MAKALAH “KORESPONDENSI BI”

Disusun oleh:

Tiara surya putri NIM 521074

SEKOLAH TINGGI TEKNIK MALANG

2022

Jl. Soekarno Hatta No.94, Mojolangu, Kec. Lowokwaru,

Kota Malang, Jawa Timur 65142
Email: stt@stt.ac.id Tlp: (0341) 412611
A PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah ini sesuai dengan apa yang diharapkan.
Adapun maksud dari pembuatan makalah ini adalah untuk
memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran, dan juga agar
penulis dan pembaca lebih mampu memahami bahasan dari makalah
ini. Makalah ini membahas salah satu sub bahasan dari mata kuliah
Administrasi Perkantoran yakni tentang Korespondensi.
Penulis berharap makalah ini dapat memberikan manfaat bagi
penulis pribadi dan pembaca, serta dapat memberikan wawasan yang
lebih luas dan pengetahuan kita tentangAdministrasi Perkantoran
khususnya tentang Korespondensi.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih terdapat kekurangan
maka dengan ini kritik dan saran yang bersifat membangun sangat
penulis harapkan. Akhir kata penulis mohon maaf jika ada kata yang
kurang berkenan.

Malang, 12 April 2022

Tiara Surya Putri

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................ii
DAFTAR ISI.................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR......................................................................................iv
DAFTAR LAMPIRAN....................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN................................................................................1
I.1 Latar Belakang.....................................................................................1
I.2 Rumusan Masalah...............................................................................2
I.3 Tujuan..................................................................................................2
I.4 Manfaat................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................3
II.1 Pengertian dan Pengetahuan Korespondensi....................................3
II.2 Pengertian dan Fungsi Surat..............................................................4
II.3. Macam-Macam Surat........................................................................7
II.4 Pengertian Surat Internal dan Surat Eksternal................................11
II.5 Bagian-Bagian Surat.........................................................................11
II.6 Penulisan Surat.................................................................................17
II.7 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar....................................25
BAB III PENUTUP......................................................................................44
III.1 Kesimpulan......................................................................................44
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................45

iii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Pengetahuan Korespondensi...................................................4

Gambar 2.2 Contoh alamat di luar surat....................................................14
Gambar 2.3 Contoh alamat di dalam surat................................................15
Gambar 2.4 Bagan Surat Lurus Penuh (Full Block Style)..........................20
Gambar 2.5 Bagan Bentuk Lurus (Block Style).........................................21
Gambar 2.6 Bentuk Tekuk (Indented Style)...............................................22
Gambar 2.7 Bagan Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)..................23
Gambar 2.8 Bagan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style)
dan Indonesia Baru (New Official Style)
....................................................................................................................
24
Gambar 2.9 Bagan Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style)..........25
Gambar 2.10 Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk.........................26
Gambar 2.11 Contoh Format Buku Agenda Surat Keluar.........................27
Gambar 2 12 Contoh Format Buku Agenda Surat Berpasangan.............27
Gambar 2.13 Contoh Kartu Kendali...........................................................29
Gambar 2.14 Contoh Surat Pengantar.......................................................29
Gambar 2.15 Proses Surat Masuk Tertutup/Rahasia................................32
Gambar 2.16 Proses Surat Masuk pada Surat Biasa................................33
Gambar 2.17 Proses Pengurusan Surat Keluar pada Surat Dinas...........38
Gambar 2.18 Contoh Lembar Disposisi.....................................................42

iv
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Kartu Pos...................................................................46

Lampiran 2. Contoh Warkat Pos................................................................46
Lampiran 3. Contoh Surat Bersampul........................................................47
Lampiran 4. Contoh Memo.........................................................................47
Lampiran 5. Contoh Nota Dinas.................................................................48
Lampiran 6. Contoh Telegram...................................................................48
Lampiran 7. Contoh Surat Dinas................................................................49
Lampiran 8. Contoh Surat Niaga...............................................................50
Lampiran 9. Contoh Surat Pribadi..............................................................51
Lampiran 10. Contoh Surat Sosial.............................................................52
Lampiran 11. Contoh Surat Biasa..............................................................53
Lampiran 12. Contoh Surat Edaran...........................................................54
Lampiran 13. Contoh Surat Pengumuman................................................55
Lampiran 14. Contoh Surat Internal...........................................................56
Lampiran 15. Contoh Surat Eksternal........................................................57

v
 BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar
Belakang

Pada era globalisasi saat ini, dimana dunia terasa semakin sempit
karena kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan
teknologi, terlihattuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin
meningkat dan semakin berat.Proses pelaksanaan administrasi dapat
dipercepat dan dipertepat serta praktis denganmemanfaatkan kemajuan
ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, disamping
denganmenggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip
administrasi, organisasi danmanajemen yang modern.
Ilmu Office Management sangat besar manfaatnya terutama bagi
pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa
kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan
kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi
penting bagi suatu organisasi, karena administrasi perkantoran
dilaksanakan di dalam kantor. Ketertiban dan kelancaran merupakan
faktor penting dalam kepengurusan administrasi. Salah satu tugas tata
usaha dari pengertian administrasi diatas berkaitan dengan keterangan,
surat menyurat dan warkat-warkat, sering disebut pekerjaan tulis menulis
yang kemudian terkumpul menjadi arsip.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam
menyampaikan suatu informasi baik secara individu maupun antar
organisasi. Di era berbasis teknologi seperti saat ini, surat masih sangat
berperan dalam kegiatan organisasi atau perkantoran. Surat memiliki
peranan penting bagi kelancaran kegiatan suatu organisasi dalam usaha
pencapaian tujuan. Tidak banyak yang dapat dilakukan oleh suatu
organisasi atau kantor tanpa keberadaan surat di dalam kegiatannya. Bagi
organisasi, surat merupakan alat komunikasi formal dan sumber informasi
yang resmi dan terpercaya, bahkan memiliki kekuatan hukum. Surat juga
memiliki fungsi sebagai bukti tertulis, bukti historis, pedoman kerja, alat
pengingat, jaminan keamanan, serta sebagai barometer maju mundurnya
suatu organisasi.
 Dalam suatu lembaga/instansi/organisasi, surat menyurat dapat
dilakukan baik secara intern maupun ekstern. Artinya dalam suatu
lembaga antar bagian atau
departemen dapat menggunakan media komunikasi dengan cara saling
menulis surat (korespondensi). Begitupula antar
lembaga/instansi/organisasi dapat berkomunikasi dengan surat-menyurat.
I.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari korespondensi?
2. Apa pengertian dan fungsi surat?
3. Sebutkan dan jelaskan macam-macam surat?
4. Apa pengertian dari surat internal dan surat eksternal?
5. Apa saja bentuk-bentuk dari surat?
6. Apa saja bagian-bagian surat?
7. Bagaimana teknik dalam pembuatan surat?
8. Bagaimana cara penanganan dari surat masuk dan surat keluar?
I.3 Tujuan
1. Dapat menjelaskan pengertian dari korespondensi
2. Dapat menjelaskan pengertian dan fungsi surat
3. Mengetahui macam-macam surat
4. Dapat menjelaskan pengertian surat internal dan surat eksternal
5. Mengetahui bentuk-bentuk dari surat
6. Dapat menjelaskan bagian-bagian surat
7. Dapat mengetahui teknik pembuatan surat
8. Mengetahui cara penanganan surat masuk dan surat keluar
I.4 Manfaat
1. Bagi Penulis
Mendapatkan informasi tentang Organisasi Perkantoran.
2. Bagi STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo
Penulis berharap penulisan ini dapat memberikan manfaat sebagai
bahan untuk menambah pengetahuan dan sebagai bahan frekuensi
bagi kepustakaan sehingga bermanfaat bagi mahasiswa lain

2
 BAB II
PEMBAHASA
N

II.1 Pengertian dan Pengetahuan Korespondensi

a. Pengertian Korespondensi
Korespondensi (correspondence) artinya surat-menyurat atau
komunikasi dengan surat. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
menyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat.
Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat.
Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi
dengan menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi
dengan menggunakan surat disebut koresponden. Dalam
lingkungan perkantoran, korespondensi adalah komunikasi antara
seorang pegawai dan orang lain, antara pegawai dan instansi atau
sebaliknya, antara organisasi atau sebaliknya, antara instansi dan
instansi, antara organisasi dan organisasi dan sebaliknya dengan
menggunakan surat sebagai media. Aktivitas berkorespondensi
tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman dan
penerimaan surat.
b. Pengetahuan Korespondensi
Pengetahuan seputar korespondensi dapat dibagi menjadi tiga
bagian terpenting, yaitu terkait dengan pengetahuan tentang
bahasa surat, pengetahuan tentang penulisan surat; pengetahuan
tentang pengiriman dan penerimaan surat. Hal tersebut dapat
disimak dalam Gambar
1. Pengetahuan tentang bahasa surat, mencakup sifat bahasanya
dan berbagai aspek pengetahuan kebahasaan yang diperlukan
2. Pengetahuan tentang penulisan surat, mencakup bentuk-
bentuk surat, bagian-bagian surat,tahap-tahap penulisan surat
dan jenis-jenis surat beserta penulisannya
3. Pengetahuan pengiriman dan penerimaan surat, mencakup

3
berbagai hal yang berkenaan dengan masalah pengiriman dan
penerimaan surat.

4
 Bahasa
Surat

Pengetahuan
Korespondensi

Penerimaan Penulisan
dan Pengiriman Surat
Surat

Gambar 2.1 Pengetahuan Korespondensi

II.2 Pengertian dan Fungsi Surat

a. Pengertian Surat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua cetakan
ketiga tahun 1994, kata surat mempunyai arti kertas dan
sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya
sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis.
Pengertian surat seperti ini adalah pengertian surat secara umum.
Sementara itu, pengertian surat dalam lingkup administrasi ialah
suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta
secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Pengertian surat menurut Djoko Purwanto “surat adalah sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis maupun nonbisnis”. (2008:2). Selain itu, menurut
Ida Nuraida mengemukakan surat sebagai “suatu media
komunikasi yang berisi pernyataan tertulis yang berisi data atau
informasi yang ingin disampaikan atau ditanyakan kepada si
penerima surat”. (2013: 61).
Sedangkan Seojito dan Solchen mengemukakan pengertian

5
surat dalam berbagai sudut pandang, “ditinjau dari isinya, surat
merupakan jenis

6
 karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud
dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya,
ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan
tertulis, ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana
komunikasi”.(2004:1).
Ada juga pendapat yang diungkapkan oleh Drs. Engel Bertus
Martono, mengenai “surat hanyalah secarik kertas bertuliskan
berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi
individu atau kelompok”. Dan menurut Drs. H. Suhanda Panji
menyatakan bahwa surat adalah sehelai kertas atau lebih yang
membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh
seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun
kedudukan dalam organisasi atau kantor.
b. Fungsi dan Prinsip Surat
Fungsi dan kedudukan surat dalam kinerja kantor setiap
organisasi atau lembaga pasti memiliki pengelolaan surat menyurat
yang berbeda-beda. Surat yang dimiliki dapat menyangkut
kelangsungan hidup organisasi dan mempunyai kepentingan bagi
organisasi. Karena pentingnya surat maka penyimpanannya akan
dilakukan secara teratur dalam suatu tempat sehingga setiap akan
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Surat
tersebut harus disimpan dengan baik karena mempunyai fungsi dan
nilai kegunaan didalamnya. Selain sebagai sarana atau wahana
komunikasi surat juga mempunyai fungsi antara lain :
1) Menurut Barthos (2009 : 36), surat mempunyai fungsi sebagai
berikut:
a) Wakil dari pengirim atau penulis.
b) Bahan Pembukti.
c) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
d) Alat pengukur kegiatan organisasi.
e) Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
2) Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008 : 2-3) antara lain:

7
a) Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat
merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan
praktis.

8
 b) Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang
membawa pesan, misi atau informasi yang hendak
disampaikan kepada penerima.
c) Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana
komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan
bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
d) Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat
digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk
di tindak lanjuti.
e) Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam
kegiatan atau aktifitasnya
dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan
kegiatan selanjutnya baginya.
f) Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti
jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan
pada surat gadai dan lain sebagainya.
g) Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara
dua pihak dengan kekutan hukum, semisal dalam surat
kontrak.
h) Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro,
kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima
surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.
i) Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik
waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah
dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
Sedangkan prinsip-prinsip surat menurut Moekijat (2001 : 52)
ada empat prinsip yang akan memungkinkan dalam menulis
sepucuk surat agar memberikan kesan yang baik dan pada waktu
bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnya mengenai apa
yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :
1) Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun
ada beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih
9
mungkin

10
 menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk
menyatakan arti yang penulis ingin sampaikan.
2) Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misal, kata “ apakah yang
dimaksud ini apa itu ?”, maka surat tersebut dikatakan tidak
jelas.
3) Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang
sedehana akan memberikan arti yang lebih jelas daripada
menggunakan kata-kata yang panjang dan sulit.
4) Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang
bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan
penulisan yang lancar membentuk nada surat.
II.3. Macam-Macam Surat
Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat
yang beredar, baik wujud, tujuan, isi, jumlah penerima, keamanan isinya,
urgensi penyelesaian, sumber dan pengelolaannya. Penggolongan surat
dimaksudkan untuk menentukan tindakan penanganan surat sesuai
dengan tingkat kepentingannya. Menurut Laksmi,dkk (2015 : 94-95) jika
diklasifikasikan maka surat dapat dibedakan dalam berbagai hal seperti
dibawah ini :
a. Berdasarkan wujudnya
Berdarakan wujudnya, surat dibedakan dalam beberapa macam
antara lain:
1) Kartu Pos
Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton
berukuran 10 x 15 cm.Kartu pos dipergunakan untuk
menyampaikan berita pendek yang isinya dapatdiketahui orang
lain.
2) Warkat Pos
Warkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat dari
sehelai kertas yangtelah dicetak, dapat dilipat seperti amplop.
Warkat pos dipergunakan untukmenyampaikan berita pendek
yang isinya dapat diketahui orang lain. Ukuran warkat pos

11
 adalah 6x 12 cm.
3) Surat Bersampul
Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai
sampul. Surat bersampuldigunakan untuk :

12
 a) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang
lain.
b) Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkat
pos, dan lebih menghormati pihak yang dikirimi berita.
4) Memorandum dan nota
Morandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang
pokok- pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk
bawahan atau sebaliknya. Nota adalahsurat yang hanya dibuat
oleh atasan untuk bawahannya. Pada dasarnya isi nota
samadengan isi surat dinas, hanya lebih ringkas tetapi jelas.
5) Telegram
Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas
dengan bahasa yang jelas dan memuat berita-berita yang
penting saja untuk dituliskan.
b. Berdasarkan sifat isi dan asalnya
Berdasarkan sifat isi dan asalnya, surat dibedakan menjadi
beberapa macam antara lain:
1) Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau
administrasi pemerintah.Surat dinas dibuat oleh instansi
pemerintah dan dikirim kepada semua pihak yangmemiliki
hubungan dengan instansi tersebut, karena surat dinas sifatnya
resmi, makasurat tersebut ditulis menggunakan bahasa ragam
resmi.Contoh surat dinas diantaranya adalah surat keputusan,
instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan,
pengumuman dan surat undangan rapat dinas.
2) Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Surat
niaga dibuat olehsuatu perusahaan yang ditujukan kepada
semua pihak. Contoh surat niagadiantaranya adalah surat
pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang
danperiklanan.

13
 3) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang
ditujukan kepada keluarga,teman atau kenalan. Karena surat
pribadi sifatnya akrab, maka menggunakan bahasayang santai
dan luwes untuk menambah rasa kekeluargaan atau
persahabatan.
4) Surat Sosial
Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh orang atau perusahaan
guna mempererat hubungan kerjasama atau hubungan
kekeluargaan antar dua pihak. Secara umum surat sosial
terbagi dalam dua ruang lingkup yakni dalam lingkup hubungan
masyarakat dan lingkup hubungan bisnis.
c. Berdasarkan jumlah penerima
Dilihat dari jumlah penerima surat, maka surat dapat dibedakan
menjadi beberapamacam antara lain :
1) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus ditujukan kepada seorang
pejabat, atau instansi tertentu (untuk individual atau organisasi).
2) Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dibuat oleh instansi luar. Isi
surat ini adakalanya hanya ditujukan kepada pejabat tertentu
yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya
disebarkan kepada lingkungan yang luas (edaran umum).
3) Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada para
pejabat, karyawandan masyarakat umum (untuk sekelompok
masyarakat).
d. Berdasarkan keamanan isinya
Dilihat dari keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi
beberapa macam antaralain :
1) Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau
14
naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan
rahasia keamanan negara

15
 ataupun rahasia pribadi seseorang. Surat seperti ini
berhubungan erat dengan keamanan negara, dan biasanya
diberi tanda “SRHS” atau “SR”.
2) Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang
hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
3) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang berisi masalah umum dan biasa,
bukan rahasia, yang bila diketahui orang lain tidak merugikan
lembaga atau pejabat yang bersangkutan.
e. Berdasarkan urgensi penyelesaian
Berdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi :
1) Surat Sangat Segera (Kilat)
Surat sangat segera (kilat) adalah surat yang isinya harus
sesegera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus
sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian
surat ini harus lebih diprioritaskan daripada surat lainnya. Jadi,
surat sangat segera harus diutamakan penyelesainnya.
2) Surat Segera
Surat segera adalah surat yang harus segera diketahui dan
ditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada
kesempatan pertama tetapi disesuaikan dengan pedoman yang
berlaku pada instansi yang bersangkutan.
3) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera
diketahui dan ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang
diterima harus segera dibalas agar komunikasi dapatberjalan
dengan lancar.
f. Berdasarkan prosedur pengurusannya
Menurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi :
1) Surat Masuk
Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk

16
menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada
pihak yang lain.

17
 2) Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor,
berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang)
yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar
biasanya dikirim melalui pos atau kurir.
g. Berdasarkan jangkauannya
Menurut jangkauannya surat digolongkan menjadi :
1) Surat Intern
Surat intern adalah surat yang hanya digunakan untuk
berkomunikasi dalam suatu kantor atau instansi yang
bersangkutan.
2) Surat Ekstern
Surat ekstern adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi
dengan pihakpihak diluar kantor instansi yang bersangkutan.
II.4 Pengertian Surat Internal dan Surat Eksternal
a. Surat Internal
Surat internal adalah jenis surat yang ditujukan untuk lingkungan
organisasi atau nstansi itu sendiri, artinya baik pengirim maupun
penerima surat berada di dalam satu instansi.
b. Surat eksternal
Surat Eksternal adalah jenis surat yang ditujukan untuk pihak
lingkungan di luar lembaga atau di luar organisasi atau instansi
pengirim surat.
II.5 Bagian-Bagian Surat
Secara umum, bagian-bagian surat yang umumnya digunakan adalah
sebagai berikut (Donni Juni Prianisa, 2017) :
1. Kepala surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-
tengah. Kepala surat menyebutkan :
a. Nama kantor/jawaban/perusahaan/organisasi
b. Alamat
c. Nomor telepon
18
d. Nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail

19
 Dalam surat dagang disebut pula :
a. Alamat kantor cabang
b. Nama bankir
c. Nama usahanya, misalnya ekspor-impor
d. Gambar-gambar yang bersifat reklame
Kepala surat menunjukan resminya sebuah surat. Oleh karena itu,
jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan
pribadi. Surat dinas terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya
halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat,
sedangkan lembar yang lainnya tidak.
2. Nama tempat dan tanggal
Nama tempat menunjukan tempat surat tersebut ditulis. Nama
tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah
blangko surat resmi yang memuat kepala surat. Tanggal surat
diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas
(bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan
bawah. Tanggal surat menunjukan tanggal surat itu dikirim, bukan
tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah
surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang.
Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau
lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.
Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat, tetapi dengan
huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
3. Nomor
Surat resmi selalu diberi :
a. Nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar)
b. Kode
c. Tahun
Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun
guna nomor surat, yaitu:
a. Memudahkan mengatur penyimpanan.
b. Memudahkan mencari kembali.
20
c. Mengetahui jumlah surat yang keluar.

21
 d. Mempercepat penyelesaian surat-menyurat.
e. Memudahkan petugas kearsipan.
4. Lampiran
Lampiran menunjukan sesuatu yang disertakan bersama surat,
misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.
Penulisan kata nomor dan lampiran boleh disingkat, tetapi harus
dilakukan dengan taat asas. Jika nomor disingkat, nomor lampiran
juga harus disingkat Lamp. Jika hendak ditulis lengkap, keduanya
harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis
dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata, tetapi, jika
bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya, Lamp.:
empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar.
5. Hal/perihal
Hal/perihal menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Oleh
karena itu, pembaca surat dapat mengetahui masalah yang
dituliskan dalam surat itu. Misalnya, jadwal diklat. Jika tidak
adayang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dituliskan. Selain
nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat
surat yang dikirmkan itu. Dalam hal ini demikian, sifat surat
biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal.
6. Alamat surat
Alamat surat ini selain dicantumkan pada kertas surat, juga
dicantumkan pada sampul surat. Alamat surat dapat berfungsi
sebagai:
a. Alamat petunjuk langsung bagi penerima surat;
b. Petunjuk arsiparis dalam menyimpan surat;
c. Mempermudah petugas pos;
d. Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjendela.
Alamat surat terdapat dua macam, alamat surat yang dituliskan
didalam surat (yang ditulis di dalam surat) dan alamat surat yang
diruliskan diluar surat (yang ditulis di sampul surat).
a) Alamat Luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat.
22
Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi
kurir dalam

23
 menyampaikan surat itu. Alamat luar disusun berturut-turut
sebagai berikut:
a. Nama orang/jabatan
b. Nama instansi
c. Nama jalan, nomor rumah bangunan, nama kota serta
kode pos. Alamat pengiriman lazimnya ditulis di halaman depan
kiri atas, tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang
sampul. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop, surat yang
telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatam ganda
sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak diatas.

Gambar 2.2 Contoh alamat di luar surat

b) Alamat Dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas

surat. Fungsi alamat dalam adalah sebagai pengontrol bagi
penerima surat, bahwadiri nyalah yang berhak menerima surat
itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk
mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses
pemasukan surat ke dalam surat. Penulisan alamat surat hampir
sama dengan alamat luar. Alamat dalam berturut-turut
menyebutkan:
a. Nama orang/jabatan
b. Nama jalan dan nomor rumah/gedung
24
 c. Nama kota
Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan
kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak
disingkat atau diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis
dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Didepan
nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. (Yang
terhormat). Kata sapaan bapak, Ibu, atau lainnya dapat ditulis
didepan nama orang. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti
nama jabatan. Surat hendaknya dialamatkan kepada
pejabatnya, bukan kepala instansinya. Jika pejabat itu tidak
diketahui dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor,
dapat dipakai istilah Kepala atau Pemimpin, bukan pimpinan.
Nama jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat.
Misalnya, Jalan Jenderal Basuki Rahmat, sedangkan nama kota
tidak didahului dengan kata depan di.

Gambar 2.3 Contoh alamat di dalam surat

7. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum
ia berbicara secara tertulis. Dalam surat resmi, salam pembuka
yang biasa digunakan ialah Dengan hormat. Penulisannya diakhiri
dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8. Isi surat (tubuh)
Pada umumnya isi surat terdiri atas tiga hal, yaitu pembukaan, isi
yang sesungguhnya, dan penutup. Pembukaan berguna untuk
mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.
Misalnya, “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal ... “
25
“Dengan ini kami beri tahukan ...”

26
 Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan
atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya, “Dengan
ini kami beri tahukan kepada Saudara ...” (kata “Saudara” jangan
disingkat “’Sdr.”) Penutup surat merupakan simpulan yang
berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya penutup berisi
ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam
isi surat atau harapan penulis surat. Misalnya, “Atas perhatian
Bapak, kami ucapkan terima kasih.” “Demikian pemberitahuan
kami, harap Saudara maklum.” “Mudah-mudahan keterangan
yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara.”
9. Salam Penutup
Salam penutup terdiri atas:
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Terang
d. Nomor Kepegawaian.
Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup.
Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antar instansi
peemrintah) dapat dipakai salam penutup. Misalnya, “Salam kami,”
“Hormat kami,” atau Wassalam.
10. Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan
kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain
yang berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis di sebelah
kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal dan lampiran, sebaris
dengan NIP atau nomor yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai
dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan. Pada
tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan,
seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga
tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita
mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya
ditinggalkan selembar sebagai arsip.

27
II.6 Penulisan Surat
Mengingat fungsi strategis yang melekat dalam surat, diperlukan
pemahaman yang memadai tentang syarat-syarat surat yang baik. Untuk
menyusun surat yang baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
yaitu sebagai berikut (Donni Juni Prianisa, 2017) :
1. Menetapkan terlebih dahulu maksud pembuatan surat, yaitu pokok
pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat,
apakah itu berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan,
permintaan, laporan, atau hal lain :
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu per satu secara runtut,
logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang
menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-
lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuuk sendiri.
5. Memerhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-
bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana
digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang
Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa
Indonesia.
7. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
8. Pengetahuan terkait dengan ketatausahaan kantor.
Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat menjadi surat yang
efektif adalah sebagai berikut :
1. Teknik penyusunan
Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar,
yaitu :
a. Penyusunan letak bagian-bagian surat.
b. Pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi.
c. Pemakaian kertas yang sesuai dengan kepentingan.

28
 2. Isi surat
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
Dengan cara ini, penerima surat akan memahami isi surat dengan
tepat dan tidak ragu- ragu, dan pengiriman surat mendapatkan
jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa
Bahasa yang digunakan dalam surat perlu memenuhi beberapa
hal, antara lain :
a. Penggunaan bahasa yang baku.
b. Penggunaan bahasa yang jelas dan tidak mengandung
multitafsir (bermakna ganda).
c. Lugas, yang berkaitan dengan penggunaan kata-kata yang tidak
bertele- tele.
d. Efektif dan efisien dari segi penggunaan bahasa ataupun kata.
e. Kesatupaduan antara kata dan bahasa yang digunakan pada
tiap-tiap paragraf.
f. Bernalar logika kebahasaan yang runut anrtara yang satu dan
yang lainnya.
g. Menarik atau mengandung bahasa rasa bahasa: kosa kata
tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-
hal yang tidak menyenangkan
h. Taat asas.
Teknik pembuatan surat agar dapat berfungsi dengan baik, maka
perlu memperhatikan hal-hal berikut:
a. Teknik Pembuatan Surat
1) Penggunaan Kertas
Harus mengacu pada standarisasi penggunaan kertas surat.
a) Kertas surat harus bersih dan tidak kumal.

29
 b) Kualitas kertas yakni HVS (Houtvrij Schrijfpapier)1yakni
kertas tulis bebas serat kayu, dengan kualitas kertas bagus.
c) Ukuran 21 cm x 29 cm (A4 = kuarto), bukan kertas folio (F4).
Berat kertas 70-80 gram.
d) Kertas bisa berukuran 10 cm x 15 cm (A5 = Octavo).
e) Sampul surat bisa ukuran 10 cm x 15 cm (kabinet kecil) atau
ukuran 10 cm x 24 cm (kabinet besar).

f) Cara melipat surat:

 Kertas A4 dengan sampul kabinet kecil = 3 lipatan
 Kertas A4 dengan sampul kabinet besar = 2 lipatan
 Kertas A5 dengan sampul kabinet kecil = 2 lipatan
 Kertas A5 dengan sampul kabinet besar = 1 lipatan
2) Pengetikan atau Percetakan Surat
Isi surat diketik atau dicetak (diprint) dengan huruf-huruf yang
jelas dan tidak ada kesalahan dalam pengetikan. Terjadinya
salah ketik maupun salah cetak bisa menimbulkan kesan yang
tidak baik dan menimbukan keragu-raguan atas isi surat. Jarak
baris surat, bisa 1 spasi, 1 ½ spasi, atau 2 spasi tergantung
kebutuhan akan keindahan dan peampilan surat.
3) Bentuk atau Model Surat
Bentuk atau model surat berkaitan dengan kecocokan atau
kepantasan. Tujuannya agar surat terlihat rapi, bagus dan
serasi. Bentuk surat disesuaikan dengan perincian isi surat, dan
panjang/pendek surat.
b. Bentuk-bentuk Surat
Yang disebut bentuk surat adalah tata letak atau posisi
bagian- bagian surat. Masing-masing bagian amat penting
peranannya untuk menjadi bahan identifikasi atau petunjuk
memproses surat itu.
Pemakaian bentuk surat oleh setiap organisasaiatau
instansi berbeda tergantung kepada kebiasaan atau peraturan
instansi itu. Bentuk-bentuk surat antara lain:
30
31
1) Bentuk lurus penuh (Full Block Style)
Bentuk lurus penuh semua isi surat ditulis mulai dari batas
garis kiri. Untuk menunjukkan batas-batas bagian dan paragraf
cukup dengan menambahkan jarak spasi.

Gambar 2.4 Bagan Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

2) Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk lurus pada dasarnya sama bentuk lurus penuh
perbedaannya hanya terletak pada penulisan tanggal surat,
salam penutup, tanda tangan, dan nama terang serta
jabatanyang ditulis bagian kanan surat.

32
 Gambar 2.5 Bagan Bentuk Lurus (Block Style)

3) Bentuk Tekuk (Indented Style)

Bentuk tekuk semua penulisan baris surat ditulis mulai dari garis
batas kiri kecuali tanggal surat, salam penutup, tanda tangan,
nama terang, dan jabatan. Setiap paragraf ditulis dengan sedikit
masuk dari garis batasan kiri.

33
 Gambar 2.6 Bentuk Tekuk (Indented Style)
4) Bentuk Setengah Lurus(Semi Block Style)
Bentuk setengah lurus merupakan gabungan dari bentuk tekuk
dan bentuk lurus. Pada bentuk ini alamat surat ditulis seperti
halnya pada bentuk lurus. Untuk penulisan setiap paragraf pada
bagian isi surat dilakukan seperti pada bentuk tekuk, dan bagian
yang lain seperti tanggal surat, salam penutup, tanda tangan,
nama terang, jabatan ditulis seperti yang terdapat dalam bentuk
lurus dan tekuk. Bentuk setengah lurus kini dipergunakan dalam
surat-surat resmi Indonesia dengan dua variasi, yaitu:

34
 Gambar 2.7 Bagan Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
5) Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk resmi (official Style) ada dua yaitu gaya baru dan gaya
lama. Pada penulisan bentuk official style gaya lama, alamat
dalam sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi di
garis bawahi. Pada isi surat menjorok lima spasi dan
penandatanganan berada di kanan. Sedangkan, pada bentuk
official style gaya baru penempatan alamat tujuan dan isi surat
ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal.
Penulisan salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama
penanda tangan dan NIP dimulai dari tengah kertas.

35
Gambar 2.8 Bagan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official
Style) dan Indonesia Baru (New Official Style)
6) Bentuk Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk surat menggantung atau surat bentuk alinea
menggantung juga disebut sebagai hanging paragraph style.
Setiap alinea pada surat bentuk menggantung ditulis secara
menggantung. Artinya, hanya awal alinea saja yang dimulai dari
margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke
dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

36
 Gambar 2.9 Bagan Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style)

II.7 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

a) Prosedur pengurusan surat masuk
Setiap organisasi pasti memiliki prosedur dalam
menjalankan kegiatan pengelolaan surat-menyurat. Pengelolaan
surat suatu organisasi tidak selalu sama dengan pengelolaan
surat pada organisasi lainnya. Prosedur pengelolaan surat
merupakan serangkaian langkah

yang dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar

sebagai usaha penunjang kelancaran kegiatan administrasi
dalam suatu organisasi. Masing-masing organisasi memiliki
kebijakan tersendiri dalam menentukan pengelolaan surat-
menyurat di perusahaannya. Pengelolaan surat masuk
merupakan suatu rangkaian kegiatan penanganan surat masuk
yang terdapat dalam suatu instansi atau lembaga. Wursanto
(2004:232) mengemukakan bahwa dalam mengelola surat masuk

37
 terlebih dahulu perlu
menetapkan organisasi pengelolaan surat masuk.

38
 Sistem pengurusan surat masuk yang banyak dikenal dan
digunakan di lembaga atau organisasi di Indonesia yaitu sistem
buku agenda dan sistem kartu kendali. Pengurusan surat masuk
dan surat keluar dengan buku agenda dikenal sebagai
pengelolaan surat degan sistem tradisional. Sedangkan
penanganan surat dengan menggunakan kartu kendali biasa
disebut dengan sistem kearsipan baru.
1) Sistem Buku Agenda
Pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda
adalah pengurusan surat masuk dengan melakukan pencatatan
surat pada buku agenda. Buku agenda surat masuk adalah
buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang
diterima. Buku yang biasa digunakan untuk mencatat surat
masuk biasanya berupa buku tulis tebal.
Ada beberapa macam format buku agenda yang biasa
digunakan untuk melakukan pencatatan surat, yaitu buku
agenda surat masuk, buku agenda verbal (surat keluar), dan
buku agenda berpasangan. Buku agenda verbal (surat keluar)
adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang
dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain baik perorangan
maupun organisasi. Sedangkan buku agenda berpasangan
adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang
masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu.
Berikut ini adalah contoh tabel format buku agenda surat
masuk menurut Sri Endang (2009:12) :

Gambar 2.10 Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk

Selanjutnya untuk format buku agenda surat keluar dapat
dilihat pada tabel format buku agenda surat keluar menurut Sri
39
Endang (2009:13) berikut ini :

40
 Gambar 2.11 Contoh Format Buku Agenda Surat Keluar
Format buku agenda berpasangan menurut Sri Endang
(2009:13) disajikan pada tabel berikut :

Gambar 2 12 Contoh Format Buku Agenda Surat Berpasangan

Proses pengurusan surat masuk dengan sistem buku
agenda menurut Sri Endang (2009: 15) yaitu sebagai berikut :
a) Penerimaan surat
 Mengumpulkan dan menghitung surat masuk
 Meneliti ketepatan alamat
 Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah
diterima
b) Penyortiran surat
Kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa,
penting, rahasia) maupun surat pribadi.
c) Pencatatan surat
 Membaca surat (dinas, biasa, penting)
 Memeriksa lampiran-lampiran
 Membubuhkan stempel agenda
 Mencatat surat dalam buku agenda masuk

41
 d) Pengarahan surat
Menentukan pejabat mana yang harus menangani
surat,dengan menyertakan lembar disposisi (untuk
mencatat instruksi pimpinan).
e) Penyampaian surat
Menyampaikan surat kepada
pejabat/karyawanberdasarkan disposisi pimpinan, dan
mencatat dalambuku ekspedisi intern.
f) Penyimpanan surat
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Ciri khusus pemrosesan surat masuk dengan buku agenda
yaitu terletak pada tahap pencatatan surat masuk. Seluruh
surat masuk diperiksa dan dicatat pada buku agenda
selanjutnya diproses sesuai dengan informasi yang terkandung
dalam surat.
2) Sistem Kartu Kendali
Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali
adalah pengurusan surat masuk dengan menggunakan lembar
pengantar yang di dalamnya memuat informasi tentang
pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat. Kartu
kendali menurut Sedianingsih (2010: 83) “… adalah lembar
kertas tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat.”
Sebelum dikelola, surat masuk dilampiri dengan kartu kendali
rangkap 3 dengan warna kertas yang berbeda-beda. Berikut
contoh format kartu kendali dan lembar pengantar surat masuk
menurut Sedianingsih (2010: 95-96) :

42
 Gambar 2.13 Contoh Kartu Kendali

Gambar 2.14 Contoh Surat Pengantar

Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu pengurusan surat
penting, pengurusan surat rahasia, dan pengurusan surat
biasa. Pembagian pengurusan surat masuk tersebut
dikarenakan perbedaan tahap pengelolaan dan perangkat yang
digunakan. Pemrosesan surat masuk penting menggunakan
kartu kendali, sedangkan surat biasa dan rahasia
menggunakan lembar pengantar.
Menurut Sri Endang (2009: 21) langkah-langkah pengurusan
surat masuk penting dengan sistem kartu kendali adalah
sebagai berikut :
43
 a) Penerimaan surat masuk
b) Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat
surat untuk dibaca dan dicatat dalam kartu kendali
rangkap tiga.
c) Pencatat surat menyerahkan surat beserta tiga lembar
kartu kendali kepada pengarah surat untuk diperiksa.
d) Pengarah surat memeriksa pengisian kartu kendali,
menyimpan kartu kendali I sebagai kartu kontrol, dan
meyerahkan surat beserta kartu kendali II dan III kepada
unit pengolah.
e) Unit pengolah memparaf kartu kendali kemudia
menyerahkan surat, kartu kendali III dan lembar disposisi
rangkap dua kepada pimpinan. Jika sudah, kartu kendali
III dan lembar disposisi II disimpan, surat dan lembar
disposisi I diserahkan kepada unit pelaksana sesuai
dengan isi disposisi.
f) Unit pengolah mengembalikan kartu kendali II kepada
pengarah surat untuk selanjutnya diteruskan kepada
penata arsip.
g) Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai
dengan disposisi pimpinan, surat dan lembar disposisi I
diserahkan kepada unit pengolah untuk disimpan.
h) Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-aktif,
surat dan kartu kendali III ditukar dengan kartu kendali II
pada penata arsip.
Pengurusan surat biasa dan surat rahasia dengan lembar
pengantar memiliki tahapan yang lebih sederhana daripada
pengurusan surat penting yang menggunakan lembar kartu
kendali.Menurut Sri Endang (2009: 21) pengurusan surat
masuk biasa yaitu surat-surat masuk yang bersifat biasa
dikumpulkan terlebih dahulu selama 1 atau 2 hari kemudian
baru dicatat pada lembar pengantar berangkap 2. Setelah
44
dicatat surat tersebut disampaikan ke unit pengolah untuk
dibubuhi paraf pada kedua lembar pengantar, kemudian lembar
pengantar 1 dikembalikan ke unit pencatat. Sedangkan proses
pengurusan surat masuk rahasia menurut Sri Endang (2009:
22) yaitu sebagai berikut :

45
 a) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan
menyerahkan kepada pencatat surat
b) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke
dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu
menyerahkan kepada pengarah surat
c) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar
dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
d) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar
pengantar 1 dan 2
e) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar
pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada
pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.
Proses penanganan surat masuk sistem kartu kendali dan
lembar pengantar secara umum memang dibedakan menjadi
tiga macam yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat
biasa, dan pengurusan surat rahasia. Wursanto (2004:237)
menggambarkan proses surat masuk pada surat penting
sebagai berikut.

Gambar 2.14 Proses Surat Masuk pada Surat Penting

46
 Pada bagan di atas dapat kita ketahui bahwa pengurusan
surat mula- mula dimulai dari unit penerimaan surat. Surat
masuk termasuk surat penting diterima kemudian diteruskan
kepada unit penyortir. Unit penyortir kemudian membuka surat
dan meneruskan kepada pencatat surat agar surat dicatat
menggunakan kartu kendali rangkap 3. Setelah kartu kendali
diisi, surat beserta kartu kendali diserahkan ke unit pengarah
dilengkapi dengan lembar disposisi. Unit pengarah meneruskan
surat-surat penting tersebut kepada unit pengolah dengan
catatan kartu kendali lembar pertama ditinggal di unit pengarah,
sedangkan kartu kendali lembar kedua dan ketiga ikut
diteruskan ke unit pengolah bersama dengan surat tersebut.
Pengurusan surat rahasia dan surat biasa pada dasarnya sama
dengan pengurusan surat penting, hanya saja terdapat
beberapa tahap yang lebih sederhana. Pengurusan surat
rahasia dan surat biasa sama-sama menggunakan lembar
pengantar. Adapun penggambaran proses surat masuk
tertutup/rahasia menurut Wursanto (2004: 242) dalam bagan
yaitu sebagai berikut.

Gambar 2.15 Proses Surat Masuk Tertutup/Rahasia

47
 Pengurusan surat rahasia/tertutup dimulai dari unit penerima
surat. Surat diterima, disortir dan diserahkan ke unit pencatatat.
Unit pencatat meneruskan surat tersebut ke unit pengarah
dengan dilampiri lembar pengantar surat rahasia yang sudah
diisi. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang masih
dalam keadaan tertutup beserta lembar pengantar surat kepada
unit pengolah. Setelah sampai di unit pengolah surat diterima
dan lembar pengantar surat rahasia tersebut ditandatangani
kemudian dikembalikan ke unit pengarah untuk diteruskan ke
unit arsip.Secara garis besar pengurusan surat masuk biasa,
sama dengan pengurusan surat rahasia. Wursanto (2004:243)
mengemukakan bahwa “pada dasarnya proses pengurusan
surat biasa sama dengan pengurusan surat rahasia.
Perbedaannya hanya terletak pada lembar pengantar yang
dipergunakan.” Lembar yang dipergunakan dalam mengelola
surat masuk biasa disebut dengan lembar pengantar biasa.
Adapun proses surat masuk pada surat biasa dapat dilihat pada
gambar berikut.

Gambar 2.16 Proses Surat Masuk pada Surat Biasa

48
 Pengurusan surat masuk dalam suatu organisasi pada
dasarnya melewati beberapa tahapan pokok yang sama
meskipunsistem yang digunakan oleh tiap-tiap organisasi
berbeda. Prosedur pengelolaan surat masuk secara umum
menurut Sedianingsih, dkk (2010: 85) yaitu sebagai berikut :
1. Menyortir/memisahkan
Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain,
diperiksa kebenaran alamatnya, dan dikelompokkan
surat terbuka dan tertutup.
2. Membuka surat
Surat-surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanya
surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu di mana
atasan meminta membuka surat pribadinya. Supaya
tidak rusak dalam waktu membuka surat, gunakan pisau
surat atau mesin pembuka surat pada bagian atas atau
salah satu sisinya.
3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
Setelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal,
dan lampiran setiap surat.
4. Pencatatan surat
Setelah diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku
agenda surat atau kartu kendali.
5. Membaca dan memberi catatan
Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk
tidak diberi coret-coretan
6. Menyampaikan surat kepada pimpinan
7. Distribusi (disposisi) surat ke departemen lain
8. Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di
tempat Prosedur pengelolaan surat masuk atau tata aliran
surat masuk
menurut Sutarto (1992:231) melalui beberapa tahap, yaitu:
“penerimaan surat, membuka surat/menstempel,

49
mengelompokkan surat, menilai surat, mencatat surat penting,
dan mengarahkan surat.”

50
Penerimaan surat dilaksanakan oleh petugas penerima surat,
kemudian surat-surat masuk digolongkan menurut sifat dan
derajat kepentingannya. Untuk surat-surat rahasia tetap
dibiarkan tertutup tanpa membuka sampulnya. Setelah
dikelompokkan surat disusun sesui kronologis tanggal
kemudian dilakukan pencatatan. Surat kemudian disampaikan
kepada pimpinan atau unit pengolah dengan dilampiri lembar
disposisi. Setelah mendapatkan disposisi pimpinan surat
kemudian diproses sesuai intruksi yang ada di lembar disposisi.
Surat yang telah selesai diproses kemudian diserahkan kepada
penata surat untuk disimpan.
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk dalam suatu
organisasi melalui 6 (enam) tahap pokok yaitu: tahap
penerimaan surat, tahap penyortiran surat, tahap pencatatan
surat, tahap pengarahan dan pendistribusian surat kepada
yang bersangkutan, tahap pengolahan surat, dan tahap
penyimpanan surat.
a) Penerimaan surat
Merupakan kegiatan penerimaan surat yang masuk ke
organisasi baik dari perorangan maupun organisasi lain.
b) Penyortiran
Kegiatan memilah dan mengelompokkan surat
berdasarkan sifat dan urgensi penanganannya.
c) Pencatatan surat
Setelah dipilah dan dikelompokkan surat masuk
kemudian dibaca (untuk surat yang sifatnya tidak tertutup
atau rahasia) kemudian dicatat dengan menggunakan
buku agenda atau kartu kendali. Surat yang bersifat
tertutup/rahasia langsung dicatat tanpa membuka dan
membacanya.
d) Pengarahan dan pendistribusian surat

51
Surat masuk yang telah dicatat kemudian diarahkan
kepada pimpinan organisasi untuk didisposisi dan
kemudian

52
 didistribusikan kepada unit-unit sesui dengan isi disposisi
atau arahan pimpinan.
e) Pengolahan surat
Tindak lanjut dari pengarahan surat sesuai dengan
disposisi pimpinan.
f) Penyimpanan surat
Setelah surat selesai diproses, langkah terakhir yaitu
melakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap
surat masuk yang telah ditindaklanjuti.
b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan oleh
perorangan maupun instansi. Surat keluar menurut Sri Endang
(2009:8) “surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi
untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun
kelompok” dengan kata lain surat keluar adalah surat yang dibuat
dan dikirimkan kepada pihak lain baik untuk perorangan maupun
organisasi.
Pengelolaan surat keluar adalah serangkaian proses
penanganan surat masuk yang ada di suatu organisasi atau
instansi. Sistem yang digunakan dalam mengelola surat keluar
sama dengan sistem pengelolaan surat masuk, yaitu sistem buku
agenda dan kartu kendali. Pengelolan surat keluar sistem kartu
kendali menurut Wursanto (2004: 249) “... pada dasarnya tidak jauh
berbeda dengan pengolalaan surat masuk.”
1. Sistem Kartu Kendali dan Lembar Pengantar
Penanganan surat keluar juga dibedakan menjadi tiga
macam seperti surat masuk, yaitu surat keluar penting, rahasia,
dan biasa yang penanganannya menggunakan kartu kendali
dan atau lembar pengantar. Perbedaan penanganan surat
tersebut hanya terletak pada penggunaan kartu kendali dan
lembar pengantar. Surat keluar penting menggunakan lembar
kartu kendali, sedangkan surat keluar rahasia dan biasa

53
menggunakan lembar pengantar.

54
 Adapun proses pengelolaan surat keluar menurut Wursanto
(2004: 249) dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu :
a. Tahap pertama yaitu pengonsepan surat keluar yang
dilakukan oleh satuan kerja pengelolah.
b. Tahap kedua konsep surat diketik menjadi surat dinas yang
kemudian diserahkan kepada unit pencatat untuk dicatat dan
diproses lebih lanjut. Surat yang telah dicatat kemudian
diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan
untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani surat
dikembalikan ke unit tata usaha/sekretaris untuk dilampiri
kartu kendali atau lembar pengantar yang telah diisi sesui
dengan surat yang akan dikeluarkan. Sebelum dikirim surat
diberi nomor surat, cap dinas, dan tembusan surat terlebih
dahulu. Setelah surat asli dikirim ke alamat tujuan kartu
kendali lembar pertama disimpan di unit pengarah, kemudian
lembar ke II dan ke III dikirim ke satuan kerja pengolah
bersama tembusan arsip. Oleh unit pengolah kartu kendali
lembar ke II dan III ditandatangani sebagai bukti bahwa
konsep surat dinas telah selesai diproses dan telah dikirim.
Selanjutnya kartu kendali lembar ke II diteruskan unit penata
arsip, sedangkan kartu kendali lembar ke III bersama konsep
surat disimpan di unit pengolah sebagai arsip. Untuk lebih
memperjelas alur pengelolaan surat keluar. Adapun proses
pengurusan surat keluar dapat dilihat pada gambar proses
pengurusan surat keluar pada surat dinas berikut.

55
 Gambar 2.17 Proses Pengurusan Surat Keluar pada Surat
Dinas
Keterangan:
KSD : Konsep Surat
Dinas SD : Surat Dinas
2. Sistem Buku Agenda
Pengelolaan surat keluar sistem buku agenda pada
dasarnya sama dengan sistem kartu kendali. Tahap-tahap
pokok pengelolaan surat keluar sistem buku agenda sebagian
besar sama dengan tahap pengelolaan sistem kartu kendali,
perbedaannya terdapat pada tahap pencatatan. Sistem buku
agenda melakukan penctatan surat keluar pada buku agenda
surat keluar, sedangkan pencatatan surat keluar sistem kartu
kendali dilaksankan menggunakan kartu kendali.
Menurut Sri Endang, dkk (2009:31) prosedur pengurusan
surat keluar sistem buku agenda yaitu melalui beberapa tahap
berikut :
1. Pembuatan konsep yang dilakukan oleh pimpinan atau
sekretaris atau yang berwenang.
2. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi
tanda/paraf (acc) pada konsep.
3. Konsep dicatat dalam buku register atau media
pencatatan untuk mendapatkan nomor surat.

56
4. Pengetikan konsep surat diketik dengan tembusannya.
5. Pemeriksaan pengetikan

57
 6. Penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang
berwenang
7. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri
menyinggung sedikit dari tanda tangan, harus tegak.
8. Melipat dan menyampul surat
9. Pengiriman surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke
kantor pos dicatat di buku ekspedisi ekstern.
10. Surat/tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai
dengan sistem penyimpanan yang digunakan.
Berdasarkan dua uraian pendapat yang telah dipaparkan di
atas, dapat diketahui bahwa secara umum proses pengelolaan
surat keluar baik dengan sistem kartu kendali ataupun buku
agenda memiliki tahapan pokok yang sama. Sedianingsih
(2010: 89) mengemukakan pengelolaan surat keluar secara
umum sebagai berikut :
1. Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan
dengan mendapatkan tanda tangan pimpinan atau point-
point yang diberikan pimpinan.
2. Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali
Setelah dikonsep, staf kesekretariatan mencatat surat
tersebut pada buku agenda atau kartu kendali, data-data,
nomor urut, tanggal pengiriman, hal, dan alamat tujuan.
3. Mengetik konsep surat – bentuk akhir
Pengetikan konsep dengan jarak dua spasi, untuk
memudahkan pimpinan mengoreksi atau sisipan yang
dibutuhkan. Setelah konsep disetujui oleh pimpinan, maka
diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat.
4. Meminta tanda tangan kepada pimpinan
Surat diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani
dengan cara meletakkan pada map untuk ditandatangani
(signature folder). Sebelum surat dikirim, tembusan harus
diarsipkan sesuai dengan sistem yang dipakai.

58
5. Mengecek surat yang akan dikirim

59
 Jika tidak ada bagian khusus, maka staf sekretariat yang
harus mengatur pengiriman surat keluar.
6. Mendistribusikan surat
Surat siap dikirim baik melalui pos, jasa kurir, atau jika
dalam kota biasanya dapat menggunakan office boy kantor.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan
bahwa prosedur pengelolaan surat keluar meliputi beberapa
tahap pokok yaitu: pembuatan konsep surat, persetujuan
konsep, pencatatan surat, pengetikan konsep menjadi surat,
penandatanganan surat, pengiriman surat, dan terakhir
penyimpanan surat.
1. Pembuatan konsep
Merupakan kegiatan merancang surat yang dilakukan
oleh pihak yang berkepentingan.
2. Persetujuan konsep
Rancangan atau konsep surat diserahkan kepada
pimpinan untuk dikoreksi dan disetujui.
3. Pencatatan surat
Setelah konsep surat disetujui kemudian dibawa kepada
petugas pencatat surat untuk dicatat dan dimintakan
nomor surat.
4. Pengetikan konsep menjadi surat
Konsep surat yang sudah disetujui dan sudah
mendapatkan nomor kemudian diketik rapi dan dicetak.
5. Penandatanganan surat
Surat yang telah tercetak kemudian dimintakan tanda
tangan pimpinan dan cap dinas kantor serta digandakan
sejumlah yang diperlukan untuk disimpan. Surat asli
kemudian dimasukkan kedalam sampul sehingga siap
untuk dikirim.
6. Pengiriman surat
Pengiriman surat dilakukan dengan mencatat terlebih
60
dahulu surat keluar pada buku ekspedisi, kemudian
dapat dikirim melalui pos, agen, maupun kurir dari dalam
kantor.

61
 7. Penyimpanan surat
Hasil penggandaan surat keluar asli yang telah dikirim
kemudian disimpan sesuia dengan sistem yang
digunakan sebagai arsip surat keluar kantor atau
organisasi.
c) Peralatan Pengelolaan Surat
Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut :
1. Kartu kendali
Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk
menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat
dinas. Kartu kendali dapat digunakan sebagai pengganti dari
buku agenda, karena dengan menggunakan buku agenda justru
akan mempersulit dalam penemuan informasi suatu surat
secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur pencatatan dan
pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk
sampai disimpan. (Zulkifli Amsyah, 2005 : 57).
Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi
suatu surat agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda.
Sebab kartu kendali disusun sistematis didalam kotak,
sedangkan buku agenda susunannya kronologis.
2. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan
disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan
kebawahan maupun sebaliknya. (Basir Barthos, 2009 : 5)
Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat
dari pimpinan mengenai suatu surat.
Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun
pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar
disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja
pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta
penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat
dengan ukuran setengah kuarto.

62
 Gambar 2.18 Contoh Lembar Disposisi
3. Folder
Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun
penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol
pada sisi atas untuk menempatkan titel file yang bersangkutan.
Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga
dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder
terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya
berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi dengan
(tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan
bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Bartos Bashir,
2009 : 198) .
4. Guide (penunjuk atau pemisah)

63
 Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu
disimpan, sekaligus berfungsi sebagai pemsah antara berkas-
berkas tersebut. Guide berbentuk segi panjang dan terbuat dari
kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24
cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya
yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode
klasifikasi dan disusun secara berdiri. (Basir Barthos, 2009 :199)
5. Tickler file (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu
kendali atau kartu pinjam arsip. (Basir Barthos, 2009 : 200)
6. Filling cabinet (lemari arsip)
Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang
telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya.
Filling cabinet berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat,
tahan air, tahan panas serta praktis. (Basir Barthos, 2009 : 201)
7. Buku agenda
Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari
surat yang dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat
bantu untuk mencari surat yang disimpan di file dan merupakan
referensi pertama untuk mencari surat.

64
 BAB III
PENUTU
P

III.1 Kesimpulan
Dalam lingkungan perkantoran, korespondensi adalah komunikasi
antara seorang pegawai dan orang lain, antara pegawai dan instansi atau
sebaliknya, antara organisasi atau sebaliknya, antara instansi dan
instansi, antara organisasi dan organisasi dan sebaliknya dengan
menggunakan surat sebagai media. Pengetahuan seputar korespondensi
dapat dibagi menjadi tiga bagian terpenting, yaitu terkait dengan
pengetahuan tentang bahasa surat, pengetahuan tentang penulisan surat;
pengetahuan tentang pengiriman dan penerimaan surat.
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan
komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik
atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.
Orang yang menulis surat harus menguasai tata tulisan dan memiliki
keterampilan menulis kalimat efektif dan mengembangkan paragraf serta
dapat mengaplikasikan kaidah-kaidah ejaan yang berlaku untuk penulisan
bahasa yang digunakan. Fungsi secara garis besar adalah sebagai bukti
hitam diatas putih, pengungkap banyak hal dan informasi, dan perekam
peristiwa, karena surat dapat dibaca kembali oleh pembaca..
Macam-macam surat dapat dibagi berdasarkan wujudnya,
berdasarkan sifat isi dan asalnya, berdasarkan jumlah penerima,
berdasarkan keamanan isinya, berdasarkan urgensi penyelesaiannya,
berdasarkan prosedur pengurusannya, dan berdasarkan jangkauannya.
Bentuk tata letak surat pada prinsipnya dapat dibedakan menjadi bentuk
lurus penuh, lurus, setengah lurus, lekuk, resmi, alinea menggantung,
serta surat resmi gaya lama dan baru. Secara umum, bagian-bagian surat
yang umumnya digunakan, yaitu kepala surat, nama tempat dan tanggal,
nomor, lampiran, hal/perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat
(tubuh), salam penutup, dan tembusan.

65
 DAFTAR PUSTAKA

Donni Juni Prianisa, S. M. (2017). Manajemen Sekretaris Perkantoran.

Bandung: CV Pustaka Setia.

Dr. Laksmi, M., Fuad Gani, M., & Drs. Budiantoro, M. (2015). Manajemen
Perkantoran Modern. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Drs. H.M. Sugeng Hidayat, M., & Jumiatin, U. (2016). Prosedur

Pengelolaan Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian
Informasi Pada Kantor Kecamatan Pamulang. Jurnal Sekretaris,
91-96.

Drs. Yohannes Suraja, M. M. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang:

Dioma. Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi Bahasa Indonesia,

(Yogyakarta: Graha
Ilmu,Cet. I, 2014)

Sedianingsih, dkk. (2010). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.

Jakarta: Kencana.

Sri Endang R, dkk. (2009). Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar
(Mail Handling). Jakarta: Erlangga

Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius

66
 LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Kartu Pos

Lampiran 2. Contoh Warkat Pos

67
Lampiran 3. Contoh Surat Bersampul

Lampiran 4. Contoh Memo

68
Lampiran 5. Contoh Nota Dinas

Lampiran 6. Contoh Telegram

69
Lampiran 7. Contoh Surat Dinas

70
Lampiran 8. Contoh Surat Niaga

71
Lampiran 9. Contoh Surat Pribadi

72
Lampiran 10. Contoh Surat Sosial

73
Lampiran 11. Contoh Surat Biasa

74
Lampiran 12. Contoh Surat Edaran

75
Lampiran 13. Contoh Surat Pengumuman

76
Lampiran 14. Contoh Surat Internal

77
Lampiran 15. Contoh Surat Eksternal

78