KOMUNIKASI DAN KORESPONDENSI

DALAM PERKANTORAN

Makalah Ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Manajemen Perkantoran dan Kearsipan

Nama:

1. Wildani Ridlo 18104090016/05

2. Muyassar Farras Jibran 18104090041/13
3. Lilis Candra Utami 18104090043/14

Jurusan : Manajemen Pendidikan Islam

Naskah diserahkan tanggal :

Didiskusikan tanggal :

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
SEMESTER GASAL TAHUN 2019/2020
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat

Allah SWT, karena dengan kekuasaan-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah
ini dengan baik. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas dari mata kuliah
Manajemen Perkantoran dan Kearsipan yang diampu oleh Bapak Drs. Misbah Ulmunir
M.Si Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan , Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta. Kami berterimasih kepada semua pihak yang telah memberikan
dukungan, bantuan, dan dorongan dalam penyelesaian makalah ini, semoga tercatat
sebagai amal baik dan mendapat imbalan pahala dari Allah SWT. Amin . Dalam
pembuatan makalah ini, kami menyadarai bahwa maklah ini jauh dari kata sempura,
sehingga kami memohon kritik dan saran supaya lebih baiknya makalah ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Yogyakarta, September 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii
BAB I ............................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1
A. LATAR BELAKANG ....................................................................................... 1
B. RUMUSAN MASALAH ................................................................................... 1
C. Tujuan Pembutan Makalah ................................................................................ 2
BAB II ........................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN ........................................................................................................... 3
1. Pengertian Komunikasi ...................................................................................... 3
2. Bentuk-bentuk Komunikasi Kantor ................................................................... 3
3. Prinsip komunikasi kantor yang efektif ............................................................. 6
4. Pengertian Korespondensi.................................................................................. 7
5. Fungsi Khusus Surat Kantor .............................................................................. 8
6. Bagian-bagian surat ............................................................................................ 9
7. Bentuk-bentuk surat ......................................................................................... 11
BAB III ....................................................................................................................... 12
PENUTUP ................................................................................................................... 12
A. Kesimpulan ...................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 13

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Hubungan yang harmonis antara pimpinan dengan pegawai memegang
peranan yang strategis bagi organisasi, terutama dalam kegiatan operasional
kantor, sebab pencapian tujuan organisasi dan kegiatan operasional kantor,
sebab pencapaian tujuan organisasi dan kegiatan operasional kantor
membutuhkan suatu kerjawama uang saling mendukung dan mempengaruhi
diantara berbagai elemen yang ada dalam organisasi. Hubungan tersebut dapat
dibangun dengan melalui komunikasi yang efektif.
Komunikasi dalam lingkungan kantor erat kaitannya dengan
korespondesi. Kegiatan korespondensi sangat penting dalam kegiatan
operasional kantor, karena korespondensia atau surat-menyurat merupakan
rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis
mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju. Selesai itu, proses korespondensi merupakan
sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada pimpinan atau
pihak lainnya, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan,
maupun hal lainnya.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa yang dimaksud dengan Komunikasi dan Komunikasi Kantor?
2. Apa saja bentuk-bentuk komunikasi kantor ?
3. Apa saja prinsip komunikasi yang efektif ?

1
 4. Apa yang dimaksud dengan korespondensi?
5. Apa saja fungsi khusus surat?
6. Apa saja bagian-bagian surat?
7. Apa saja bentuk-bentuk surat?

C. Tujuan Pembutan Makalah

1. Dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan komunikasi dan
komunikasi kantor
2. Dapat memahami bentuk-bentuk komunikasi yang ada dalam kantor
3. Dapat mengetahui prinsip komunikasi yang efektif
4. Dapat mengerti apa itu yang dimaksud korespondensi
5. Dapat menyebutkan fungsi khusus surat
6. Dapat menyebutkan bagian-bagian dalam surat
7. Dapat mengetahui dan membedakan bentuk-bentuk surat

2
 BAB II

PEMBAHASAN
1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran informasi ,
peraturan, atau intruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya
memahami pesan yang diterimanya (Komaruddin,2001:77). Gie (1992:59)
menyatakan bahwa komuniksi adalah penyampaian warta yang mengandung
macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lai. Dalam komunikasi
tersebut, tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke dalam
pikiran orang lain, sehingga tercapai pengertiam yang ditentukan atau
menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.1

Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak

kepada pihak yang lain (dari seseoramg kepada orang lain, dari suatu unit
kepada unit lain) yang berlangsung atau terjadi dalam suatu kantor.2

2. Bentuk-bentuk Komunikasi Kantor

Komunikasi yang berlangsung di lingkungan kantor dapat berupa
komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. Komunikasi internal
adalah semua pesan yang dikirim dan diterima didalam suatu organisasi baik
yang formal maupun informal ( Soesanto,2001:84). Tiga dimensi dari
komunikasi internal adalah :

1
Donni Juni, Manajemen Perkantoran.
2
Drs. lg. Wursanto, Etika Komunikasi Kantor.

3
1) Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertical dapat berupa komunikasi dari pimpinan ke
pegawai ( down word communication) maupun dari pegawai ke
pimpinan (up word communication). Komunikasi pegawai ke pimpinan
terjadi dari hirerarki wewenang rendah ke hirearki wewenang yang
lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi pimpinan ke pegawai terjadi dari
wewenang yang tingi ke hierarki wewenang yang lebih rendah.
2) Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal dilakukan anatr sesama pegawai dan staf
lainnya. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian
informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan
pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan demikian
komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. Berbeda
dengan komunikasi vertical yang sifatnya lebih formal, komunikasi
horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Mereka berkomuniksi
satu sama lain bukan hanya pada saat bekrja, namun juga pada saat
istirahat, rekreasi, atau pulang kerja.

3) Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal menurut Effendy (2001:125) disebut juga
dengan komuniaksi silang ( coross communication). Komuniaksi
diagonal adlah komunkasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi
lain. Wursanto (1987:53) menyatakan bahwa komunikasi diagonal
adalah komunkasi yang berlangsung anatara pegawai pada tingkat
kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tiak
mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain.

4
Komunikasi eksternal merupakan komunikasi antara pimpinan
organisasi denagn khalayak di luar organisasi ( Effendy,2001:128).
Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yakni
komunikasi dari organisasi kepada khlayak, dan dari khalayak kepada
oranisasi. Maing-masing diuraikan sebagai berikut:

1) Komunikasi dari Organisasi kepada Khalayak

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya
bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga
khalayak merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya ada
hubungan batin. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
dapat melalui majalah organisasi, press realese, artikel suarat
kabar dan majalah, pidato radio, film documenter, brosur,
leaflet, poster, dan Konferensi pers. Dengan demikian, peran
media massa menjadi sangat penting dalam menyebarkan
informasi, karena melalui media massa, inforamasi dapat
diterima secara utuh.
2) Komunkasi dari Khalayak kepada Organisasi
Komunikasi dari Khalayak kepada organisasi merupakan umpan
balik sebgai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakaukan oleh
organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak
menimbulkan efek yang sifatnya kontroversional (menyebabkan
adanya pro dan kontra di kalangan khalayak), maka ini di sebut
opini public (public opinion). Opini public ini sering sekali
merugikan organisasi. Karenanya harus diusahakan agar segera

5
 dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-
permasalahan negative, baik bagi organisasi maupun khalayak.3

3. Prinsip komunikasi kantor yang efektif

Komunikasi yang efektif sangatalah penting bagi organisasi, karena
akan menentukan tepat tidaknya komunikasi yang mendalam dan tepat,
diahrapkan makna yang tersimpan dibalik apa yang disampaikan
komunikator dapat disampaikan secara efektif.
a. Menghargai (Respect)
Rasa hormat dan saling menghargai merupakan prinsip yang prtama
dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada
prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita harus
mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek
terhadap harga diri dan kebangaan seseorang. Jika kita membangun
komunikasi dengan rasa dan sikap slaing mneghargai dan menghormati,
maka kita dapat membangun kerja sama yang menghasilkan sinergi
yang akanmeningkatakan efektifitas kinerja kita bai sebagai individu
mauun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
b. Empati (Empathy)
Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau
kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu persyaratan untuk
emiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau
mengerti terlebih dulu sbelum didengarkan atau dimengerti oleh orang
lain

3
Donni Juni, Manajemen Perkantoran.

6
 c. Memahami (Audible)
Makna dari audible adalah dapat didengarkan atau dimenegrtyi dengan
baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun
mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible bebrarti
pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
d. Jelas (clarity)
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka prinsip
keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasaan dari pesan itu sendiri
sehingga tidak menimbulkan muli interprestasi atau berbagai penafsiran
yang belainan. Karena kesalahan atau berbagai penafsiran aau pesan
yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan
dampak yang tidak sederhana
e. Rendah hati (humble)
Sikap rendah hati merupakan nsur yang terkait dengan membangun
unsur yang terkait dengan membangun rasa menghargai orang lain,
biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki4
4. Pengertian Korespondensi
Korespondensi (correspondence) artinya surat-menyurat atau komunikasi
dengan surat. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menyatakan bahwa
korespondensi berarti hal surat-menyurat . korespondensi juga dapa diartikan
dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa Korespondensi adalah
kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan media surat. Orang yang
berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden. 5

4
Donni Juni.
5
Donni Juni.

7
5. Fungsi Khusus Surat Kantor
a) Alat Dokumentasi
Surat berfungsi sebgai alat dokumentasi apabila surat dijadikan sebagai
alat pemberian atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan.
Biasanya surat dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi
perselesihan atau perbedaan pendapat anatara dua pihak.
b) Alat Pengingat
Surat dapat digunakan sebagai alat pengingat hal-hal yang telah
terlupkan atau yang telah lama. Mislanya, untuk penyelesaian suatu
masalah, pegawai kantor sering harus membuka kembali arsip yang
berhubungan dengan hal yang berkaitan dengan maslah itu karena
pemimpin atau pegawai kantor telah lupa akan hal itu.

c) Bukti Historis
Kehidupan manusia berkembang terus. Karena itu, perubahan-
perubahan dalam kehidupan manusia selalu terjadi. Dalam
perkembangannya sebuah organisasi, misalnya, tentunya mengalami
perubahan dari masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin mengetahui
perubahan-perubahan dalam organisasi itu (maju mundurnya organisasi
itu),maka dia dapat menggunakan surat-surat tertentu sebagai
sumbernya, baik surat-surat lama maupun surat-surat yang masih relatif
baru.
d) Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan
Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman
pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Penggunaan surat sebagai

8
 pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar semua kegiatan, baik di
dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan baik.
Surat yang berfungsi sebgai pedoman pelaksanaan pekerjaan biasanya
dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi biasanya dibuat dalam
bentuk surat daran atau instruksi, surat keputusan, nota tugas, dan
sebgainya.
e) Duta Penulis
Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dihindarkan,
penulis sering menggunakan surat sebagai duta atau wakilnya untuk
menyampaikan maksud atau keinginannya kepada pembaca.

6. Bagian-bagian surat
1. Kepala surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau ditengah-tengah
2. Nama tempat dan tanggal
Nama tempat menunjukkan tempat suarat tersebut ditulis. Nama tempat
ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adala blangko surat
resmi yang memuat kepala surat. Tanggal surat diketik di sebelah kiri
atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan
Indonesia), aau disebelah kanan bawah. Tanggal surat menunjukan
tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini
dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau
pihak yang berwenang.
3. Nomor
Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun.

9
 4. Lampiran
Lampiran menunjukan sesuatu yang disertakan Bersama surat
mesialnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.
5. Hal/perihal
Hal/perihal menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena
itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam
surat itu.
6. Alamat surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan
alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri
tanda baca apa pun.
7. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia
berbicara secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang
biasanya digunakan adalah : Dengan hormat. Penulisannya diakhiri
dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8. Isi surat (Tubuh)
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal, yaitu pembukaan, isi yang
sesungguhnya dan penutup.
9. Salam penutup
Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup.
10. Tembusan
Tembusan (c.c = carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan
kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain
yang berhubungan dengan surat itu.6

6
Donni Juni.

10
 7. Bentuk-bentuk surat
I. Kelompok surat perihal
 Bentuk lurus penuh (full block style)
 Bentuk lurus (block style)
 Bentuk setengah lurus (semi block style)
 Bentuk lekuk/takuk (indented style)
 Bentuk alinea menggantung(hanging paragraph style)
 Bentuk resmi Indonesia lama (old-official style)
 Bentuk resmi Indonesia baru (new-official style)
II. Kelompok surat berjudul
 Bentuk surat berjudul tanpa sub judul
 Bentuk surat berjudul dengan sub judul7

7
Afra Tien, Korespondensi Bahasa Indonesia.

11
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari pembahasan dia tas dapat ditarik kesimpulan bahwa
Komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran informasi ,
peraturan, atau intruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya
memahami pesan yang diterimanya (Komaruddin,2001:77). Gie
(1992:59) menyatakan bahwa komuniksi adalah penyampaian warta
yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada
orang lai. Dalam komunikasi tersebut, tercakup penyalinan secara
cermat gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain, sehingga
tercapai pengertiam yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-
tindakan yang diharapkan.
Komunikasi dalam lingkungan kantor erat kaitannya dengan
korspondensi. Komunikasi kantor merupakan proses penyampaian
informasi, instruksi, atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas
tertentu. Proses komunikasi melalui tahapan pengirim mempunyai ide
atau gagasan, diubah menjadi pesan, pesan dikirim, penerima pesan,
penerima pesan berekaksi dan mengirimkan umpan balik.

12
 DAFTAR PUSTAKA
Afra Tien, Sotyaningrum. Korespondensi Bahasa Indonesia. Amara Books, n.d.

Donni Juni, Priansa. Manajemen Perkantoran. ALFABETA BANDUNG, n.d.

Drs. lg. Wursanto. Etika Komunikasi Kantor. kanisius, n.d.

13