MAKALAH

KOMUNIKASI PERKANTORAN
Disusun Guna Memenuhi Tugas
Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran dan Kearsipan
Pengampu : Baqiatush Sholihah, S.Th.I., M.Si.

Disusun Oleh:

Hanik Widiyastuti (1803036115)

Eling Retno Kholifah (1803036116)
Isti Naila Rizki (1803036010)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI WALISONGO SEMARANG
2019
 BAB I
Pendahuluan

A. Latar Belakang

Disetiap organisasi pasti menginginkan hal yang namanya berhasil dalam

pencapaian tujuan. Organisasi baiknya atau bisa dikatakan harus menyadari bahwa salah
satu kunci penting tercapainya tujuan itu sendiritergantung dari bagaimana kemampuan
seorang pegawai ataupun manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholder
yang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek
kehidupan. Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau
gagasan.
Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian
dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk
mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Komunikasi
merupakan kunci dasar agar suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Komunikasi
dibutuhkan dalam rangka penyamaan persepsi antara pengirim (komunikator) dan
penerima (komunikan/audiens). Aktivitas komunikasi terjadi juga di perkantoran baik
kantor layanan pemerintah maupun swasta.

B. Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian, urgensi, dan fungsi komunikasi kantor ?
2. Apa saja unsur, proses dan prinsip komunikasi kantor ?
3. Apa saja jenis-jenis komunikasi kantor ?
4. Apa saja sarana komunikasi kantor ?
5. Bagaimana efektiftas komunikasi kantor ?

C. Tujuan Pembahasan
1. Untuk mengetahui Pengertian, urgensi, dan fungsi komunikasi kantor.
2. Untuk mengetahui unsur, proses dan prinsip komunikasi kantor.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis komunikasi kantor.
4. Untuk mengetahui sarana komunikasi kantor.
5. Untuk mengetahui efektiftas komunikasi kantor.

2
 BAB II
Pembahasan

A. Pengertian, Urgensi Dan Fungsi Komunikasi Kantor

Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin “communicates” atau

“communicare”, dalam bahasa inggris berarti “to impart or share” yang berarti
menyampaikan atau mambagi. Selanjutnya komunikasi telah banyak didefinisikan oleh
para ahli dalam kaliamat yang bervarian. Dibawah ini beberapa definisi komunikasi yang
dikemukakan oleh para ahli :

1. McKee, A
Komunikasi adalah tindakan menyampaikan pesan dari satu orang atau kelompok
untuk orang atau kelompok lain.
2. Boddy, D.
Komunikasi adalah pertukaran informasi melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol
dan tindakan untuk mencapai pemahaman bersama
3. Luthans, F., Doh, J.P.
Komunikasi adalah proses proses mentransfer makna dari pengirim ke penerima.
4. Mejia, L.R. G., dan Balkin, D.B.
Komunikasi adalah proses transmisi informasi yang berarti dari satu pihak ke pihak
lain melali penggunaan simbol-simbol bersama. Komunikasi akan berhasil apabila
makna dipahami bersama.
5. Hitt, M.A., J.S., dan Poter, L.W.
Komunikasi adalah proses mentransfer informasi, makna dan pemahaman dari
pengirim ke penerima.1
Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang
mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam
komunikas itu sekaligus tercangkup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari
seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan
atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

1
Rasto, Manajemen Perkantoran Paradigma Baru (Bandung: ALFABETA, 2015), hal. 127-128.
3
 Organisasi merupakan kelompok individu yang bekerja secara independensi
menuju suatu tujuan. Individu akan dapat bekerja secara independensi hanya melalui
komunikasi. Komunikasi efektif sangat penting untuk semua organisasi. Tidak ada
individu, kelompok atau organisasi bisa ada tanpa berbagi makna di antara para
anggotanya. Chester Barnard menyatakan “sebuah organisasi lahir ketika ada orang yang
mampu berkomunikasi. Komunikasi adalah seperangkat yang dapat mempertahankan
organisasi. Dengan kata lain komunikasi tidak dapat dihindari dalam fungsi organisasi.
Komunikasi merupakan aliran dalam kehidupan atau nyawa dari sebuah organisasi. Oleh
karena itu komunikasi menjadi vital bagi kehidupan organisasi. Berikut ini diuraikan
pentingnya komunikasi bagi organisasi, antara lain:
1) Pasokan informasi kepada manager
2) Komunikasi keputusan manajer
3) Hubungan yang efektif
4) Koordinasi yang tepat
5) Pemeliharaan hubungan dengan pihak eksternal2

Terdapat empat fungsi komunikasi terhadap administrasi kantor. Diantaranya

yaitu fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi informasi. Berikut
penjelasan mengenai keempat fungsi tersebut.
1) Fungsi kontrol yaitu fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol karyawan
dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa dia harus
melaporkan kembali hasil pekerjaannya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi
dengan atasannya. Selain itu, komunikasi juga dapat mengontrol perilaku karyawan,
misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lamban atau lelet, teman yang lain
akan melakukan komunikasi atas dasar ketidak puasan mereka dengan kinerjanya,
baik berupa menjauhi, atau mengejek secara langsung bahwa yang bersangkutan
bekerja terlalu lambat.
2) Fungsi motivasi, fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan
cara memberikan dorongan untuk bekerja lebih giat.fungsi ini biasanya dilakukan
melalui pemberian feedback atau umpan balik kepada bawahan mengenai apa yang
telah mereka lakukan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya
dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya. Motivasi tersebut dapat berupa
memberikan kata-kata yang dapat membangkitkan semangat kerja, pemberian
2
Rasto, Ibid. hlm.129-130
4
 insentif, pemberian tunjangan, memberikan bonus, memberikan upah lebih tinggi,
memberikan kenaikan pangkat atau apapun yang dapat meningkatkan kinerja para
pekerja.
3) Fungsi emosi, salah satu tujuan bekerja adalah untuk berinteraksi dengan lingkungan
sosial. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah komunikasi dimana masing-masing
anggota dapat menyampaikan emosinya, baik emosi positif maupun emosi yang
negatif. Emosi yang negatif misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang
dikerjakannya, tidak puas dengan gaji yang diterima, tidak puas dengan pelayanan
manajemen yang diberikan kepadanya atau hal-hal lain yang mengandung hal negatif
bagi organisasi. Sedangkan emosi yang positif berarti penyampaian dari emosi yang
membangun yang harus dikelola untuk kemajuan perusahaan, misalnya dengan
kepuasan karena dilayani dengan baik dalam bekerja, diperhatikan oleh atasan, gaji
yang mencukupi dan hal-hal lain yang mengandung hal positif bagi organisasi.
4) Fungsi informasi, fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan
keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data
dan alternatif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan lebih mudah dalam
mengambil keputusan. Fungsi ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada
seluruh elemen kantor. Informasi yang diberikan sebaiknya harus berdasarkan fakta,
transparan dan memberikan manfaat bagi pemberi dan juga penerima informasi.

B. Unsur, Proses Dan Prinsip Komunikasi Kantor

Unsur-unsur merupakan bagian yang penting (harus ada) dalam sebuah proses
tertentu. Unsur juga disebut dengan komponen, yang dengan komponen lainnya dapat
menghasilkan wujud suatu barang atau jasa. Berbekal pengertian tentang komunikasi,
maka unsure komunikasi dapat diartikan sebagai bagian yang harus ada dalam sebuah
proses penyampaian pesan antara pihak komunikator dengan komunikan yang memiliki
tujuan tertentu.
Komunikasi hanya bisa terjadi kalau di dukung oleh unsure-unsur komunikasi.
Unsur-unsur komunikasi, yaitu:
1. Komunikator atau Pengirim (sender) atau Sumber (source)

5
 Komunikator adalah orang yang mengkomunikasikan/menghubungkan suatu pesan
kepada orang lain. Sumber (source) adalah asal dari suatu ide/pendapat: misalnya diri
kita, kejadian, lembaga, perusahaan)
2. Pesan (message) Gagasan, perasaan, pendapat yang sudah dituangkan dalam suatu
bentuk, dan melalui lambing diteruskan kepada komunikan.
3. Saluran (media) komunikasi Saluran (media)
adalah sarana untuk menyalurkan pesan
4. Penerima pesan (receiver) atau komunikan
Komunikan adalah orang yang menerima pesan
5. Umpan baik (feed back)
6. Pengaruh atau Efek3

Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan

dari komunikator (membawa pesan/sumber) kepada komunikan (penerima pesan) dengan
menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian. Secara ringkas, proses
berlangsungnya komunikasi bisa dijabarkan seperti berikut :
1. Komunikator
Komunikator (sender) yang mempunyi maksud tertentu berkomunikasi dengan orang
lain dengan cara mengirimkan suatu pesan yang bisa berbentuk bahasa ataupun lewat
simbol-simbol atau lambang.
2. Pesan
Pesan (message) itu langsung disampaikan dari komunikator yang dibawa melalui
suatu media baik secara langsung ataupun tidak langsung. Media adalah alat yang
menjadi penyampaian pesan dari komunikator ke komunikan.
3. Komunikan
Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi
pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu
sendiri.4

3
Ivan tinarbudi gavinov, Manajemen perkantoran, (Yogyakarta : Parama Publishing, 2016), hlm.92

4
Ivan tinarbudi gavinov, Ibid., hlm.91
6
 Prinsip komunikasi merupakan penjabaran lebih jauh dari hakikat, definisi, dan
karakteristik komunikasi. Macam-macam prinsip komunikasi:
1. Komunikasi dan Konteks
Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu, Pengaruh konteks waktu dan
konteks sosial terlihat pada suatu keluarga yang tidak pernah tersenyum atau
menyapa siapapun pada hari biasa, tetapi mendadak menjadi ramah pada hari
lebaran.
2. Komunikasi adalah paket isyarat
Ketika berbicara jarang kita melihat orang yang diam dengan tatapan mata kosong
dan tangan yang diam, pasti setiap orang jika berbicara gerakan tangan dan tatapan
mata berubah-ubah senada dengan apa yang dia bicarakan. Salah satu contoh nya
adalah seorang penyiar radio.
3. Komunikasi mencakup dimensi isi dan hubungan
Pada komunikasi massa dimensi merjujuk pada isi pesan sedangkan diemensi
hubungan merujuk pada unsure-unsur lain, termasuk juga jenis saluran yang
digunakann untuk menyampaikan pesan.
4. Komunikasi itu bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah
Banyak masalah atau konflik yang disebabkan oleh masalah komunikasi. Namun
komunikasi bukanlah panasea(obat mujarab) untuk menyelesaikan masalah atau
konflik itu, karna persoalan atau konflik tersebut mungkin berkaitan dengan masalah
structural.
5. Komunikasi bersifat irrebesible
Pesan yang disampaikan berulan-ulang dapat dikatakan sebagai redunansi murni.
Entah, bagaimana penanggulangan dapat anda lakukan dari awal namun awal yang
kedua selalu tidak sama dengan awal yang pertama. Sekali pesan dikirimkan maka
pesan itu tidak akan pernah kembali anda hanya mungkin mengulangi pesan ini.
6. Komunikasi adalah proses transaksional
Model komunikasi tradisional merupakan salah satu model-model komunikasi
dimana didalamnya terjadi proses yang berkesinambungan. Proses
berkesinambungan ini artinya adalah terus menerus baik dalam pengiriman atau

7
 penerimaan pesan. Proses ini biasanya di sebut dengan episode komunikasi yang
dilakukan secara Continou atau terus-menerus.5

C. Jenis-jenis Komunikasi Kantor

1. Komunikasi atas ke bawah
Salah satu jenis komunikasi kantor yang pertama adalah komunikasi yang bisa
disebut dengan komunikasi atas ke bawah, atau komunikasi top down. Komunikasi
ini menunjukkan dua hal, yaitu bahwa pengirim pesan memiliki kedudukan struktural
yang lebih tinggi daripada penerima pesan. Dengan kata lain, komunikasi ini
layaknya komunikasi antara bos dan bawahannya. Komunikasi atas ke bawah banyak
ditemui dan sering dilakukan berkaitan dengan komunikasi yang mengandung
perintah, evaluasi dan lain sebagainya, yang dilakukan oleh komunikator yang
biasanya berkedudukan sebagai direktur, kepala bidang, dan lain sebagainya. Intinya,
selama komunikator memiliki hubungan struktural yang lebih tinggi daripada
komunikan, maka saat itulah komunikasi atas ke bawah terjadi.
2. Komunikasi bawah ke atas
Jenis komunikasi yang kedua dapat dianggap sebagai lawan dari komunikasi yang
pertama. Komunikasi yang kedua, seperti judulnya, adalah komunikasi bawah ke
atas. Komunikasi bawah ke atas juga bisa disebut dengan komunikasi bottom up.
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang dilakukan oleh orang-orang yang
memiliki kedudukan struktural lebih rendah dibandingkan dengan komunikannya,
seperti antara anggota tim dengan ketua tim, direktur dengan kepala bidang dan lain
sebagainya. Biasanya komunikasi ini berisi laporan pertanggungjawaban, laporan
pelaksanaan kegiatan, laporan pekerjaan dan lain sebagainya.
3. Komunikasi vertical
Komunikasi vertikal sebenarnya mengandung komunikasi bawah ke atas ataupun
komunikasi atas ke bawah. Komunikasi vertikal ini terjadi ketika komunikasi bawah
ke atas dan komunikasi atas ke bawah terjadi secara bersamaan, atau dalam waktu
yang berdekatan. Pada praktiknya, hampir selalu komunikasi ini terjadi karena
biasanya komunikasi atas ke bawah atau sebaliknya akan segera direspons oleh

5
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi, (Bandung : PT. Remaja Karya Ofset, 2000), hlm.64
8
 komunikan yang sedang diajak bicara. Komunikasi vertikal merupakan salah satu
jenis komunikasi yang banyak terjadi di dalam sebuah kantor, oleh karena itu
komunikasi yang satu ini menempati posisi tersendiri sebagai salah satu di antara
jenis komunikasi besar yang terjadi di sebuah kantor.
4. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang dilakukan antara
komunikator dan komunikan yang secara struktural memiliki kedudukan yang sama.
Dengan kata lain, baik komunikator dan komunikan memiliki hubungan sebagai
rekan kerja, entah posisinya sebagai antar pegawai, pegawai kebersihan, penerima
tamu, dan lain sebagainya. Komunikasi horizontal oleh karenanya tidak mengandung
unsur perintah ataupun kewajiban untuk mengikuti perkataan dari orang lain yang
terlibat dalam suatu pembicaraan, sekaligus juga tidak memberikan hak komunikator
untuk menyuruh komunikan yang dia ajak bicara karena posisinya sama-sama setara.
5. Komunikasi lisan
Komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan dengan media lisan alias
melalui percakapan secara langsung antara komunikator dan komunikan yang diajak
bicara dalam suatu komunikasi tertentu. Komunikasi lisan merupakan jenis
komunikasi yang didasarkan pada media penyampaian pesan tersebut, yang dalam
hal ini adalah pada bentuk lisan yang dimiliki oleh komunikasi ini. Komunikasi lisan
adalah salah satu jenis komunikasi kantor yang paling banyak dilakukan sehari-hari
karena sifatnya yang fleksibel dan bisa dilakukan oleh hampir semua orang dan
tentunya memberikan feedback yang memiliki kekhasan, yaitu adanya dimensi ikatan
personal yang bermain di antara komunikasi lisan, baik bernilai positif ataupun
negatif.
6. Komunikasi tulisan
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan
media tulisan oleh para komunikatornya untuk menyampaikan pesan pada
komunikan yang mereka miliki. Komunikasi tulisan biasanya banyak dilakukan pada
mereka yang sangat sulit untuk ditemui atau pada kebutuhan untuk
mengomunikasikan suatu gagasan pada khalayak yang luas tetapi waktunya terbatas.
7. Komunikasi koordinasi
9
 Jenis komunikasi berikutnya adalah komunikasi yang didasarkan pada sifat dari
komunikasi tersebut. Dalam hal ini, komunikasi koordinasi adalah jenis komunikasi
yang dilakukan untuk melakukan koordinasi, biasanya dilakukan oleh orang yang
memiliki kedudukan lebih tinggi, akan tetapi tidak menutup kemungkinan juga bisa
dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan yang sama seperti dalam
komunikasi horizontal.
8. Komunikasi organisasi pada khalayak
Komunikasi organisasi pada khalayak adalah salah satu jenis komunikasi yang
digunakan dalam berhubungan dengan kelompok lain yang ada di luar barisan
organisasi tersebut. Secara sederhana, dapat dikatakan merupakan sebuah
komunikasi yang dilakukan oleh kantor pada masyarakat atau kelompok lain yang
ada di luar anggota kantor tersebut.
9. Komunikasi khalayak pada organisasi
Sementara komunikasi organisasi pada khalayak berarti kantor yang berbicara
pada khalayak, pada jenis komunikasi khalayak pada organisasi ini, sebaliknya,
kantorlah yang berperan sebagai komunikan dan menerima pesan yang berasal dari
khalayak luas tersebut. Komunikasi ini dapat pula dianggap sebagai komunikasi
pasif, dalam arti kantor merupakan pihak yang menerima pesan dan bukan berperan
sebagai komunikator.

10. Komunikasi motivasi

Komunikasi motivasi adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan
untuk memotivasi anggota kantor tertentu agar mau dan bisa bekerja keras dengan
lebih optimal. Komunikasi motivasi biasanya dilakukan oleh ketua atau atasan
kepada bawahannya supaya mereka bisa mengeluarkan semua kemampuan yang
mereka miliki dalam pekerjaan yang mereka miliki. Dengan demikian, tugas-tugas
yang dimiliki oleh subjek tersebut akan berhasil dikerjakan dengan baik. Agar
komunikasi komunikasi berjalan dengan efektif, komponen komponen komunikasi
yang digunakan dalam suatu komunikasi motivasi harus dipetakan dan dimanfaatkan
dengan benar.
11. Komunikasi laporan
10
 Komunikasi ini adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk
menyampaikan hasil pekerjaan atau hasil kegiatan dan berbagai hasil aktivitas
pekerjaan lainnya pada orang lain yang bertindak sebagai atasannya. Dengan
komunikasi laporan, atasan bisa mengetahui apakah pekerjaan bisa dilakukan dengan
baik, apakah acara berlangsung dengan baik dan lain sebagainya. Dengan demikian,
kantor atau organisasi kantor bisa menjadikan laporan tersebut sebagai dasar
keputusan pada saat berikutnya.

12. Komunikasi rapat

Komunikasi rapat, pada dasarnya sesuai namanya, adalah komunikasi yang
dilakukan di dalam rapat. Dengan kata lain, komunikasi ini merupakan jenis
komunikasi yang didasarkan pada tempat komunikasi tersebut berlangsung dan
bukan pada siapa yang berbicara dan siapa yang mendengarkan pembicaraan
tersebut. Komunikasi rapat berlangsung hampir setiap hari tergantung seberapa
sering kantor melakukan rapat tertentu.
13. Komunikasi instruksi
Komunikasi instruksi merupakan salah satu bagian dari komunikasi top down
yang bertujuan untuk memberikan perintah pada bawahan dari atasan tertentu.
Dengan komunikasi instruksi maka bawahan bisa mengetahui apa saja yang perlu
mereka lakukan pada saat tertentu dan atasan bisa mengontrol apa saja yang mereka
kerjakan apakah sesuai dengan instruksi atau tidak. Instruksi jug merupakan salah
satu bentuk fungsi komunikasi dalam organisasi.6

D. Sarana-sarana dalam Komunikasi Kantor

1) Surat
Surat adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang digunakan
dalam komunikasi kantor. Dalam mengirim surat, isi surat harus bersahabat
meskipun yang disampaikan mungkin surat tagihan atau surat peringatan. Beberapa
hal yang harus diperhatikan, hindarkan penggunaan tinta merah, bahasa harus jelas,
tulisan mudah dibaca, dan penutup surat dengan ucapan terima kasih.

6
Rismi Somad dan Donni Juni Priansa, Manajemen Komunikasi, (Bandung: Alfabeta, 2014), hlm. 125-127
11
 2) Telepon
Telepon adalah media komunikasi audio yang banyak digunakan sebagai
sarana/alat komunikasi kantor. Karena telepon merupakan salah satu sarana
komunikasi yang efektif dan efisien untuk mempecepat dan mempermudah pekerjaan
kantor. Internet merupakan jenis media komunikasi yang bersifat global. Sekarang ini
kita dapat berkomunikasi dengan orang lain di berbagai tempat di dunia melalui
Internet. Dengan menggunakan internet kita bisa berkomunikasi dengan orang-orang
yang ada di semua balahan bumi ini. Komunikasi lewat internet dapat dilakukan
melalui Chatting dan saling mengirim email. Banyak kantor yang memberikan
informasi serta menawarkan barang atau jasanya melalui internet dengan membuka
situs website kantor tersebut. Bahkan untuk proses rekruitmen, sekarang ini sudah
banyak kantor yang melakukannya lewat internet dengan mengirimkan syarat-syarat
melalui email atau dalam bentuk scan.
3) Tatap Muka Langsung/Pertemuan
Pertemuan adalah jenis media komunikasi audio visual dalam media komunikasi
kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan media yang sangat penting
dalam kantor untuk mewujudkan saling pengertian antar pegawai kantor baik secara
vertical maupun horizontal.7

E. Efektivitas Komunikasi Kantor

Agar komunikasi bisa berlangsung efektif, perlu diperhatikan faktor-faktor yang
mempengaruhinya. Menurut Scoot M Cultip dan Allen dalam bukunya "EffectivePublic
Relations", faktor-faktor tersebut disebut dengan "The Seven Communication". Berikut
ini 7 elemen komunikasi yang efektif yaitu :
1. Credibility
Kredibilitas berkaitan erat dengan kepercayaan. Ya, seorang komunikator yang
baik harus memiliki kredibilitas agarpesan yang disampaikan dapat tersasar dengan
baik. Beberapa hal yang berhubungan dengan kredibilitas misalnya kualifikasi atau
tingkat keahlian seseorang. Contoh, seorang dokter dianggap mempunyai kredibilitas
ketika ia menyampaikan hal-hal tentang kesehatan.
2. Context

7
M. Sukoco Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2007), hlm. 49
12
 Konteks berupa kondisi yang mendukung ketika berlangsungnya komunikasi.
Supaya komunikasi berjalan efektif, konteks yang tepat menjadi hal yang menarik
perhatian audiens. Misalnya, berita atau informasi tentang kesehatan janin sangat
sesuai bagi ibu-ibu yang sedang menjalani masa kehamilan.Baca juga:Strategi
Segmentasi Pasar yang Sukses.
3. Content
Isi pesan merupakan bahan atau ,materi inti dari apa yang hendak disampaikan
kepada audiens. Komunikasi menjadi efektif apabila isi pesan mengandung sesuatu
yang berarti dan penting untuk diketahui oleh audiens.
4. Clarity
Pesan yang jelas alias tidak menimbulkan penafsiran yang bermacam-macam
adalah kunci keberhasilan komunikasi. Kejelasan informasi adalah hal penting yang
bisa mengurangi dan menghindari risiko kesalahpahaman pada audiens.
5. Continuity and Consistency
Agar komunikasi berhasil, maka pesan atau informasi perlu disampaikan secara
berkesinambungan atau kontinyu. Misalnya, pesan pemerintah yang menganjurkan
masyarakat untuk menggunakan kendaran umum dibandingkan kendaraan pribadi
harus selalu disampaikan melalui berbagai media secara terus menerus supaya pesan
itu dapat tertanam dalam benak dan mempengaruhi perilaku masyarakat.
6. Capability of Audience
Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila sang penerima pesan memahamidan
melakukan apa yang terdapat pada isi pesan. Dalam hal ini, tingkat pemahaman
seseorang bisa berbeda-beda tergantung beberapa faktor, contohnya latar belakang
pendidikan, usia ataupun status social.
7. Channels of Distribution
Selain berbicara secara langsung kepadaaudiens, ada cara lain untuk
berkomunikasi, yaitu menggunakan media. Bentuk-bentuk media komunikasi yang
biasa digunakan saat ini adalah media cetak ataupun elektronik. Pertimbangkan
secara matang pemilihanmedia yang sesuai dan tepat sasaran agar tidak terjadi
komunikasi yang sia-sia.Beberapa elemen di atas merupakan faktor pendukung agar
komunikasi dapat bejalan dengan efektif. Dengan mengombinasikan elemen-elemen
pendukung komunikasi, maka pesan yangdisampaikan dapat berhasil dan mampu
mengubah sikap dan perilaku seseorang.8

8
M.Sukoco Badri, Ibid., hlm. 53
13
 BAB III
Penutup

A. Kesimpulan
Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan
efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan
untuk bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahan data dan
memahami makna yang dimaksudkan. Dalam suatu kantor terdapat banyak jenis
komunikasi dimulai dari tingkat atas ke bawah, tingkat bawah ke atas maupun
komunikasi yang setara kedudukannya. Proses komunikasi merupakan proses yang
dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide,
setelah itu pengirim menyandikan ide, pengirim mempunyai pesan, tahap selanjutnya
penerima mengirim pesan, penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.
Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan
fungsi informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada fungsi yang lebih penting dari
yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan
lebih dari satu fungsi yang ada.Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi
yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat
informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi.

14
 Daftar Pustaka

Rasto. 2015. Manajemen Perkantoran Paradigma Baru. Bandung: Alfabeta.

Gafinov, Ivan tinarbudi. 2016. Manajemen perkantoran. Yogyakarta : Parama Publishing.
Mulyana, Deddy. 2000. Ilmu Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Karya Ofset.
Rismi Somad dan Donni Juni Priansa. 2014. Manajemen Komunikas. Bandung: Alfabeta.
Badri, M.Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

15