KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis yang berjudul

“Surat Menyurat”. Maksud dan tujuan dari penulisan karya tulis ini adalah untuk memenuhi

salah satu syarat dalam Pengajuan Calon Pegawai Tetap Yayasan.

Penulisan karya tulis ini telah semaksimal mungkin diupayakan dan didukung bantuan

berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar dalam penyusunan karya tulis ini. Untuk itu

tidak lupa saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu saya

dalam pembuatan karya tulis ini.

Namun tidak lepas dari semua itu, saya menyadari sepenuhnya bahwa masih terdapat

kekurangan baik dari segi penyusunan bahasa dan aspek lainnya. Oleh karena itu, bagi para

pembaca yang ingin memberi saran maupun kritik demi memperbaiki karya tulis ini.

Semoga Karya Tulis ini bermanfaat bagi pembacanya.

Siborongborong, 26 Maret 2022

Paska Sinaga
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR …………………………………………………………………..... i

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………… ii

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………………….. 1

1.1 Latar Belakang dan Masalah …………………………………………………. 1

1.2 Tujuan Penulisan …………………………………………………………..…… 1

1.3 Manfaat Penulisan …………………………………………………………….. 2

1.4 Metode Penulisan ……………………………………………………………… 2

1.5 Tinjauan Pustaka ………………………………………………………………. 2

BAB II PEMBAHASAN …………………………………………………………………. 3

2.1 Surat dan Sejarah Perkembangannya ………………………………………….. 3

2.2 Jenis-Jenis Surat ……………………………………………………………….. 4

2.3 Penulisan Surat yang Baik dan Benar …………………………………………. 9

BAB III SIMPULAN dan SARAN ……………………………………………………….. 10

3.1 Kesimpulan …………………………………………………………………….10

3.2 Saran ……………………………………………………………………………10

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………………….. 11

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

1.1.1 Latar Belakang

Ketertiban dan kelancaran merupakan beberapa faktor penting dalam kepengurusan

administrasi. Dalam kepengurusan administrasi seperti instansi pemerintah ataupun swasta,
dituntut terjaganya kelancaran administrasi guna menunjang keefektifan kinerja dan
terpenuhi akan manfaat yang diinginkan. Administrasi adalah segenap aktifitas menghimpun,
mencatat, mengolah mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap organisasi (Soetrisno, 2002:12). Salah satu tugas administrasi dari pengertian
diatas berkaitan dengan keterangan, surat menyurat dan warkat-warkat, oleh karena itu
administrasi sering disebut pekerjaan tulis menulis maka tercipta warkat yang kemudian
terkumpul menjadi arsip. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat. Surat
adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain
untuk menyampaikan warta (Bartos, 2003:36).

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu

pesat dengan banyak bermunculnya berbagai alat telekomunikasi atau penghubung yang
canggih seperti; telepon, handphone, televisi, radio, telegram, faxsimile dan sebagainya,
namun masih adakomunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan
masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi
yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi
secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih
memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut
karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat
komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki
kekuatan hukum, sumber data, alat pengingat, jaminan, wakil, alat promosi. Surat adalah
media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke
seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya
penulisan surat. Maka dari itu karya tulis ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga
dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

1.1.2 Masalah

Permasalahan yang akan penulis bahasa dalam karya tulis ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimanakah sejarah dan perkembangan surat menyurat ?

2. Apa saja jenis-jenis surat ?
3. Bagaimanakah tata cara penulisan surat yang baik dan benar ?

1.2 Tujuan Penulisan

Mengingat pokok permasalahan tersebut, maka tujuan yang ingin dicapai penulis
dalam penelitian ini adalah mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan
benar, untuk itulah karya tulis ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara
penulisan surat yang baik dan benar serta dapat membedakan format dan jenis-jenis surat
yang ditemui di kantor Yayasan Karya Luhur Jaya.

1.3 Manfaat Penulisan

Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan manfaat dari berbagai

pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Penulis
Untuk meningkatkan ilmu pengetahuan penulis di bidang surat menyurat.
2. Bagi Kantor Yayasan Karya Luhur Jaya
Dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi kantor dan bahan pertimbangan
dalam surat menyurat.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Surat dan Sejarah Perkembangannya

Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai jauh
sebelum kedatangan bangsa Eropa. Yakni pada masa kerajaan Kutai, Tarumanegara,
Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, walaupun hanya terbatas pada hubungan
antarpara raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan
bambu, daun lontar, dan kulit binatang.

Kegiatan pos semakin lancar, setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg)
dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada 1809 atas perintah gubernur jenderal
Herman William Daendels. Menyebabkan waktu tempu pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur
yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek jadi enam hari.

Perangko pertama di dunia diterbitkan di Inggris (1840) dengan nama Penny Black,
yang membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda, saat menjajah Indonesia,
mengikuti pula jejak Inggris. Pada 1852, diterbitkan perangko Belanda pertama, bergambar
Raja Willem III. Sementara di jajahannya Hindia Belanda, perangko digunakan pertama kali
pada 1865. Cetaknya di Belanda sebanyak dua juta lembar.

Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dari
Belanda. Warga Belanda sangat menantikan kedatangan surat-surat dari negeri leluhurnya.
Kemudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. Dan kantor pos
merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

Meskipun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus)

di Batavia dan kota-kota lainnya, tapi banyak yang datang ke kantor-kantor pos agar surat-
surat lebih cepat sampai ke tujuan. Sementara Belanda banyak menyediakan kotak pos
(brievenbus) yang dipasang di jalan-jalan raya. Maksudnya supaya orang tidak perlu
mendatangi kantor pos, cukup menitipkan surat ke kotak pos. Untuk kemudian surat-surat
dikeluarkan dari kotak dan diangkut ke kantor pos.
2.2 Jenis-Jenis Surat

2.2.1 SURAT RESMI

Surat Resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi
atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus
menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku. Bentuk
penyajian surat biasanya menggunakan bentuk atau sistem full block, semi block
atau indented block.
Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
Surat dinas pemerintah meliputi :
- surat perjalanan dinas
- surat perintah
- surat rekomendasi
- surat instruksi
- surat referensi
- surat tugas
- dan surat keputusan.

2. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau
badan usaha.

3. Surat sosial, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi

kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).

Jenis-jenis surat sosial :

- surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

dengan tujuan agar penerimanya mengetahui sesuatu yang dikirim atau
diterimanya.
- Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu hal
kepada anggota masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi atau
perihal yang tertera dalam surat tersebut.
- Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada banyak pihak.
 - Surat kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik
secara perorangan maupun instansi kepada yang dapat dipercaya supaya
bertindak mewakili orang yang memberi kuasa, karena orang yang
member kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri. Berdasarkan isi dan
jenisnya, surat kuasa dapat dibagi menjadi :
a. surat kuasa perseorangan, yaitu surat kuasa yang dibuat secara
pribadi atau perseorangan yang diberikan kepada seseorang yang
dapat dipercaya.
b. Surat kuasa instansi dinas dan perusahaan, yaitu surat kuasa yang
dibuat dan dikeluarkam oleh instansi atau perusahaan yang
diberikan kepada bawahannya/karyawannya atau instansi lainnya
sesuai dengan tugas masing-masing agar melaksanakan tindakan
karena pimpinan tidak dapat melakukannya sendiri.
c. Surat kuasa istimewa, yaitu surat kuasa yang diberikan oleh
seseorang kepada orang lain atau pengacara dalam penyelesaiannya
ada kaitannya dengan pengadilan.

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat, terdiri dari:

- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
- Logo instansi/lembaga.
2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat
(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).
9. Penutup surat
10. Penutup surat, berisi:
 - salam penutup
- Jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan.

2.2.2 SURAT PRIBADI

Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau
suatu oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau
pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah
:
Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang
dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan
yang termasuk surat pribadi adalah :
a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan
c. Surat perijinan

 Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam
perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat
dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.

 Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang
ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan
sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya
yaitu :
1. Sumber informasi
 2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran

 Surat Perijinan
Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut
permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang
dimaksudkan.
Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang,
surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu
apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau
keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang
tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.
Contoh :
1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah
2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan
sebagainya

2.2.3 MEMO
Memo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat,
jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang
bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai
sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada
bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan
tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan
akrab.

Ciri-ciri :

1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau
organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan
memo secara horizontal maupun secara vertical
 3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak
yang memiliki jabatan satara

4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan

kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan
sesuatu

5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan

mengenai sesuatu hal

6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat

resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.

7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan

identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode
pos, secara lengkap.

Ciri-ciri Bentuk Memo

Bentuk memo terdiri atas dua bagian:

1. Kepala Memo

o Penerima
o Pengirim

o Perihal dan tanggal pengimin

o Paraf dan nama terang pengirim

2. Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek
dan lugas.

2.3 Penulisan Surat yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-
syarat,yaitu :
1. Tidak mengandung makna ganda
2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. Sederhana
4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:
1. Mengutamakan sama derajat
2. Tegas
3. Mudah dimengerti oleh pembaca
4. Menggunakan bahasa yang sopan
5. Jelas antara penulisan dan makna
 BAB III
SIMPULAN DAN SARAN

3.1 Simpulan

 Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikas dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi
yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
 Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak
dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi.
 Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
 DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

Hisyam, Djihad. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik.

Yogyakarta: UNYpress.
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus Besar
Bahasa Indonesia (Online), (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.
php), diakses tanggal 02 Desember 2019.

Setyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori, dan

Aplikasi. Yogyakarta: Amara Books.

Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online),

(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses tanggal 02 Desember
2019.

Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat),

diakses tanggal 02 Desember 2019.