MAKALAH KOMUNIKASI KANTOR

Dosen Pengampu : Dr. Najmul Hayat M. Pd. I

DISUSUN OLEH KELOMPOK 6 :

1. LAURA SAGITA (203200165)

2. LILIS ANJANI (203200022)
3. M. IRWANDI (203200161)
4. MUHAMMAD ALDIAN (203200186)
5. NIHAYATUL MUFLIHA(203200171)

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI

TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena telah
melimpahkan rahmat-Nya berupa kesempatan dan pengetahuan sehingga dapat menyelesaikan
makalah ini bisa selesi pada waktunya

Kami berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan para pembaca. Namun
terlepas dari itu, kami memahami bahwa tugas ini masih jauh dari kata sempurna, sehingga kami
sangat mengharapkan kritik serta saran yang bersifat membangun demi terciptanya tugas
selanjutnya yang lebih baik lagi.

Jambi, 13 Mei 2022

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................................................2
DAFTAR ISI...................................................................................................................................................3
BAB I............................................................................................................................................................4
PENDAHULUAN...........................................................................................................................................4
A. LATAR BELAKANG............................................................................................................................4
B. RUMUSAN MASALAH.......................................................................................................................4
C. TUJUAN............................................................................................................................................4
BAB II...........................................................................................................................................................5
PEMBAHASAN.............................................................................................................................................5
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI KANTOR................................................................................................5
B. BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI KANTOR.........................................................................................5
C. MEDIA KOMUNIKASI KANTOR.........................................................................................................6
D. FAKTOR-FAKTOR KOMUNIKASI KANTOR..........................................................................................7
E. PENGARUH KOMUNIKASI KANTOR TERHADAP KINERJA..................................................................8
BAB III........................................................................................................................................................11
PENUTUP...................................................................................................................................................11
A. KESIMPULAN..................................................................................................................................11
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................................................12
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Hubungan yang harmonis antara pemimpin dengan pegawai memegang peran yang strategis bagi
organisasi, terutama dalam kegiatan operasional kantor, sebab pencapaian tujuan organisasi dan
kegiatan operasional kantor yang membutuhkan kerjasama yang akan mempengaruhi berbagai elemen
yang ada dalam organisasi. Hubungan tersebut dapat dibangun memalui komunikasi yang efektif.
Bernard (Gie, 1992:19) menyatakan bahwa “komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap
organisasi”. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah,
saran, dan informasi yang dapat disampaikan secara tepat, cepat dan jelas, sehingga tujuan organisasi
dapat tercapai dengan efektif.

Komunikasi dapat berlangsung setiap saat dan dimana saja. Komunikasi merupakan salah satu hal
yang sangat penting dalam kegiatan suatu organisasi atau pada umumnya kantor merupakan tempat
berkumpulnya orang – orang yang sama – sama melaksanakan kegiatan organisasi atau tatausaha,
kantor merupakan tempat melaksanakan tatausaha dan kegiatan manajemen dan pimpinan suatu
organisasi. Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yan berkepentingan. Dalam kegiatan
kantor biasanya tidak jauh dari membuat surat, membaca, mendegarkan dan berbicara itu semua
menciptakan informasi yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan suatu organisasi. Maka,
komunikasi kantor adalah suatu penyampaian pesan yang mengandung arti dalam suatu kegiatan
kantor dan tatausaha.

Dapat dsimpulkan bahwa komunikasi dalam kantor merupakan proses untuk penyampaian suatu
pesan yang berupa informasi dan perintah. Informasi yang disampaikan bisa dari atasan ke bawahan
maupun bawahan kepada atasan atau pihak lain dalam suatu organiasi baik secar langsung ataupun
tidak langsung dengan tidak menggunakan media atau menggunakan media untuk mencapai tujuan
yang diharapkan oleh perusahaan.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu pengertian komunikasi kantor?
2. Apa saja bentuk-bentuk komunikasi kantor?
3. Apa saja media komunikasi kantor?
4. Apa saja faktor-faktor komunikasi kantor
5. Apa pengaruh komunikasi kantor terhadap kinerja?

C. TUJUAN
1. Untuk mengetahui pengertian komunikasi kantor.
 2. Untuk mengetahui bentuk-bentuk komunikasi kantor.
3. Untuk mengetahui media komunikasi kantor.
4. Untuk mengetahui faktor-faktor komunikasi kantor.
5. Untuk mengetahui pengaruh komunikasi kantor terhadap kinerja.

BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan, perintah dengan suatu cara
tertentu agar penerima pesan memahami apa yang disamapaikan oleh pengirim. Gie (1992:59)
menyatakan bahwa “komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam – macam
keterangan dari seseorang kepada orang lain”. Dalam komunikasi tersebut, penyampaian yang di
lakukan oleh seseorang yang dapat dimengerti oleh orang lain, sehingga penerima informasi mengerti
apa yang kita informasikan. Wursanto (1987:25) menyatakan bahwa “komunikasi kantor merupakan
suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain yang berlangsung atau yang
terjadi dalam suatu kantor”.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulakan bahwa komunikasi kantor merupakan sebuah
proses penyampaian informasi, perintah, dan tugas penyampaian tersebut juga bisa berupa dari atasan
kebawahan atau dari bawahan ke atasan bisa juga antar pegawai yang ada dilingkungan kantor, yang
disampaikan ada yang secara langsung atau tidak langsung dengan menggunakan media komunikasi ,
agar tujuan sebuah organisasi tercapai dan efektif.

B. BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI KANTOR

Dalam buku Manajemen Perkantoran Modern (2014) karya Desi Nurhikmahyanti, komunikasi kantor
bisa dibagi menjadi beberapa bentuk, yakni:

1. Komunikasi formal

Mengutip dari buku Manajemen Perkantoran Profesional (2015) karya Wildan Zulkarnain dan Raden
Bambang Sumarsono, komunikasi formal dirancang supaya kantor atau organisasi mudah dalam
melakukan pertukaran infomasi, baik secara vertikal, horizontal, ataupun diagonal. Komunikasi ini
dilakukan sesuai dengan struktur hirarki dalam kantor, yang telah direncanakan sebelumnya.

2. Komunikasi informal

Berbeda dengan komunikasi formal, bentuk komunikasi ini tidak mengandalkan susunan struktur
hirarki, melainkan hubungan yang sifatnya lebih pribadi. Bentuk komunikasi kantor ini tidak
direncanakan, tetapi muncul dari interaksi sosial antar pihak atau pegawai kantornya.

3. Komunikasi internal
 Dilansir dari buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (2007) karya Badri Munir Sukoco,
komunikasi internal merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan di dalam internal perusahaan atau
kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara formal ataupun informal.

4. Komunikasi eksternal

Adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dengan membawa informasi masuk atau keluar kantor,
dilakukan untuk mencapai tujuan kantor. Biasanya dilakukan dengan pelanggan, masyarakat, ataupun
stakeholders eksternal perusahaan.

C. MEDIA KOMUNIKASI KANTOR

1. Surat

Surat adalah media komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan secara tertulis dibuat
dengan cara-cara tertentu sesuai fungsinya. Korespondensi atau surat menyurat adalah kegiatan
komunikasi antara satu pihak dengan pihak lain secara terus menerus.

Peranan surat dalam suatu organisasi atau kantor

1) Fungsi surat (dalam lingkup sebagai dokumen kantor) adalah sebagai tanda bukti tertulis uang
otentik, pedoman, alat pengingat, dan duta atau wakil perusahaan
2) Tujuan penlisan surat dalam aktivitas kantor
 Menyampaikan informasi ke pihak lain
 Menerima atau mendapat informasi penjelasan atau tanggapan
 Memperlancar arus informasi

2. Telephon

Telephon merupakan media komunikasi menggunakan suatu jenis pesawat atau mesin yang
memungkinkan bagi seseorang untuk bisa berbicara secara langsung kepada lawan bicaranya. Ada dua
jenis system telephon yang bisa digunakan di beberapa perusahaan yaitu:

1) Key system, Sistem telepon yang memungkinkan bagi pengguna telepon untuk memilih jalan
yang diinginkan dan mampu melayani 3-30 jalur telepon sekaligus. System ini membuat
pengguna telepon lebih mandiri karena bisa bertelepon tanpa bantuan operator pada
perusahaan tertentu karena biaya yang relatif mahal.
2) PMBX (Privare Manual Branch Exchange), Semua panggilan masuk dan keluar harus melalui
switchboard. Namun untuk panggilan dalam kantor (intern) tidak melalui operator. Sistem ini
mampu melayani 30-10.000 pesawat telepon yang disebut dengan station atau extension.

3. Teleks (Teleprinter Exchange)

 Teleks adalah mesin atau pesawat yang digunakan untuk mengirimkan pesan atau berita singkat.
Berkomunikasi dengan teleks dapat dilakukan bila kedua belah pihak mempunyai pesawat teleks. Berita
yang dikirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat yang saling berhubungan.

Beberapa hal mengenai teleks

 Layanan atau fasilitas teleks bisa didapatkan dari dinas telekomunikasi

 Penerimaan berita teleks dapat selalu dilakukan oleh kedua belah pihak (Pengirim dan penerima
asal tersedia cukup kertas, kondisi pita yang baik serta aliran listrik yang tidak dimatikan).
 Untuk fasilitas tambahan (bila request ke dinas telekomunikasi). Dengan jenis mesin teleks
tertentu dapat mengirimkan telegram suatu perusahaan ke perusahaan lain.

4. Faksimile

Faksimile adalah mesin atau pesawat fotokopi jarak jauh (telecopier) yang digunakan untuk
mengirimkan dan menerima salinan informasi bisa berupa foto, gambar, dokumen atau surat secara
langsung.

Beberapa keuntungan menggunakan Faksmile

 Dapat digunakan untuk mengirim berbagai bentuk naskah atau dokumen dalam bentuk surat,
cek, laporan kecangan., foto tanpa merusak naskah aslinya.
 Dalam penggunaannya lebih hemat biaya, waktu dan tenaga.
 Tidak akan muncul masalah dalam hal kesalahan pengetikan karena yang dikirimkan melalui faks
adalah naskah yang sudah diketik atau dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Email (Electronic Mail)

Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Internet
merupakan kumpulan luas dari jaringan komputer yang saling bersambungan menggunakan jaringan
komunikasi yang ada di seluruh dunia. Beberapa jenis email yang biasa digunakan di kantor yaitu pop
Mail, web Mail, dan forwarding Mail.

D. FAKTOR-FAKTOR KOMUNIKASI KANTOR

Menurut Scott. Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya, Effective Public Relation,
terdapat tujuh faktor komunikasi.

1. Kepercayaan (credibility)

Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor kepercayaan dalam hal ini komunikasi terjadi
karena antara komunikator dengan komunikasn saling mempercayai dan saling memerlukan. Apabila
tidak ada kepercayaan maka proses komunikasi tidak akan berlangsung.
 2. Hubungan (context)

Apabila tidak tejadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak akan terjadi. Keberhasilan
komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan ketika komunikasi berlangsung.

3. Kepuasan (content)

Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa puas dari kedua belah pihak. Kepuasan akan tercapai
apabila berita atau pesan yang dikirim komunikator dapat diterima dan dimengerti oleh komunikan.
Selanjutnya komunikan memberikan reaksi atau respon kepada komunikator.

4. Kejelasan (clarity)

Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi. Kejelasan itu meliputi kejelasan isi berita,
kejelasan tujuan yang hendak dicapai, dan kejelasan kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi.

5. Kesinambungan dan konsisten (continuity and consistensy)

Komunikasi dapat berlangsung jika terjadi kesinambungan dan konsistensi hubungan dari kedua
belah pihak. Dalam hal ini komunikasi perlu dilakukan terus menerus dan konsisten. Selain itu informasi
yang disampaikan jangan saling bertentangan

6. Kemampuan komunikan (capability of audience)

Kemampuan komunikan sangat menetukan dalam proses komunikasi. Dalam hal ini pengiriman
berita atau pesan perlu disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman pihak penerima
berita. Oleh karena itu, komunikator harus menghindari penggunaan istilah-istilah yang sukar dipahami
oleh komunikan.

7. Saluran pengiriman berita (channels of distribution)

Saluran atau sarana yang dipergunakan dalam pengiriman berita merupakan faktro yang penting
dalam berkomunikasi. Agar proses komunikasi dapat berlangsung, perlu dipakai saluran atau media
komunikasi yang sudah biasa digunakan oleh masyarakat umum. Media yang biasa digunakan
masyarakat umum adalah media cetak dan media elektrik.

E. PENGARUH KOMUNIKASI KANTOR TERHADAP KINERJA

1. Manajemen Menjadi Lebih Baik

Adanya komunikasi membuat anggota suatu tim atau perusahaan bebas mengutarakan
pendapatnya. Tidak hanya itu, mereka juga bisa berpartisipasi dalam pembuatan keputusan yang krusial
untuk kemajuan bisnis. Komunikasi juga bisa membuat karyawan menjadi pendengar yang aktif. Mereka
dapat merespons apa yang sedang dibicarakan oleh atasan dan mampu memberikan feedback terhadap
kebijakan perusahaan.
 Komunikasi juga bisa membuat karyawan menjadi pendengar yang aktif. Mereka dapat merespons
apa yang sedang dibicarakan oleh atasan dan mampu memberikan feedback terhadap kebijakan
perusahaan. Komunikasi dan keterbukaan inilah yang bisa membangun manajemen kerja menjadi lebih
baik. Tentunya, kinerja karyawan semakin meningkat apabila manajemennya juga bagus.

2. Kerja Sama Tim Meningkat

Saat bekerja, pastinya kita tidak bisa menyelesaikan semua pekerjaannyasendiri. Kita membutuhkan
tim supaya tujuan bisa tercapai. Agar kerja sama tim meningkat, dibutuhkan komunikasi antar anggota.
Adanya komunikasi membuat kerja sama tim semakin mudah. Di tengah persaingan bisnis yang semakin
kompetitif, kerja sama tim yang solid dan kuat semakin dibutuhkan agar perusahaan bisa bergerak lebih
maju. Kerja sama tim ini mengajak anggotanya agar mereka berani bertanggung jawab dan mengerjakan
bagian mereka secara optimal.

Komunikasi dan kerja sama tim ini juga menghasilkan efisiensi, sehingga kinerja kemampuan
karyawan pun semakin meningkat. Ingat, salah satu faktor yang membangun kinerja kemampuan
karyawan adalah jelasnya pembagian tugas di dalamnya.

3. Mekanisme Feedback semakin Terbangun

Setiap perusahaan pastilah memiliki karyawan dengan karakteristik yang unik antar individu, alias
mereka mempunyai perbedaan latar belakang. Menariknya, mereka semua harus bekerja sama untuk
mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditentukan. Karena itu, mekanisme feedback atau masukan
sangat dibutuhkan, dan komunikasi adalah faktor utama yang membentuknya.

Adanya mekanisme feedback membuat seorang manajer bisa memantau hasil kerja karyawannya.
Hasil kerja yang nantinya disampaikan kepada karyawannya ini berujung pada perbaikan kinerja
kemampuan karyawan sehingga lebih baik lagi di masa depan.

4. Moral Karyawan Meningkat

Lalu yang keempat adalah meningkatkan moral karyawan agar sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
Setiap perusahaan punya nilai dan visinya sendiri, sehingga cara kerja karyawan pun harus
menyesuaikan dengan nilai-nilai yang sudah dibangun. Hasilnya, tercipta lingkungan kerja yang
mendukung dan pasti mengurangi tingkat stres karyawan.

Komunikasi ini bisa menciptakan lingkungan kerja yang sehat, karena karyawan berhak
mengutarakan pendapat serta keluh kesahnya. Solusinya bisa dicari sehingga permasalahan bisa segera
selesai dan karyawan bisa meningkatkan kinerjanya.

5. Keterlibatan Karyawan semakin Besar

Keterlibatan karyawan juga berpengaruh pada kinerja perusahaan yang lahir dari komunikasi.
Karyawan yang tahu bagaimana menyelesaikan tugasnya biasanya memiliki kemampuan komunikasi
yang bagus sehingga produktivitasnya semakin meningkat. Lebih bagus lagi, karyawan juga bisa saling
memberikan ide dan pengetahuan yang pastinya berguna untuk kemajuan anggota tim lainnya. Hal-hal
baru yang mereka dapatkan pasti bisa mendorong kinerja mereka agar semangat lagi.

6. Kepercayaan Antar Tim Semakin Kuat

Komunikasi memang menjadi hal penting yang harus diperhatikan dalam meningkatkan kinerja
karyawan. Dengan adanya komunikasi yang baik antar sumber daya manusia di lingkungan kerja antar
tim, rasa saling percaya juga akan terbangun seiring berjalannya waktu. Hal ini menjadi bentuk pengaruh
positif dari komunikasi di sebuah perusahaan.
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian berita atau informasi dari satu pihak berwenang
ke pihak lainnya, yang terjadi dalam suatu kantor atau perusahaan. Semakin efektif komunikasi kantor,
suasana kerja kantor juga akan semakin baik. Agar komunikasi bisa berjalan efektif, komunikasi ini
dilakukan dengan memanfaatkan berbagai media komunikasi kantor, seperti telepon, surat, atau media
lain. Harapannya setelah melakukan proses komunikasi ini akan ada feedback atau respons.
 DAFTAR PUSTAKA
https://www.anugerahdino.com/2014/08/faktor-faktor-komunikasi.html?m=1

https://amp-kompas-com.cdn.ampproject.org/v/s/amp.kompas.com/skola/read/
2021/07/22/131243469/komunikasi-kantor-definisi-bentuk-dan-ruang-lingkup?
amp_js_v=a6&amp_gsa=1&usqp=mq331AQKKAFQArABIIACAw%3D
%3D#aoh=16523555685220&referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com&amp_tf=Dari
%20%251%24s&ampshare=https%3A%2F%2Fwww.kompas.com%2Fskola%2Fread
%2F2021%2F07%2F22%2F131243469%2Fkomunikasi-kantor-definisi-bentuk-dan-ruang-lingkup

http://lestaryfebryanti.blogspot.com/2015/06/klasifikasi-komunikasi-dalam-kantor.html?m=1

https://sharingaddres.blogspot.com/2016/05/jenis-dan-pengertian-media-komunikasi.html?m=1

https://www.sodexo.co.id/pentingnya-pengaruh-komunikasi-terhadap-kinerja-karyawan