MAKALAH MANAJEMEN PERSURATAN

Bentuk Bentuk Tata Persuratan (Lanjutan)

Tugas Ini Di Buat Untuk Memenuhi Mata Kuliah “Manajemen Persuratan”

Dosen Pengampu: Drs.M.Yasin.MA

Disusun oleh kelompok 6

Putri Hasanah Hasibuan (0307193115)

Riska Apriani (0307191002)

M.Yusuf Lubis (0307193116)

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM-2 SEMESTER-3

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA

TAHUN AJARAN 2020-2021

1
2
 KATA PENGANTAR

‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

Syukur Alhamdulillah kita ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
karunia-Nya kepada kita semua sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini.
Shalawat serta salam kita hadiahkan kepada junjungan kita, Nabi besar Muhammad SAW yang
telah membawa ajaran islam yang dapat kita imani, pelajari dan kita amalkan dalam kehidupan
sehari-hari.

Harapan kami semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu bacaan yang
bermanfaat sehingga dapat membantu pembaca menambah pengetahuan. Penulis juga menyadari
bahwa makalah ini masih terdapat banyak kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu penulis
minta maaf apabila terdapat kesalahan-kesalahan yang tidak berkenan di hati para pembaca,
karena kesempurnaan hanya milik Allah SWT

Dalam penyusunan tidak menutup kemungkinan adanya kekeliruan. Oleh karena itu
penulis berharap adanya saran konstruktif dari semua pihak terutama bagi pembaca. Dan semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 30 November 2020

3
 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………….………..2

DAFTAR ISI………………………………………………….……………3

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………….…………4

A. Latar Belakang……………………………..……………………….4
B. Rumusan Masalah ………………………………………………….4
C. Tujuan ……………………………………………………………...4

BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………..5

A. Pengertian Bentuk-bentuk Tata Persuratan…..…………………....5

B. Bentuk Leku ( Indented Style)…………………………………….6
C. Bentuk Menggantung ( Hanging Paragraph)………...…………….7
D. Contoh Contoh Bentuk Surat Lekuk Dan Menggantung………….9

BAB III PENUTUPAN………………………………………………….10

A. Kesimpulan ……………………….……………………………..10
B. Saran ……………………………………………………………..10

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………..11

4
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat-menyurat merupakan salah satu bentuk komunikasi tulis. Sebagai bentuk komunikasi,
pesan yang disampaikan harus dapat diterima dengan baik oleh para pembacanya. Kegiatan
surat-menyurat tidak hanya menerima dan mengirim surat saja, tetapi berfungsi surat sebagai
media komunikasi dan bahan bukti hitam di atas putih dalam sebuah organisasi baik
pemerintahan maupun swasta. Purwanto (2011) “Surat adalah sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang
berkaitan dengan bisnis maupun non bisnis.” Artinya kegiatan surat-menyurat dilakukan dalam
bentuk komunikasi tulis dengan cara saling berkirim surat yang isinya berkaitan dengan sebuah
informasi antara penerima dan pengirim surat. Hal ini sejalan dengan Syafriadi (2015)
menjelaskan bahwa surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam
suatu instansi dan intitusi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik untuk
berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (eksternal) maupun untuk berkomunikasi
dalam lingkup organisasi itu sendiri. Selain itu, tata bentuk surat tidak kalah pentingnya. Tata
bentuk surat Indonesia pada tiap-tiap organisasi baik pemerintah atau swasta merupakan suatu
ciri khas penulisan surat.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan bentuk-bentuk tata persuratan?
2. Apa itu surat bentuk lekuk( Indintent Style)?
3. Apa itu surat bentuk menggantung (Hanging Paragraph)?
4. Bagaimana contoh surat bentuk lekuk (Indintent Style)
5. Bagaimana contoh bentuk menggantung (Hanging Paragraph)?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian bentuk-bentuk tata persuratan.
2. Untuk mengetahui surat bentuk lekuk (Indintent Style)
3. Untuk mengetahui surat bentuk menggantung (Hanging Paragraph).

5
 4. Untuk mengetahui contoh contoh bentuk lekuk dan menggantung.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Bentuk Bentuk Tata Persuratan

Surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau
lainnya. Tujuan utama seorang menulis surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau
menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau
yang lainnya (Suprapto, 2006:1).

Menurut Bratawidjaja (2002) surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud
terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain disini dapat diartikan perorangan atau badan.
Pendapat lain mengatakan surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan lain dan
mempunyai tujuan tertentu. Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh
organisaasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi atau
perusahaan(Wursanto, 2006:232)

Cara penulisan surat dalam kegiatan surat-menyurat dapat dikelompokkan kedalam beberapa
bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut. Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau
posisi pada umumnya bagian-bagian surat. Adapun pemakaian bentuk surat pada setiap instansi
atau organisasi itu berbeda-beda. Keragaman itu bergantung pada kebiasaan dan aturan suatu
instansi yang bersangkutan (2008:86). Pengertian bentuk surat selanjutnya adalah tata letak atau
posisi bagian-bagian surat, masing-masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai
dengan fungsi dan peranan terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat
tersebut. Menurut Finoza (1991:15) bentuk tata persuratan adalah Penempatan bagaian-bagian
surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) tertentu. Artinya bentuk surat yang satu
dengan yang lain akan berbeda sesuai dengan kebiasaan instansi pemakainya.

Pada umumnya surat terdiri atas empat komponen utama yaitu kop surat (kepala surat),
leher surat, badan surat, dan kaki surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dalam
memperkenalkan dan mengomunikasikan pesan si pengirim. Berikut bagianbagian surat
menurut Soedjito dan Solchan (2004 : 3863); 1) Kepala Surat; 2) Tanggal surat; 3) Nomor surat;
4) Perihal surat; 5) Lampiran; 6) Alamat yang dituju; 7) Salam pembuka; 8) Kalimat pembuka;
9) Isi surat; 10) Kalimat penutup; 11) Salam penutup; 12) Tembusan.

6
 Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang bersisi bercakapan tertulis antara pihak
dengan pihak lain yang saling baerkepentingan.Surat juga merupakan alat komunikasi yang
dimanfaatkan untuk memberitahukan informasi dari kubu satu ke kubu lain.Secara rinci menurut
Agus Sugiarto (2005:2), pengertian surat adalah instrumen untuk penyampaian pesan dari ke
kubu lain dengan syarat tertentu seperti pemakaian kertas, pemakaian bentuk, adanya notasi dan
kode, menggunakan bahasa yang spesifik dan pembubuhan tanda tangan.. Rumusan lain tentang
surat dapat ditemukan bahwa, surat adalah sehelai kertas yang tertulis atau lebih yang memuat
situs bahan komunikasi,berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lainnya yang
disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain. Baik atas nama pribadi maupun karena
kedudukannya dalam suatu organisasi, instrasi, atau perusahaan.

Dalam praktik surat menyurat senatiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada
pihak pengirim dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas betulisan.
Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan. Untuk dapat
membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kreteria yaitu: Bahasa yang digunakan sesuai
etika dan estetika, Logika menarik, Padat, Dan jelas.

Bentuk lekuk indented style

B. Adapun bentuk-bentuk surat lanjutanBentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk lekuk adalah bentuk penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti
tangga, dan setiap alenia menjolok kedalam.1Bentuk surat lekuk dan bentuk surat setengah lurus
tidak jauh berbeda.

Adapun perbedaannya terletak pada penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan
bergerigi, yakni penulisan baris pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri, baris kedua
menjorok lima hentakan dari awal baris pertama selanjutnya baris ketiga menjorok lima hentakan
dari baris kedua, dan seterusnya. Sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri,
dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.

1
Asriel Silvia Armada, dkk, manajemen kantor, (Jakarta: Kencana ,2016), hlm 111-11261

7
 Serta pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan
diketik disebelah kanan. Sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan
ketentuan bahwa setiap alinea baru masuk kedalam lima spasi.

Adapun format surat dan bagian-bagian surat dari bentuk lekuk (indented style):

1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran/Hal
5. Salam pembukaan
6. Pendahuluan isi surat
7. Penjelasan isi surat
8. Penutup isi surat
9. Salam penutu
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

C. Bentuk Menggantung (hanging paragraph)

Bentuk surat menggantung atau surat bentuk alinea menggantung juga disebut sebagai
hanging paragraph style. Setiap alinea pada surat bentuk menggantung ditulis secara
menggantung. Artinya, hanya awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris -baris
berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

Sebenarnya dengan surat bentuk lurus, perbedaanya hanya pada penulisan alamat dan
alinea surat dan bagian-bagian. Setiap alenia ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjolok
kedalam.2

Format surat dan bagian-bagian surat dari bentuk alinea menggantung (hanging paragraph)
2
Asriel Silvia Arminda,dkk, manajemen kantor, (Jakarata:Kencana,2016), hlm 111-112

8
 1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran/hal
5. Hal/lampiran
6. Surat yang ditujukan
7. Salam pembuka
8. Pendahuluan isi surat
9. Penjelasan isi surat
10. Penutup isi surat
11. Salam penutup
12. Nama jabatan
13. Tanda tangan
14. Nama yang menandatangani
15. Tembusan
16. Halaman lampiran surat/ inisial

D. Contoh Bentuk Surat Lekuk dan Menggantung

9
 A.Contoh Bentuk Surat Lekuk( Indintent Style)

B.Contoh Bentuk Surat Menggantung(Hanging Paragraph)

10
11
 BAB III

PENUTUPAN

A. Kesimpulan
Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada
aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak
sedikitnya salat yang terdapat di kantor tersebut. Surat merupakan sarana
komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun mediannya. Tata persuratan merupakan
tahap penciptaan dalam daur hidup arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut
materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi
penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional
serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan.

Dalam tata persuratan ada bentuk bentuknya,di antaranya ialah bentuk lekuk
(indented style) dan bentuk menggantung(hanging Paragraph). Seperti kita tau
bahwa bentuk surat perbedaannya di lihat dari tata letak penyusunannya.
Dilihat dari bentuk logo penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk
seperti tangga dan setiap alinea menjorok ke dalam, sedangkan bentuk
menggantung adalah surat bentuk alinea menggantung yang artinya awal Alina
dimulai dari kiri lalu menjorok selama hentakan dari margin kiri.

B. Saran
Dari penjelasan makalah di atas, kita sudah mengetahui mengenai bentuk-bentuk
surat lekuk dan menggantung, harapan penulis ingin menyarankan kepada
pembaca untuk menerapkan susunan bentuk bentuk surat yang telah kami
paparkan agar masyarakat lebih mengerti mengenai susunan bentuk-bentuk surat
dalam tata persuratan. All

12
 DAFTAR PUSTAKA

Asriel Silvia Armida,Dkk, 2016, Manajemen Kantor, (Jakarta:Kencana)

https://surat.porosilmu.com/2016/05/bentuk-lekuk-indented-style.html?m=1

https://surat.porosilmu.com/2016/05/bentuk-lekuk-indented-style.html?m=1#:~:text=Bentuk
%20surat%20lekuk%20dan%20bentuk,terletak%20pada%20penulisan%20alamat
%20tujuan.&text=Sedangkan%20isi%20surat%20diketik%20dari,masuk%20ke%20dalam
%20lima%20spasi.

13