Modul 10 Menulis Surat Dinas

1
MODUL PERKULIAHAN
(U002100009)
Bahasa
Indonesia
Menulis Surat Dinas
Abstrak Sub-CPMK (lihat di RPS)
Di dalam modul ini akan dibahas Setelah mempelajari materi pada bab ini,
tentang pengertian, jenis, bagian, diharapkan mahasiswa dapat memahami
bentuk-bentuk, dan contoh surat pengertian, jenis, bagian, bentuk-bentuk, dan
dinas. Teori ini sebagai standar contoh surat dinas sebagai standar penulisan surat
penulisan surat dinas yang memiliki dinas yang memiliki kebenaran secara akademik
kebenaran akademik.
Fakultas Program Studi Tatap Muka Disusun Oleh
Teknik Teknik Sipil

10 Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S
MODUL 10
MENULIS SURAT DINAS
A. Standar Kompetensi :
Setelah mempelajari materi pada bab ini diharapkan mahasiswa dapat memahami
pengertian, jenis-jenis, bagian-bagian, bentuk-bentuk, dan contoh-contoh surat dinas, serta
mampu menyusun surat dinas secara benar dan efektif.
B. Kompetensi Dasar :
(1) Mampu memahami pengertian surat dinas
(2) Mampu memahami jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu memahami bagian-bagian surat dinas
(4) Mampu memahami bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu memahami contoh-contoh surat dinas
C. Indikator :
(1) Mampu menjelaskan pengertian surat dinas
(2) Mampu menjelaskan jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu menjelaskan bagian-bagian surat
(4) Mampu menjelaskan bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu menjelaskan contoh-contoh surat dinas
(6) Mampu membuat surat dinas secara benar dan efektif
D. Pengertian Surat Dinas
Pasti kita pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau
kepada guru di sekolah. Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif
untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya, seseorang mengirim surat melalui jasa pos
dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang
kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain,
seperti faksimili, SMS (Short Message Service atau layanan pesan singkat), dan e-mail (electronic
mail atau surat elektronik).
2021 BAHASA INDONESIA

2 Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan
mengikuti aturan dan format tertentu. 1 Surat juga merupakan sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang berupa
pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau permohonan, laporan. Selain itu, surat
merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pembuatnya
kepada pihak yang dituju.2 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat adalah kertas
yang tertulis; secarik kertas sebagai tanda atau keterangan; dan sesuatu yang ditulis. Dengan
demikian, pengertian surat dinas adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak kepada pihak lain. Ada tiga kriteria yang harus dipenuhi dalam membuat surat
dinas, yaitu
1. Formatnya menarik
2. Isinya tidak terlalu panjang.
3. Bahasanya padat, jelas, dan santun.
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki beberapa fungsi, yaitu:
1. Sebagai wakil penulis

2. Sebagai alat pengikat
3. Sebagai pedoman kerja (surat putusan atau instruksi)
4. Sebagai bukti sejarah (surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi)
5. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
6. Sebagai bukti tertulis (terutama surat perjanjian)
Sebagai wakil penulis, surat dapat disampaikan atas nama pribadi (bersifat perseorangan)
dan atas nama Lembaga atau instansi. Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi, seperti komunikasi antara anak dengan orang tua, antarkerabat, antarsejawat,
dan antarteman. Biasanya pada surat pribadi digunakan semacam kartu pos, warkat pos, atau surat
bersampul. (2) Surat dagang atau niaga merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
1
J.S. Marjo, Surat Menyurat Lengkap, Semarang:Aneka Ilmu, 1990, 32.
2
Lamuddin Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia . Jakarta:Mawar Gempita,
1991, 5.

berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-
barang/berhubungan dengan kegiatan dagang. Surat yang dipergunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Beberapa macam surat niaga, yaitu surat penawaran, surat pengaduan, surat pemesanan, surat
pengiriman, surat pembayaran barang, dan surat penagihan. (3) Surat dinas atau resmi merupakan
alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang
berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas
menjadi hal yang berhubungan dengan segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga menjadi alat komunikasi kedinasan yang sangat penting
dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan,
penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi
kepada perseorangan atau sebaliknya. Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang
diklasifikasikan berdasarkan dari isinya atau kepentingannya.
Dengan demikian surat dinas yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan.
Umumnya surat ini dikeluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintahan. 3 Oleh karena itu, surat
dinas juga disebut dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena surat dinas umumnya
dikeluarkan oleh jawatan atau kantor-kantor pemerintah. Namun, surat dinas mungkin pula
dikeluarkan oleh lembaga-lembaga swasta, atau oleh perseorangan. Maka surat itu merupakan surat
dinas karena surat tersebut isinya ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik dinas di kalangan
pemerintahan maupun di kalangan swasta. Akan tetapi, fungsi-fungsi kedinasan sebenarnya tidak
hanya berlaku di instansi-instansi pemerintahan, tetapi berlaku juga di instansi swasta. Urusan-
urusan seperti pemberian tugas, penyampaian pengumuman, permohonan izin, atau perintah kerja
juga dikenal dalam instansi swasta. Jadi, apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan,
surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. 4 Surat dinas sering diidentikkan dengan
surat resmi. Hal ini karena surat dinas selalu ditulis dalam format tertentu dan menggunakan bahasa
yang resmi.
Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya

dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika terdapat
tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga perlu
dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya tidak
3
Suyono, Cerdas Berpikir, 86.
4
E. Zaenal Arifin. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. (Jakarta:Akademika Pressindo,
1996), hlm. 2.

terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti
itu sulit untuk dipahami.
Selain itu, kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat dinas harus singkat.
Jelas dan santun. Kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas
maksudnya perlu dihindari. Perlu diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat
menentuksan maksud isi surat. Tanda baca dapat memperjelas gagasan dan membantu
pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi, penggunaan tanda baca sebaiknya tidak berlebihan
karena akan memgaburkan maksud kalimat.
E. Jenis-jenis Surat Dinas
Berdasarkan tujuan atau maksud, dan isi, surat dinas terdiri atas beberapa jenis, yaitu (1)
surat pengumuman, (2) surat pemberitahuan, (3) surat keterangan, (4) surat edaran, (5) surat
undangan, (6) surat laporan, (7) surat berita acara, (8) surat pengantar, (9) surat rekomendasi, (10)
surat perintah, (11) surat tugas, (12) surat kuasa, (13) surat pengusulan, (14) surat pernyataan, (15)
surat keputusan, (16) surat permohonan bantuan, (17) surat permohonan izin, (18) surat peringatan,
(19) surat balasan, dan (20) surat perjanjian. 5
F. Bagian-bagian Surat Dinas

1. Kepala Surat
Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat adalah
sebagai identitas diri bagi instansi yang terkait. 6 Surat resmi pemerintah atau perusahaan
ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat ini
dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-
kantor cabang, bank-bank langganannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon,
teleks, kotak pos, dan faksimili. Oleh sebab itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan
identitas instansi tersebut secara jelas dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2)
lambang atau logo instansi, (3) alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor
5
Marjo, Surat Menyurat, 34.
6
Suyono, Cerdas Berpikir , 87.

faksimile atau surat elektronik (e-mail). Maka, unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal,
yaitu:
a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b. unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawatan atau perusahaan, nama instansi,
alamat kantor cabang suatu instansi, dan bidang usaha, contohnya sebagai berikut.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta 13220, Kotak Pos 6259
Telepon (021) 4706287, 4706288, Faksimile 4750407
Laman www.pusatbahasa.dediknas.go.id, Pos-el (E-mail) pusba@indo.net.id
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat
itu ditulis.7 Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada pojok kanan atas,
sejajar dengan nomor surat.8 Penulisan tanggal surat dipisah oleh tanda koma dan tidak
boleh diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah penulisan
nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11).
Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat
tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, contoh:
Salah Benar
29 Agt. 2021 29 Agustus 2021

29-08-‘21
7
Arifin, Penggunaan Bahasa, 16.
8
Arifin, Penggunaan Bahasa,17.

3. Nomor Surat
Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk
memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. 9 Oleh
penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk
di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika
diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penggunaan
nomor surat berguna untuk:10
1. Memudahkan petugas kearsipan

2. Memudahkan mengatur penyimpanan
3. Memudahkan dalam pencariannya kembali
4. Mengetahui banyak surat yang keluar
5. Mempercepat penyelasaian surat-menyurat (membalas surat)
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-kurangnya
penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahu
surat, contoh:
Nomor : 1279/F4/H.5/2017
No. : 1279/F4/H.5/2017
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai berikut:
a. Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.

b.Kata nomor boleh disingkat dan disertai tanda titik menjadi No.
c. Pada akhir baris tidak diberi tanda baca apa pun termasuk tanda titik (.).
d.Kata nomor diikuti tanda baca titik dua (:)
4. Lampiran
9
10
Marjo, Surat Menyurat, 36..

Lampiran merupakan penjelasan dari jumlah dokumen yang disertakan dalam
surat.11 Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat
meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.
Jika dokumen itu berjumlah satu lembar, harus disebut satu lembar. Namun, jika
terdiri atas satu berkas, harus dinyatakan satu berkas. Lampiran berguna sebagai penunjuk
bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu
sendiri. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang
diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Kaidah-kaidah dalam penulisan lampiran,
ialah sebagai berikut:12
1. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

2. Penulisan kata lampiran boleh disingkat menjadi Lamp. atau tetap dituliskan utuh,
Lampiran.
3. Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan kata lampiran
dalam surat itu.
4. Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apa pun termasuk tanda baca titik (.).
5. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
Lampiran : Lima berkas

Lamp. : Tiga eksemplar
Lamp. : 110 eksemplar
Huruf awal kata lima dan tiga harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan
huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan
yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua
angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Lima berkas, Tiga eksemplar).
Akan tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran
dengan angka (misalnya : 110 eksemplar).
11
Suyono, Cerdas Berpikir, 87.
12
Suyono, Cerdas Berpikir.

5. Hal Surat
Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui
hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal
surat dituliskan dengan singkat karena hal surat sama dengan judul karangan. 13 Oleh
karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul dalam karangan
biasa, yaitu singkat, jelas, dan menarik serta berupa kata atau frasa dan buka berupa
kalimat. Selain itu, sebaiknya gunakanlah kata Hal dan bukan Perihal, contoh:
Salah
Hal : Permohonan saksi ahli Bahasa untuk kasus penggelapan

dokumen resmi
Benar
Hal : Saksi ahli Bahasa
6. Alamat Surat
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang
harus menerima surat. Selain itu, alamat di bagian dalam surat merupakan alamat yang
ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima
surat dan bahwa hanya dirinyalah yang berhak menerima surat tersebut. 14 Bagi pengirim
surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu
pemasukan ke dalam surat.
Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula pada sampul surat atau pada
alamat luar. Alamat pada surat sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir surat
dalam menyampaikan surat itu. Maka dari itu, kita harus cermat dan hati-hati dalam
menulis alamat surat agar surat sampai pada tujuan. Tulislah alamat dengan lengkap dan
13
14
Finoza, Aneka Surat ,10.

jelas, yang meliputi nama orang atau institusi yang terkirim, nama jalan, nomor kantor,
dan nama kota serta kode pos. Penulisan alamat surat diatur sebagai berikut:
 Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan
salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan
daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak
ada. Alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena
tempatnya cukup leluasa.
 Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai
penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
 Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak
diikuti titik).
 Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat
mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti
Dr., Ir., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika
alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak,
Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut
seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan.
Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit
dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.
 Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW
dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi
dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa
pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu
telah memilikinya, contoh:
Yth. Kepala Biro Kepegawaian

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta Pusat
7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi.15 Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas adalah Dengan
hormat. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini
merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam pembuka
dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat.
Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis
dengan huruf kecil semua, kemudian salam pemuka itu diikuti koma (,), contoh:
Dengan hormat, (D kapital, h kecil),

Salam sejahtera (S besar, s kecil),
Saudara….,
Saudara (Bapak) …. yang terhormat,
Assalamualaikum warrahmatulahi wabarakatuh
Salam Pramuka
8. Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak
pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. 16
Alinea ini selain berfungsi untuk pengantar isi surat juga harus menyesuaikan dengan
isi surat. Walaupun disebut alinea, sesungguhnya bagian ini umumnya tidak lebih dari
satu kalimat. Bahkan sering juga alinea pembuka sekaligus merupakan alinea isi.
Alinea pembuka untuk surat pemberitahuan hendaknya berbeda dengan alinea
pembuka untuk surat tugas:
 Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara .…
15
16

 Menindaklanjuti surat kami pada tanggal 29 Agustus 2021, kami menugasi Saudara
….
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf
pembuka pada surat dinas ditandai dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan,
contoh:
 Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang

pelaksanaan ujian di ….
 Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta, yaitu
berupa….
 Dengan ini kami beritahukan bahwa…….
 Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk……
 Bersama surat ini kami kirimkan kepada Bapak……..
 Berkenaan dengan…., kami meminta Saudara untuk…..
 Dalam rangka melaksanakan…., dengan ini kami menugasi...
 Melalui surat ini kami mohon kepada Bapak untuk membuka acara...
9. Paragraf Isi
Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang
diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. 17
Sesuatu yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban,
atau reaksi dari penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si penerima surat sesuai
dengan keinginan pengirim, penggunaan singkatan, atau istilah yang yang tidak lazim
hendaklah dihindari karena hal itu akan membingungkan penerima surat.
Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada
masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimat
dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir.
Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan. Alinea ini
merupakan bagian surat dinas yang berisi maksud penulisan surat. Isinya merupakan
kelanjutan dari alinea pembuka dan menerangkan hal yang dicantumkan sebelumnya.
Selain itu, alenia isi merupakan bagian yang menampung maksud-maksud pokok dari
penulisan surat. Oleh karena itu, bisa saja bagian isi lebih dari satu alinea jika maksud
penulis itu terdiri atas dua atau lebih. Alinea isi dengan pembuka memerlukan kata-
17

kata penghubung seperti sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal
tersebut di atas, dan berkaitan dengan hal ini, contoh:
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama Kepala Pusat Pengembangan
Bahasa mengucapkan terima kasih kepada Saudara …
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak untuk memberikan bantuan
 Berkaitan dengan hal tersebut, kami mohon Saudara untuk memperlancar
pengurusan izin penggunaan gedung tersebut.
 Untuk itu, kami mohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut pada
waktunya. Keterangan selengkapnya kami lampirkan bersama surat ini.
 Jika tugas tersebut sudah dilaksanakan, kami mengharapkan Saudara menyusun
laporannya. Laporan harus kami terima selambat-lambatnya satu minggu setelah
tugas itu selesai.
10. Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.
Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih
kepada penerima surat.18 Di dalam alinea penutup, biasanya berisi simpulan, harapan,
ucapan terima kasih, atau ucapan selamat. Alinea penutup umumnya terdiri atas satu
kalimat saja. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam
surat. Surat yang tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum
selesai. Contoh paragraf penutup yang salah:
o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih.

o Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak.
Contoh paragraf penutup yang benar:
 Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.\

 Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat ditingkatkan terus.
 Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas
perhatian Bapak.
 Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan kami.
 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini.
 Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini.
 Atas perhatian dan bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.
18

11. Salam Penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah
berkomunikasi dengan pembaca surat. 19 Salam penutup dicantumkan di antara paragraf
penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-
urat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.
Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya
ditulis dengan huruf kecil.
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam
takzim, salam kami, dan wasalam. Hal-hal penting perlu diperhatikan dalam penulisan
salam penutup, yaitu; diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma (,). Bila tidak ada salam pembuka, tidak
perlu dicantumkan salam penutup, contoh:
Salah:
Salam Takzim,
Hormat Kami,
Benar
Salam takzim
Wasalam,
12. Penanda Tangan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu
pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda
tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis
kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama
penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.
Jika akan dicantumkan Nomor Induk Pegawai pejabat yang bersangkutan,
pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan, contoh:
19

Direktur,
Dr. Arsalan, S.E.
Rektor,
Prof. Dr. Sabaruddin, M.Sc.

NIP195621091986031003
13. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas selain hal-hal
tersebut di atasa dalah sebagai berikut.
a. Penulisan Singkatan
Dalam surat-surat dinas pada bagian pengiriman tersebut sering ditemukan singkatan-
singkatan seperti a.n, anb., dan U.b. Berikut merupakan uraian dari maksud singkatan-
singkatan tersebut.
1) Singkatan a.n dan u.b.

Singkatan ini merupakan kepanjangan dari atas nama. Singkatan ini
digunakan jika pengirim mendatangi surat yang mengatas namakan pejabat lain.
Surat yang ditandatangani tidak perlu dikonsultasikan isinya kepada atasan
pengirim surat, contoh:
a.n. Direktur Utama

PT Sumber Waras
tanda tangan
Nama Jelas
NIP
Direktur Pemasaran
a.n. Kepala Badan Bahasa
Kepala Pusat Pembinaan
u.b.
tanda tangan
Nama Jelas
NIP
Kepala Bidang Pembelajaran
2) Tembusan
Tembusan surat dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-
pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian pihak yang dituju
akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirim surat itu. Tembusan diletakkan
pada margin sebelah kiri, lurus vertikal dengan nomor, lampiran , perihal surat, dan
sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani urutan atau hiearki teratas
kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini adalah
sebagai berikut:
 Huruf awal kata tembusan situlis dengan huruf kapital.
 Tanda titik dua mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.
 Tembusan diberikan kepada nama pejabat atau orang bukan kantornya.
 Jika tembusan lebih satu, pengurutannya lebih dimulai dari pejabat yang lebih
tinggi.

 Penulissan kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
 Kata arsip atau pertinggalan tidak perlu dicantumkan, contoh:
Tembusan:
1. Dirjen Kebudayaan
2. Kepala Biro Kepegawaian
3. Kepala Biro Perencanaan

14. Contoh-contoh Surat

Daftar Pustaka
Arifin, E. Zaenal. (1996). Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta:
CV Akademika Pressindo.
Finoza, Lamuddin. (1991). Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia.
Jakarta:Mawar Gempita.
Marjo, J.S. (1990). Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.
Satata, Sri; Dadi Waras Suhardjono, M. Rizki Sadikin. (2019). Bahasa Indonesia
untuk Perguruan Tinggi (Mata Kuliah Wajib Universitas). Jakarta: Mitra Wacana
Media.
Suyono. 2007. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program
Studi IPA/IPS. Jakarta:Ganeca Exact.


Modul 10 Menulis Surat Dinas

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 10 Menulis Surat Dinas

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

Abstrak Sub-CPMK (lihat di RPS)

Fakultas Program Studi Tatap Muka Disusun Oleh

Teknik Teknik Sipil

MENULIS SURAT DINAS

D. Pengertian Surat Dinas

2021 BAHASA INDONESIA

3. Bahasanya padat, jelas, dan santun.

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki beberapa fungsi, yaitu:

1. Sebagai wakil penulis

3. Sebagai pedoman kerja (surat putusan atau instruksi)

5. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.

6. Sebagai bukti tertulis (terutama surat perjanjian)

2021 BAHASA INDONESIA

Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya

2021 BAHASA INDONESIA

E. Jenis-jenis Surat Dinas

F. Bagian-bagian Surat Dinas

2021 BAHASA INDONESIA

a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA

Telepon (021) 4706287, 4706288, Faksimile 4750407

Laman www.pusatbahasa.dediknas.go.id, Pos-el (E-mail) pusba@indo.net.id

29 Agt. 2021 29 Agustus 2021

2021 BAHASA INDONESIA

1. Memudahkan petugas kearsipan

a. Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.

2021 BAHASA INDONESIA

1. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

Lampiran : Lima berkas

2021 BAHASA INDONESIA

Hal : Permohonan saksi ahli Bahasa untuk kasus penggelapan

Hal : Saksi ahli Bahasa

2021 BAHASA INDONESIA

Yth. Kepala Biro Kepegawaian

2021 BAHASA INDONESIA

Dengan hormat, (D kapital, h kecil),

8. Paragraf Pembuka Surat

 Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara .…

2021 BAHASA INDONESIA

 Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang

2021 BAHASA INDONESIA

10. Paragraf Penutup Surat

o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih.

 Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.\

2021 BAHASA INDONESIA

12. Penanda Tangan

2021 BAHASA INDONESIA

Dr. Arsalan, S.E.

Prof. Dr. Sabaruddin, M.Sc.

1) Singkatan a.n dan u.b.

a.n. Direktur Utama

2021 BAHASA INDONESIA

a.n. Kepala Badan Bahasa

Kepala Pusat Pembinaan

Kepala Bidang Pembelajaran

2021 BAHASA INDONESIA

2021 BAHASA INDONESIA

2021 BAHASA INDONESIA

Marjo, J.S. (1990). Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.

2021 BAHASA INDONESIA

Anda mungkin juga menyukai