MAKALAH KOMUNIKASI PERKANTORAN

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata

Kuliah : Komunikasi Perkantoran

Pengampu : Indriani, S.Pd

Disusun Oleh:

Tiara Surya Putri NIM (521074)

ME 1

SEKOLAH TINGGI TEKNIK

MALANG 2022

Jl. Soekarno Hatta No.94, Mojolangu, Kec. Lowokwaru, Kota

Malang, Jawa Timur 65142

Email: stt@stt.ac.id Tlp: (0341) 412611

 DAFTAR ISI
Daftar Isi….....................................................................................................................I

Kata Pengantar….........................................................................................................II

BAB I (Pendahuluan)

1.1 Latar Belakang............................................................................................4

1.2 Rumusan Masalah......................................................................................4

1.3 Tujuan Penulisan........................................................................................4

BAB II (Pembahasan)

2.1 Pengertian, Urgensi Dan Fungsi Komunikasi Kantor.............................5

2.2 Jenis-jenis Komunikasi Kantor.................................................................9

2.3 Manfaat dalam Komunikasi Kantor...........................................................13

2.4 Sarana-sarana dalam Komunikasi Kantor................................................14

2.5 Efektivitas Komunikasi Kantor..................................................................15

BAB III (Penutup)

3.1 Kesimpulan..................................................................................................17

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................18
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat hidayah-NYA kepada kami,
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat waktu yang telah di
tentukan .

Makalah disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Komunikasi Perkantoran. Selain
itu, makalah ini bertujuan menambah wawasan tentang Komunikasi Perkantoran bagi
para pembaca dan juga bagi penulis.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Mrs. Indriani, S.Pd selaku dosen pengampu
Komunikasi Perkantoran . Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang
telah membantu diselesaikannya makalah ini.

Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab itu, saran dan kritik
yang membangun diharapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Malang, 10 April 2021

Tiara Surya Putri

 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Disetiap organisasi pasti menginginkan hal yang namanya berhasil dalam pencapaian
tujuan. Organisasi baiknya atau bisa dikatakan harus menyadari bahwa salah satu kunci
penting tercapainya tujuan itu sendiritergantung dari bagaimana kemampuan seorang
pegawai ataupun manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholder yang
lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek
kehidupan. Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau
gagasan.

Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan

penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai
kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Komunikasi merupakan
kunci dasar agar suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Komunikasi dibutuhkan
dalam rangka penyamaan persepsi antara pengirim (komunikator) dan penerima
(komunikan/audiens). Aktivitas komunikasi terjadi juga di perkantoran baik kantor
layanan pemerintah maupun swasta.

B. Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian, urgensi, dan fungsi komunikasi kantor ?
2. Apa saja unsur, proses dan prinsip komunikasi kantor ?
3. Apa saja jenis-jenis komunikasi kantor ?
4. Apa saja sarana komunikasi kantor ?
5. Bagaimana efektiftas komunikasi kantor ?
C. Tujuan Pembahasan
1. Untuk mengetahui Pengertian, urgensi, dan fungsi komunikasi kantor.
2. Untuk mengetahui unsur, proses dan prinsip komunikasi kantor.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis komunikasi kantor.
4. Untuk mengetahui sarana komunikasi kantor.
5. Untuk mengetahui efektiftas komunikasi kantor.
 BAB II

Pembahasan

A. Pengertian, Urgensi Dan Fungsi Komunikasi Kantor

Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin “communicates” atau “communicare”,

dalam bahasa inggris berarti “to impart or share” yang berarti menyampaikan atau
mambagi. Selanjutnya komunikasi telah banyak didefinisikan oleh para ahli dalam
kaliamat yang bervarian. Dibawah ini beberapa definisi komunikasi yang dikemukakan
oleh para ahli :

1. McKee, A

Komunikasi adalah tindakan menyampaikan pesan dari satu orang atau kelompok untuk
orang atau kelompok lain.

2. Boddy, D.

Komunikasi adalah pertukaran informasi melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol
dan tindakan untuk mencapai pemahaman bersama

3. Luthans, F., Doh, J.P.

Komunikasi adalah proses proses mentransfer makna dari pengirim ke penerima.

4. Mejia, L.R. G., dan Balkin, D.B.

Komunikasi adalah proses transmisi informasi yang berarti dari satu pihak ke pihak lain
melali penggunaan simbol-simbol bersama. Komunikasi akan berhasil apabila makna
dipahami bersama.

5. Hitt, M.A., J.S., dan Poter, L.W.

Komunikasi adalah proses mentransfer informasi, makna dan pemahaman dari pengirim
ke penerima.1

Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang

mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam
komunikas itu sekaligus tercangkup penyalinan secara cermat gagasan- gagasan dari
seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan
atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.
1 Rasto, Manajemen Perkantoran Paradigma Baru (Bandung: ALFABETA, 2015), hal. 127-128.

Organisasi merupakan kelompok individu yang bekerja secara independensi menuju

suatu tujuan. Individu akan dapat bekerja secara independensi hanya melalui
komunikasi. Komunikasi efektif sangat penting untuk semua organisasi. Tidak ada
individu, kelompok atau organisasi bisa ada tanpa berbagi makna di antara para
anggotanya. Chester Barnard menyatakan “sebuah organisasi lahir ketika ada orang
yang mampu berkomunikasi. Komunikasi adalah seperangkat yang dapat
mempertahankan organisasi. Dengan kata lain komunikasi tidak dapat dihindari dalam
fungsi organisasi. Komunikasi merupakan aliran dalam kehidupan atau nyawa dari
sebuah organisasi. Oleh karena itu komunikasi menjadi vital bagi kehidupan organisasi.
Berikut ini diuraikan pentingnya komunikasi bagi organisasi, antara lain:

1) Pasokan informasi kepada manager

2) Komunikasi keputusan manajer

3) Hubungan yang efektif

4) Koordinasi yang tepat

5) Pemeliharaan hubungan dengan pihak eksternal2

Terdapat empat fungsi komunikasi terhadap administrasi kantor. Diantaranya yaitu

fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi informasi. Berikut penjelasan
mengenai keempat fungsi tersebut.

1) Fungsi kontrol yaitu fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol

karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa dia harus
melaporkan kembali hasil pekerjaannya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi
dengan atasannya. Selain itu, komunikasi juga dapat mengontrol perilaku karyawan,
misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lamban atau lelet, teman yang lain
akan melakukan komunikasi atas dasar ketidak puasan mereka dengan kinerjanya, baik
berupa menjauhi, atau mengejek secara langsung bahwa yang bersangkutan bekerja
terlalu lambat.

2) Fungsi motivasi, fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan

dengan cara memberikan dorongan untuk bekerja lebih giat.fungsi ini biasanya
dilakukan melalui pemberian feedback atau umpan balik kepada bawahan mengenai apa
yang telah mereka lakukan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang
sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya. Motivasi tersebut dapat berupa
memberikan kata-kata yang dapat membangkitkan semangat kerja, pemberian
2 Rasto, Ibid. hlm.129-130

insentif, pemberian tunjangan, memberikan bonus, memberikan upah lebih tinggi,

memberikan kenaikan pangkat atau apapun yang dapat meningkatkan kinerja para
pekerja.

3) Fungsi emosi, salah satu tujuan bekerja adalah untuk berinteraksi dengan
lingkungan sosial. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah komunikasi dimana
masing-masing anggota dapat menyampaikan emosinya, baik emosi positif maupun
emosi yang negatif. Emosi yang negatif misalnya frustasi atau tidak puas dengan
pekerjaan yang dikerjakannya, tidak puas dengan gaji yang diterima, tidak puas dengan
pelayanan manajemen yang diberikan kepadanya atau hal-hal lain yang mengandung
hal negatif bagi organisasi. Sedangkan emosi yang positif berarti penyampaian dari
emosi yang membangun yang harus dikelola untuk kemajuan perusahaan, misalnya
dengan kepuasan karena dilayani dengan baik dalam bekerja, diperhatikan oleh atasan,
gaji yang mencukupi dan hal-hal lain yang mengandung hal positif bagi organisasi.

4) Fungsi informasi, fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan

keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan
alternatif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan lebih mudah dalam mengambil
keputusan. Fungsi ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada seluruh elemen
kantor. Informasi yang diberikan sebaiknya harus berdasarkan fakta, transparan dan
memberikan manfaat bagi pemberi dan juga penerima informasi.

B. Unsur, Proses Dan Prinsip Komunikasi Kantor

Unsur-unsur merupakan bagian yang penting (harus ada) dalam sebuah proses tertentu.
Unsur juga disebut dengan komponen, yang dengan komponen lainnya dapat
menghasilkan wujud suatu barang atau jasa. Berbekal pengertian tentang komunikasi,
maka unsure komunikasi dapat diartikan sebagai bagian yang harus ada dalam sebuah
proses penyampaian pesan antara pihak komunikator dengan komunikan yang memiliki
tujuan tertentu. Komunikasi hanya bisa terjadi kalau di dukung oleh unsure-unsur
komunikasi.

Unsur-unsur komunikasi, yaitu:

1. Komunikator atau Pengirim (sender) atau Sumber (source)

Komunikator adalah orang yang mengkomunikasikan/menghubungkan suatu pesan

kepada orang lain. Sumber (source) adalah asal dari suatu ide/pendapat: misalnya diri
kita, kejadian, lembaga, perusahaan)
2. Pesan (message) Gagasan, perasaan, pendapat yang sudah dituangkan dalam
suatu bentuk, dan melalui lambing diteruskan kepada komunikan.

3. Saluran (media) komunikasi Saluran (media)

adalah sarana untuk menyalurkan pesan

4. Penerima pesan (receiver) atau komunikan Komunikan adalah orang yang

menerima pesan

5. Umpan baik (feed back)

6. Pengaruh atau Efek3

Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari

komunikator (membawa pesan/sumber) kepada komunikan (penerima pesan) dengan
menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian. Secara ringkas, proses
berlangsungnya komunikasi bisa dijabarkan seperti berikut :

1. Komunikator

Komunikator (sender) yang mempunyi maksud tertentu berkomunikasi dengan orang

lain dengan cara mengirimkan suatu pesan yang bisa berbentuk bahasa ataupun lewat
simbol-simbol atau lambang.

2. Pesan

Pesan (message) itu langsung disampaikan dari komunikator yang dibawa melalui suatu
media baik secara langsung ataupun tidak langsung. Media adalah alat yang menjadi
penyampaian pesan dari komunikator ke komunikan.

3. Komunikan

Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan
yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.

3 Ivan tinarbudi gavinov, Manajemen perkantoran, (Yogyakarta : Parama Publishing, 2016), hlm.92 , 4
Ivan tinarbudi gavinov, Ibid., hlm.91

Prinsip komunikasi merupakan penjabaran lebih jauh dari hakikat, definisi, dan
karakteristik komunikasi. Macam-macam prinsip komunikasi:

1. Komunikasi dan Konteks

Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu, Pengaruh konteks waktu dan
konteks sosial terlihat pada suatu keluarga yang tidak pernah tersenyum
atau menyapa siapapun pada hari biasa, tetapi mendadak menjadi ramah pada hari
lebaran.

2. Komunikasi adalah paket isyarat

Ketika berbicara jarang kita melihat orang yang diam dengan tatapan mata kosong dan
tangan yang diam, pasti setiap orang jika berbicara gerakan tangan dan tatapan mata
berubah-ubah senada dengan apa yang dia bicarakan. Salah satu contoh nya adalah
seorang penyiar radio.

3. Komunikasi mencakup dimensi isi dan hubungan

Pada komunikasi massa dimensi merjujuk pada isi pesan sedangkan diemensi hubungan
merujuk pada unsure-unsur lain, termasuk juga jenis saluran yang digunakann untuk
menyampaikan pesan.

4. Komunikasi itu bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah

Banyak masalah atau konflik yang disebabkan oleh masalah komunikasi. Namun
komunikasi bukanlah panasea(obat mujarab) untuk menyelesaikan masalah atau konflik
itu, karna persoalan atau konflik tersebut mungkin berkaitan dengan masalah structural.

5. Komunikasi bersifat irrebesible

Pesan yang disampaikan berulan-ulang dapat dikatakan sebagai redunansi murni. Entah,
bagaimana penanggulangan dapat anda lakukan dari awal namun awal yang kedua
selalu tidak sama dengan awal yang pertama. Sekali pesan dikirimkan maka pesan itu
tidak akan pernah kembali anda hanya mungkin mengulangi pesan ini.

6. Komunikasi adalah proses transaksional

Model komunikasi tradisional merupakan salah satu model-model komunikasi dimana

didalamnya terjadi proses yang berkesinambungan. Proses berkesinambungan ini
artinya adalah terus menerus baik dalam pengiriman atau penerimaan pesan. Proses ini
biasanya di sebut dengan episode komunikasi yang dilakukan secara Continou atau
terus-menerus.

C. Jenis-jenis Komunikasi Kantor

1. Komunikasi atas ke bawah

Salah satu jenis komunikasi kantor yang pertama adalah komunikasi yang bisa disebut
dengan komunikasi atas ke bawah, atau komunikasi top down.
Komunikasi ini menunjukkan dua hal, yaitu bahwa pengirim pesan memiliki kedudukan
struktural yang lebih tinggi daripada penerima pesan. Dengan kata lain, komunikasi ini
layaknya komunikasi antara bos dan bawahannya. Komunikasi atas ke bawah banyak
ditemui dan sering dilakukan berkaitan dengan komunikasi yang mengandung perintah,
evaluasi dan lain sebagainya, yang dilakukan oleh komunikator yang biasanya
berkedudukan sebagai direktur, kepala bidang, dan lain sebagainya. Intinya, selama
komunikator memiliki hubungan struktural yang lebih tinggi daripada komunikan, maka
saat itulah komunikasi atas ke bawah terjadi.

2. Komunikasi bawah ke atas

Jenis komunikasi yang kedua dapat dianggap sebagai lawan dari komunikasi yang
pertama. Komunikasi yang kedua, seperti judulnya, adalah komunikasi bawah ke atas.
Komunikasi bawah ke atas juga bisa disebut dengan komunikasi bottom up.
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang dilakukan oleh orang-orang yang memiliki
kedudukan struktural lebih rendah dibandingkan dengan komunikannya, seperti antara
anggota tim dengan ketua tim, direktur dengan kepala bidang dan lain sebagainya.
Biasanya komunikasi ini berisi laporan pertanggungjawaban, laporan pelaksanaan
kegiatan, laporan pekerjaan dan lain sebagainya.

3. Komunikasi vertical

Komunikasi vertikal sebenarnya mengandung komunikasi bawah ke atas ataupun

komunikasi atas ke bawah. Komunikasi vertikal ini terjadi ketika komunikasi bawah ke
atas dan komunikasi atas ke bawah terjadi secara bersamaan, atau dalam waktu yang
berdekatan. Pada praktiknya, hampir selalu komunikasi ini terjadi karena biasanya
komunikasi atas ke bawah atau sebaliknya akan segera direspons oleh komunikan yang
sedang diajak bicara. Komunikasi vertikal merupakan salah satu jenis komunikasi yang
banyak terjadi di dalam sebuah kantor, oleh karena itu komunikasi yang satu ini
menempati posisi tersendiri sebagai salah satu di antara jenis komunikasi besar yang
terjadi di sebuah kantor.

4. Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang dilakukan antara komunikator dan

komunikan yang secara struktural memiliki kedudukan yang sama. Dengan kata lain,
baik komunikator dan komunikan memiliki hubungan sebagai rekan kerja, entah
posisinya sebagai antar pegawai, pegawai kebersihan, penerima tamu, dan lain
sebagainya. Komunikasi horizontal oleh karenanya tidak mengandung unsur perintah
ataupun kewajiban untuk mengikuti perkataan dari orang lain yang terlibat dalam
suatu pembicaraan,
sekaligus juga tidak memberikan hak komunikator untuk menyuruh komunikan yang
dia ajak bicara karena posisinya sama-sama setara.

5. Komunikasi lisan

Komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan dengan media lisan alias melalui
percakapan secara langsung antara komunikator dan komunikan yang diajak bicara
dalam suatu komunikasi tertentu. Komunikasi lisan merupakan jenis komunikasi yang
didasarkan pada media penyampaian pesan tersebut, yang dalam hal ini adalah pada
bentuk lisan yang dimiliki oleh komunikasi ini. Komunikasi lisan adalah salah satu jenis
komunikasi kantor yang paling banyak dilakukan sehari-hari karena sifatnya yang
fleksibel dan bisa dilakukan oleh hampir semua orang dan tentunya memberikan
feedback yang memiliki kekhasan, yaitu adanya dimensi ikatan personal yang bermain
di antara komunikasi lisan, baik bernilai positif ataupun negatif.

6. Komunikasi tulisan

Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media

tulisan oleh para komunikatornya untuk menyampaikan pesan pada komunikan yang
mereka miliki. Komunikasi tulisan biasanya banyak dilakukan pada mereka yang sangat
sulit untuk ditemui atau pada kebutuhan untuk mengomunikasikan suatu gagasan pada
khalayak yang luas tetapi waktunya terbatas.

7. Komunikasi koordinasi

Jenis komunikasi berikutnya adalah komunikasi yang didasarkan pada sifat dari
komunikasi tersebut. Dalam hal ini, komunikasi koordinasi adalah jenis komunikasi
yang dilakukan untuk melakukan koordinasi, biasanya dilakukan oleh orang yang
memiliki kedudukan lebih tinggi, akan tetapi tidak menutup kemungkinan juga bisa
dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan yang sama seperti dalam
komunikasi horizontal.

8. Komunikasi organisasi pada khalayak

Komunikasi organisasi pada khalayak adalah salah satu jenis komunikasi yang
digunakan dalam berhubungan dengan kelompok lain yang ada di luar barisan
organisasi tersebut. Secara sederhana, dapat dikatakan merupakan sebuah komunikasi
yang dilakukan oleh kantor pada masyarakat atau kelompok lain yang ada di luar
anggota kantor tersebut.

9. Komunikasi khalayak pada organisasi

Sementara komunikasi organisasi pada khalayak berarti kantor yang berbicara pada
khalayak, pada jenis komunikasi khalayak pada organisasi ini, sebaliknya,
kantorlah yang berperan sebagai komunikan dan menerima pesan yang berasal dari
khalayak luas tersebut. Komunikasi ini dapat pula dianggap sebagai komunikasi pasif,
dalam arti kantor merupakan pihak yang menerima pesan dan bukan berperan sebagai
komunikator.

10. Komunikasi motivasi

Komunikasi motivasi adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk
memotivasi anggota kantor tertentu agar mau dan bisa bekerja keras dengan lebih
optimal. Komunikasi motivasi biasanya dilakukan oleh ketua atau atasan kepada
bawahannya supaya mereka bisa mengeluarkan semua kemampuan yang mereka miliki
dalam pekerjaan yang mereka miliki. Dengan demikian, tugas-tugas yang dimiliki oleh
subjek tersebut akan berhasil dikerjakan dengan baik. Agar komunikasi komunikasi
berjalan dengan efektif, komponen komponen komunikasi yang digunakan dalam suatu
komunikasi motivasi harus dipetakan dan dimanfaatkan dengan benar.

11. Komunikasi laporan

Komunikasi ini adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk
menyampaikan hasil pekerjaan atau hasil kegiatan dan berbagai hasil aktivitas pekerjaan
lainnya pada orang lain yang bertindak sebagai atasannya. Dengan komunikasi laporan,
atasan bisa mengetahui apakah pekerjaan bisa dilakukan dengan baik, apakah acara
berlangsung dengan baik dan lain sebagainya. Dengan demikian, kantor atau organisasi
kantor bisa menjadikan laporan tersebut sebagai dasar keputusan pada saat berikutnya.

12. Komunikasi rapat

Komunikasi rapat, pada dasarnya sesuai namanya, adalah komunikasi yang dilakukan di
dalam rapat. Dengan kata lain, komunikasi ini merupakan jenis komunikasi yang
didasarkan pada tempat komunikasi tersebut berlangsung dan bukan pada siapa yang
berbicara dan siapa yang mendengarkan pembicaraan tersebut. Komunikasi rapat
berlangsung hampir setiap hari tergantung seberapa sering kantor melakukan rapat
tertentu.

13. Komunikasi instruksi

Komunikasi instruksi merupakan salah satu bagian dari komunikasi top down yang
bertujuan untuk memberikan perintah pada bawahan dari atasan tertentu. Dengan
komunikasi instruksi maka bawahan bisa mengetahui apa saja yang perlu mereka
lakukan pada saat tertentu dan atasan bisa mengontrol apa saja
yang mereka kerjakan apakah sesuai dengan instruksi atau tidak. Instruksi jug
merupakan salah satu bentuk fungsi komunikasi dalam organisasi.

6 5 Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi, (Bandung : PT. Remaja Karya Ofset, 2000), hlm.64

D. Manfaat dalam Komunikasi Kantor

1) Meminimalisir Potensi Timbulnya Konflik

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, memiliki komunikasi yang efektif dapat
membuat Anda terhindar dari konflik-konflik yang bisa saja muncul dari sebuah
kesalahpahaman. Bagaimana terjadinya kesalahpahaman tentu berawal dari hal yang
Anda maksud, tidak dapat dipahami dengan baik oleh lawan bicara.

2) Kondisi emosional yang fluktuatif juga mempengaruhi mood dan perasaan

seseorang tersebut ketika berkomunikasi. Oleh karena itu, pastikan komunikasi yang
Anda lakukan secara efektif sehingga bisa menghindari hal- hal tersebut.

3) Mendorong Keterlibatan Karyawan Lain

Adanya komunikasi yang efektif dapat memicu banyak teman-teman kantor Anda
untuk terlibat dalam sebuah proyek besar atau apapun karena semua bisa saling
memahami satu sama lain. Jelas hal ini menjadi salah satu tujuan perusahaan agar
keuntungan yang mereka dapatkan meningkat terus.

Jika Anda adalah seorang pemimpin, atau ketua di sebuah tim, maka komunikasi efektif
akan membuat rekan tim akan termotivasi untuk mewujudkan apa yang perusahaan
inginkan. Jelas ini bisa menguntungkan banyak pihak.

4) Hubungan Dengan Klien Semakin Positif

Jika Anda bekerja di kantor yang berhadapan langsung dengan klien atau pelanggan,
tentu komunikasi efektif mesti jadi aspek utama dalam melakukan rutinitas di sana.
Hasil komunikasi dengan klien harus disampaikan dengan tepat ke tim internal, dan
begitu juga sebaliknya.

Jika hal ini kurang lancar, maka akan ada hambatan dalam mendapatkan
persetujuannya. Oleh karenanya, kalau Anda sudah terbiasa dengan komunikasi yang
efektif, jelas ini akan meningkatkan kualitas hubungan kantor dengan klien.

5) Etos Kerja yang Lebih Produktif

Komunikasi efektif secara tidak langsung akan membentuk tim untuk lebih produktif
dan mendorong setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat. Hal ini terjadi karena
setiap orang jadi ingin terlibat untuk menghasilkan sesuatu yang baik dan benar. Jika
komunikasi efektif berjalan lancar, maka setiap tantangan dan rintangan pekerjaan yang
dihadapi di kantor pun dapat dilewati dengan baik.

E. Sarana-sarana dalam Komunikasi Kantor

1) Surat

Surat adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam
komunikasi kantor. Dalam mengirim surat, isi surat harus bersahabat meskipun yang
disampaikan mungkin surat tagihan atau surat peringatan. Beberapa hal yang harus
diperhatikan, hindarkan penggunaan tinta merah, bahasa harus jelas, tulisan mudah
dibaca, dan penutup surat dengan ucapan terima kasih.

6 Rismi Somad dan Donni Juni Priansa, Manajemen Komunikasi, (Bandung: Alfabeta, 2014), hlm. 125-
127

2) Telepon

Telepon adalah media komunikasi audio yang banyak digunakan sebagai sarana/alat
komunikasi kantor. Karena telepon merupakan salah satu sarana komunikasi yang
efektif dan efisien untuk mempecepat dan mempermudah pekerjaan kantor. Internet
merupakan jenis media komunikasi yang bersifat global. Sekarang ini kita dapat
berkomunikasi dengan orang lain di berbagai tempat di dunia melalui Internet. Dengan
menggunakan internet kita bisa berkomunikasi dengan orang-orang yang ada di semua
balahan bumi ini. Komunikasi lewat internet dapat dilakukan melalui Chatting dan
saling mengirim email. Banyak kantor yang memberikan informasi serta menawarkan
barang atau jasanya melalui internet dengan membuka situs website kantor tersebut.
Bahkan untuk proses rekruitmen, sekarang ini sudah banyak kantor yang melakukannya
lewat internet dengan mengirimkan syarat-syarat melalui email atau dalam bentuk scan.

3) Tatap Muka Langsung/Pertemuan

Pertemuan adalah jenis media komunikasi audio visual dalam media komunikasi
kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan media yang sangat penting
dalam kantor untuk mewujudkan saling pengertian antar pegawai kantor baik secara
vertical maupun horizontal.
F. Efektivitas Komunikasi Kantor

Agar komunikasi bisa berlangsung efektif, perlu diperhatikan faktor-faktor yang

mempengaruhinya. Menurut Scoot M Cultip dan Allen dalam bukunya "EffectivePublic
Relations", faktor-faktor tersebut disebut dengan "The Seven Communication". Berikut
ini 7 elemen komunikasi yang efektif yaitu :

1. Credibility

Kredibilitas berkaitan erat dengan kepercayaan. Ya, seorang komunikator yang baik
harus memiliki kredibilitas agarpesan yang disampaikan dapat tersasar dengan baik.
Beberapa hal yang berhubungan dengan kredibilitas misalnya kualifikasi atau tingkat
keahlian seseorang. Contoh, seorang dokter dianggap mempunyai kredibilitas ketika ia
menyampaikan hal-hal tentang kesehatan.

2. Context

Konteks berupa kondisi yang mendukung ketika berlangsungnya komunikasi. Supaya

komunikasi berjalan efektif, konteks yang tepat menjadi hal yang menarik perhatian
audiens. Misalnya, berita atau informasi tentang kesehatan janin sangat sesuai bagi ibu-
ibu yang sedang menjalani masa kehamilan.Baca juga: Strategi Segmentasi Pasar yang
Sukses.

3. Content

Isi pesan merupakan bahan atau ,materi inti dari apa yang hendak disampaikan kepada
audiens. Komunikasi menjadi efektif apabila isi pesan mengandung sesuatu yang berarti
dan penting untuk diketahui oleh audiens.

4. Clarity

Pesan yang jelas alias tidak menimbulkan penafsiran yang bermacam-macam adalah
kunci keberhasilan komunikasi. Kejelasan informasi adalah hal penting yang bisa
mengurangi dan menghindari risiko kesalahpahaman pada audiens.

5. Continuity and Consistency

Agar komunikasi berhasil, maka pesan atau informasi perlu disampaikan secara
berkesinambungan atau kontinyu. Misalnya, pesan pemerintah yang menganjurkan
masyarakat untuk menggunakan kendaran umum dibandingkan kendaraan pribadi harus
selalu disampaikan melalui berbagai media secara terus menerus supaya pesan itu dapat
tertanam dalam benak dan mempengaruhi perilaku masyarakat.
6. Capability of Audience

Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila sang penerima pesan memahamidan

melakukan apa yang terdapat pada isi pesan. Dalam hal ini, tingkat pemahaman
seseorang bisa berbeda-beda tergantung beberapa faktor, contohnya latar belakang
pendidikan, usia ataupun status social.

7. Channels of Distribution

Selain berbicara secara langsung kepadaaudiens, ada cara lain untuk berkomunikasi,
yaitu menggunakan media. Bentuk-bentuk media komunikasi yang biasa digunakan saat
ini adalah media cetak ataupun elektronik. Pertimbangkan secara matang
pemilihanmedia yang sesuai dan tepat sasaran agar tidak terjadi komunikasi yang sia-
sia.Beberapa elemen di atas merupakan faktor pendukung agar komunikasi dapat
bejalan dengan efektif. Dengan mengombinasikan elemen-elemen pendukung
komunikasi, maka pesan yangdisampaikan dapat berhasil dan mampu mengubah sikap
dan perilaku seseorang.

7 M. Sukoco Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2007), hlm. 49

8 M.Sukoco Badri, Ibid., hlm. 53

 BAB III

Penutup
A. Kesimpulan

Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif
apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk
bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahan data dan memahami
makna yang dimaksudkan. Dalam suatu kantor terdapat banyak jenis komunikasi
dimulai dari tingkat atas ke bawah, tingkat bawah ke atas maupun komunikasi yang
setara kedudukannya. Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal
balik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide, setelah itu pengirim
menyandikan ide, pengirim mempunyai pesan, tahap selanjutnya penerima mengirim
pesan, penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.

Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi
informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang
lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih
dari satu fungsi yang ada.Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi
yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat
informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi.
 Daftar Pustaka

Rasto. 2015. Manajemen Perkantoran Paradigma Baru. Bandung: Alfabeta.

Gafinov, Ivan tinarbudi. 2016. Manajemen perkantoran. Yogyakarta : Parama

Publishing. Mulyana, Deddy. 2000. Ilmu Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Karya
Ofset.

Rismi Somad dan Donni Juni Priansa. 2014. Manajemen Komunikas. Bandung:
Alfabeta. Badri, M.Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Erlangga.