MATERI 5

(KOMUNIKASI PERKANTORAN)

A. Pendahuluan

Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi,

manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehiduapan sehari-hari
di rumah tangga, ditempat pekerjaan, dipasar, dalam masyarakat atau dimana saja
manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam komunikasi.
Komunikasi sangat penting bagi kehidupan manusia. Berkembangnya pengetahuan
manusia dari hari ke hari karena komunikasi. Komunikasi juga membentuk sistem
sosial yang saling membutuhkan satu sama lain, maka dari itu komunikasi dan
masyarakat tidak dapat dipisahkan. Pengertian komunikasi dapat diihat dari etimologi
(bahasa) dan terminologi (istilah) Dari sudut etimologi, menurut Roudhonah dalam
buku ilmu komunikasi, dibagi menjadi beberapa kata diantaranya “communicare yang
berarti berpartisipasi atau member tahukan, Communis opinion yang berarti pendapat
umum.1 Raymond S. Ross yang dikutip oleh Deddy Mulyana dalam buku Ilmu
Komunikasi Suatu Pengantar mengemukakan bahwa “Komunikasi atau
Communication dalam bahasa inggris berasal dari kata latin. Communis yang
beberarti membuat sama”.2 Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa
komunikasi adalah suatu penyampaian pesan yang bertujuan untuk membuat sama
persepsi atau arti antara komunikator dan komunikan. Sedangkan secara
“terminologi” ada banyak ahi yang mencoba mendefinisikan diantaranya Hovland,
Janis dan Kelley seperti yang dikemukakan oleh Forsdale bahwa “komunikasi adalah
proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk
mengubah tingkah laku orang lain”.3 Menurut Laswell bahwa “komunikasi itu
merupakan jawaban terhadap who says what in which medium to whom with what
effect (siapa mengatakan apa dalam media apa kepada siapa dengan apa efeknya). 4
John B. Hoben mengasumsikan bahwa komunikasi itu (harus) berhasil “Komunikasi
adalah pertukaran verbal pikiran atau gagasan”.5 Dari beberapa pengertian diatas
dapat dirangkum bahwa komunikasi adalah suatu proses dalam penyampaian pesan
dari komunikator kepada komunikan dengan media tertentu yang berguna untuk
membuat pemahaman yang sama diantara mereka, informasi yang disampaikan dapat
memberikan efek tertentu kepada komunikan. Komunikasi adalah informasi yang
disampaikan dari satu tempat lain dengan pemindahan informasi, ide, emosi,
keterampilan dan lain-lain dengan menggunakan simbol seperti kata, figur dan grafik
serta memberi, meyakinkan ucapoan dan tulisan.6 Komunikasi adalah “proses atau
tindakan menyampaikan pesan (message) dari pengirim (sender) ke penerima
(receiver), melalui suatu medium(channel) yang biasa mengalami gangguan (noice).
Dalam definisi ini, komunikasi haruslah bersifat intentional (disengaja) serta
membawa perubahan. Komunikasi atau dalam bahasa inggri communication berasal
dari kata lain communication dan bersumber dari kata communis yang berarti sama.
Sama disini maksudnya adalah sama makna. Jadi dua orang terlibat dalam
komunikasi, misalnya dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau
berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan.

Aktivitas komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang

ingin dicapai. Dapat di kemukakan asumsi bahwa apabila komunikasi itu efektif,
maka tujuan yang hendak dicapaipun kemungki nan besar dapat terlaksana. Secara
sederhana, komunikasi dikatakan efektif apabila dalam suatu proses komunikasi itu,
pesan yang disam paikan seorang komunikator dapat diterima dan dimengerti oleh
komunikasi. Dengan demikian, dalam komunikasi itu komunikator berhasil
menyampaikan pesan yang dimak sudkannya, sedang komunikan ber hasil menerima
dan memahaminya. Apabila S adalah pengirim pesan atau komunikator, dan R adalah
penerima pesan atau komunikan, ma ka komunikasi dikatakan efektif apabila pesan
yang dikirimkan S dan respon yang diberikan R identik. Di dalam kehidupan perkan
toran, komunikasi efektif ini menjadi sebuah kebutuhan. Banyak aturan yang harus
dilengkapi penjelasan, dimaksudkan agar kesalah pahaman interpretasi dapat
dihindarkan. Apabila salah seorang pegawai kantor merasa belum jelas dengan
informa si yang diterimanya, maka lebih baik meminta penjelasan. Hal ini dise
bahkan, komunikasi yang tidak efektif di kantor bisa jadi mengakibatkan dampak
negatif dan kerugian yang serius. Komunikasi efektif di perkantoran akan sangat
membantu peningkatan kinerja dan ketepatan dalam penyelesaian suatu urusan.
 B. Materi

1) Definisi

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek
kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni
komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut
dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Komunikasi adalah fungsi
vital yang harus dilayani oleh analisis cermat mengenai kebutuhan dan pemilihan
cermat peralatan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan itu. Prinsip yang mendasari
komunikasi yang berhasil harus berupa upaya penyampaian informasi yang
diperlukan kepada orang yang berkepentingan dengan usaha minimum untuk
memperoleh pengertian yang maksimum. Situasi berkemuka(face to face) mungkin
ideal, tetapi kerap tidak dimungkinkan. dalam setiap situasi, terdapat suatu sarana
komunikasi yang lebih sesuai. Dalam memutuskan tentang suatu sistem komunikasi,
kita perlu tau apa yang harus dikomunikasikan dan kepada siapa. Kemudian, pedoman
formal yang harus ditetapkan untuk menjamin terjadinya komunikasi yang berhasil.
Komunikasi adalah salah satu kunci penting dalam berorganisasi sehingga mencapai
tujuan adalah tergantung terhadap kemampuan pegawai dan manajer untuk
berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain.

2) Tujuan Komunikasi
Komunikasi mempunyai tujuan tertentu yaitu pesan yang disampaikan oleh
komunikator yang diharapkan dapat dimengerti atau dipahami oleh komunikan.
Adapun tujuan dari komunikasi adalah sebagai berikut: 1. Perubahan sikap attitude
change Suatu pesan disampaikan dengan tujuan agar komunikan atau orang lain
mempunyai sikap tertentu. Untuk itu komunikator harus menyampaikan informasi
sebenarnya dengan lengkap sehingga komunikan mengerti dan dapat menentukan
sikap. 2. Perubahan pendapat opinion change Memahami pendapat seseorang
bukanlah sesuatu yang sederhana. Banyak individu yang tidak dapat mengungkapkan
pendapatnya sesuai dengan yang diinginkannya. Terutama menyangkut masyarakat
luas. Dengan adanya pernyataan yang konsisten dari komunikator diharapkan adanya
perubahan pendapat dari komunikan. 3. Perubahan perilaku behavior change
Universitas Sumatera Utara Pesan hendaknya dapat menimbulkan perilaku seseorang
atau sejumlah orang yang menuju sasaran komunikator. 4. Perubahan sosial social
change Perubahan sosial yaitu menyangkut hubungan manusia sebagai makhluk
sosial. Pesan memungkinkan seseorang bersikap dan bertindak sebagai anggota
organisasi yang menyebabkan ia sadar akan fungsi sosialnya untuk aktif dalam
organisasi dan menjadi bagian dari lingkungan masyarakat. Dalam melancarkan
komunikasi perlu dihindari pengucapan dengan penyampaian kata-kata yang
mengandung konotatif. Jika terpaksa harus kata-kata konotatif tersebut karena tidak
ada perkataan lain yang tepat, maka kata yang mengandung pengertian konotatif
tersebut perlu diberi penjelasan untuk mencegah timbulnya salah paham oleh
penerima pesan.

3) Komunikasi Kantor

- Komunikasi kantor adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor,
atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor. Komunikasi kantor
dapat berupa proses penyampaian informasi dalam pemberitahuan rencana, instruksi,
petunjuk, saran dsb.

- Komunikasi Perkantoran (Office Communication) ialah proses komunikasi yang

terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja kantor tersebut.
Dengan berkomunikasi maka akan mengantarkan terbentuknya kesatuan sistem dari
bagian-bagian yang saling bergantung serta terciptanya pola hubungan tata kerja.

4) Komunikasi Kantor Bertujuan

 Membangun/Menciptakan pemahaman /pengertian bersama

 Saling memahami (tidak harus menyetujui)

 Mengkoordinir tindakan

5) Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor

Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. Berdasarkan
hasil dari suatu penelitian, diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu
kerja kita, kita pergunakan untuk komunikasi; 1.) 5% dipergunakan untuk menulis; 2.)
10% dipergunakan untuk membaca; 3.) 35% dipergunakan untuk berbicara dan; 4.)
50% dipergunakan untuk mendengarkan. Oleh karena itu komunikasi kantor harus
efektif, yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baikoleh komunikan.
Agar komunikasi efektif, komunikator harus merencanakan komunikasi dengan
baik, yaitu merumuskan pesan dengan jelas, menggunakan cara yang dapat
dimengerti oleh penerima pesan, menyampaikan pesan secara lengkap, dilakukan
dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. Media Komunikasi
Lisan; telepon dan presentasi. Media Komunikasi Tertulis; memo, formulir, laporan
suatu kegiatan dan surat. Media Elektronik; teleconferencing dan internet

 UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

 Mengapa Komunikasi penting dilakukan dalam kantor ?

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari.

Kemampuan kita dalam berkomunikasi ini sangat menentukan keberhasilan dan
kelancaran dalam kehidupan bersosial. Kemampuan komunikasi tidak hanya sekedar
kemampuan dalam berbicara dengan lancar saja, namun juga kemampuan dalam
menyampaikan pesan kepada seseorang, dan kemampuan dalam memahami pesan
yang disampaikan oleh seseorang. Maka dari itu komunikasi juga memiliki peran
penting dalam kelancaran aktivitas kerja. Dalam dunia kerja, komunikasi yang tidak
lancar sering kali menimbulkan berbagai masalah. Bahkan sebagian besar masalah
bisa dikatakan sebabnya adalah komunikasi yang tidak lancar. Masalah seperti salah
paham, adanya kesalahan dalam menjalankan prosedur kerja, dan lain sebagainya
adalah beberapa contoh kecil banyaknya masalah yang disebabkan oleh komunikasi
yang tidak tepat. Oleh karena penting bagi masing-masing kita untuk memperhatikan
aspek komunikasi  dalam bekerja dan memastikannya berjalan dengan tepat. 
 Arti Pentingnya Komunikasi Dalam Suatu Kantor

- Komunikasi berfungsi sbg fungsi kontrol

- Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan
terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para
pegawai kantor

- Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai.

- Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai.

 Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi dengan semua pegawai, hal
ini bisa Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara : Para bawahan
dan atasan Bawahan dengan bawahan Atasan dengan atasan Pegawai dengan
kantor / instansi yang bersangkutan

- Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai.

- Menimbulkan adanya saling pengertian diantara para pegawai dan saling

menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

- Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

 Media Komunikasi

A. Media Komunikasi Lisan

1. Telepon

2. Presentasi

B. Media Komunikasi Tertulis

1) Memo

2) Formulir

3) Laporan Suatu Kegiatan

4) Surat
C. Media Elektronik

1. Teleconferencing

2. Internet

 Komunikasi Dalam Organisasi

Bentuk Komunikasi

Formal Informal

Internal Komunikasi yang sudah Komunikasi yang sudah

direncanakan masing-masing bagian direncanakan dengan pihak
(surat, e-mail, memo) mengikuti luar (surat, laporan, memo,
prosedur suatu organisasi pidato, website, maupun press
release)

Eksternal lKomunikasi kasual yang terjadi Komunikasi kasual yang

antar anggota organisasi (e-mail, berlangsung dengan
faca to face, telepon) yang tidak pelanggan, penyalur, investor
mengikuti prosedur suatu organisasi (e-mail, face to face, telepon)

 Komunikasi Yang Efektif

1) Ciri Pesan yang Efektif

1. Menyediakan informasi yang praktis

2. Memberikan fakta dibandingkan kesan

3. Mengklarifikasi dan menyingkat infomarsi

4. Menyatakan tanggung jawab secara jelas

5. Membujuk dan menyadiakan rekomendasiManfaat Komunikasi Yang Efektif

2) Manfaat Komunikasi Yang Efektif

Pemecahan masalah
lebih cepat
Meningkatkan
Keputusan yang
tanggapan
lebih kuat
stakeholders

Komunikasi Meningkatkan
Meningkatkan produktivitas
yang efektif
citra profesional

Arus kerja yang

Materi promosi
lebih siap dan
yang lebih jelas
efektif
Hubungan bisnis
yang lebih kuat

3) Tantangan Komunikasi Masa Kini

- Perkembangan teknologi

- Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai

- Organisasi yang berbasis tim

4.) Hambatan Komunikasi Dan Kiat Untuk Mengatasinya

- Empat hambatan komunikasi yaitu; Perbedaan bahasa dan persepsi; Gangguan

komunikasi (gangguan fisik dan emosional); Overload informasi; Penyaringan yang
tidak tepat.

- Kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan komunikasi

(Quible, 2003), yaitu; Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens;
Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka; Komitmen untuk berkomunikasi
secara etis; Menggunakan pesan yang singkat dan efektif
 C. Penutup

Komunikasi sangat diperlukan dalam semua aktivitas kehidupan manusia termasuk

kegiatan di perkantoran untuk meningkatkan kinerja. Komunikasi sebagai sebuah
proses melalui berbagai saluran baik secara langsung maupun tidak dengan pola dari
atas ke bawah (downward communication) maupun dari bawah ke atas (upward
communication) sebagai bentuk komunikasi vertikal atau literal (horizontal
komunikation) serta arah yang diagonal dengan maksud proses pertukaran informasi
menuju kesepahaman makna antar pegawai dan pimpinan dalam melaksanakan tugas
mencapai kinerja harapan yang telah ditentukan. Upaya menjaga efektivitas
komunikasi kantor agar berperan meningkatkan kinerja dapat dilakukan dengan
memastikan bahwa komunikasi yang terjadi atas prinsip kepercayaan semua pihak,
kejelasan tujuan dan makna, kemampuan sumber dan penerima dalam
menterjemahkan informasi dan kesukarelaan untuk berbagi dan menerima
(mengikuti/melaksanakan). Ativitas tersebut dapat berupa upaya penyusunan rencana
kinerja, persiapan kegiatan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap perencanaan yang
telah dikerjakan.

Soal,

1. Jelaskan, Apa yang dimatsud dengan komunikasi perkantoran?

2. Jelaskan, definisi dari H.H Elbers?

3. Sebutkan, 3 media komunikasi?

4. Apa saja ciri pesan yang efektif?

5. Apa saja hambatan komunikasi yang sering terjadi?

Daftar Pustaka

https://manorarjunes.blogspot.com/2016/11/makalah-manajemen-perkantoran.html

Cangara. (2014). Roudhonah, Ilmu Komunikasi, (Jakarta: UIN Press, 2007) h. 27 23.
23–45.

Aw, S. (2015). Komunikasi Efektif untuk Mendukung Kinerja Perkantoran. In

Efisiensi - Kajian Ilmu Administrasi (Vol. 5, Issue 2).
https://doi.org/10.21831/efisiensi.v5i2.3849

https://text-id.123dok.com/document/lzg7jxvzo-tujuan-komunikasi-pengertian-
komunikasi-perkantoran.html

https://integrasolusi.com/blog/alasan-penting-menjaga-komunikasi-saat-bekerja/

http://slametwahyudi70.blogspot.com/2014/04/pentingnya-komunikasi-kantor.html