HAND OUT

PERTEMUAN 5

Topik : Surat masuk

Kompetensi Dasar :
3.4 Menerapkan penanganan surat masuk
4.4 Melakukan penanganan surat masuk

Indikator :
3.4.1 Menguraikan penanganan surat masuk
3.4.2 Mengemukakan penanganan surat masuk
4.4.1 Mempraktekan penanganan surat masuk
4.4.2 Mengkonsepkan penanganan surat masuk

Tujuan :
1. Setelah melakukan pengamatan peserta didik diharapkan dapat menguraikan dan mengemukakan
penanganan surat masuk
2. Dengan melakukan diskusi peserta didik diharapkan dapat mengkonsepkan dan mepraktekan
penanganan surat masuk

Materi :
Pengertian surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi yang
berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Pengertian surat keluar adalah semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau
organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Mengelola surat masuk dan surat keluar dengan baik dapat membantu meningkatkan kinerja suatu
perusahaan karena distribusi surat tepat sasaran.

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang didapatkan jika menangani surat masuk dan surat keluar dengan
baik:

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.

2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan ketika
diperlukan.
4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka
kerahasiaan akan tetap terjaga.

Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik untuk pola sentralisasi maupun desentraslisasi, terdapat 2
sistem, yaitu:
  Sistem Buku Agenda
 Sistem Kartu Kendali

Pengelolaan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

a. Penerimaan Surat
Kegiatan penerimaan surat dapat dilakukan oleh satpam atau resepsionis (receptionist). Tugas
penerima surat ini adalah memastikan ketepatan alamat surat masuk dan menandatangani
bukti pengiriman surat dari petugas pos atau kurir. Selanjutnya surat diberikan kepada bagian
penyortiran di tata usaha/administrasi.

b. Penyortiran Surat
Selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perorangaan
atau urusan pribadi maka surat dapat diberikan langsung kepada orang yang dituju, tetapi jika
surat tersebut merupakan surat dinas maka surat tersebut dilanjutkan kepada proses
pencatatan.

c. Pencatatan Surat
Pada bagian pencatatan, petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui
apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia,
petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.
Selanjutnya surat dicatat ke dalam buku agenda.

Ada 3 macam buku agenda yang dipergunakan :

1) Buku Agenda Pasangan
2) Buku Agenda Kembar
a) Buku Agenda Surat Masuk
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima.

No Tanggal Terima Surat Perihal Lampir Diteruskan Kode

Terima dari Tanggal No. Surat an kepada
1. 15 Oktober PT. 12 Oktober 45/PC/X/15 Pesanan 1 Manager
2015 PUTERI 2015 alat-alat lembar Pemasaran
CANTIK kosmetik
Jl. Cemara
No. 3
Jakarta

20 Oktober Bank BNI 16 Oktober 70/BNI/X/1 Kepala Bagian

2. 2015 46 2015 5 Penawar 1 Keuangan
Jl. Jend. an kredit Berkas
Sudirman
Jakarta
 b) Buku Agenda Surat Keluar
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat keluar yang dibuat dan
dikirimkan kepada pihak lain.

TNo SURAT Dikirim Perihal Lampiran Keterangan Kode

Nomor Surat Tanggal Kepada
Surat
1. 701/PS/XI/15 16 PT. TIARA Perminta - -
November JAYA an
2015 Jl. Setia penawar
Budi an
Jakarta barang
antik

2. 722/PS/XI/15 27 PT. SER Ucapan - -

November JAYA selamat
2015 Jl Patal
Senayan
Jakarta

3) Buku Agenda Tunggal

Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk maupun surat keluar yang
digabung menjadi satu.

No Tanggal Surat M Dari/Kepada Perihal Lamp Ketera Kode

Terima/ Tanggal No. /K ngan File
Kirim Surat
1. 15 Oktober 12 45/PC/X M PT. PUTERI Pesanan 1 lembar -
2015 Oktober /15 CANTIK alat-alat
2015 Jl. Cemara No. kosmetik
3 Jakarta

-
2. 27 27 2015 K PT. SER JAYA Ucapan -
November Novembe 722/PS/ Jl Patal selamat
2015 r XI/15 Senayan
Jakarta

Pencatatan dilakukan untuk mengetahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan
tahun. Juga untuk memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah
ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda
bahwa surat sudah dicatat.
 AGENDA SURAT

Tanggal diterima : 15 Oktober 2015

No. agenda : 1
Tanggal diteruskan : 15 Oktober 2015
Tanda tangan : (diisi tanda tangan
agendaris)

Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan Lembar
Disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan yang terkait dengan penanganan surat tersebut.

d. Pengarahan Surat

Kegiatan pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan sebagai penanggungjawab

perusahaan/organisasi. Pimpinanlah yang menentukan siapa yang selanjutnya akan
memproses surat terkait dengan permasalahan dalam surat tersebut.

DISPOSISI

Indeks : Puteri Cantik, PT. Rahasia :

Penting : √
Biasa :

Kode : Pu Tgl Penyelesaian : 16 Oktober 2015

Tgl/No : 15 Oktober 2015/45/PC/X/15

Asal : PT. Puteri Cantik, Jl. Cemara No. 3 Jakarta
Isi Ringkas : Pesanan alat-alat Kosmetik

Instruksi : Diteruskan kepada :

1. Sulthan, SE. (Manager Penasaran
Segera ditindaklanjuti ! 2.
3.

Sesudah digunakan harap segera kembali :

Kepada : Bagian Administrasi
Tanggal : 21 Oktober 2015

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi pimpinan terkait dengan proses
tindak lanjut dari surat yang diterima. Pejabat atau orang yang ditunjuk dalam lembar disposisi
inilah yang akan menindaklanjuti permasalahan dalam surat tersebut.
e. Penyampaian Surat
Setelah pimpinan menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, maka langkah selanjutnya
adalah menyampaikan/mendistribusikan surat tersebut berikut lembar disposisinya kepada
orang yang ditunjuk oleh pimpinan pada lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut
lebih dari satu orang, maka sebaiknya surat tersebut difotokopi/diperbanyak sehingga setiap
orang yang ditunjuk akan mendapatkan copi suratnya. Pada saat surat tersebut diberikan
kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang penerima harus menandatangani bukti
penerimaan surat pada buku ekspedisi intern.
Ada 2 jenis buku ekspedisi, yaitu :
1. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian distribusi
surat dalam lingkungan perusahaan/ organisasi,
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian
distribusi surat kepada puhak lain di luar lingkungan perusahaan/organisasi.

No. Tanggal Surat Perihal Ditujukan Nama Tanda

Kirim Kepada Penerim Tangan
Tanggal No. Surat a

1. 16 15 Oktober 2015/45/PC Pesanan Sulthan, SE. Farah (Diisi oleh

Oktober /X/15 alat-alat tanda
2015 Kosmetik (Manager tangan
Pemasaran) penerima)

f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai di proses, maka surat asli harus diserahkan kepada Tata Usaha untuk
disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu. (Sistem Abjad, sistem subjek,
sistem masalah, sistem tanggal dan sistem nomor)

PENERIMAAN PENYORTIRAN PENCATATAN

SURAT SURAT SURAT

PENYIMPANAN PENYAMPAIAN PENGARAHAN

SURAT SURAT SURAT