MAKALAH

PROGRAM STUDI KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

PROGRAM VOKASI DAN STRATA 1

Disusun oleh:
RIZKA PUTRI DWISEPHIA NIM 521080

JURUSAN MANAJEMEN PERKANTORAN & EKSPOR IMPOR

SEKOLAH TINGGI TEKNIK (STT)
MALANG
2022
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum, Wr.Wb.

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segalala rahmat serta hidayah-Nya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas pembuatan Makalah yang berjudul
“Korespondensi Bahasa Indonesia” dengan baik.

Makalah ini penulis susun sebagai tugas pembuatan makalah yang

diberikan oleh dosen Mata Kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia. Dalam
makalah ini akan dipaparkan tentang Korespondensi atau Surat Menyurat.

Penulis menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari

sempurna, hal ini dikarenakan adanya keterbatasan dari pengalaman yang
penulis miliki. Besar harapan penulis atas masukan berupa saran dan kritik dari
pembaca tentang penulisan makalah ini. Akhir kata, penulis berharap semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan bagi perkembangan
selanjutnya.

Wassalamu’alaikum, Wr. Wb

Malang, 15 April 2022

RIZKA PUTRI DWISEPHIA

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan Penulisan

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Korespondensi Bahasa Indonesia
2.2 Fungsi Korespondensi Bahasa Indonesia
2.3 Manfaat Korespondensi Bahasa Indonesia

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan BAB I

 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap
aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor
yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang
menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau

gagasan. secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan
penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain,
dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang
dipertukarkan tersebut.

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada
yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan
tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan
komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide
atau pesan yang disampaikan.

1.2 Rumusan Masalah

1) Pengertian Korespondensi Bahasa Indonesia
2) Fungsi Korespondensi Bahasa Indonesia
3) Manfaat Korespondensi Bahasa Indonesia

1.3 Tujuan Penulisan

1) Mengetahui Pengertian Korespondensi Bahasa Indonesia
2) Mengetahui Fungsi Korespondensi Bahasa Indonesia
3) Mengetahui Manfaat Korespondensi Bahasa Indonesia
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Korespondensi

Korespondensi menjadi bagian terkait dengan alur komunikasi antar perusahaan

yang menggunakan surat. Dalam hal ini korespondensi menjadi bagian tentang
cara penyampaian yang ingin disampaikan kepada orang lain atas nama
perusahaan.

Oleh karena itulah korespondensi memang tidak dapat terlepas dari yang
namanya surat menyurat. Sedangkan arti dari surat adalah alat komunikasi yang
sifatnya tertulis dan digunakan untuk menyampaikan pesan atau suatu maksud
kepada pihak lain dengan ciri-ciri khusus yang menyertainya. Beberapa bentuk
ciri surat yaitu adanya lampiran, perihal, bahasa surat, tanggal surat, kop surat,
pencantuman tanda tangan, dan lain sebagainya.

2.1.1 Pengertian Korespondensi

Korespondensi adalah proses komunikasi yang dikirim melalui surat dari
pihak satu kepada pihak lainnya dengan nama jabatan pada suatu bentuk
perusahaan atau organisasi maupun bisa juga berupa nama perseorangan atau
individu.Sehingga istilah lainnya dari korespondens yaitu saling berkirim surat
untuk menanyakan maupun menawarkan suatu hal.

2.1.2 Pengertian Korespondensi Menurut Para Ahli

Adapun definisi korespondensi menurut para ahli, antara lain sebagai berikut;
KBBI, makna korespondensi adalah prosedur adanya kegiatan berupa
hubungan sosial melalui surat menyurat yang terjadi dalam sebuah
insitusi/perusahaan.

Finoza (2009), Definisi korespondensi adalah bentuk kegiatan berkirim

surat yang dilakukan perseorangan, organisasi sosial, dan insitusi perusahaan,
Djuharie (2001), Korespondensi adalah serangkaian kegiatan dalam bentuk surat
menyurat yang dijalankan sebagai ssarana tertulis.

2.1.2 Pengertian Korespondensi

Pada masalah persuratan, tentunya tidak asing mendengar kata
korespondensi. Korespondensi diambil dari Bahasa Inggris yang correspondence
berarti dengan yang lain, dan respondere berarti menjawab. Kata korespondensi
memiliki arti tersendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah
perihal surat menyurat yang memiliki hubungan.

Hubungan atau kesamaan yang ada pada korespondensi ini dalam bentuk
tertulis yang dilakukan oleh suatu perusahaan dengan perusahaan lain dalam
bentuk kerjasama yang dilakukan. Kegiatan yang dilakukan pada pembuatan
korespondensi dapat dilakukan oleh perseorangan atau oleh perusahaan.

Korespondensi yang dilakukan sering disebut dengan kegiatan surat

menyurat. Pihak yang terkait dalam proses surat menyurat disebut dengan
koresponden.

2.2 Fungsi Korespondensi

Adapun fungsi yang menajdi manfaat dalam korspondensi. Antara lain;
A. Sebagai alat penghubung secara tertulis
Korespondensi dijadikan sebagai alat penghubung komunikasi yang
sifatnya tertulis. Karena wujudnya yang berbentuk surat, namun memiliki manfaat
yang banyak salah satu diantaranya yaitu terjadi komunikasi untuk
menyampaikan informasi, hubungan kerjasama dan lain -lain.

B. Sebagai bukti hitam diatas putih

Korespondensi ini juga berfungsi sebagai tanda bukti hitam diatas putih.
Agar suatu saat ketika terjadi pelanggaran maupun kasus hukum dapat dibantu
dengan bukti tertulis dari korespondensi yang sebelumya sudah diarsipkan.

Sebagai alat pengingat

Surat korespondensi juga berfungsi untuk alat pengingat, karena wujudnya yang
tertulis dan bisa disimpan sebagai bentuk dokumen yang kapanpun dapat dibuka
atau dilihat kembali.

C. Sebagai media untuk berkomunikasi

Korespondensi pastinya memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Karena
melalui surat inilah akan terjadi hubungan dua arah yang mana masing-masing
pihak akan mengabarkan informasi maupun memberi jawaban. Berdasarkan hal
tersebut pastinya komunikasi akan berjalan dengan baik terlebih lagi jika kedua
perusahaan atau organisasi berkerjasama dalam pencapaian tujuan.

D. Sebagai bahan dokumentasi

Bahan dokumentasi disini artinya bahwa surat dapat simpan dengan baik
untuk bukti yang wujudnya konkret atau nyata. Bahan dokumentasi ini suatu saat
mungkin akan dibuktikan dan dibuka kembali sebagai alat rekapan, alat
pengingat maupun tanda bukti lain yang pastinya sangat berguna.

E. Sebagai wakil dari seseorang atau instansi

Surat korespondensi juga berfungsi sebagai wakil dari seseorang atau
instansi karena sifatnya yang dikirim secara tertulis kepada pihak penerima.

Akan tetapi tetap mencantumkan nama instansi atau organisasi yang terkait.

2.3 Fungsi surat korespondensi

a) Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya,
fungsi utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal
atau pihak eksternal dari perusahaan tersebut. Dengan adanya surat
tersebut akan menjadikan hubungan kerjasama antara perusahaan satu
dengan yang lainnya menjadi lebih jelas dan terarah.

b) Hubungan kerjasama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan

pada surat korespondensi yang ada pada perjanjian kerjasama. Dalam hal
ini, perusahaan yang memiliki hubungan korespondensi disebut dengan
koresponden. Tentunya hungan ini dilakukan dua arah yang melibatkan satu
sama lain dan saling berhubungan.
c) Selain menunjukan suatu hubungan keterkaitan, juga menghubungkan
sebuah korelasi dimana surat yang ada akan menunjukan dimana adanya
perbedaan antara surat masuk dan surat keluar yang ada pada suatu
hubungan kerjasama.

d) Selain sebagai alat komunikasi, surat tentunya memiliki berbagai fungsi dan
tujuan dalam pembuatannya. Termasuk dengan surat korespondensi yang
pembuatannya memiliki isi pesan tertentu yang dapat berisi sebagai
penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun persetujuan dari pihak
perusahaan satu dengan perusahaan lainnya.

e) Dampak kemajuan teknologi pada proses persuratan. Adanya bentuk

kemajuan dewasa ini juga mengubah segala sesuatu yang dilakukan secara
konvensional dan manual yang menggunakan cara sederhana berubah
menjadi cara yang lebih modern dan memanfaatkan teknologi. Salah satu
contohnya adalah mengubah cara pembuatan surat dengan sederhana
dengan menggunakan cara modern.

f) Penggunaan cara tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi, dimana

teknologi tersebut dapat mengubah semua sistem yang lama ke sistem baru
dan tentunya dengan cara lebih singkat. Penggunaan teknologi tersebut
adalah pemanfaatan aplikasi atau alat pembantu surat menyurat dengan
tetap memperhatikan dengan fungsi surat dan tujuan pembuatan surat.

g) Selain menggunakan aplikasi atau alat surat menyurat, pada kemajuan

teknologi saat ini perubahan sistem tersebut dapat berganti menjadi
penggunaan alat seperti telepon, telegram, email atau faksimile. Namun akan
lebih mudah dan efisien apabila proses persuratan yang ada menggunakan
kecanggihan teknologi berupa bentuk surat menyurat.
2.3.1 Pemanfaatan dampak teknologi
Aplikasi persuratan ini akan membantu mengolah persuratan yang ada
dengan tetap memperhatikan pengertian surat sebagai sebuah alat komunikasi,
dan tetap memperhatikan fungsi, tujuan serta jenis-jenis dari surat itu sendiri.

Pada sebuah aplikasi persuratan juga mampu melakukan sebuah aktivitas

korespondensi yang dilakukan dengan mudah dan baik di dalam sebuah aplikasi
tersebut. Oleh sebab itu penerapan aplikasi persuratan memiliki keunggulan dan
kemudahan dalam melakukan aktivitas persuratan serta membantu pegawai
administrasi untuk melakukan pekerjaan mereka.

Oleh karena banyaknya manfaat yang didapat dari penggunaan aplikasi

persuratan, maka perusahaan wajib menggunakan aplikasi surat menyurat yang
menjadi solusi dari permasalahan persuratan yang ada. SIPAS adalah sebuah
sistem informasi untuk melakukan pengarsipan surat dan proses surat menyurat
yang termasuk mampu membuat korespondensi surat.

Aplikasi ini mudah digunakan dan dipakai dan mampu diakses kapan saja dan
dimana saja. Tentunya penggunaan yang ringan dan mampu menyesuaikan
kebutuhan dari perusahaan itu sendiri.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pada masalah persuratan, tentunya tidak asing mendengar kata
korespondensi. Korespondensi diambil dari Bahasa Inggris yang correspondence
berarti dengan yang lain, dan respondere berarti menjawab. Kata korespondensi
memiliki arti tersendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah
perihal surat menyurat yang memiliki hubungan.

Hubungan atau kesamaan yang ada pada korespondensi ini dalam bentuk
tertulis yang dilakukan oleh suatu perusahaan dengan perusahaan lain dalam
bentuk kerjasama yang dilakukan. Kegiatan yang dilakukan pada pembuatan
korespondensi dapat dilakukan oleh perseorangan atau oleh perusahaan.

korespondensi memang tidak dapat terlepas dari yang namanya surat

menyurat. Sedangkan arti dari surat adalah alat komunikasi yang sifatnya tertulis
dan digunakan untuk menyampaikan pesan atau suatu maksud kepada pihak lain
dengan ciri-ciri khusus yang menyertainya. Beberapa bentuk ciri surat yaitu
adanya lampiran, perihal, bahasa surat, tanggal surat, kop surat, pencantuman
tanda tangan, dan lain sebagainya.