MAKALAH

“ Alat Komunikasi Kantor “

Disusun untuk memenuhi tugas

Mata Kuliah Komunikasi
Perkantoran

Oleh :

Nama : Tiara Surya Putri

NIM : 521074

Kelas : ME 1

SEKOLAH TINGGI TEKNIK MALANG

2022

Jl. Soekarno Hatta No.94, Mojolangu, Kec. Lowokwaru, Kota

Malang, Jawa Timur 65142

Email: stt@stt.ac.id Tlp: (0341) 412611

 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat
taufik dan hidayah-Nya sehingga makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.

Penulisan makalah yang berjudul “ Alat Komunikasi Kantor” ini, bertujuan untuk memberikan
informasi mengenai tentang Alat-Alat serta macam-macamnya agar pembaca mengetahui lebih dalam
tentang Alat Komunikasi Kantor.

Penulis menyadari banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini, itu dikarenakan kemampuan
penulis yang terbatas. Namun berkat bantuan dan dorongan serta bimbingan dari Mrs Indriani, S.pd dosen
mata kuliah Komunikasi Perkantoran, dan rekan-rekan jurusan Manajemen Perkantoran dan Export Import
akhirnya pembuatan makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.

Penulis berharap dengan penulisan makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis sendiri
dan bagi para pembaca umumnya serta semoga dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengembangkan
dan meningkatkan prestasi di masa yang akan datang.

Malang, 25 April 2022

Tiara Surya Putri

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................1
DAFTAR ISI.........................................................................................................2

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Sejarah Komunikasi........................................................................................4
1.2. Pengertian Komunikasi...................................................................................4
1.3. Pengertian Alat Komunikasi...........................................................................5

BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Macam-Macam Alat Komunikasi Kantor......................................................6
2.1.1. Surat......................................................................................................6
2.1.2. Telephone.............................................................................................7
2.1.3. Handphone.........................................................................................10
2.1.4. Email..................................................................................................12
2.1.5. Faximile..............................................................................................13
2.1.6. Intercom/Aiphone..............................................................................14

BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan....................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................16
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Sejarah Komunikasi

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam

melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk
mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke
tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut. Pernahkah kamu
bayangkan, apa jadinya jika sejarah perkembangan komunikasi sama sekali
tidak pernah terjadi.

Bagaimana caranya seseorang menyampaikan keinginannya terhadap

sesuatu kepada orang lain jika keberadaan komunikasi tidak pernah hadir.
Rasanya, sulit sekali membayangkan hal tersebut, bukan.

Untung saja, manusia sebagai mahluk sosial yang memiliki keunggulan

akal dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk saling
memahami satu sama lain. Ya, komunikasi. Sejarah perkembangan komunikasi
terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai zaman prasejarah hingga era
modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah perkembangan
alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk
mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.

1.2. Pengertian Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris

“communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari
bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis
Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik
bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk
 kebersamaan atau kesamaan makna.

Jadi, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi

(pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya,
komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh
kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti
oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan
gerak- gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum,
menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi
nonverbal.

1.3. Pengertian Alat Komunikasi

Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan
pada saat ini. Peralatan ini memudahkan tiap pegawai berkomunikasi dengan pegawai
lainnya. Atau perusahaan berkomunikasi dengan perusahaan lainnya. Karena sangat
pentingnya alat komunikasi ini berada di kantor, maka tak jarang setiap kantor memiliki
lebih dari satu jenis alat komunikasi. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak ingin
kehilangan pelanggan hanya karena komunikasi yang tidak lancar. Hal ini juga berlaku
pada pimpinan terhadap karyawannya.
Jenis peralatan komunikasi kantor sangat beragam dan terus berkembang pesat.
Seperti contohnya, pada zaman dahulu komunikasi dilakukan dengan menggunakan
sarana surat menyurat namun semakin berkembangnya teknologi maka surat beralih
fungsi menjadi surat elektrik atau email. Maka dalam hal ini akan dijelaskan beberapa
alat komunikasi kantor.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Macam – Macam Alat Komunikasi Kantor

2.1.1 Surat

Surat merupakan alat komunikasi kuno yang masih dipakai hingga saat ini.
Walau pun peran surat semakin tergusur karena perkembangan teknologi, namun surat
masih dipandang perlu untuk digunakan. Pada saat ini surat sering dibutuhkan untuk
mengaarkan informasi yang bersifat penting dan rahasia.
Surat memiliki beberapa fungsi, adapun fungsi dari surat dapat diuraikan
sebagai berikut :
a. Sebagai wakil dan pengirim surat (wakil instansi)
Surat bisa dikatakan sebagai uta bagi sebuah organisasi, dalam hal ini surat
bisa menujukkan “kepribadian” suatu kantor. Hal ini dapat dilihat dari
bahasa yang digunakan, kerapian hasil ketikan, tata bahasa, bahkan
amplop suratpun dapat “berbicara” menjelaskan jati diri kantornya kepada
pihak yang dituju. Maka selayaknya pegawai harus bisa menulis surat
dengan menguasai seluk beluk pembuatan surat.
b. Sebagai bahan pembukti
Surat dari suatu instansi juga dapat menjadi bukti bahwa kita pernah
menjalin komunikasi kepada pihak lain, untuk itu ketika ada surat masuk
atau surat keluar maka perlu dicatat dengan baik
menggunakan buku agenda.
c. Sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu
masalah
 Sering sekali komunikasi secara resmi antar instansi menggunakan surat,
surat menjadikan informasi yang terkandung didalamnya menjadi
pegangan bagi instansi bawahan.
d. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi
Semakin banyak arus surat masuk dan keluar pada suatu kantor maka
dapat menjadi tolak ukur banyaknya kegiatan yang dilakukan suatu
instansi.
e. Sebagai sarana untuk memperpendek jarak
Tujuan utama dari komunikasi via surat adalah memperpendek jarak.
Walaupun saat sudah banyak alat komunikasi lain namun surat masih
memiliki peranan penting dalam komunikas jarak jauh suatu kantor,
apalagi dengan adanya surat elektronik (email).
Selain itu, surat dapat dibedakan menurut jenisnya, yang akan diuraikan sebagai
berikut :
a. Menurut sifatnya surat dibedakan menjadi :

1) Surat pribadi (prive)

Yaitu surat yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat
pribadi ini dibedakan menjadi dua yaitu surat pribadi yang
sifatnya kekeluargaan (surat perkenalan, surat untuk orang tua,
kakak, dsb), Surat pribadi yang bersifat setengah resmi (surat
lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak
masuk sekolah, dsb). Surat pribadi ini biasanya menggunakan
gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh
menggunakan bahasa sehari-hari; Tidak ada sistematika
penyusunan surat yang baku; Pesan, amanat dan isi surat sangat
beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat; Tidak
memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya.
Manfaat menulis surat pribadi yaitu pesan dapat tersampaikan
meskipun jarak jauh, mempererat tali persaudaraan, sarana
latihan menulis efektif
2) Surat niaga

Yaitu surat yang dibuat oleh badan usaha atau perusahaan yang
isinya untuk kepentingan niaga. Surat niaga dibedakan menjadi
Surat permintaan penawaran, Surat penawaran, Surat pesanan,
Surat pengiriman barang, Surat pengakuan penerimaan
pembayaran, Surat pengaduan, Surat keberatan, Surat
permintaan penangguhan pembayaran, Surat tagihan, Surat
edaran,
 Surat promosi penjualan, Surat telegram dan penegasannya.
3) Surat Dinas

Yaitu surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang berisi

menyangkut soal kedinasan. Surat dinas dapat dibedakan
menjadi surat dinas swasta (surat penugasan, surat penelitian,
surat pemberhentian), surat dinas pemerintah (surat perintah
tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran). Surat ini biasanya
ditulis dengan bahasa yang formal, singkat, jelas, dan
menggunakan bahasa yang baik dan benar.
b. Menurut wujudnya
Menurut wujudnya surat dibedakan menjadi Kartu pos, Warkat pos, Surat
bersampul, Nota, Memorandum, Telegram, Telex

2.1.2 Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk

menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan tersebut. Telepon
berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara
berhubungan. Jadi dapat dikatakan bahwa telepon adalah alat untuk
penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dan berjarak jauh, baik
dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
a. Telepon IP

IP (Internet Protocol) merupakan telepon teknologi baru yang

menggunakan protokol internet dalam pengoperasiannya. Telepon IP ini
dapat digunakan untuk memindahkan hubungan dalam hal mengganti
suara, mengirim fax, paket video, dan bentuk penyampaian informasi
lainnya yang telah digunakan pada sistem telepon terdahulu. Telepon IP
menggunakan koneksi internet untuk mengirimkan data. Dalam
perkembangannya, layanan telepon IP akan bekerja sama dengan
perusahaan telepon lokal, provider jarak jauh seperti AT&T, perusahaan
TV cabel, Internet Service Providers (ISPs), dan operator layanan
wireless.

b. Telepon Konfrensi

Panggilan konferensi (bahasa Inggris: Conference call) adalah

istilah yang digunakan untuk panggilan telepon yang menghubungkan
tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Conference Call
memungkinkan pengguna telepon yang berbeda lokasi untuk
berkomunikasi dan bertukar informasi. Conference Call dapat diatur
sedemikian rupa sehingga pihak yang ditelepon dapat berpartisipasi saat
panggilan telepon dilakukan atau hanya mendengarkan percakapan dan
tak bisa ikut berbicara. Conference Call seringkali disebut ATC (Audio
Tele-Conference).
 c. Video Confrence

Conference call kini juga bisa menggunakan iPod dan jejaring

sosial, yang menjadi bagian dari perkembangan jenis baru dalam
interaksi. Video streaming atau penyiaran dari conference call
memungkinkan audiens yang lebih luas untuk mengakses panggilan
tanpa harus memencet nomor telepon menuju bridge. Saat
menggunakan teknologi video conference, penelpon dapat saling
melihat wajah masing-masing melalui layar televisi dan mendengar
satu sama lain melalui sistem pengeras suara. Namun, kekurangannya
biaya untuk menggunakan video conference tergolong lebih mahal
karena peralatan yang digunakan. Jika peralatan tidak berkualitas
tinggi, maka kelancaran video streaming menjadi tersendat- sendat
bahkan tertunda.

2.1.3 Handphone

Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon,

jika telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah, maka maka alat
komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun mutlak diperlukan.
Handphone wajib diguakan karena untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang
semakin sibuk bahkan sampai ke luar ruangan.
 Selain berfungsi untuk melakukan dan menerima panggilan telepon,
ponsel umumnya juga mempunyai fungsi pengiriman dan penerimaan pesan
singkat. Ada pula penyedia jasa telepon genggam di beberapa negara yang
menyediakan layanan generasi ketiga (3G) dengan menambahkan jasa
videophone, sebagai alat pembayaran, maupun untuk televisi online di telepon
genggam mereka. Saat ini dalam perkembangan handphone, Indonesia
mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for
Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple
Access). Dan badan yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah
Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI)
Ponsel dapat dibedakan berdasarkan fungsinya, yaitu :

1) Ponsel Bisnis
Ponsel jenis ini telah memiliki kemampuan yang
tergolong ponsel pintar (smartphone). Beragai aplikasi bisnis
terdapat dalam ponsel ini dan dapat membuat pekerjaan kantor
anda dapat dilihat dan dikerjakan dalam sebuah ponsel.
2) Ponsel hiburan
Ponsel jenis ini merupakan ponsel berjenis multimedia,
dimana semua aktivitas yang berhubungan dengan musik, seni,
foto, sosial dan lainnya dapat anda atasi dengan sebuah ponsel.
3) Ponsel fashion
Ponsel jenis ini lebih banyak mengandalkan tampilannya,
dan dapat membuat pemiliknya sangat puas meskipun dengan
fitur yang terkesan sederhana. Tetapi dibalik itu semua, sebuah
ponsel fashion dapat berharga berkali-kali lipat dari harga ponsel
tercanggih.
4) Ponsel standar
Ponsel jenis ini untuk anda yang menginginkan ponsel
yang simpel, fitur yang disematkan dalam ponsel ini merupakan
fitur inti, tanpa teknologi baru yang ditambahkan.
2.1.4 Email

Email merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik.

Bersama handphone email menjadi alat komunikasi kantor yang sangat efisien.
Email dapat mengirim surat dengan mudah, murah, cepat, dan dapat mengirim
dalam jumlah yang banyak secara bersamaan. Email dapat digunakan di
berbagai teknologi yang memiliki jaringan koneksi internet.
E-mail merupakan jenis program yang dapat mengirim surat, gambar,
suara dan video secara bersamaan dan dalam waktu yang singkat dengan biaya
yang murah. Terdapat dua jenis alamat E-Mail yang paling sering digunakan di
dunia maya, email tersebut berasal dari GOOGlE dengan ekstensi @gmail.com
dan YAHOO dengan ekstensi @ymail.com.
Kelebihan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik),
yaitu Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju, Biaya relatif lebih
murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos, Umpan balik (feedback) dapat
dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan, Dapat
mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga
lebih menarik, Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.
Kekurangan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, yaitu Hanya
bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet, Hanya bisa diakses
oleh orang yang mengerti tentang internet, Dalam keadaan tertentu (jaringan
sibuk) proses mengakses menjadi lamban, Dokumen dapat hilang atau rusak
terkena virus, Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat
tinggi.
2.1.5 Faximile

Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat
mengirimkan "copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan
kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat
yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin
fax yang dituju.

Faximile memiliki fungsi untuk mengirim informasi atau dokumen ke

berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan, untuk menerima informasi
dari berbagai tempat. Apabila mesin faksimile itu dilengkapi dengan sistem
memori, maka faksimile dapat difungsikan untuk menyimpan dokumen
sampai dengan beberapa lembar, mencetak sampai beberapa lembar kopi, dan
menyimpan berbagai alamat.
Keuntungan menggunakan faksimile adalah memungkinkan bentuk asli
dokumen terlihat jels, waktu yang lebih cepat, data yang akurat, hemat tenaga
dan biaya, pengoperasiannya lebih praktis, sehingga setiap orang dapat
menggunakannya.
2.1.6 Intercom/Aiphone

Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat

dibutuhkan di perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja
intercom sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak
memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga
penggunaanya sangat hemat.

Selain keenam alat komunikasi kantor diatas, terdapat juga alat

komunikasi lainnya yang dapat juga digunakan untuk melakukan hubungan
komunikasi dengan pihak lain seperti Radio, Televisi, Majalah, Koran, ataupun
Media Sosial (Facebook, twitter, dll). Namun penggunaan media lainnya tidak
atau belum berpengaruh banyak terhadap perkembangan komunikasi di kantor.
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Demikian yang dapat saya paparkan mengenai materi yang menjadi

pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan
kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau
referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman memberikan

kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah
ini dan penulisan makalah di kesempatan- kesempatan berikutnya. Semoga
makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang
budiman pada umumnya.
 DAFTAR PUSTAKA

http://semuadad.blogspot.com

http://andikasaputra09.blogspot.com

http://teguh-999.blogspot.com

http://dunovteck.wordpress.com

Dino, Anugerah. ”Alat Komunikasi Kantor”. 1 April

2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html.

Dino, Anugerah. ”Pengertian dan jenis-jenis surat”. 1 April

2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/03/sekilas-tentang-surat-menyurat.html

Dino, Anugerah. “Telepon dan Perkembangannya”. 1 April

2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/telepon-dan-perkembangannya.html

Dino, Anugerah. “Jenis dan fungsi telepon”. 1 April

2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/jenis-dan-fungsi-telepon-seluler.html

Dino, Anugerah. “Kelebihan dan Kekurangan Email”. 1 April

2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/08/kelebihan-dan-kelemahan-e-mail.html

Dino, Anugerah. “Cara Menggunakan Faximile”. 1 April

2015. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/mesin-komunikasi-faximile.html