hati. itu. Dengan
demikian, tanggal cap pos dianggap sebagai tanggal surat.
Setelah itu, petugas memberi cap stempel agenda pada setiap
surat yang diterima di bagian yang kosong. Setelah diberi
stempel agenda, kemudian semua surat yang diterima itu
dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
3. Penyortiran Surat
Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu
agar dapat dipisahkan menurut penerimanya, yaitu:
a. surat untuk pimpinan;
b. surat untuk bagian yang lain di kantor;
c. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris;
d. surat-surat lainnya.
Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat,
yaitu:
1) Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat
sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar
pimpinan mengenai surat tersebut.
27
 2) Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang
lain atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu,
sampaikanlah segera surat itu kepada pihak yang
bersangkutan.
3) Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika
lampiranya hilang, masukkanlah surat itu dalam golongan
surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris, dan harus
diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan
bahwa lampiran tidak ada.
4) Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi
surat. Jika ada, hendaknya membuat catatan khusus untuk
barang yang dikirim yang diharapkan.
Berikut adalah bentuk catatan tersebut.
Nama Tanggal Surat Macam Barang Tanggal
Pengirim Pengiriman

5) Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas

waktu balasan surat, laporanlaporan juga hal-hal yang lain,
perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang perlu dicatat
antara lain tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk
mengingatkan pimpinan mengenai hal ini.
4. Pembagian Surat
a. Surat-surat untuk pimpinan
Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan.
Usahakan agar surat sudah berada di atas meja pimpinan
sebelum pimpinan datang ke kantor. Jika ini tidak mungkin
dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba
di kantor. Masukkan surat ke dalam map dan susunlah
menurut kepentingannya, yang paling penting letakkanlah
paling atas dan yang kurang penting di bawah. Jika pimpinan
Anda sedang melaksanakan tugas perjalanan dinas atau
sedang cuti, tanggung jawab Anda lebih besar.
Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan
petunjuk berikut.
1) Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan
dengan surat. Jika suatu waktu tertentu pimpinan Anda
menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor,
Anda dapat dengan segera memberikan keterangan yang
diperlukan pimpinan.
2) Apabila pimpinan Anda tidak menelepon, teleponlah atau
kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini
berlaku kalau ada sesuatu hal yang sangat penting dan
28
 mendesak.
3) Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor,
kirimkanlah kepadanya salinan surat yang memerlukan
perhatiannya.
4) Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map.
Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah dan mana yang
berupa laporan dan sebagainya.
b. Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantor
Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam
penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai
sistem yang dipergunakan di kantor tersebut dan gunakanlah
buku ekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan.
c. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris
Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar
kantor, jika ada surat penting yang diterima segera dibahas,
maka tugas sekretarislah untuk mengolah surat tersebut.
Khususnya untuk membalas surat yang hertujuan
memberitahukan bahwa suratnya sudah diterima.

C. Pemilihan Jasa Pengiriman

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat
masuk atau surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa
pengiriman surat yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman
surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum
dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat.
Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut.
1. Kurir instansi perusahaan
2. Kurir kantor pos
3. E-mail (situs) perusahaan
4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan lain-lain)

29
 MODUL 4
MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL
A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)
Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau
gambar melalui internet.

B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)

Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran
tidak selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan
perkembangan teknologi informasi (TI) kegiatan surat menyurat
dapat dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu komputer
dengan menggunakan fasilitas internet.
Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat
elektronik), antara lain sebagai berikut.
1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau
pos.
3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung
sehingga cepat menerima balasan
4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga
dimensi sehingga lebih menarik.
5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.
Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain
sebagai berikut.
1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas
internet.
2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.
3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses
menjadi lamban.
4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.
5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet)
sangat tinggi.

C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail

1. Membuat Email
Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu :
Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik buat account
untuk mendaftar.

30
 Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingat dalam
mengisi formulir tidak boleh terjadi kesalahan. Ulangi lagi
apabila terjadi kesalahan.
Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik
continue untuk melanjutkan proses.
Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk.
Biasanya untuk pertama kalinya, kita akan mendapat kiriman
email dari yahoo sebagai ucapan selamat.

2. Login Email
Langkah-langkah :
Masuk ke situs www.yahoo.com
Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to Yahoo. Isilah
user id dan paswordnya. Kalau sudah klik sign in.
Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali
ke jendela awal ketika pertama kali membuka yahoo.
Kemudian klik MAIL
Untuk melakukan cek email klik email masuk.
3. Kirim Email
Langkah-langkah kirim email :
a. Klik tulis pesanseperti yang tertera pada gambar di
bawah ini
b. Isilah kolom di bawah ini
- Kepada isi dengan alamat email dituju
- Cc merupakan tembusan. Kolom ini diisi hanya
jika diperlukan
- Juduluntuk judul pesan yang akan dikirim
- Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file. Klik
lampirkan file. Kemudian cari lokasi penyimpanan
file pada hardisk komputer anda.
c. Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudian klik
Kirim seperti yang tertera pada gambar di atas

D. Etika Mengirim Email

Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui
e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap
muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisa

31
dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan
diterima begitu banyak orang.

Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat

menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya
menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesan-
pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita,
dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk
mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di
antaranya:

1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari
sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan
asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda.
Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail,
usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan
hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja.
2. Perlakukan E-Mail secara Pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi,
Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti
kelompok grup, atau mailing-list: E-mail pada dasarnya adalah
alat komunikasi personal.
3. Jangan Gunakan Huruf Kapital
Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca
pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang
berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata
krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf
besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya
hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
4. Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-
kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-
mail memiliki fasilitas bernama "Forward", yang mengizinkan si
penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
5. Jangan Gunakan CC
JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di
mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika

32
 Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail
Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain.
Umumnya, orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di
depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan
cara ini, setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya
sendiri.
6. Jangan Gunakan Format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan
gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail
rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda
sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plain
text.
7. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan
menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi,
menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda
menjawab dalam satu kata: "Good". Wah, ini sangat
menyebalkan.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan

Keluar (Mail Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen
Masuk untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta:
Departemen Keuangan Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP

34