MAKALAH

SURAT MENURUT KEGIATAN DAN SASARAN

Dosen Pengampu: Renita Br Saragih, S.Pd, M.Pd.

DISUSUN OLEH

Kelompok 3 :

Jernih Jelita Pandiangan (20110008)

Fitrida Theresia Sinaga (20110047)

Chica Romaito Sitorus (21110032)

Desi Sagita Ronauli Sianipar (21110018)

Ester Angelica (21110038)

Hensani Br Siboro (21110036)

Rut Hotmaida Hutagalung (21110008)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN

MEDAN

2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya
sehingga makalah ini dapat tersusun sampai dengan menyelesaikan makalah yang berjudul
“Surat Menurut Kegiatan Dan Sasaran” dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah
“Korespondensi Bahasa Indonesia dan Kearsipan”

Tidak lupa kami, mengucapkan terima kasih terhadap teman-teman yang telah
berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik pikiran maupun materinya. Penulis
sangat berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi
pembaca. Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar makalah ini bisa menjadi referensi
ataupun literatur dalam pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia untuk masa mendatang.

Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan dalam
penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami. Untuk itu
kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

Medan, 27 Oktober 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......................................................................................................... i

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah ......................................................................................................... 1

1.3. Tujuan Penulisan .......................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................... 3

2.1. Pengertian Surat Menyurat ............................................................................................ 2

2.2. Surat Menurut Kegiatan................................................................................................. 3

2.3. Surat Menurut Sasaran .................................................................................................. 5

BAB III PENUTUP ........................................................................................................... 9

3.1. KESIMPULAN ........................................................................................................... 9

3.2. SARAN ........................................................................................................................ 9

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................10

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat menjadi bagian dari bentuk dan jenis komunikasi yang ada di kehidupan manusia.
Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan kegunaan pada masanya
dan masih dipergunakan hingga saat ini. Alat komunikasi ini masih menjadi pilihan untuk
melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan kerja sama yang dilakukan oleh suatu
perusahaan atau instansi. Penggunaan persuratan dalam bentuk kerja sama antar perusahaan
memanglah sangat berperan penting karena menghubungkan atau menjelaskan mengenai
hubungan kerja sama yang dilakukan oleh pihak tersebut.
Hakikat surat yang masih menjadikan surat sebagai sarana komunikasi dari bentuk kerja
sama, dan masih memperhatikan surat menurut kegiatan dan surat menurut sasarnnya.
Mayoritas komunikasi yang bersifat formal dilakukan melalui surat. Itulah mengapa penting
bagi kita untuk mengetahui seluk-beluk “Surat Menurut Kegiatan Dan Sasarannya “.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengertian surat menyurat?
2. Apa yang dimaksud surat menurut kegiatan ?
3. Sebutkan bagian dari surat menurut kegiatan ?
4. Jelaskan yang dimaksud surat menurut sasaran ?
5. Bagaimana bagian dari surat menurut sasaran?

1.3 Tujuan Penulisan

Dari rumusan masalah diatas, penulis menyimpulkan tujuan terhadap rumusan masalah itu
sendiri yang terdiri atas:

1. Untuk kita semua mengetahui apa itu secara luas pengertin surat menyurat.
2. Untuk menjelaskan dan menggambarkan kepada pembaca tentang surat menurut
kegiatan dan surat menurut sasaran.
3. Untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Korespondensi Bahasa dan Kearsipan.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus
antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling
berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu
korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa
ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat
menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan
pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan
bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan
perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :

a) Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat

surat yang baik dan juga memperbaiki surat.
b) Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya,
sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
c) Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk
dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.
d) Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau
warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.

Kemudian dalam organisasi yang besar peran surat – menyurat untuk berkomunikasi baik
antara pusat, cabang atau antar cabang yang tersebar diberbagai kota, tidak bisa diremehkan
lagi, bagi perusahaan multi nasional yang anak perusahaannya tersebar di berbagai belahan
dunia, korespondensi merupakan sarana yang vital. Jadi, korespondensi merupakan aset yang
bernilai tinggi dalam hubungan internal maupun eksternal. Di dalam sistem kegiatan surat
menyurat ini ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan
yang terwujud melalui surat menyurat (korespondensi).

2
2.2. Surat Menurut Kegiatan

Surat menurut kegiatan masih sering di temui pada perusahaan-perusahaan, baik

perusahaan besar maupun kecil. Dan sejak zaman dahulu sampai sekarang surat menurut
kegiatan masih sering digunakan, walaupun saat ini sudah berkembang teknologi komunikasi
yang lebih canggih dibandingkan dengan menggunakan surat. Karena dengan menggunakan
surat lebih ekonomis, praktis dan efektif dibandingkan dengan alat komunikasi yang lainya.
Dan juga surat menurut kegiatan dapat menyampaikan dan berkomunikasi melalui tulisan
yang dikirimkan perusahaan-perusahaan yang ingin membangun kerjasama.

Berikut ini, Surat menurut kegiatan dapat diklompokkan menjadi dua bagian, yaitu :

1. Surat Eksternal
Surat Eksternal merupakan surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam
satu kantor atau instansi yang bersangkutan. Surat yang dibuat oleh sebuah perusahaan dan
ditujukan kepada perusahaan lainnya. Biasanya surat eksternal berisi tentang permintaan
hubungan kerja sama atau pun transaksi lainnya antar perusahaan.
Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo, yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang
pokok-pokok persoalan. Sedangkan nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk
bawahan.

Berikut ini contoh Surat Eksternal, yaitu :

3
 2. Surat Internal
Surat internal adalah surat yang dibuat dan ditujukan oleh pihak internal perusahaan yang
tidak melibatkan pihak luar dan urusan yang ada juga menyangkut permasalahan dari dalam
perusahaan itu sendiri. Dalam melakukan pembuatan surat internal dari perusahaan
membutuhkan jabatan yang ada pada struktur perusahaan dan melibatkan proses persuratan
internal. Persuratan internal yang ada pada perusahaan meliputi surat masuk dan surat keluar
perusahaan yang jabatan-jabatan dari perusahaan juga menjalankan urusannya apabila proses
surat menyurat tersebut melibatkan proses kerja mereka.
Contoh surat internal adalah surat masuk dan surat keluar internal yang ada pada suatu
perusahaan. Seperti pengertian dari surat internal, surat masuk maupun surat keluar internal
melibatkan proses persuratan yang ada pada pihak dalam atau internal perusahaan tersebut.
Surat ini dibuat dan ditujukan oleh pihak dalam perkantoran itu sendiri dengan tujuan
menjalankan urusan perusahaan mereka secara pribadi.
Surat internal perusahaan tersebut juga menjadi memo perusahaan yang melibatkan
proses persuratan seperti biasanya yang dilakukan saat pembuatan persuratan eksternal yang
melibatkan pihak luar dalam proses persuratannya. Pada proses surat internal yang dilibatkan
juga pegawai-pegawai yang bersangkutan pada proses persuratan tersebut.
Proses pembuatan surat internal juga memerlukan konsep surat yang berperan penting
dalam penyusunan dan pembuatan dari persuratan. Walaupun dilakukan di dalam perusahaan
itu sendiri atau pihak internal, tetapi persuratan tetap membutuhkan konsep surat agar surat
yang dirancang tetap memperhatikan hal-hal perkonsepan surat yang dimiliki perusahaan
tersebut.
Pada surat internal maupun surat eksternal, konsep surat sangatlah penting digunakan
dalam urusannya. Konsep surat sangat dibutuhkan untuk mengetahui perkonsepan surat yang
dimiliki dari perusahaan tersebut. Meskipun hanya melibatkan pihak internal atau pihak
dalam, surat yang dirancang haruslah sesuai dengan konsep surat yang ada. Oleh sebab itu
pentingnya penggunaan konsep surat dalam persuratan perusahaan.
Dengan kemajuan teknologi yang menjadikan segala urusan menjadi lebih praktis dan
lebih digital yang mengubah segala urusan termasuk dengan urusan persuratan perusahaan
yang melibatkan teknologi dalam melakukannya. Dengan begitu surat berubah menjadi surat
digital yang menggunakan teknologi dengan optimal dan dengan maksimal. Oleh sebab itu,
urusan persuratan yang melibatkan persuratan luar atau yang ada pada lingkungan internal
perusahaan.

4
 Perubahan urusan persuratan ini yang awalnya dilakukan secara sederhana dan manual
menjadi lebih cepat dan canggih dengan menggunakan software surat menyurat dalam
penerapan pengelolaan surat. Meskipun hanya dengan pembuatan surat internal yang
melibatkan lingkungan internal perusahaan, pemakaian dan penerapan software surat
menyurat ini sangat dibutuhkan dalam mengatasi masalah persuratan menjadi lebih mudah
dan cepat terselesaikan.

Berikut ini contoh Surat Internal, yaitu :

2.3 Surat Menurut Sasaran

Surat Menurut Sasaran merupakan suatu hal yang penting untuk mendukung lancarnya
komunikasi dalam perusahaan maupun antar perusahaan. Namun dalam penulisannya, surat
menurut sasaran ini harus memuat beberapa unsur penting. Mulai dari nama pengirim dan
penerima, isi pesan yang ingin disampaikan, dan saluran, agar surat tepat sasaran nya.

Berikut ini Surat Menurut Sasaran, dapat di kelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :

5
 A. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan
bukan bersifat pribadi. Apabila surat biasa tersebut bersifat terbuka (tanpa amplop) maka
orang lainpun dapat dengan mudahnya membaca isi surat tersebut. Kemudian Surat biasa
menurut sasaran yang dituju ini adalah jenis surat yang ditujukan secara khusus kepada
seseorang atau organisasi tertentu saja, sesuai dengan nama yang tercantum dalam alamat
atau tujuan surat yang tertera.
Berikut ini contoh surat biasa Menurut Sasaran, yaitu :

B. Surat Edaran

Surat Edaran Menurut Sasaran merupakan surat pemberitahuan secara tertulis yangyang
bersifat resmi, disampaikan oleh seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang
atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak. Komponen penting dalam surat edaran adalah
kop surat, nomor surat, perihal, tanggal pembuatan, isi, nama jelas orang yang berwenang
dalam membuat surat edaran tersebut, dan tembusan yang ditujukan kepada pihak- pihak
terkait. Contoh surat edaran resmi yang paling umum adalah surat dari kepala sekolah untuk
staf guru atau dari direktur ke karyawan.

Berikut ini contoh Surat Edaran, yaitu :

6
 Struktur Penulisan Surat Edaran, Surat edaran adalah surat resmi. Artinya, struktur
penulisan surat ini memiliki aturan dan persyaratan yang baku.
Berikut ini format yang harus ada ketika menulis surat edaran, yaitu :
 Kepala Surat
Kepala surat adalah bagian atas dari surat yang berisi kop surat. Kop surat
ini terdiri dari logo, ama, dan alamat perusahaan atau instansi yang menjadi
syarat surat resmi. Contoh surat edaran resmi, ini akan diawali dengan kata
“Surat Edaran” yang ditulis dalam huruf kapital dan ditambahkan garis
bawah. Jangan lupa mencantumkan nomor surat dan keterangan penting
lainnya.
 Isi Surat
Isi surat merupakan poin penting dari surat edaran. Bagian ini berisikan
seputar informasi atau pemberitahuan yang hendak disampaikan kepada
penerima surat. Umumnya, isi surat terdiri dari pendahuluan, isi pokok surat,
dan ditutup dengan Penutup.
 Kaki Surat
Maksud kaki surat ialah bagian ini adalah bagian akhir dari surat yang
memberikan informasi pengirim, antara lain: Nama Lengkap, NIK/NIP, Tanda
Tangan, Stempel, Tembusan (bila ada)

7
 C. Surat Pengumuman
Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang
perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bila
disebarluaskan melalui media massa). Di dalam surat pengumuman, biasanya terdapat
beberapa komponen penting, yaitu antara lain : kop surat, nomor surat, perihal atau hal
pengumuman, isi pengumuman, tanggal, bulan, tahun pengumuman, dan siapa penanggung
jawab pengumuman tersebut. Selain itu surat pengumuman ini terbagi menjadi dua, yaitu :

Berikut ini contoh Surat Pengumuman, yaitu :

Selain itu surat pengumuman ini terbagi menjadi dua, yaitu :

1. Surat Pengumuman Resmi
Surat Pengumuman Resmi terdapat beberapa ketentuan yang harus dipenuhi berupa
kaidah penulisan surat dan lain-lain.
2. Surat Pengumuman Tidak Resmi
Pengumuman Tidak Resmi merupakan surat pemberitahuan yang berisikan
informasi tertentu namun dalam cakupan dan sasaran yang umum dan bersifat
dinamis. Dalam pembuatan surat pengumuman tidak resmi tentu berbeda dengan
pembuatan surat pengumuman resmi. surat pengumuman tidak resmi tak ada aturan
khusus yang mengikat dalam tata cara pembuatannya. Dalam surat pengumuman
tersebut lebih menekankan terhadap aspek komunikatif dan efektifitas esensial surat.
8
 BAB III

PENUTUP

3.1. KESIMPULAN

Dari pembahasan makalah ini dapat disimpulkan, bahwa Surat menyurat adalah suatu
kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada
pihak yang lainnya. Kemudian Surat menurut kegiatan Surat dapat diklompokkan menjadi
dua bagian, yaitu : Surat Eksternal dan Surat Internal, Surat Eksternal merupakan surat yang
hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor atau instansi yang bersangkutan.
Surat yang dibuat oleh sebuah perusahaan dan ditujukan kepada perusahaan lainnya.
Biasanya surat eksternal berisi tentang permintaan hubungan kerja sama atau pun transaksi
lainnya antar perusahaan. Surat internal adalah surat yang dibuat dan ditujukan oleh pihak
internal perusahaan yang tidak melibatkan pihak luar dan urusan yang ada juga menyangkut
permasalahan dari dalam perusahaan itu sendiri. Kemudian, Surat Menurut Sasaran
merupakan suatu hal yang penting untuk mendukung lancarnya komunikasi dalam
perusahaan maupun antar perusahaan. Namun dalam penulisannya, surat menurut sasaran ini
harus memuat beberapa unsur penting. Mulai dari nama pengirim dan penerima, isi pesan
yang ingin disampaikan, dan saluran, agar surat tepat sasaran nya. masih sering di temui
pada perusahaan-perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil.

3.2. SARAN

Dengan adanya makalah ini dapat lebih mengetahui sejak zaman dahulu sampai
sekarang surat menurut kegiatan masih sering digunakan, walaupun saat ini sudah
berkembang teknologi komunikasi yang lebih canggih dibandingkan dengan menggunakan
surat. Karena dengan menggunakan surat lebih ekonomis, praktis dan efektif dibandingkan
dengan alat komunikasi yang lainya.

Oleh karena itu, kami sebagai penyusun berharap agar dari semua pihak dapat
memberikan kritik dan saran untuk melengkapi kekurangan yang ada.

9
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.sipas.id/blog/jenis-surat/

https://www.rumah.com/panduan-properti/jenis-jenis-surat-64823

http://repository.unitomo.ac.id/514/1/Penelitian%20Korespondensi.pdf

http://siat.ung.ac.id/files/wisuda/2016-1-1-63411-932313005-bab1-26072016125536.pdf

https://www.sipas.id/blog/lingkunganinternalperusahaan/#:~:text=Surat%20internal%20a
dalah%20surat%20yang,dari%20dalam%20perusahaan%20itu%20sendiri.

https://repository.dinamika.ac.id/id/eprint/673/6/BAB%20III.pdf

https://www.pinhome.id/blog/contoh-surat-edaran-resmi/

https://www.kakakpintar.id/contoh-surat-pengumuman-tidak-resmi/

10