MAKALAH

MENULIS SURAT DALAM BAHASA INDONESIA

DOSEN PENGAMPU
Yushinta Eka Farida, M.Pd

DISUSUN OLEH:
1. Caka Tri Muhammad Ilham(211240001166)
2. Ahmad habib awwaluddin (211240001122)

UNIVERSITAS ISLAM NAHDLATUL ULAMA JEPARA

FAKULTAS SAINS & TEKNOLOGI

TEKNIK INFORMATIKA

2021/2022
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang,
kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini guna
memenuhi tugas kelompok mata kuliah Bahasa Indonesia dengan judul “Menulis Surat”.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan referensi
dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan
baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan
terbuka kami sangat menghargai akan saran dan kritik untuk membangun makalah ini lebih
baik lagi. Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga melalui makalah ini dapat
memberikan manfaat dan wawasan bagi kita semua.

Jepara, 15 April 2022

Penyusun
KATA PENGANTAR................................................................................................................................2
1. Pengertian Surat...........................................................................................................................7
2. Fungsi Surat..................................................................................................................................8
1. Jenis Surat.....................................................................................................................................9
a. Berdasarkan Isinya........................................................................................................................9
b. Berdasarkan Keamanan Isinya....................................................................................................10
c. Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya........................................................................................11
d. Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya....................................................................................11
 BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang

Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak
ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan
sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan
surat menyurat yang sering disebut korespondensi. Peranan surat menyurat sangat
penting dalam suatu organisasi, baik organisasi kecil, sedang, ataupun besar. Surat
berfungsi sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan
tertulis dan harus terinci. surat sebagai alat komunikasi dapat mencapai tujuannya.
Surat harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan
terang mengenai maksud dan tujuannya (Simorangkir, 2001).

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi
pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat
komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat
menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Oleh karena
itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat-
tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.
 1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut maka kami rumuskan masalah dalam
makalah ini adalah:

a) Apa pengertian Surat?

b) Apa fungsi Surat?
c) Sebutkan jenis-jenis surat?
d) Sebutkan Bagian dari surat?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui pengertian dari surat

2. Mengetahui Fungsi surat.

3. Mengetahui jenis-jenis surat.

4. Mengetahui Bagian dari surat

Tujuan1.Mengetahui pengertian dari surat.2.Mengetahui tujuan dan fungsi membuat
surat.3.Mengetahui jenis-jenis surat.4.Mengetahui bagian dari surat
1. Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas

selembar kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia (Subagyo,

1997: 1).

Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi)

paparan. Di dalam paparan pengarang memgemukakan maksud dan tujuanya,

menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya demikian pula di dalam surat

(Soedjito dan Solchan Tw, 2004: 1).

Berbeda halnya jika ditinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu alat atau

sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling

efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan,

surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain

secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, dan sebagainya, akan

sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian

halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami perubahan-
2. Fungsi Surat

Menurut Soedjito dan Solchan Tw (2004: 2), surat dapat memenuhi fungsi-

fungsi berikut:

a. Alat komunikasi, yaitu suatu alat untuk menyampaikan bahan komunikasi yang

berupa berita, laporan, pemberitahuan, penunjukan, permohonan, dan lain-

lain.

b. Alat bukti tertulis, yaitu sebagai bukti nyata yang sah yang lazimnya dikenal

sebagai “hitam di atas putih”. Hal itu sangat penting, terutama dalam surat-surat

resmi, seperti : surat perjanjian, surat wasiat, surat sewa-menyewa rumah, surat

jual beli, dan surat kuasa. Surat-surat tersebut mempunyai kekuatan hukum yang

dapat dipakai sebagai “bukti tertulis” dalam perkara dipengadilan.

c. Alat bukti historis, yaitu dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk

mengetahuai dan menggali informasi mengenai bagaimana keadaan, cara dan

pengelolahan administrasi, dan cara pelaksanaan berbagai kegiatan pada masa

lalu.

d. Alat pengingat, yaitu dapat dipakai untuk mengingat dan mengetahui surat-surat

yang sudah dikirimkan atau diterima dalam suatu periode waktu tertentu. Hal itu

dapat diketahui melalui arsip dan ekspedisi surat.

e. Duta organisasi, yaitu dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan

nilai pejabat/ jawatan/ atau kantor yang bersangkutan. Oleh kerena itu, dalam

menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dalam berfikir secara cermat agar

tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan.

f. Pedoman kerja, yaitu dapat dipakai sebagai pola yang harus dipedomani dan

diikuti oleh lembaga, organisasi, atau jawatan yang menjalankan fungsi

kesekretariatan tersebut, antara lain, dalam menerbitkan berbagai macam atau

jenis surat yang dikehendaki. Misalnya surat keterangan tidak sama dengan surat
 kuasa, dan surat penunjukan tidak sama dengan surat edaran.

1. Jenis Surat

Dari beberapa surat yang dikenal dewasa ini terdapat beraneka ragam atau jenis surat,

maka dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal bermacam-macam jenis surat.

Aneka macam jenis surat itu dapat ditinjau dari berbagai segi (Soedjito dan Solchan

Tw, 1994: 14-17), sehingga surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu:

a. Berdasarkan Isinya

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas tiga surat, yaitu:

1) Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada

keluarga, teman atau kenalan.

2) Surat dinas/ resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi

pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat

dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.

Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa

ragam resmi. Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan,

instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman,

dan surat undangan rapat dinas.

3) Surat niaga/ dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/

perdagangan.

Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

Contoh surat niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat

penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan

periklanan.
b. Berdasarkan Keamanan Isinya

Berdasarkan keamanan isinya, surat dibedakan atas empat jenis, yaitu:

1) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat

penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara. Surat tersebut

ditandai dengan kode SR atau SRHS (Sangat Rahasia). Contohnya, yaitu dokumen

dari Departemen Penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dokumen di

kalangan kemiliteran.

2) Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh

diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat

rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).

3) Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat

tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya

sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu

hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan

perjalanan.

4) Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila

diketahui oleh orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang

bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan

terima kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.

c. Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya

Berdasarkan derajat penyelesaiannya, surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu:

1) Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin

diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau

ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas

penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas.

2) Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi.

Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat

penawaran tugas belajar ke luar negeri.

3) Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi.

Miskipun demikian, surat yang kita terima harus segera kita balas agar

komunikasi dapat berjalan lancar. Contohnya, yaitu surat permohonan

sumbangan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan surat pengumuman biasa.

d. Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya

Berdasarkan jangkauan penggunaannya, surat dibedakan atas dua jenis, yaitu:

1) Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu

kantor/ instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo,

yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan

nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.

2) Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-

pihak diluar kantor/instansi yang bersangkutan.

A. Bagian-Bagian Surat Resmi
1. Kepala surat
Dikenal juga sebagai kop surat. Merupakan bagian paling atas di dalam surat yang
memuat informasi mengenai logo, nama, identitas, dan alamat lembaga pengirim
surat.
Bagian kepala surat terdiri atas:
- Lambang/ logo Lembaga
- Nama lembaga
- Alamat Lembaga
- Nomor telepon Lembaga
- Kode pos dan fax Lembaga
- Alamat email dan website lembaga
2. Tempat dan Tanggal
Pencantuman tempat dan tanggal berfungsi untuk memberikan informasi kepada
pembaca mengenai kapan dan dari mana surat tersebut berasal. Akan tetapi tempat
surat biasanya tidak ditulis jika alamat sudah tertera di kop. Untuk cara penulisan
tempat dan tanggal surat dimulai dari kabupaten/kota lalu diikuti tanggal, bulan
dan tahun.
Contoh: Semarang, 7 Septemer 2019
3. Nomor surat, lampiran, perihal
Di dalam surat resmi selalu ada pencatuman nomor surat. Penomoran surat ini
hanya boleh dilakukan di lembaga, instansi, atau organisasi yang sudah resmi atau
terdaftar. Penggunaan nomor surat meliputi nomor urut penulisan surat, kode
surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk
memudahkan mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga dan
mempermudah dalam pengaturan dan penyimpanan.
Format penulisan surat biasanya ditulis dengan [nomor surat] / [Organisasi] /
[ Bulan] / [Tahun]
Contoh: 127/PMI/X 2018

4. Alamat tujuan
Terdapat dua alamat tujuan dalam surat resmi yaitu alamat luar yang ditulis di
sampul surat(amplop) serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas
surat.
 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:
 Menggunakan kata Yth (yang terhormat) untuk menghormati pihak yang
dikirim surat bisa berupa atasan, tamu undangan, rekan, dan lain-lain.
 Bisa/ dapat menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama
orang yang dituju.
 Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali singkatan nama
dsb.
 Dapat menggunakan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat.
Contoh penulisan alamat tujuan:
Yth. Bapak Suparmin
Kepala Sekolah SMAN 1 Wakanda
Jalan Platinum No. 26
Kabupaten Wakanda
5. Salam pembuka
Salam pembuka bertujuan untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab
sopan santun. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda koma.
Contoh salam pembuka :
Assalamualaikum wr. wb,
Selamat pagi,
Denganhormat,
6. Isi surat
Merupakan bagian inti dari surat. Isi surat memuat apa saja informasi yang perlu
disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Isi surat
terdiri dari tiga bagian yaitu bagian pembuka, inti dan penutup.
Pada isi surat bagian pembuka berisi pengantar bagi pembaca untuk memberitahu
berita apa yang akan disampaikan oleh pengirim surat yang nantinya akan
dilanjutkan di bagian inti
Bagian inti pada isi surat berisi tujuan utama dari pengiriman surat. Inti surat
ditulis secara jelas, singkat dan padat agar pesan surat bisa tersampaikan pada
pembacanya.

Bagian penutup pada isi surat berisi kesimpulan atau penegasan dari isi surat
secara keseluruhan. Selain itu penutup juga bisa berisi ucapan
 terima kasih atau harapan pada pembaca atas perhatiannya. Demikian, bagian
penutup menandai bahwa uraian informasi yang ingin disampaikan melalui surat
sudah selesai.
7. Salam penutup
Tujuan dari salam penutup sama seperti salam pembuka, yaitu untuk menambah
kesantunan dalam berkirim pesan. Penulisan diawali huruf kapital dan diakhiri
oleh tanda koma.
Contoh salam penutup :
Wassalamualaikum wr.wb,
Terima kasih,
8. Pengirim surat
Pengirim surat terletak di bagian bawah surat. Pengirim harus menyertakan nama
terang dan tanda tangan. Selain itu pengirim juga berperan sebagai penanggung
jawab atas surat tersebut.
9. Tembusan
Bagian tembusan adalah bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain
yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.sipas.id/blog/jenis-surat/

https://jurnal.umko.ac.id › elsa › article › download

https://www.academia.edu/34979995/
MAKALAH_TEKNIK_MENULIS_SURAT

https://www.academia.edu/41249345/
Makalah_Menulis_Surat

https://www.scribd.com/document/537424245/Kelompok-4-
Makalah-Menulis-Surat

https://www.academia.edu/41249345/Makalah_Menulis_Sura
t