MAKALAH KORESPONDENSI

GLORY
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, penulis telah dalam
menyelesaikan makalah ini. Materi ini disusun dengan tujuan untuk menjelaskan materi
korespondensi, serta untuk memberikan informasi yang relevan dan penting bagi pembaca.
Kami percaya bahwa materi ini akan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang
korespondensi. Informasi yang disajikan didasarkan pada penelitian yang teliti dan
pemahaman mendalam terhadap subjek yang dibahas.
Perlu juga disadari, tujuan akhir pendidikan tidak hanya menciptakan siswa yang cerdas
tetapi juga siswa yang jujur, bertanggung jawab dan peduli terhadap sesama. Oleh karena
itu, penulis juga memasukkan nilai-nilai luhur pada materi dan kumpulan soal-soal dalam
makalah ini.
Kami juga mengundang Anda untuk memberikan masukan dan pertanyaan terkait materi
ini. Masukan Anda akan sangat berharga bagi kami untuk meningkatkan kualitas dan
relevansi materi korespondensi di masa depan.
Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dalam belajar dan
hasilnya dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari. Kritik dan saran dari pengguna,
kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Bekasi, 3 Maret 2024

Penulis
 DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL..................................................................................................i
KATA
PENGANTAR.........................................................................................................ii

DAFTAR ISI.........................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................1
A. Materi korespondensi.................................................................................1
B. Materi surat menyurat….............................………...................................2
C. Teori menulis……........………...………………………………………3

BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................2

A. Proses komunikasi……………………………….....................................1
B. Unsur komunikasi......................................................................................2
C. Membaca efektif.......................................................................................3
D. Mendengarkan efektif...........................................................................4

BAB III PENUTUP..................................................................................................3

A. Menulis efektif..........................................................................................1
B. Materi komunikasi............................................................................................2

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………..….....…4
PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi adalah kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Kata
korespondensi diserap dari bahasa Belanda correspondentic atau bahasa Inggris
correspondence yang keduanya berasal dari bahasa Latin com- (bersama dengan yang lain)
dan respondece (menjawab).
Korespondensi juga merupakan proses komunikasi yang dilakukan melalui pengiriman surat
dari satu pihak ke pihak lain, baik dalam konteks perusahaan, organisasi, maupun individu.
Hal ini juga dapat disebut sebagai pertukaran surat untuk tujuan pertanyaan atau
penawaran.
Kata korespondensi memiliki dua arti, yaitu (1) komunikasi melalui surat dan (2) hubungan
atau kesamaan. Berdasarkan itu, korespondensi dapat diartikan sebagai komunikasi tertulis
mengenai hubungan bisnis dengan perantaraan surat. Istilah lain yang sering dipakai sebagai
sinonim korespondensi adalah surat-menyurat.

DEFINISI KORESPONDENSI MENURUT AHLI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), korespondensi adalah prosedur hubungan
sosial yang terjadi dalam sebuah institusi atau perusahaan melalui surat menyurat.
1. Finoza (2009)
menyatakan bahwa korespondensi adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh
perseorangan, organisasi sosial, dan institusi perusahaan.

2. Djuharie (2001)
menjelaskan bahwa korespondensi adalah serangkaian kegiatan surat menyurat yang
dilakukan sebagai sarana komunikasi tertulis.

3. Purwanto (2011)
korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain
dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan atau organisasi dan dapat atas nama
perseorangan atau individu.

4. Sutrisno dan Renaldi (2014)

korespondensi diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat.
5. Priansa dan Garnidi (2013)
Korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai dengan orang lain, antara lain
pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi atau sebaliknya,
antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi dan sebagainya dengan
menggunakan surat sebagai media.

6. The Liang Gie (2014)

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondence (Belanda)
yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang
dilakukan dengan saling berkiriman surat. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis
biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu,
korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat Maka dapat disimpulkan pengertian
dari korespondensi adalah proses surat-menyurat antara pihak-pihak yang saling berkiriman
surat baik itu antar pegawai maupun diluar instan.

CARA MEMBUAT KORESPONDENSI

Apabila sudah mengetahui tentang korespondensi, kemudian pahami cara membuat

korespondensi dan jenis-jenis korespondensi. Politeknik Negeri Sriwijaya menjelaskannya
sebagai berikut:
Cara membuat korespondensi harus memuat empat unsur korespondensi yang sudah
dijelaskan sebelumnya. Kemudian mengutip dari Brawidjaja (2014), cara membuat
korespondensi sebagai berikut:

1. Jelas
Cara membuat korespondensi adalah harus memuat sesuatu yang jelas. Itu artinya, isi
korespondensi mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam
korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan
penggunaan tanda baca.

2. Lugas
Cara membuat korespondensi adalah harus memuat bahasa yang lugas. Lugas yang artinya
hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna
yang lengkap.
3. Menarik dan Santun
Cara membuat korespondensi adalah harus memuat hal yang menarik dan santun. Bahasa
yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik
di sini ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang
menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca

FUNGSI KORESPONDENSI

1. Sebagai alat komunikasi tertulis yang menghubungkan pihak-pihak terkait. bukti tertulis
yang dapat digunakan sebagai referensi atau bukti atas suatu pernyataan.
2. Sebagai pengingat atau reminder atas suatu hal yang perlu dilakukan atau diperhatikan.
3. Sebagai media untuk berkomunikasi dengan jelas dan terstruktur.
4. Sebagai bahan dokumentasi untuk mencatat dan mengarsipkan komunikasi yang terjadi.
5. Perwakilan atau representasi dari individu atau institusi yang mengirimkan
korespondensi.

TUJUAN KORESPONDENSI

1. Menyampaikan informasi
2. Menyampaikan isi surat
3. Mempercepat komunikasi

JENIS KORESPONDENSI

1. Korespondensi Internal
Korespondensi internal adalah komunikasi antara individu, departemen, atau cabang dalam
organisasi yang sama.

2. Korespondensi Eksternal
yakni korespondensi antara individu yang bukan dari organisasi yang sama. Ini mencakup
korespondensi dengan pelanggan, pemasok, bank, lembaga pendidikan, atau departemen
pemerintah.
contoh:
surat yang dikirim oleh Siswa SMK Negri 1 Banjar Margo, Kabupaten Tulang Bawang,
Provinsi Lampung untuk mengikuti kegiatan Magang di Perusahaan tertentu.
Surat yang dikirimkan oleh salah satu organisasi sekolah, yaitu KIR SMA 1 Surakarta kepada
KIR SMA 2 Surakarta

PENGERTIAN KORESPONDENSI DALAM KONTEKS MODERN

Korespondensi adalah proses pertukaran informasi antara individu, kelompok, atau

organisasi menggunakan berbagai media komunikasi. Meskipun konsep korespondensi
sering dikaitkan dengan surat menyurat dan komunikasi verbal langsung, dalam era digital
yang berkembang pesat saat ini, korespondensi telah berkembang menjadi bentuk yang
lebih luas dan bervariasi. Selain surat-surat tradisional dan percakapan langsung,
korespondensi modern mencakup penggunaan teknologi digital seperti email, pesan singkat
(SMS), media sosial, video konferensi, dan telepon. Dalam panduan ini, kita akan
menjelajahi pengertian, evolusi, jenis, kelebihan, tantangan, dan pentingnya korespondensi
modern dalam konteks komunikasi kontemporer.

PENGERTIAN KORESPONDENSI MODERN

Korespondensi modern adalah proses bertukar informasi antara individu, kelompok, atau
entitas bisnis menggunakan teknologi digital sebagai media penghubung. Ini mencakup
berbagai bentuk komunikasi elektronik, seperti email, pesan singkat (SMS), media sosial,
video konferensi, dan telepon. Dibandingkan dengan korespondensi tradisional,
korespondensi modern menawarkan kecepatan, kemudahan akses, dan efisiensi yang lebih
besar.

EVOLUSI KORESPONDENSI

Seiring dengan kemajuan teknologi, korespondensi telah berevolusi dari surat kertas dan
telepon kabel menjadi proses digital yang cepat dan efisien. Awalnya, surat-surat dikirim
melalui pos dan telepon digunakan untuk percakapan jarak jauh. Namun, dengan
munculnya internet dan perangkat digital, korespondensi telah berkembang menjadi bentuk
yang lebih canggih dan fleksibel. Hari ini, seseorang dapat berkomunikasi dengan siapa pun
di seluruh dunia dalam hitungan detik menggunakan email, media sosial, atau aplikasi pesan
instan.

KORESPONDENSI MODERN

1. Email
a. Merupakan bentuk korespondensi elektronik yang paling umum digunakan.
b. Memungkinkan pengiriman pesan teks, lampiran, dan informasi lainnya dengan cepat
dan efisien.
c. Digunakan dalam konteks personal, bisnis, dan pendidikan.

2. Pesan Singkat (SMS/Chat)

a. Korespondensi singkat melalui pesan teks atau aplikasi perpesanan.
b. Umumnya digunakan untuk komunikasi cepat antara individu atau dalam kelompok
tertentu.
c. Cocok untuk percakapan informal dan koordinasi dalam waktu nyata.

3. Media Sosial
a. Platform seperti Facebook, Twitter, Instagram, dan LinkedIn digunakan untuk
korespondensi dalam bentuk posting, komentar, dan pesan langsung.
b. Menyediakan cara untuk berinteraksi dengan orang-orang dari berbagai latar belakang
dan lokasi secara online.

4. Video Konferensi
a. Teknologi yang memungkinkan pertemuan dan diskusi antara dua atau lebih pihak
secara virtual.
b. Memungkinkan komunikasi yang lebih dekat dengan ekspresi wajah dan bahasa tubuh.

5. Telepon
a. Meskipun telah ada selama beberapa dekade, telepon tetap menjadi salah satu alat
korespondensi yang paling serbaguna.
b. Komunikasi suara langsung yang memungkinkan pembicaraan tatap muka dalam jarak
jauh.
KELEBIHAN KORESPONDENSI MODERN

1. Kecepatan: Pesan dapat dikirim dan diterima dengan cepat, mengurangi

waktu respons.
2. Kemudahan Akses: Bisa diakses dari berbagai perangkat elektronik,
seperti smartphone, laptop, atau tablet.
3. Efisiensi: Penggunaan teknologi digital mengurangi biaya dan waktu yang
diperlukan untuk komunikasi

PENTINGNYA KORESPONDENSI MODERN

Korespondensi modern telah menjadi tulang punggung komunikasi dalam era digital saat ini.
Hal ini penting karena memungkinkan individu, organisasi, dan masyarakat secara
keseluruhan untuk berkomunikasi dengan cepat, efisien, dan efektif. Baik dalam konteks
bisnis, pendidikan, atau hubungan personal, korespondensi modern memainkan peran
penting dalam menjaga konektivitas dan memfasilitasi pertukaran informasi yang penting.
Kesimpulannya, Korespondensi modern mencakup berbagai bentuk komunikasi elektronik
yang memungkinkan pertukaran informasi dalam era digital saat ini. Dengan kecepatan,
kemudahan akses, dan efisiensi yang ditawarkan, korespondensi modern telah menjadi
tulang punggung komunikasi dalam berbagai konteks, dari bisnis hingga kehidupan pribadi.
Meskipun memiliki kelebihan, penting untuk memahami tantangan yang terkait dan
menggunakan alat korespondensi dengan bijak untuk mencapai tujuan komunikasi yang
efektif dan berhasil

Korespondensi berkaitan erat dengan proses komunikasi antar perusahaan yang

menggunakan surat. Dalam konteks ini, korespondensi mengacu pada cara penyampaian
pesan atas nama perusahaan kepada orang lain. Oleh karena itu, korespondensi tak dapat
dipisahkan dari surat menyurat.

PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Surat menyurat memiliki arti sebagai sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan pesan atau maksud kepada pihak lain, dengan dilengkapi oleh ciri-ciri
khusus. Beberapa ciri yang terdapat dalam surat antara lain adanya lampiran, perihal,
bahasa surat, tanggal surat, kop surat, tanda tangan, dan lain sebagainya.
KELEBIHAN SURAT

1. Praktis
Karena surat merupakan sarana komunikasi yang meyimpan rahasia atau juga dapat
memuat informasi secara panjang lebar. Hal ini bila dibandingkan dengan sarana komunikais
lainnya. Biaya surat lebih terjangkau, bahkan pengguna, yakni masyarakat di lapisan bawah
pun bisa menggunakannya.
2. Efektif
Karena informasi atau keterangan yang disampaikan itu sesuai dengan sumber aslinya,
tanpa adanya penyingkatanb atau istilah-istilah khusus yang kadang tidak dimengerti oleh
penerimanya seperti dalam sarana telegraf atau teleks.
3. Ekonomis
Karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif jauh lebih murah dibandingkan dengan
sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihannya itu, apalagi ditambah dengan lokasi
daerah di Indonesia yang terpencar-pencar dengan ribuan pulau yang terdapat di
dalammnya. Peranan surat sangat diperlukan dan sulit digantikan dengan aneka sarana
komunikasi mengingat daerah-daerah tersebut sulit dijangkau oleh alat komunikasi lain.

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Surat tersusun dari bagian-bagian surat yang setiap bagian surat tersebut memiliki fungsi
dan cara menulis sendiri-sendiri. Sedangkan cara meletakkan bagian-bagian surat
tergantung pada bentuk surat yang dipilih. Bagian-bagian surat yang lengkap terdiri dari :
1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Alamat surat
5. Hal surat
6. Salam pembuka
7. Isi surat :
a. alinea pembuka
b. alinea inti
c. alinea penutup
8. Salam penutup
9. Nama organisasi
10. Tanda tangan dan nama terang
 11. Jabatan penandatanganan surat
12. Lampiran
13. Tembusan surat
14. Inisial

FUNGSI SURAT MENYURAT

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai:
1. Alat komunikasi
Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain
atas nama pribadi maupun organisasi. Informasi yang termuat di dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, permintaan informasi, pertanyaan , keterangan, keputusan, pernyataan,
pemikiran, perkenalan, tuntutan, sanggahan, tagihan, dan sebagainya.

2. Alat bukti historis

Sebagai alat bukti historis, surat dapat digunakan untuk mengetahui sejarah atau
perkembangan suatu organisasi. Surat yang disusun secara kronologis menggambarkan
perjalanan waktu, kejadian, dan perkembangan suatu organisasi.

3. Wakil organisasi

Kehadiran surat dapat dianggap sebagai wakil organisasi. Hal ini tanpa bertatap muka
langsung, surat sudah dapat di anggap sebagai kehadiran. Selain itu, surat juga dapat
mencerminkan keaadaan, mentalitas, jiwa, dan kondisi interm organisasi. Penampilan surat
melalui kebenaran dan kerapian surat mencerminkan citra organisasi diatas kertas. Surat
yang dibuat cermat dan saksama mencerminkan harga diri dan kebanggaan organasisasi
serta kehirauannya akan mutu yang tinggi.

4. Alat pedoman kerja

Karena surat dapat digunakan sebagai pedoman pedoman dalam melaksanakan pekerjaan,
maka dari itu surat berfungsi sebagai pedoman kerja. Beberapa surat seperti surat
keputusan, surat instruksi, memuat petunjuk pelaksanaan atau petunjuk teknis suatu
pekerjaan sehingga menjadi pedoman dalam menyelesaikan pekerjaan.
5. Alat promosi

Tak terelakan lagi bahwa surat dapat dijadikan alat promosi. Terutama pada bagian kepala
surat yang memuat logo. Promosi ini bisa berasal dari kantor atau perusahaan pengirim
surat kepada penerima surat atau kepada siapapun yang membaca surat tersebut.

6. Alat pengikat

Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua belah pihak dengan kekuatan hukum,
semisal dalam surat kontrak.

7. Alat untuk penghematan

Surat dapat menghemat , baik waktu, tenaga, juga biaya, karena selembar surat telah dapat
mewakili kedatangan si pembuat surat secara nyata.

BENTUK-BENTUK SURAT

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai
dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya
dimulai dari kiri.

2. Bentuk lurus (block style)

pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang
ditulis disebelah kanan surat.

3. Bentuk setengah lurus (semi block style)

sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat
dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam). Pada praktiknya, surat dengan bentuk ini
banyak dipergunakan oleh perusahaan.

4. Bentuk lekuk (indented style)

penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru
menjorok kedalam.

5. Bentuk menggantung (hanging paragraph)

sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan
alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok
kedalam.

JENIS-JENIS SURAT

Surat menyurat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya baik dilihat dari sisi
dan tujuan maupun wujud dan sifatnya, maka untuk memudahkan mengetahui macam atau
jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi seperti berikut:
1. Menurut Wujudnya
a. Kartu pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan dan biasanya
berukuran 10 x 15 cm.

b. Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat
dilipat menjadi amplop. Surat ini berguna untuk menyampaikan berita yang sedikit panjang
dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.

c. Surat bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah dan untuk
mengirimkannya kita menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut
kedalamnya.

d. Memorandum dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu
organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi serta perunjuk antara
pejabat kantor.

e. Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan pesawat
telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat
2. Menurut Tujuannya
a. Surat pemberitahuan
adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan
yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.

b. Surat perintah
adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada pihak yang
berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.
d. Surat permintaan
adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau badan usaha yang isinya meminta informasi
lebih rinci atau selengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.
e. Surat peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan karyawan atau
pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah.
f. Surat panggilan
adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada seseorang baik secara pribadi
maupun ikatan dinas.

g. Surat susulan
merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama atau ada suatu perubahan
didalam surat tersebut.

h. Surat keputusan
adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk
pengambilan keputusan.

i. Surat laporan
adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain.

j. Surat perjanjian
adalah surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak saling
mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai
kesepakatan diantara mereka.
k. Surat penawaran
adalah surat jual yang tidak hanya dikirimkan kepada calon pembeli yang telah mengirimkan
surat permintaan penawaran tetapi juga kepada calon pembeli lainnya yang tidak
mengirimkan surat permintaan penawaran.

3. Menurut Sifat Isi dan Asalnya

a. Surat dinas
adalah surat yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah baik sipil maupun
militer untuk kepentingan tugas dinas.
b. Surat niaga atau bisnis
adalah surat yang digunakan di kalangan lembaga-lembaga usaha.

c. Surat pribadi
adalah surat yang yang dikirimkan oleh seseorang secara pribadi kepada seorang pribadi
atau seorang petugas lembaga.

d. Surat yang isinya masalah sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga social

4. Menurut Jumlah Penerimanya

a. Surat biasa
adalah surat yang ditujukan kepada satu orang atau satu petugas lembaga.

b. Surat edaran
adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat
ditujukan kepada khalayak masyarakat.

c. Surat pengumuman
adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang
namanya sulit ditulis satu persatu.

5. Menurut Keamanan Isinya

a. Surat sangat rahasia
adalah surat yang karena isi dan alamat yang dituju, kerashasiannya harus dijaga ekstra
ketat, jangan sampai ada orang lain mengetahuinya.

b. Surat rahasia
adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh orang-orang diluar pihak-
pihak yang saling berkontak surat atau pihak-pihak yang berkepentingan.

c. Surat biasa
adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan, hanya berisi
hal-hal yang biasa.

6. Menurut Jangkauannya
a. Surat intern
adalah surat yang berasal dari dalam kantor atau instansi itu sendiri yang ditujukan kepada
bidang yang bersangkutan.

b. Surat ekstern
adalah surat yang berasal dari luar kantor atau perusahaan, misalnya surat yang masuk
melalui pos.

7. Menurut urgensi penyelesaiannya

a. Surat biasa, surat ini tidak harus segera diproses karena bersifat biasa.
b. Surat segera apabila telah diterima, surat ini segeradiproses.
c. Surat penting surat ini harus segera diproses begitu sampai.

8. Menurut tata aliran surat

1. Surat masuk, surat ini berasal dari luar atau surat yang diterima oleh suatu organisasi.
2. Surat keluar, surat ini berasal dari suatu organisasi.

SYARAT SURAT MENYURAT

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini.
1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar
penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun
memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata maupun
kalimatnya.

LANGKAH LANGKAH MENULIS SURAT

Dalam menyusun surat juga perlu diperhatikan beberapa hal. Hal ini terkait dengan
banyaknya dampak dari kehadiran surat itu sendiri. Berikut ini hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam membuat atau menulis surat.
1. Pengonsepan
Sebelum disusun, surat juga harus dikonsep terlebih dahulu. Hal ini karena diperlukan
kehatihatian dalam menyusun surat. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam pengonsepan
adalah sebagai berikut.
a. Menentukan bentuk surat: tentukan dulu bentuk surat yang akan ditulis, apakah surat
penawaran, surat rekomendasi, atau surat yang lain.
b. Menuliskan bagian-bagian surat: setelah menentukan bentuk, tuliskan bagian-bagian
surat mulai dari tanggal surat, nomor surat, sampai dengan tembusan surat secara benar.
c. Menentukan tema: langkah selanjutnya adalah menentukan pokok masalah yang hendak
disampaikan melalui surat.
d. Menguraikan tema: langkah selanjutnya adalah menguraikan tema ke dalam alinea
pembuka, inti, dan penutup.
e. Membuat alinea pembuka: langkah selanjutnya membuat alinea pembuka yang dapat
diungkapkan dengan beberapa cara.

2. Persetujuan Atasan
Setelah proses pengonsepan selesai, bagianadministrasi menuliskannya secara rapi. Lalu
disampaikan kepada atasan untuk mendapatkanpersetujuan. Oleh atasan akan dicek bila
ternyata ada kesalahan atau sesuatu yang tidak berkenan, maka harus diperbaiki terlebih
dahulu.

3. Pengetikan
Bila konsep surat tersebut telah disetujui oleh atasan, maka tugas bagian administrasi untuk
mengetik surat itu secara rapi. Pengetikan dilakukan secara benar dan cermat dan dicetak
dalam kertas yang berkepala surat.

4. Penandatanganan Surat
Setelah proses pengetikan selesai dan tidak ada lagi kesalahan, dimintakan tanda tangan
atasan sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap isi surat.

5. Pengesahan
Setelah dibubuhi tanda tangan, surat itu segera dilegalkan dengan cara member stempel
organisasi. Hal ini sebagai tanda bahwa surat itu telah resmi dikeluarkan oleh organisasi
tersebut.

6. Pengiriman
Langkah terakhir yaitu dengan mengirimkan surat tersebut. Pengiriman bisa dilakukan
secara langsung atau melalui pos.

TEORI-TEORI MENULIS

A. Faktor-faktor menulis
Dalam kegiatan sehari-hari pasti tak lepas dari aktivitas menulis, baik menulis serius
maupun sekadarnya. Menulis serius artinya menulis yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
Menulis ini membutuhkan tingkat kecermatan yang baik. Salah satu contoh kegiatan
menulis serius ini adalah menulis karangan. Sedangkan menulis sekadarnya atau menulis
ringan, lebih pada kegiatan menulis yang tidak membutuhkan konsentrasi tinggi. Salah satu
contoh kegiatan menulis ini adalah menulis pesan-pesan singkat.
Meski menulis dapat dan telah dilakukan oleh semua orang, namun tidak serta merta dapat
dilakukan dengan baik. Artinya, belum tentu semua orang dapat menulis dengan baik. Ada
banyak hal yang mempengaruhi kemampuan menulis seseorang, antara lain sebagai berikut .

1. Faktor dari dalam diri

Faktor ini berasal dari diri penulis sendiri, biasanya dipengaruhi oleh beberapa hal, antara
lain sebagai berikut.
a. Pengetahuan
Dalam menulis juga diperlukan pengetahuan, baik yang berhubungan dengan sistematika
penulisan, tata tulis, maupun materi. Sebuah tulisan yang baik hendaklah memiliki
kepaduan dalam makna atau informasi yang ingin disampaikan. Ketersampaian makna atau
maksud yang akan disampaikan penulis bergantung pada kemampuan penulis dalam
mengejawantahkan ide-idenya itu dalam sebuah tulisan.

b. Kebiasaan
Kebiasaan atau pembiasaan merupakan salah satu faktor yang turut mempengaruhi
seseorang dalam menulis. Seperti telah disampaikan di atas, bahwa pada dasarnya setiap
orang mempunyai kemampuan yang sama, hanya pengembangannya yang berbeda-beda.
Pada dasarnya menulis merupakan salah satu bentuk keterampilan. Segala bentuk
keterampilan akan menjadi bisa bila terbiasa. Oleh karena itu, apabila seseorang ingin
terampil dalam menulis, maka biasakanlah.

c. Kemauan
Faktor yang tak kalah pentingnya adalah kemauan. Faktor ini adalah faktor utama yang
mempengaruhi keterampilan menulis. Artinya, sepandai apapun seseorang, tetapi bila tidak
didukung kemauan maka tidak akan terlaksana. Meskipun faktor ini berasal dari dalam diri
penulis, tetapi pada dasarnya bisa juga ditumbuhkan. Bergantung pada lingkungan, baik
keluarga maupun sekolah.

2. Faktor dari luar diri

Faktor ini berasal dari luar diri penulis, biasanya dipengaruhi oleh antara lain sebagai
berikut.
a. Sarana
Sarana yang dimaksud adalah segala hal dapat membantu kelancaran penulisan.
Ketersediaan alat bantu tulis sangat mempengaruhi proses penulisan. Misalnya
ketersediaan komputer atau laptop akan turut mempengaruhi seseorang dalam menulis.
Karena tidak mungkin di zaman sekarang masih menulis berupa tulisan tangan atau mesin
ketik. Keberadaan komputer maupun laptop pada dasarnya memangdiciptakan untuk
membantu dalan hal tulis-menulis. Hal ini menjadikan kegiatan tulis-menulis menjadi lebih
mudah.

b. Lingkungan
Faktor lain adalah lingkungan, baik lingkungan rumah maupun lingkungan sekolah.
Lingkungan turut berperan dalam proses penulisan kreatif seseorang. Dukungan yang kuat
dari lingkungan, sangat membantu keberhasilan seseorang dalam menulis.
MACAM-MACAM TULISAN

Terdapat bermacam-macam jenis dan bentuk tulisan. Ketika menulis, seseorang kadang
kurang memperhatikan bentuk tulisan yang dibuat. Berikut bentuk tulisan yang biasanya
dibuat.
1. Narasi
Bersinonim dengan cerita. Artinya, tulisan ini berisi cerita. Cerita yang memiliki alur atau
jalan cerita, terdapat tokoh-tokohnya atau pelakunya, terdapat latarnya, dan beberapa
unsur pembangun lain. Sebenarnya pembeda narasi dengan tulisan lain adalah pada
alurnya. Dalam narasi terdapat beberapa tahapan alur yang dilalui tokoh dalam tulisan
tersebut. Gaya penulisan dalam narasi juga tampak jelas karena pengarang ikut terlibat,
baik sebagai orang pertama maupun orang ketiga.

2 .Deskripsi
Deskripsi merupakan tulisan yang menggambarkan atau menjelaskan suatu hal atau
objek secara detail atau rinci. Kerincian uraian ini membuat pembaca menjadi jelas.
Kejelasan ini membuat pembaca seolaholah mengalami sendiri, dapat merasakan, dan
melihat langsung sesuatu yang disampaikan oleh penulis.

a. Berdasarkan pendekatannya
Tulisan deskripsi dapat dikembangkan dengan tiga pendekatan, yaitu (1) pendekatan
realistis, (2) impresionistis, dan (3) pendekatan sikap penulis.
1. Pendekatan realistis (objektif)
Dengan pendekatan realistis atau objektif, penulis berusaha mengemukakan segala sesuatu
seobjektif mungkin. Rincian perbandingan bagian satu dengan bagian lain disajikan
sebagaimana dipotret.

2. Pendekatan impresionistis (subjektif)

Dengan pendekatan impresionistis atau subjektif, suatu objek dilukiskan menurut tafsiran
penulis dan bukan menurut apa adanya.

3. Pendekatan menurut sikap penulis

Dengan pendekatan ini, penulis melukiskan apa yang dirasakannya atau apa yang terdapat
dalam hatinya. Berikut ini contoh paragraf deskripsi dengan pendekatan menurut sikap
penulis.
b. Berdasarkan Objek Kajiannya
Berdasarkan objek kajiannya, deskripsi memiliki beberapa macam, yaitu (1) deskripsi
tempat, (2) deskripsi orang, dan (3) deskripsi keadaan.

1. Deskripsi tempat atau spasial

Deskripsi tempat biasanya melukiskan hasil pengamatan seperti dari kiri ke kanan, dari atas
ke bawah, dari depan ke belakang, dari titik yang kurang penting ke titik yang paling penting
atau sebaliknya secara runtut.

2. Deskripsi orang atau topik

Deskripsi orang menitikberatkan pada lukisan fisik, tingkah laku, keadaan di sekeliling,
perasaan, atau perwatakannya.

3. Deskripsi keadaan atau sudut pandang

Deskripsi keadaan menitikberatkan pada keadaan alam atau pemandangan.

3. Eksposisi
Eksposisi adalah wacana yang berusaha meguraikan objek sehingga dapat memperluas
pandangan atau pengetahuan pembaca. Fakta, teori, kesaksian, contoh, atau data statistik,
kalau disajikan, digunakan untuk memperjelas, bukan untuk mempengaruhi pembaca.
Penulis eksposisi bersifat netral.
Eksposisi sering digunakan untuk (1) menjelaskan wujud atau hakikat objek, seperti
menjelaskan konsep agama, budaya, komunikasi, dan pertumbuhan ekonomi, (2)
menjelaskan pertalian objek satu dengan objek lain, menganalisis struktur sesuatu,
menganalisis karakter, menganalisis situasi, dan (3) menjelaskan secara akurat mengenai
topik yang rumit seperti struktur negara, struktur jam tangan, timbulnya penyakit, dan cara
kerja sebuah mesin.
Eksposisi dijumpai dalam bentuk artikel, ceramah, kuliah, buku bacaan ilmiah.

Eksposisi dapat dikembangkan dengan berbagai metode, seperti (1) metode identifikasi,
(2) metode perbandingan, (3) metode ilustrasi, (4) metode klasifikasi (5) metode definisi,
dan (6) metode analisis.

1 .Metode identifikasi
Metode ini digunakan untuk menyajikan atau menunjukkan ciri-ciri atau unsur-unsur
objek tertentu, baik yang bersifat fisik maupun nonfisik.
2. Metode perbandingan
Metode ini digunakan untuk menunjukkan persamaan atau perbedaan dua tiga objek.
Metode ini sering digunakan untuk:
1) Memperkenalkan objek baru dengan objek lain yang sudah dikenal
2) Menyampaikan dua tiga persoalan sekaligus
3) Menyampaikan prinsip umum dengan dua tiga pokok yang dikenal
Perbandingan hanya mungkin dilakukan bila (a) objek-objeknya berada dalam
satu kelas, dan (b) harmonis dengan bidang perhatian pembaca.
Membandingkan atau mempertentangkan dua tiga objek dapat dilakukan dengan dua
macam pola, yaitu (a) pola utuh atau pola A+B, dan (b) pola bergantian atau pola A/B +
A/B, baik dengan penanda perbandingan (seperti, ibarat, bagaikan, laksana) maupun
tidak.

3. Metode ilustrasi
Metode ini digunakan untuk menjelaskan suatu objek khusus berdasarkan prinsip umum.

4. Metode klasifikasi
Metode ini digunakan untuk menyajikan pengelompokan objek secara rasional
berdasarkan sistem tertentu.

5. Metode definisi
Metode ini digunakan untuk menyajikan batasan atau konsep tertentu. Definisi terdiri atas
dua bagian, yaitu (a) bagian yang didefinisikan dan (b) bagian yang mendefinisikan.

6. Metode analisis
Metode ini digunakan untuk menguraikan sesuatu atas beberapa komponen.

Berdasarkan uraian di atas berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis
eksposisi.
a. Eksposisi hanya berusaha untuk menjelaskan atau menerangkan suatu pokok persoalan
b. Isi eksposisi tidak bermaksud mengundang reaksi, tidak bermaksud mempengaruhi sikap
dan pendapat pembaca.
c. Gaya eksposisi harus informative dan meyakinkan.
d. Bahasa eksposisimerupakan bahasa berita tanpa rasa subjektif dan emosional.
e. Pada eksposisifakta-fakta hanya dipakai sebagai alat konkritisasi, maksudnya membuat
rumusan dan kaidah yang diungkapkan itu lebih nyata (bukan untuk bahan pembuktian).
f. Eksposisi berusaha untuk memperluas pandangan dan pengetahuan seseorang mengenai
objek yang dibahasnya.
g. Penulis eksposisi harus mengetahui permasalahan.
h. Penulis eksposisi harus mempu menganalisis persoalan yang dibahas secara jelas dan
konkret.

4. Argumentasi
Argumentasi berarti memberi alasan. Maka paragraf argumentasi adalah wacana yang
disertai data dan fakta yang meyakinkan agar pembaca membenarkannya. Agar dapat
berargumentasi, penulis harus:
(a) mengadakan penelitian guna mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya,
(b) memilihnya sesuai dengan tujuan penulisan, dan
(c) melakukan analisis, sintesis, komparasi, dan lain-lain.

Gambar, grafik, diagram, statistik, angka, peta, dan lainlain dapat dimanfaatkan untuk
membuktikan kebenaran isi wacana.
Argumentasi biasanya digunakan untuk mempengaruhi pikiran, pendapat, dan sikap
pembaca agar pembaca percaya bahwa yang disampaikan benar adanya.
Untuk keperluan itu penulis argumentasi harus:
(a) menguasai pokok persoalannya dengan baik,
(b) bersikap terbuka, artinya mau memper timbangkan, bahkan menerima pendapat
lain, dan dapat mengemukakan persoalan dengan jelas.

5. Persuasi
Persuasi merupakan variasi dari argumentasi. Persuasi selalu bertujuan mengubah pikiran
orang lain agar mau melakukan dan menerima keinginan penulis. Melalui pendekatan
emotif, rangsangan emosi dibangkitkan. Sebagaimana melalui iklan, propaganda, khotbah,
kampanye, selebaran, dan poster rangsangan seperti itu dilakukan. Dengan cara demikian,
orang lain mungkin akan menjadi menaruh simpati atau antisipasi, menentang atau
mendukung, menyayangi atau justru membenci.

Ciri paragraf persuasi adalah sebagai berikut.

1. Menggunakan fakta dan bukti untuk mempengaruhi atau membujuk pembaca
Bertujuan mendorong, mempengaruhi, nada membujuk pembaca
2. Menggunakan bahasa secara menarik untuk memberikan sugesti kepada pembaca.

Berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menulis persuasi.

a. Melakukan observasi terhadap objek
b. Menentukan topik paragraf berdasarkan observasi yang telah Anda lakukan
c. Menyusun kalimat topik dengan baik dan jelas
 d. Menyusun kalimat-kalimat penjelas untuk menjelaskan gagasan utama
e. Membuat kalimat yang berisi ajakan untuk melakukan sesuatu (kalimat persuasif)
f. Meletakkan gagasan utama, gagasan penjelas, dan kalimat persuasif ke dalam
kerangka karangan.
g. Mengembangkan kerangka paragraf menjadi sebuah paragraf persuasif.

Persuasi dapat dilakukan dengan metode:

a. rasionalisasi, penggunaan akal bagi pembenaran,
b. identifikasi, artinya upaya penulis secara retorik untuk menempatkan dirinya
sebagai bagian dari pembaca,
c. sugesti, membujuk pembaca dengan sugesti,
d. konformitas, tindakan sserupa dengan tindakan tokoh yang diinginkan,
e. kompensasi, mencari pengganti bagi sesuatu yang tidak dapat diterima,
f. pemindahan, mengalihkan perhatian dan emosi yang muncul, dan
g. proyeksi, mengubah sesuatu yang semula subjek menjadi objek.
Berdasarkan letak gagasan utama atau kalimat utamanya, sebuah tulisan dapat dibedakan
dalam deduksi, induksi, campuran, dan deskripsi. Gagasan utama (topik, ide pokok, pikiran
utama) adalah inti pembicaraan. Gagasan ini adakalanya dinyatakan dalam kalimat yang
disebut dengan kalimat utama.

1. Deduksi
Berarti gagasan utamanya terletak di awal paragraF

2. Induksi
Berarti gagasan utamanya terletak di akhir paragraph

3. Campuran
Campuran berarti gagasan utama ada di awal paragraf dan dipertegas atau diulang di akhir
paragraf.

4. Deskripsi
Deskripsi berarti gagasan utama menyebar di seluruh paragraph. Atau tepatnya kalimat
utamanya tidak tertulis secara jelas di dalam paragraf tersebut. Gagasan utamanya dapat
ditemukan dengan menyimpulkan sendiri isi paragraf tersebut

LANGKAH LANGKAH-MENULIS
Secara umum berikut ini langkah-langkah yang bisa membantu seseorang dalam menulis.
1. Menentukan tema
Jelas pertama kali yang harus dilakukan dalam menulis adalah menentukan tema atau topik
yang akan dibahas. Hal ini untuk memudahkan dalam penulisan, sehingga penulis tidak
harus membahas ke hal lain. Artinya, topik ini membantu penulis untuk lebih fokus pada apa
yang akan ditulisnya.

2. Mengumpulkan bahan
Hal kedua yang dilakukan adalah mengumpulkan bahan sebanyak-banyaknya yang
berkaitan dengan tema. Pengumpulan bahan ini dilakukan untuk mendukung informasi
yang akan disampaikan. Dengan banyak fakta atau bahan pendukung, maka tulisan itu
dianggap baik.

3. Memilih bahan
Langkah selanjutnya adalah memilih bahan. Dari bahan yang telah terkumpul, pilihlah
bahan yang mendukung gagasan utama. Bahan-bahan ini bisa berupa data, grafik, tabel,
dan sebagainya yang dapat berfungsi sebagai pendukung tulisan.

4.Menyusun kerangka
Setelah bahan terkumpul dan dipilih yang sesuai dengan gagasan utama, mulailah dengan
menyusun kerangka karangan. ini dapat memudahkan penulis dalam mengembangkan
tulisannya.
Kerangka ini berfungsi agar tulisan tidak terlalu jauh dan tidak keluar dari tema. Sering
yang terjadi bila menulis adalah bahwa hal-hal yang seharusnya tidak dimasukkan dan
tidak ikut ditulis, justru ikut ditulis. Hal ini akan mempengaruhi kualitas tulisan.

5. Mengembangkan kerangka
Setelah disusun kerangka, mulailah mengembangkan kerangka tersebut. Pengembangan
kerangka bisa dibantu dengan bahan atau data yang ada. Setiap satu paragraf hanya
mengandung satu ide pokok atau gagasan utama.

6. Merevisi
Sebagai tindak lanjut setelah menulis adalah merevisi. Artinya, tulisan yang sudah jadi dicek
ulang untuk melihat kemungkinan terjadi kesalahan. Kesalahan ini dapat berupa kesalahan
tulis atau kesalahan materi. Oleh karena itu, sebaiknya yang merevisi adalah orang lain,
sehingga revisi yang dilakukan benar-benar objektif.
HAL-HAL DALAM MENULIS

Sementara dalam menulis ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar paragraf itu
menjadi baik.
1. Kesatuan
Sebuah paragraf yang baik memiliki satu ide atau gagasan. Seluruh kalimat yang terdapat
dalam paragraf mendukung ide atau gagasan utama. Sehingga dapat dikatakan bahwa
dalam satu paragraf hanya mengandung satu ide pokok atau gagasan utama.

2. Kepaduan
Sebuah paragraf harus memiliki kepaduan antara kalimat yang satu dengan yang lain.
Kekompakan hubungan antara kalimat satu dengan kalimat yang lain membentuk
paragrafyang utuh. Kepaduan ini juga dapat dibentuk dengan unsur-unsur:
a. Repetisi kata kunci
b. Penggunaan kata ganti
c. Penggunaan kata transisi
d. Urutan isi paragraph

3. Kelengkapan
Kelengkapan paragraf menghendaki supaya sebuah paragraf memiliki sebuah gagasan
utama dan beberapa kalimat penjelas.

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara etimologis atau
menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber
pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik
bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan
makna.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian
informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian itu bisa
dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit
kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara
tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya

sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya.
Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua
belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi
masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, dan menunjukkan sikap tertentu
seperti tersenyum, mengangkat bahu dan sebagainya. Komunikasi ini disebut komunikasi nonverbal.
Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan
komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan. Proses komunikasi
dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan
motif komunikasi.

TAHAP PROSES KOMUNIKASI

1. Penginterprestasian
Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya,
proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi
komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan
(masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut
interpreting.

2. Penyandian
Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil
diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut
encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan
abstrak menjadi konkret.

3. Pengiriman
Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang
komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

4. Perjalanan
Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan
diterima oleh komunikan.

5. Penerimaan
Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah
komunikan.

6. Penyandian Balik
Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan
yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

7. Penginterpretasian
Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam
bentuk pesan.

UNSUR KOMUNIKASI

Ada beberapa unsur pokok yang mendukung proses keberhasilan komunikasi yang
merupakan satu kesatuan untuh dan bulat yang tidak dapat dipisahkan dari unsur-unsur
yang satu dengan unsur-unsur yang lain. Unsur tersebut adalah sebagai berikut.

a. Sumber → Who
Adalah seorang atau organisasi/lembaga yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi
atau memutuskan untuk berkomunikasi dengan menyampaikan informasi, gagasan, sikap
dan perasaannya kepada orang lain. Semua peristiwa komunikasi akan melinatkan sumber
sebagai pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa
terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi
atau lembaga. Sumber sering disebut pengirim, komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya
disebut source, sender, atau encoder.

b. Pesan → Say what

Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim
kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media
komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau
propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata massage,
content atau informasi (Hafied Cangara, 2008;22-24).

c. Media → In Which Channel

Media adalah alat sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator
kepada khalayak. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam komunikasi
antarmanusia, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindra manusia
seperti mata dan teliga. Pesan-pesan yang diterima pancaindra selanjutnya diproses dalam
pikiran manusia untuk mengontrol dan menentukan sikapnya terhadap sesuatu, sebelum
dinyatakan dalam tindakan. Akan tetapi, media yang dimaksud dalam buku ini, ialah media
yang digolongan atas empat macam, yakni: Media antarpribadi, untuk hubungan perorang
(antarpribadi) media yang tepat digunakan ialah kurir /utusan, surat, dan telpon. Media
kelompok, Dalam aktivitasa komunikasi yang melibatkan khlayak lebih dari 15 orang, maka
media komunikasi yang banyak digunakan adalah media kelompok, misalnya, rapat,
seminar, dan konperensi. Rapat biasanya digunakan untuk membicarakan hal-hal penting
yang dihadapi oleh suatu organisasi. Seminar adalah media komunikasi kelompok yang biasa
dihadiri 150 orang. Konferensi adalah media komunikasi yang dihadiri oleh anggota dan
pengurus dari organisasi tertentu. Ada juga orang dari luar organisasi, tapi biasanya dalam
status peninjau. Media publik, kalau khalayak lebih dari 200-an orang, maka media
komunikasi yang digunakan biasanya disebut media publik.

d. Komunikan → To Whom
Komunikan atau penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh
sumber. Penerima bisa terdiri satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelempok, partai
atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti khalayak,
sasaran, komunikan, atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau receiver. Dalam
proses komunikasi telah dipahami bahwa keberadaan penerima adalah akibat karena
adanya sumber. Tidak adanya penerima jika tidak ada sumber. Penerima adalah elemen
penting dalam proses komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi. Jika
suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai macam masalah
yang sering kali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan, atau saluran.
e. Respon → With what effect
Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan
oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi pada
pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. Oleh karena itu, pengaruh bisa juga
diartikan perubahan atau pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang sebagai akibat
penerimaan pesan (Hafied Cangara, 2008;22-27).
Informasi tersebut dapat digunakan sebagai sumber untuk menilai keefektifan pesan yang
disampaikannya, sehingga sumber dapat melakukan perbaikan perbaikan atau penyesuaian-
penyesuaian dalam berkomunikasi berikutnya. Umpan balik ini dapat dibedakan ke dalam:

1. Umpan balik positif dan umpan balik negative

2. Umpan balik internal dan umpan balik eksternal
3. Umpan balik langsung dan umpan balik tertunda

Umpan balik positif

adalah umpan balik yang sesuai dengan harapan dari sumber.
Contoh: Seseorang guru yang mengajar murid-muridnya memperoleh tanggapan yang
menyenangkan dari murid-muridnya yang mendengarkan dan menyimak pesan yang
disampaikan dan memahami apa yang disampaikan gurunya.

Umpan balik negatif

adalah umpan balik yang tidak sesuai dengan harapan dari sumber.
Contoh: Seorang kakak yang memberi nasehat adiknya, ternyata ditanggapi adiknya dengan
negatif, yaitu menganggap kakaknya menggurui dan sok tahu serta mau ikut campur urusan
orang lain.

Umpan balik internal

adalah umpan balik yang berasal dari sumber/komunikator sendiri.
Contoh: Seseorang yang sedang berpidato mendengar dan menyadari bahwa kata-kata yang
disampaikannya kurang jelas dan tepat, kemudian mengulangi dan menggantinya dengan
kata lain yang dapat dipahami oleh penerima.
Umpan balik eksternal adalah umpan balik yang berasal dari penerima pesan.

Umpan balik langsung

adalah umpan balik yang disampaikan penerima pada saat yang sama (seketika) saat
komunikasi berlangsung.
Contoh: Pada komunikasi tatap muka, dimana sumber dan penerima berada dalam situasi
tatap muka, maka umpan balik bisa diketahui sumber seketika pada saat komunikasi
berlangsung, seperti penerima memperhatikan dan mengerti pesan yang disampaikan
sumber.
Umpan balik tertunda
adalah umpan balik yang diterima sumber tidak secara langsung, melainkan setelah
komunikasi selesai dilakukan. Umpan balik tertunda ini terjadi dalam komunikasi yang
bermedia.
Contoh: Dalam komunikasi melalui medium surat kabar, umpan balik akan
diketahui/diterima oleh sumber atau komunikator membutuhkan tenggang waktu tertentu,
misalnya umpan balik disampaikan melalui telepon keredaksi atau surat dan pembaca.

f. Barier (Hambatan komunikasi)

Merupakan faktor-faktor yang menghambat dalam proses komunikasi, sehingga pesan yang
disampaikan tidak cukup jelas dan terjadi destrosi dalam komunikasi. Ada beberapa
hambatan komunikasi, antara lain.
1. Hambatan mekanis
yaitu faktor-faktor yang menghambat jalannya pesan secara fisik, biasanya terdapat pada
media yang dipakai dalam menyampaikan pesan.
2. Hambatan semantik
yaitu hambatan yang berhubungan dengan bahasa yang digunakan dalam penyampaian
pesan, sehingga terjadi perbedaan penafsiran atau salah pengertian terhadap suatu pesan
yang pada akhirnya terjadi salah komunikasi diantara pihak-pihak yang berkomunikasi.
3. Hambatan psikologis
merupakan faktor-faktor dalam diri komunikan/penerima (kondisi kejiwaan seseorang) yang
dapat menghambat jalanya komunikasi, seperti perasaan marah, sedih, kecewa, bingung
atau prasangka terhadap orang lain yang berkomunikasi dengannya.

g. Gangguan (Noise)
Merupakan sesuatu yang mempengaruhi jalannya suatu pesan, terhalangnya proses
penyampaian pesan atau yang mengganggu kamampuan pengiriman atau penerimaan
pesan, sehingga pesan yang diterima komunikan berbeda dengan pesan yang disampaikan
oleh sumber/komunikator.

Gangguan-gangguan dalam komunikasi antara lain:

1. Gangguan teknis

yaitu faktor-faktor yang mengganggu komunikasi, sehigga penerima merasakan perubahan

dalam informasi atau stimulus yang sampai kepadanya.

2. Gangguan statis
yaitu gangguan-gangguan yang sifatnya selalu tetap, tidak dapat ditolak dan dikontrol oleh
sumber atau komunikator. Misalnya: cuaca, hujan, petir dan lain-lain.

g. Pengaruh (efek, akibat, influence)

Merupakan dampak atau pengaruh dari pesan yang disampaikan sumber/komunikator ke
penerima. Komunikasi yang efektif tentu menimbulkan dampakpada penerima yang sesuai
dengan tujuan dan harapan dari sumber/komunikator. Efek atau pengaruh yang ditimbulkan
antara lain:
1. Efek kognitif
yaitu pengaruh pada komunikan berupa perubahan atau penambahan pengetahuan
tertentu. Contoh: Setelah menonton siaran berita, penerima pesan/komunikan memperoleh
tambahan informasi/pengetahuan mengenai masalah tertentu.
2. Efek efektif
yaitu pengaruh pada komuikan berupa perubahan sikap dan perasaanterhadap sesuatu.
Contoh: Setelah berkomunikasi dengan seseorang, bisa terjadi perubahan sikap dan tidak
suka menjadi suka atau dan berprasangka menjadi bersimpati atau sebaliknya
3. Efek konotif/psikomotorik
yaitu pengaruh pada komunikan/penerima berupa perubahan perilaku. Contoh: Setelah
mengikuti konseling perkawinan secara intensif, maka seseorang yang sebelumnya
memutuskan untuk bercerai kemudian mengurungkan niatnya dan mencoba untuk
mempertahankan perkawinannya.
TEKNIK KOMUNIKASI

1. Teknik berbicara dan bertanya efektif

Berbicara yang baik akan menghasilkan buah pikiran yang pisitif untuk memecahkan
masalah dalam hubungan antar manusia. Di dalam teknik berbicara, sebaiknya berlangsung
di dalam keadaan saling pengertian, saling menghargai, serta sikap saling memberi
tanggapan, agar berhasil di dalam pelaksanaan berkomunikasi. Teknik berbicara di dalam
berkomunikasi harus menyesuaikan diri antara komunikator dan komunikan mengenai
pesan yang dibawa di dalam percakapan.
Secara sederhana teknik berbicara dalam komunikasi secara aktif dan efektif adalah sebagai
berikut.
a. Memilih pokok persoalan yang dibicarakan
b. Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik
c. Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara
d. Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik
e. Menanggapi setiap reaksi, saran, atau usul dari lawan bicara
Di dalam pembicaraan hendaknya dapat mengendalikan luapan emosi, dan bersikap sopan
selama berbicara.

PRINSIP PRINSIP BERBICARA

Prinsip-prinsip berbicara yang perlu dipelajari adalah sebagai berikut.

a. Prinsip berbicara efektif
Berbicara efektif itu prinsipnya adalah berbicara seperlunya, menggunakan bahasa
indonesia yag baik dan benar. Prinsip berbicara efektif harus memperhatikan tata cara dan
adat sopan santun yang berlaku di dalam masyarakat, agar dalam pembicaraannya dapat
berjalan dengan lancar. Berbicara yang efektif akan menghasilkan buah pikiran yang positif
untuk memecahkan permasalahan dalam pergaulan antar manusia.

Agar dapat berbicara dengan efektif kita perlu mengetahui prinsi prinsip berikut.
1. Memberi kesempatan bicara pada lawan bicara
2. Menatap bergantian secara sopan
3. Berbicara dengan jelas, mudah dimengerti, dan jangan berisik
4. Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan Berbicara yang efektif
hendaknya mengeluarkan ide, pandangan pemikiran tentang bahan pembicaraan yang kaan
dibicarakan dalam bentuk tujuan-tujuan. Dalam penyampaian pesan berikanlah dengan
penuh perhatian kepada komunikan yang diajak berbicara. Gagasan dan ide yang dipilih
secara tepat, akan menjadikan pembicaraan yang efektif.

Teknik berbicara yang efektif dapat dilakukan sebagai berikut.

1. Menarik napas dalam-daam sebelum berbicara

2. Mengatur volume bicara agar lebih keras dari biasanya
3. Menggunakan kata-kata sehari-hari
4. Tunjukanlah pandangan ke seluruh pendengar
Kita perlu mempelajari prinsip-prinsip teknik berbicara, agar kita dapat berbicara secara
aktif dan efektif. Maksud efektif adalah berbicara secara menarik dan jelas, sehingga dapat
dimengerti dan mencapai tujuan yang dihapkan di dalam berkomunikasi. Berbicara aktif dan
efektif adalah berbicara secara menarik, jelas, dapat dimengerti, dan dapat mencapai tujuan
di dalam berkomunikasi.
Berbicara efektif akan meghasilkan buah pikiran yang positif untuk memecahkan
permasalahan dalam pergaulan antar manusia, diantaranya:
1. Memberi kesempatan berbicara kepada lawan bicara
2. Menatap bergantian secara sopan dan ramah tamah
3. Berbicara dengan jelas, dimengerti dan jangan berisik
4. Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan

b. Prinsip Motivasi
Prinsip motivasi adalah prinsip yang memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara
terhadap seseorang, kelompok dan umum. Sedangkan prinsip motivasi yang efektif adalah
berbicara secara efektif yang dapat membangkitkan minat para ppendengar.

Apabila para pendengar berminat mendengarkan pembicaraan, maka pembicaraan tersebut

akan mendatangkan respon yang baik sebagai umpan balik (feedback). Berbicara dengan
prinsip motivasi adalah sebagai berikut.
1. Memberikan dorongan
2. Menokohkan
3. Dorongan ingin mengetahui

c. Prinsip Perhatian
Prinsip perhatian ialah pemusatan pikiran pada suatu masalah atau objek tertentu.
Berbicara dengan prinsip perhatian akan berhasil apabila pembicaraan dpaat menarik
perhatian para pendengar. Agar para pendengar mau memperatikan dengan baik, maka
seorang pembicara harus mampu menarik perhatian dengan cara memberikan hal-hal atau
contoh-contoh aneh, lucu, sekonyong-konyong terjadi dan yang sesuai dengan kebutuhan.

d. Prinsip Keinderaan
Pembicaraan akan mudah ditangkap dan dimengerti oleh para pendengar, apabila
dilaksanakan sedemikian rupa. Di dalam prinsip ini, hendaknya apabila pembicara di depan
umum dengan meggunakan alat peraga yang lengkap. Alat-alat peraga merupakan alat
bantu di dalam pelaksanaan bicara dengan prinsip keinderaan. Alat-alat peraga yang
berhubungan dengan prinsip keinderaan adalah sebagai berikut.
1. Over Head Projector (OHP)
2. Film
3. Tape Recorder

e. Prinsip Pengertian
Prinsip pengertian menghendaki adanya hal-hal yang mudah dimengerti, mudah dihafal,
atau mudah tertanam dalam pikira seseorang. Oleh karena itu, apabila mengemukakakn
suatu hal, harus diusahakan uraiannya agar mudah dimengerti. Di dalam prinsip pengertian,
hendaknya pembicara memperhatikan hal-hal berikut.
1. Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian, kembali ke keseluruhuan
2. Uraian pembicaraan sistematis dan logis
3. Membuat ungkapan-ungkapan yang konkret

f. Prinsip Ulangan
Prinsip ulangan menghendaki hal-hal yang perlu diulang, agar permmasalahan lebih
meresap ke dalam hati pendengar, sehingga permasalahan tersebut mudah diingat selalu.
Untuk seorang komunikator, hendaknya hal atau permasalahan yang paling penting cara
penyampaiannya perlu diulang. Agar pembicaraan dapat berlangsung efektif, ketika
pembicara mulai memberikan penjelasannya, hendaknya komunikator mempunyai
persiapan tentang hal-hal yang akan dibicarakannya. Di dalam masalah ini sangat penting
sebab banyak pembicara di dalam menyampaikan permasalahannya kurang begitu lancar
bahkan tidak dimengerti tujuannya.

g. Prinsip Kegunaan
Hal-hal yang dirasa ada gunanya atau manfaatnya, akan tetap tinggal lama di dalam ingatan
seseorang. Contohnya, peserta seminar akan selalu menyaring tentang uraian-uraian mana
dari pembicaraan yang dirasa ada gunanya atau manfaatnya. Oleh karena itu, dalam
pembicaraan pidato, seminar, ceramah, harap ditekankan akan kegunaannya, agar
oembicaraan dapat diresapkan dan diingat oleh para pendengarnya.

TEKNIK MEMBACA EFEKTIF

Salah satu keterampilan berkomunikasi adalah membaca. Pada masa kini, setiap orang
seharusnya mempunyai kegemaran membaca, karena membaca sangat penting guna
memperluas wawasan. Membaca dapat berarti memahami arti kata tercetak atau tertulis
dengan tanda-tanda tertentu atau membaca arti sebuah lambang verbal, sehingga dapat
memberi makna pada tanda-tanda matematik, not musik, kode, rambu-rambu lalu lintas,
sikap, gerak-gerik, nada suara, air muka dan lain-lain.
Untuk meningkatkan kecepatan membaca pertama-tama kita perlu mengukur kecepatan
membaca. Untuk itu perlu diadakan pengukuran kecepatan membaca.

Rumusnya:
1. (Jumlah kata yang dibaca dibagi jumlah detik untuk membaca dikalikan 60) dikalikan
presentase pemahaman)
2. Kecepatan baca bergantung pada kebutuhan dan bahan yang dihadapi. Pada umumnya
kecepatan membaca dapat dirinci sebagai berikut.
a. Membaca secara skimming dan scanning (> 1000 kpm) Tips membaca skimming biasanya
digunakan untuk:
1. Mengenal bahan-bahan yang akan dibaca
2. Mencari jawaban atas pertanyaan tertentu
3. Mendapat struktur organisasi bacaan serta menentukan gagasan umum dari bacaan
b. Membaca dengan kecepatan tinggi (500 - 800 kpm)
Tips membaca seperti ini biasanya digunakan untuk:
1. Membaca bahan-bahan yang mudah dan telah dikenali sebelumnya
2. Membaca novel ringan untuk mengikuti jalan ceritanya

c. Membaca secara cepat (350 – 500 kpm)

Tips membaca seperti ini biasanya digunakan untuk:
1. Membaca bacaan yang mudah dalam bentuk deskripsi dan bahan-bahan nonfiksi lain
yang bersifat informatif
2. Membaca fiksi yang agak sulit untuk menikmati keindahan sastranya dan mengantisipasi
akhir cerita

d. Membaca dengan kecepatan rata-rata (250 – 350 kpm) Tips membaca seperti ini biasanya
digunakan untuk:
1. Membaca fiksi yang komplek untuk analisis watak dan jalan ceritanya
2. Membaca nonfiksi yang agak sulit untuk mendapatkam detail, mencari hubungan, atau
membuat evaluasi ide penulis

e. Membaca lambat (100 -125 kpm)

1. Mempelajari bahan-bahan yang sulit dan untuk menguasai lainnya
2. Menguasai bahan-bahan ilmiah yang sulit dan bersifat teknis
3. Membuat analisis bahan-bahan bernilai sastra klasik
4. Memecahkan masalah yang ditunjuk dengan bacaan yang bersifat instruksional
(petunjuk)

TEKNIK MENDENGAR SECARA EFEKTIF

Dalam setiap kegiatan berkomunikasi, mendengarkan aktif dan efektif sangatlah mutlak.
Kebanyakan dari kita hanya memfokuskan pada tanggung jawab dan tindakan penyampaian
pesan dan melupakan tanggung jawab kita sebagai penerima pesan. Agar dapat menjadi
pendengar yang efektif, kita memerlukan cara-caranya. Yang dimaksud efektif adalah
mendengar secara aktif. Ada beberapa cara yang dilakukan untuk mendengar secara aktif:
a. Mendengar dengan aktif dengan menangkap ungkapan non verbal sebaik
isyarat/petunjuk verbal.
b. Penerima pesan mengecek kembali, yaitu apa yang ada dibalik pesan yang diterimanya
untuk mengerti pesan apa yang sesungguhnya diterima.
c. Gambaran perilaku, ini merupakan gambaran individual yang sangat spesifik, kegiatan
pengamatan kepada orang lain tanpa membuat keputusan atau generalisasi tentang latar
belakang, orangnya atau sifatnya

1. Manfaat mendengarkan aktif dan efektif

a. Memberi kesempatan lawan bicara untuk mengeluarkan pendapat dan perasaannya,
memberi mereka apa yang diinginnya, didengarkan
b. Memungkinkan lawan bicara untuk merasa dihargai, dipahami dan diterima
c. Mengembangkan kompetensi, meningkatkan kemampuan anggota untuk masalah dan
solusi, memperbaiki alasan penilaian
d. Memungkinkan orang lain tetap bertanggung jawab
e. Memungkinkan lawan bicara untuk memikirkan dirinya sendiri, membangun
independensi
f. Menghemat waktu bagi mereka yang terlibat
g. Mengganti bahasa yang berat dan negatif dengan parafrase
h. Membangun hubungan kerja yang baik

2. Jenis mendengarkan yang aktif dan efektif yaitu sebagai berikut.

a. Mendengarkan secara evaluatif Ketika mendengarkan pembicaraan, pendengar
mendengarkan sambil mengadakan evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara.
Hasil penilaian ini disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai macam bentuk,
antara lain berupa; menolak, menyetujui (menyanggah atau mendukung isi pembicaraan).
b. Mendengarkan secara projektif
Pendengar berusaha memproyeksikan dirinya ke alam pikiran pembicara. Pendengar
berusaha memahami pembicara sampai pembicara selesai dan pendengar memahami
setiap arti kata dari pembicara.

3. Cara mendengarkan yang aktif dan efektif adalah sebagai berikut.

a. Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan
b. Tangkap pesan-pesan penting atau inti pembicaraan
c. Sebaiknya terlebih dahulu persiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan
d. Bila pembicaraan terjadi secara langsung tanpa menggunakan media komunikasi,
pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak
dipahami.

4. Teknik menulis secara efektif

Menulis dalam organisasi haruslah dilakukan dengan hati-hati, penuh perhitungan dan
sesuai dengan aturan bahasa yang berlaku. Pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan harus
dikelola terlebih dahulu atau harus ada pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Kadang-
kadang pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan harus tidak terorganisasi dengan baik.
Penyebab tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik antara lain:
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan secara tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
d. Informasi yang penting tidak terdapat dalam isi

5. Cara menulis pesan atau informasi yang efektif harus memperhatikan hal-hal berikut.
a. Subjek dan tujuan harus jelas
b. Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
c. Gagasan harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
d. Semua informasi yang penting harus sudah ada
e. Bahasa dan kalimat yang digunakan harus efektif (jelas, singkat, tepat dan sesuai dengan
situasi komunikasi).

a. Mulailah secepatnya
Apapun yang akan Anda tulis, mulailah sesegera mungkin untuk menuliskannya, jangan
menunggu terlalu lama. Jika suatu gagasan telh datang, segeralah menuliskannya walupun
anda sedang enggan untuk menulis. Jika anda merasa kekurangan ide, segera duduklah di
depan komputer dan hentakkan jari-jemari anda di atas papan tekan atau ambillah bolpin
dan selembar kertas, pasti akan ada ide atau gagasan yang muncul. Sehingga anda dapat
segera menulis.

b. Putarlah musik
Sambil menulis, putarlah musik kesukaan anda untuk memperlancar arus ide atau gagasan.
Belahan otak kiri kita bekerja berdasarkan logika dan otak kanan bekerja berdasarkan
emosi. Dengan memutar musik, maka otak kanan akan terstimulasi sehingga bisa
menghadirkan unsur emosi pada tulisan yang membuat isi tulisan lebih hidup.

c. Pilihlah waktu yang paling sesuai

Di antara kita ada yang sangat baik menulis pada pagi hari, sedangkan yang lain bisa lancar
menulis di keheningan malam. Ada juga seorang penulis internasional yang aktifitas
menulisnya speerti kelelawar, siang untuk beristirahat, sedangkan malamnya untuk
berkarya. Jadi setiap pribadi mempunyai waktu tersendiri yang paling efektif untuk menuls.
Oleh karena itu, pilihlah waktu yang paling tepat untuk menulis sesuai dengan suasana hati

e. Lakukanlah olahraga
Menulis merupakan aktifitas pikiran yang paling cukup menguras energi. Maka bila otak
anda sudah cukup tegang, segeralah berhenti sejenak. Lakukanlah olahraga rigan agar otak
mendapatkan cukup suplai oksigen sehingga pikiran menjadi segar kembali.

f. Pecahkan menjadi bagian kecil

Bila sesuatu yang kita tulis merupakan sebuah proyek besar, maka pecah-pecahlah bagian
yang besar menjadi bagian-bagian lebih kecil. Lalu kerjakan satu bagian pada suatu saat.
Seperti memcahkan sebuah batu besar, kita tidak mungkin menghantamnya sekaligus. Maka
kita pecahkan satu per satu bagian kecil terlebih dahulu, pasti lama-lama semua akan
terpecahkan juga.

g. Bacalah apa saja

Bacalah majalah, koran, novel, cerpen, lirik lagu, puisi, ensiklopida, buku-buku nonfiksi,
peribahasa, komik, atau apa saja. Hal ini dapat menambah wawasan tentang kehidupan,
pengguanan bahasa dan gaya penulisan.

h. Gunakanlah warna-warni
Pada saat menulis draf kasar tulisan, gunakanlah warna-warna yang berbeda untuk tiap
bagian atau gagasan. Hal ini dapat membantu untuk semua bagian kertas dengan lebih baik.
Warnawarna yang menarik akan mengaktifkan kerja otak kanan yang imajinatif sehingga
kedua belah otak kita bisa bekerja secara kongruen.

BENTUK KOMUNIKASI

Komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk, tergantung pilihan yang dianggap paling
tepat oleh pengirim. Komunikasi dapat berbentuk verbal maupun non verbal, formal atau
informal dan internal maupun eksternal. Komunikasi kantor adalah proses penyampaian
informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian itu bisa dari
seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada
unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara
tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara
efektif.

TUJUAN KOMUNIKASI

Setelah mengetahui apa itu pengertian komunikasi, berikutnya Anda perlu tahu tujuan
komunikasi. Secara singkat tujuan komunikasi adalah untuk menciptakan kesepahaman di
antara kedua belah pihak. Namun, masih ada sejumlah tujuan dari komunikasi yang perlu
Anda ketahui.
1. Menciptakan Kesepahaman
Tujuan utama komunikasi adalah menciptakan kesepahaman antara pengirim pesan dan
penerima pesan. Komunikasi yang efektif memastikan bahwa pesan yang disampaikan dapat
dipahami dengan jelas oleh penerima.

2. Menyampaikan Informasi
Komunikasi digunakan untuk menyampaikan informasi, baik itu berupa fakta, data, atau
pengetahuan baru. Tujuan ini membantu dalam memperluas wawasan dan pengetahuan
kita.

3.. Memengaruhi Sikap dan Perilaku

Komunikasi juga bertujuan untuk memengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku orang lain.
Melalui komunikasi persuasif, kita dapat mempengaruhi orang lain untuk mengubah
pandangan atau tindakan mereka.

4. Membangun Hubungan
Komunikasi berperan penting dalam membangun hubungan antarindividu atau kelompok.
Tujuan ini mencakup mempererat ikatan sosial, membangun kepercayaan, dan
meningkatkan kolaborasi.

5. Memecahkan Masalah
Komunikasi dapat digunakan sebagai alat untuk memecahkan masalah dan mengatasi
konflik. Melalui komunikasi yang efektif, kita dapat mencari solusi bersama, mendengarkan
perspektif orang lain, dan mencapai kesepakatan.

6. Meningkatkan Kinerja
Komunikasi yang baik dapat meningkatkan kinerja individu maupun kelompok. Dengan
berkomunikasi dengan jelas dan efektif, kita dapat mengkoordinasikan tugas, memberikan
umpan balik yang konstruktif, dan memotivasi orang lain.
JENIS JENIS KOMUNIKASI

a. Komunikasi Verbal
Diambil dari kata dasarnya, verbal berarti secara lisan (bukan tertulis), sedangkan
komunikasi verbal itu sendiri adalah semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau
lebih. Dalam dunia Bisnis komunikasi verbal dalam dunia bisnis merupakan salah satu
bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan
bisnis baik kepada pihak lain baik secara tertulis maupun secara lisan dengan struktur dan
terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai
dengan baik. Dalam dunis bisnis komunikasi verbal dapat diwujudkan dalam pembuatan dan
pengiriman surat, pemberian informasi kepada pelanggan, diskusi dalam tim, wawan cara
kerja, presentasi proposal dan masih banyak yang lain. Dalam perwujutannya komunikasi
verbal mengalami keterbasan bahasa sebagai berikut:

1. Keterbatasan kata yang tersedia untuk mewakili obyek, misalnya pada obyek orang,
benda, sifat, perasaan, obyek tersebut tidak semuanya tersedia dalam penyampaian dengan
menggunakan basaha verbal, jika itu dituangkan dalam komunikasi verbal cenderung
bersifat parsial, tidak sesuai dengan realita yang sebenarnya terjadi, seperti pengungkapan
baik-buruk, kayamiskin, pintar-bodoh dan lainnya.
2. Kata-kata yang bersifat ambigu dan kontekstual, dimana pengungkapan kata-kata
merepresentasikan persepsi dan interprestasi dari orang-orang yang berbeda, menganut
latar belakang sosial budaya yang berbeda pula, misalkan pada kata berat, dimana kata ini
memiliki banyak arti seperti, tubuh orang itu berat, pak guru memberikan sanksi yang berat,
ujian nasional ini terasa berat
3. Kata-kata mengandung bias budaya, dimana suatu kata pada daerah tertentu memiliki
arti yang berbeda pula pada daerah/budaya tertentu, misalkan awak, dalam bahasa minang
berarti saya/kita, namun jika berhadapan dengan orang palembang memiliki arti berbeda,
yaitu kamu.
4. Percampuran fakta, penafsiran dan penilaian, dalam perdakapan sering mencampurkan
fakta, penafsiran dan penilaian, yang menyebankan kekeliruan persepsi pada suatu kalimat.
b. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah
nonverbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-
kata terucap dan tertulis. Secara teoritis komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal dapat
dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin menjalin,
saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-hari, dalam dunis bisnis
perwujudan komunikasi nonverbal dapat dicontohkan mengkerutkan dahi, tersenyum,
tertawa menutup mulut, membuang muka, dimana disesuaikan dengan maksud yang akan
disampaikan kepada lawan bicara/penerima komunikasi.
Dalam perwujudannya komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur,
sehingga menjadikan komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari, seperti halnya seseorang
meminta bawahannya untuk mengambilkan buku di meja kerjanya yang berwarna merah,
bagai mana mengaplikasikannya? pastilah mengalami kesulitan. Komunikasi nonverbal juga
lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal.

c. Komunikasi Internal
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota
organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan
dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud
komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan
proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi
internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:

d. Komunikasi vertical
yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan
kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan
memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada
bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan
pengaduan, dsb. kepada pimpinan.

e. Komunikasi horizontal atau lateral

yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada
manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi
atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan,
pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari
beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan
kepuasan kerja.

f. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan
oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh
pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi
eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
a.Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya
bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki
keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk,
seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film
dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
g. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh
organisasi.

h. Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya
dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif,
berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi
dengan status masing - masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan
kepentingan dinas. Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara
dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip
dan struktur organisasi.

i. Komunikasi Nonformal
Komunikasi non formal adalah proses komunikasi yang berada di antara yang formal atau
resmi dengan yang tidak resmi atau informal. Komunikasi jenis ini biasanya berupa
komunikasi yang berhubungan dengan hubungan pribadi. Komunikasi informal adalah
komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan
atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk
memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang
bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip, atau rumor. Tentang komunikasi informal
sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat,
carilah sumber informasi yang dapat dipercaya, selalu gunakan akal sehat dan bertindak
berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul
melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada
seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai
kalangan. Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur.
Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial,
mempengaruhi orang lain, dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya
cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu.

SIFAT SIFAT KOMUNIKASI

Ada beberapa sifat dasar komunikasi yang memungkinkan terjadinya komunikasi, baik
antara seseorang dengan yang lain, maupun antar kelompok dengan kelompok lain atau
komunikasi alam spektrum yang sangat luas.

1. Seseorang membutuhkan informasi.

Bagaimanapun, setiap orang memerlukan semua jenis informasi Untuk bertahan hidup
dalam organisasi. Para anggota organisasi sering merasakan diri mereka dalam konteks
saling memerlukan untuk memberi atau menanyakan informasi. Suatu alasan logis bagi
menciptakan piramida organisasi dengan sedikit orang berada pada puncak struktur
organisasi dan banyak orang berada pada level bawah organisasi, karena keadaan ini dapat
dengan mudah digunakan penyebaran informasi melalui seluruh hirarki organisasi.
Informasi dipindahkan adalah suatu alasan yang penting bagi ekstensi komunikasi
organisasi.
2. Kebutuhan orang terhadap penguatan social.
Setiap anggota organisasi memiliki kebutuhan social dan psikologis social yang harus
dipenuhi. Hal ini mencakup kebutuhan bagi pengakuan, harga diri, dan pertumbuhan.
Orang-orang berkomunikasi untuk memenuhi untuk memenuhi kebutuhan ini dalam
hubungannya dengan orang lain dan berusaha memenuhinya untuk yang lain sebagaimana
kebutuhan mereka.

3. Seseorang mengarahkan yang lain menggunakan komunikasi.

Dalam organisasi ternyata orang diperintah atau diarahkan untuk melakukan komunikasi.
Mereka sering kali berbicara untuk memberikan ceramah, melaksanakan wawancara atau
menulis surat. Orang-orang mungkin juga merasa diarahkan untuk berkomunikasi dalam
situasi tertentu sebab mereka meyakini bahwa melakukan komunikasi sebagai bagian dari
tugas mereka.

4. Manusia berkomunikasi untuk mencapai sesuatu.

Komunikasi mencakup kondisi pisiologi dan psikologis dari individu seseorang. Sasaran
tertentu adalah dicapai melalui komunikasi dan kadang-kadang gaya interaksi seseorang
keluar dipengaruhi oleh hal-hal dalam hubungannya dengan yang lain, orang-orang
berkomunikasi dengan seseorang, manusia harus merasa tingkatan hubungan timbale balik
dengan orang lain. Selain itu, banyak masalah serius dapat dihasilkannya.

5. Komunikasi bersifat dinamis dan berjalan terus.

Ahli teori komunikasi berkomentar, bahwa: “siapapun tidak akan pernah menghindar dari
komunikasi”. Bagaimanapun, pernyataan tersebut mungkin berisikan terlalu banyaknyahal
negative dalam menguasai grammar bahasa Inggris sebagai pengetahuan. Konsep ini
memang begitulah adanya dalam bahasa Inggris. Sebab ketika seseorang menerima
dorongan komunikasi hampir sering secara tetap dari berbagai sumber yang luas, proses
memberikan informasi dan menerimanya menempati berbagai situasi secara konstan di
sekeliling kehidupan manusia.

6. Komunikasi bersifat fundamental dan bertujuan / bermanfaat.

Komunikasi ternyata membantu manusia untuk memperoleh apa yang diinginkannya.
Dengan kata lain, komunikasi mungkin membantu manusia mencapai sasaran atau
mencapai penguasaan social. Tetapi manusia juga menyesuaikan diri terhadap lingkungan
dan membantu suatu pengetahuan mereka beredar melalui komunikasi. Ketika seseorang
memasuki lingkungan baru yang berbeda sebelumnya, maka dia merasa tidak pasti dan
membingungkan. Maka dia memulai mengurangi ketidakpastian dengan melalui komunikasi.
Seseorang berinteraksi dengan orang lain, dia mencari informasi untuk memberikan
kepadanya dengan masukan / input tentang lingkungan baru yang dihadapi dan berpikir
melalui bermodalkan latar belakang dan pengalaman untuk menangkap informasi yang
mungkin berguna bagi sesorang sekarang. Bahkan bila semua informasi mulai muncul, maka
seseorang mulai menyesuaikan diri dan merasa lebih senang daan gembira.

7. Komunikasi adalah bersifat kebutuhan social.

Ketika seseorang mencoba membawa sesuatu yang baru terhadaap lingkungan tertentu, dia
memulai untuk mengembangkan keterampilan yang membolehkannya berinteraksi dengan
orang lain. Hal tersebut dapat dilakukan melalui interaksi yang mencapai sesuatu terhadap
oang lain dan memungkinkan orang lain juga mencapai kita. Komunikasi menjadi alat atau
wahana melaluinya kita mencoba persepsi kita dan gagasan-gagasan dengan orang lain.
Dalam kejadian seperti itu, kita mempelajari apakah pandangan tentang dunia bersifat
konsisten dengan pandangan orang lain. Tentu masih populeh istilah yang mengatakan
bahwa “manusia adalah makhluk social”, dan “tidak ada manusia di pulau ini”. Hal ini
membicarakan aspek spirit manusia sebagai makhluk hidup. Setiap orang memerlukan
orang lain dan keperluan ini terpuaskan melalui komunikasi, betapapun kecil sifat, aktivitas,
jenis dan tujuannya.

8. Komunikasi adalah bersifat kompleks.

Sejatinya dapat dilihat bahwa dasar bagi kebertahanan hidup seperti air, makanan dan
pakaian sebagai keadilan sederhana, utamanya sebab manusia yang melakukan komunikasi,
orang membuat komunikasi bersifat kompleks sebab manusia bersifat kompleks sebab
manusia bersifat kompleks dan tidak dapat di prediksi. Sikap manusia, orientasi, persepsi
dan gagasan-gagasan dapat mencakup dalam proses mengirimkan dan menerima informasi,
sebagaimana yang akan terlihat bahwa orang akan mendengar apa yang mereka katakana.
Jarang seseorang memindahkan secara sempurna informasi objektif tanpa menambahi
beberapa elemen subyektivitas. Bagi alasan ini komunikasi tidak dapat diakui sebagai ilmu
eksak. Mempelajari komunikasi sebenarnya mengarahkan kepada mempelajari aspek
prilaku manusia, seperti kepribadian, siakp motivasi, dan pembelajaran. Dan sebagian ahli
psikologi social menegaskan bahwa hanya sedikit sekali yang absolut dari bentuk perilaku
manusia.

KOMUNIKASI PENTING BAGI ORGANISASI/INDIVIDU

Komunikasi merupakan kebutuhan manusia yang sangat penting. Komunikasi dibutuhkan

untuk memperoleh atau memberi informasi dari atau kepada orang lain. Kebutuhan untuk
mendapatkan informasi semakin meningkat, sehingga manusia membutuhkan alat
komunikasi yang dapat digunakan kapanpun dan dimanapun mereka berad.a
Komunikasi merupakan elemen penting dalam organisasi. Karena tanpa adanya komunikasi
segala sesuatunya pasti tidak akan berjalan baik. Kemungkinan besar akan terjadi Miss
Komunikasi dengan rekan kerja atau atasan yang dampaknya cukup besar bagi individu
maupun organisasi.
DAFTAR PUSTAKA