Komunikasi Administrasi

A. Pengertian administrasi
1. Pengertian administrasi secara sempit

Pengertian administrasi secara sempit adalah berasal dari kata Administratie

(bhs. BELANDA ), yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat,

pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis
ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil
kegiatan dari Administrasi, Administrasi dalam arti sempit merupakan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud
untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali
secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam
arti sempit lebih tepat disebut tatausaha (clerical work, office work). Kegiatan
tatausaha dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:

1. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas

yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari
penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai
kepada pihak yang dituju.
2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim
atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
3. Pengarsipan (filing), yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan informasi
secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap
diperlukan.
 2. Pengertian Administrasi secara luas

Arti luas: berasal dari kata Administration (bhs. INGGRIS).

Sesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama

yang dilakukan manusia atau sekelompok orang hingga tercapai tujuan yang
diinginkan. Kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan
pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama. Adapun ilmu yang
mempelajari fenomena kerja sama yang bersifat kooperatif dan terorganisasi
untuk mencapai tujuan adalah ilmu administrasi.

Tidak semua kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang disebut
administrasi. Adakalanya terdapat sekelompok orang yang ingin mencapai tujuan,
tetapi kegiatannya tidak berdasarkan kerja sama yang teratur, tidak dapat disebut
administrasi. Sebaliknya sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk
mencapai tujuan, tetapi kelompok orang, pembagian tugas serta tujuan yang akan
dicapai dan cara utnuk mencapai tujuan tidak tersusun secara sistematis juga tidak
dapat disebut sebagai administrasi. Yang dapat dikategorikan sebagai administrasi
adalah kerja sama yang diorganisasi atau kerja sama keorganisasian
(organizational cooperation). Berdasarkan uraian di atas dapat dirinci beberapa
ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:
1. Sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika
dilakukan lebih dari satu orang.
2. Kerja sama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang
atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan sekadar kegiatan kerja
sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang
jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; artinya kegiatan administrasi
berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

3. Kesimpulan pengertian adminisrasi

 Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih
yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya (1994:3). Berdasarkan uraian dan definisi tersebut
maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan
yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana
yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan hingga

pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk
mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan sua atau
banyak orang terlibat di dalamnya

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan

manajemen perkantoran untuk menyebut administrasi.

B. Hubungan administrasi dengan komunikasi

1. Pentingnya komunikasi dalam administrasi

Komunikasi di dalam suatu organisasi merupakan salah satu aspek yang penting
di dalam mendukung terjalinnya kerjasama yang baik di dalam setiap bagian
organisasi tersebut. Komunikasi yang berjalan secara baik, maka bisa mendukung
kemajuan di dalam organisasi tersebut. Namun sebaliknya, apabila komunikasi
menjadi problem utama di dalam suatu organisasi, maka komunikasi tersebut
dapat menghambat tujuan dan visi misi di dalam organisasi yang ada.

2. Komunikasi dalam administrasi

Unsur-unsur komunikasi dalam organisasi

Ada 5 unsur yang terkandung dalam komunikasi:

Komunikator (communicator) yaitu memberi berita,dalam hal ini adalah orang

yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.
Menyampaikan Informasi atau berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara
mengatakan,mengirim ataupun menyiarkan.

Berita-berita ( Message ) yang disampaikan dapat dalam bentuk perintah,laporan

atau saran.

Komunikan (communicate) yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para
pengunjung yang menerima informasi atau berita.

Reaksi atau tanggapan (respon) yaitu dalam bentuk tanggapan atau reaksi.

Kelima unsur komunikasi tersebut merupakan kesatuan yang utuh dan bulat,
dalam arti apabila salah satu unsur tidak ada maka komunikasi tidak akan terjadi.
Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan saling
ketergantungan. Dan keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh semua unsur
tersebut.

Cara penyaluran ide melalui komunikasi

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat
dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat
dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik
badan seperti tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.
Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima
(receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan
dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan
dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama,serta
visi dan misi suatu organisasi.
Adapun tahapan-tahapan cara menyalurkan ide melalui komunikasi:

IDE (gagasan) oleh sender

PERUMUSAN yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-
kata.
PENYALURAN (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan,tertulis,simbol
maupun isyarat,dll
TINDAKAN yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi
dilaksanakan.
PENGERTIAN yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh
si penerima.
PENERIMAAN yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita
(receiver).
Dalam membina kerjasama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan
dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai
dengan arah dan tujuan organisasi. Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama,
pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang tepat dan se-
efektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dilaksanakan
dengan tepat juga.

3. Perencanaan adminisrasi