MAKALAH

MENULIS SURAT
Dosen Pengampu: Ratna Dewi Kartikasari, M.Pd.

Disusun oleh:
Rita Mentari (2019840054)
Winda Saputri (2019840029)

PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat-Nya

sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini. Selawat dan salam tercurahkan
kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, para sahabat, dan para
pengikutnya. Tidak lupa kami sampaikan rasa terima kasih kepada dosen yang
selalu membimbing serta memberi dukungan sehingga makalah ini dapat kami
susun dengan baik.
Makalah ini kami susun untuk memenuhi tugas mata kuliah Keterampilan
Menulis program studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Fakultas Ilmu
Pendidikan Universitas Muhammadiyah Jakarta. Dalam makalah ini kami akan
menerima kritik dan saran dari berbagai pihak apabila makalah ini banyak
kekurangan. Akhir kata, kami berharap agar makalah ini bisa memberikan
sumbangsih untuk menambah pengetahuan para pembaca.

Jakarta, 8 April 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1
A. Latar Belakang................................................................................................1
B. Rumusan Masalah ...........................................................................................1
C. Tujuan Penulisan ............................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN .......................................................................................3
A. Pengertian Surat..............................................................................................3
B. Jenis-Jenis Surat..............................................................................................3
C. Fungsi surat .....................................................................................................5
D. Bagian-Bagian Surat .......................................................................................5
BAB III PENUTUP ..............................................................................................10
A. Kesimpulan ...................................................................................................10
B. Saran .............................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak
kepada orang lain melalui bahasa tulis dengan menggunakan kertas sebagai medianya.
Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang efisien, efektif, ekonomis, dan praktis
dibandingkan dengan komunikasi lisan. Surat juga dapat berfungsi sebagai alat untuk
mewakil penulis. Dalam menulis surat, penulis terlebih dahulu harus memahami bagian-
bagian surat, kegunaan surat, bahasa surat, dan langkah-langkah penyusunan surat.
Tarigan (2005:21) menyatakan bahwa menulis ialah menurunkan atau melukiskan
lambang-lambang grafis yang menghasilkan suatu bahasa yang dipahami oleh seseorang
sehingga orang lain dapat membaca dan memahami lambanglambang grafis tersebut.
Sejalan dengan pendapat di atas, Marwoto (1987:19) menjelaskan bahwa menulis adalah
mengungkapkan ide atau gagasannya dalam bentuk karangan secara leluasa. Dalam hal
ini, menulis itu membutuhkan skemata yang luas sehingga si penulis mampu meluangkan
ide, gagasan, pendapatnya dengan mudah dan lancar.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dikatakan bahwa keterampilan menulis
merupakan sebuah proses untuk menuangkan atau menyampaikan suatu gagasan, ide,
pendapat dalam bentuk bahasa tulis yang bertujuan untuk memberitahu, meyakinkan,
atau menghibur pembaca.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai
berikut.
1. Apa pengertian surat?
2. Apa saja jenis-jenis surat?
3. Apa saja fungsi surat?
4. Apa saja bagian-bagian surat?

1
 2

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk memahami pengertian surat
2. Untuk mengetahui jenis-jenis surat
3. Untuk mengetahui fungsi surat
4. Untuk mengetahui bagian-bagian surat

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat
Keterampilan menulis merupakan salah satu dari empat aspek keterampilan
berbahasa yang mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan manusia di
masyarakat. Keterampilan menulis merupakan proses pemaksaan untuk berpikir oleh
pribadi seseorang (Irawan 2008:15). Menulis adalah suatu proses berpikir yang
dituangkan dalam bentuk tertulis, ide, atau gagasan tersebut kemudian dikembangkan
dalam wujud rangkaian kalimat-kalimat. Bila menulis dikaitkan dengan kegiatan
membaca pada prinsipnya adalah menulis untuk dibaca orang lain, agar orang lain dapat
membaca tulisan untuk dibaca orang lain, agar orang lain dapat membaca tulisan tersebut
dituntut adanya bahasa yang sama. (Subyantoro 2001:4). Enre (1988:6) menyatakan
bahwa menulis adalah suatu alat yang sangat ampuh dalam pembelajaran yang dengan
sendirinya memainkan peran yang sangat penting dalam dunia pendidikan.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia dalam era-
modern ini. Dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya manusia, organisasi atau pun
perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat, demi kelancaran aktivitas bisnisnya.
Menurut Marjo (2000:15), surat adalah alat komunikasi tertulis, atau sarana untuk
menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak
yang lain. Informasi tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
laporan, pemikiran, sanggahan dan lain sebagainya. Surat adalah sehelai kertas atau lebih
yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Ada pun isi surat dapat
berupa: pernyataan, keterangan, pemberitahuan, laporan, permintaan, pertanyaan,
sanggahan, tuntutan, gugatan, dan lain-lain. (Silma 2000:1), sedangkan menurut pendapat
yang lain, surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi), kepada pihak lain, (orang,
instansi, atau organisasi), (Arifin 1996:2). Apabila surat dari satu kepada pihak lain itu
berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang

3
 4

bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Surat dinas harus
ditulis secara praktis, padat, dan berisi di dalam kepentingan sesuatu yang resmi.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli dapat disimpulkan menulis surat adalah
sarana komunikasi untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Surat bisa berupa
pemberitahuan, pernyatan, laporan, dan lain-lain. Surat juga memiliki peranan yang
sangat penting dalam suatu instansi.

B. Jenis-Jenis Surat
Secara umum surat digolongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat
resmi, surat pribadi, dan surat niaga .
1. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh dari surat resmi adalah surat
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini
adalah:
a. menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi;
b. ada nomor surat, lampiran, dan perihal;
c. menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim;
d. penggunaan ragam bahasa resmi;
e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
2. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau dapat
dikatakan surat yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini ditujukan antara
sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi, yaitu tidak menggunakan kop
surat, tidak ada nomor surat, salam pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan
bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis, dan format tulisan surat bebas.
Surat ini tidak termasuk surat resmi, tetapi dalam surat pribadi. Tentunya surat resmi
harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh

4
 5

menggunakan bahasa yang semaunya. Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari
orang tua untuk sekolah, surat cinta dari pasangan, surat undangan ulang tahun, surat
kepada sahabat, dan lain-lain.
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan usaha jasa.
Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. Ada beberapa
macam yang termasuk ke dalam surat niaga, yaitu surat jual beli, kwitansi, dan
perdagangan. Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi.

C. Fungsi Surat
Menurut Suprapto (2004:15), fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi
antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Jadi, fungsi utama surat
adalah sebagai alat komunikasi tertulis. Kemudian menurut Soedjito dan Solchan
(2004:2), surat berfungsi sebagai: alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis,
alat pengingat, duta organisasi, dan, pedoman kerja.
Pendapat lain tentang fungsi surat dikemukakan oleh Djanewai (dalam Rahardi,
2008:14). Ia mengatakan bahwa fungsi surat itu adalah sebagai berikut: sebagai alat
dokumentasi tertulis, sebagai duta institusi dan duta penulisan, sebagai medium
komunikasi dan interaksi, sebagai otak tata usaha dalam perkantoran, dan sebagai
barometer kemajuan institusi.

D. Bagian-Bagian Surat
Suprapto (2004:54) menjelaskan dalam menulis surat, bagian-bagian surat yang harus
diperhatikan adalah sebagai berikut.
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat merupakan identitas singkat tentang kantor, perusahaan, organisasi, dan
sejenisnya yang mengirimkan surat resmi. Bagian ini berfungsi untuk mengetahui

5
 6

dengan mudah nama dan alamat serta keterangan lain mengenai identitas lembaga si
pengirim surat. Kepala surat bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta
juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
1. Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
2. Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
3. Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web. Biasanya setelah
penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang
memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti
tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan surat itu dibuat. Bagian ini berfungsi memudahkan
petugas dalam pengarsipan surat. Selain itu tanggal surat berguna untuk mengetahui
batas waktu dan cepat lambatnya penyelesaian masalah yang dipersoalkan dalam surat.
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan
informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat
biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang
berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat,
wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini. Contoh: 17 Oktober 1990
3. Nomor Surat
Surat-surat dinas atau surat resmi yang dikeluarkan harus diberi nomor surat dan
kodenya. Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau
organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau
yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

6
 7

1. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya Kembali

apabila diperlukan,
2. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan,
3. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya,
4. Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat,
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2018
Nomor: 042/PRMK/28/08/2018
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada
sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak
terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal/Perihal
Surat-surat resmi atau surat dinas yang baik selalu dilengkapi dengan bagian
hal/perihal. Hal atau perihal tersebut memuat isi pokok surat tersebut. Karena
merupakan intisari isi surat, hal/perihal cukup ditulis sesingkat mungkin. Namun,
dapat dipahami dan menggunakan huruf kapital pada awal kata dan berjenis kata
benda bukan kata kerja.
Contoh:
Hal: Penawaran Harga Buku
Perihal: Penagihan Pembayaran
6. Alamat Surat
Penulisan alamat pada halaman surat sebaiknya sama lengkapnya seperti
penulisan pada sampul surat. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis
alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada kata "kepada" dirasa
berlebihan karena sudah ada kata "Yth./ yang terhormat".

7
 8

2. Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "Yth."

3. Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang
bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital
diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
4. Di setiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
5. Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth.Direktur PT Aneka
Jalan Raden Intan 11
Jakarta
7. Salam Pembuka
Penulisan salam pembuka dimulai dari margin kiri, bukan di tengah-tengah dan
tidak pula menjorok ke dalam seperti paragraf. Salam pembuka yang berfungsi sebagai
sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri
oleh tanda koma (,). Contoh: Dengan hormat, Bapak yang terhormat, Salam hormat,
Assalamualaikum wr.wb. Salam Bahagia.
8. Isi Surat
1. Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau
pendahuluan terhadap informasi yang disampaikan di alenia isi.
2. Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
3. Penutup
Selanjutnya alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis
surat kepada pembaca surat.

8
 9

9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata:
"Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Pengirim surat dinas adalah orang yang bertanggung jawab terhadap lembaga atau
organisasi yang dipimpinnya. Identitas pengirim dalam surat dinas, biasanya terdiri
atas lima unsur, yaitu: jabatan pengirim, tanda tangan pengirim, stempel/cap dinas,
nama terang pengirim, keterangan lain, misalnya NIP.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga
berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Yth. Direktur PT ABDI, Jakarta
2. Arsip

9
 10

10
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia dalam era-
modern ini. Dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya manusia, organisasi atau pun
perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat, demi kelancaran aktivitas bisnisnya.
Secara umum surat digolongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat resmi,
surat pribadi, dan surat niaga. Menurut Suprapto (2004:15), fungsi utama surat adalah
sebagai alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya.
Bagian-bagian surat Resmi terdiri dari: kepala surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal,
alamat, salam pembuka, isi, salam penutup, nama jelas pengirim dan tanda tangan, dan
tembusan.

B. Saran
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih terdapat banyak
kekurangan baik dari segi materi, isi materi, dan cara penulisan karya tulis ini, untuk itu
penulis meminta saran dari pembaca untuk bisa membantu memperbaiki makalah ini agar
lebih sempurna untuk penulisan berikutnya.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Noor, Syafiq Hakim, dkk. 2016. Peningkatan Keterampilan Menulis Surat Resmi Melalui
Pendekatan Keterampilan Proses. Jurnal Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia: p-
ISSN 2252-6722 e-ISSN 2503-3476
Sari ,Vidya Octa. 2018. Keterampilan Menulis Surat Yang Baik Dan Benar. Jurnal Elsa, Volume
16, Nomor 2, September 2018.
Contoh Bagian surat (Online). 2017. Tersedia: (http://dylaaerchy.blogspot.com/2017/02/bagian-
bagian-surat.html)

12