KORES PONDENSI

MAKALAH

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas kelompok mata kuliah:

Manajemen Perkantoran

Dosen pengampu:
Yusuf Nasrulloh, S.Pd.I,MM

Disusun oleh:
Azizah
Euis
Reni
Wiwin

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI)
BHAKTI PERSADA BANDUNG
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah ini sesuai dengan apa yang diharapkan.
Adapun maksud dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran, dan juga agar penulis dan pembaca
lebih mampu memahami bahasan dari makalah ini. Makalah ini membahas salah
satu sub bahasan dari mata kuliah Administrasi Perkantoran yakni tentang
Korespondensi.
Penulis berharap makalah ini dapat memberikan manfaat bagi penulis
pribadi dan pembaca, serta dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan
pengetahuan kita tentang Administrasi Perkantoran khususnya tentang
Korespondensi.
Penulis menyadari bahwa Makalah ini masih terdapat kekurangan maka
dengan ini kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan.
Akhir kata penulis mohon maaf jika ada kata yang kurang berkenan.

Bandung, Februari 2022

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................ii

DAFTAR ISI..........................................................................................................iii

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................iv

DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

I.1 Latar Belakang................................................................................................1

I.2 Rumusan Masalah...........................................................................................2

I.3 Tujuan.............................................................................................................2

I.4 Manfaat...........................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................3

II.1 Pengertian dan Pengetahuan Korespondensi.................................................3

II.2 Pengertian dan Fungsi Surat..........................................................................4

II.3. Macam-Macam Surat...................................................................................7

II.4 Pengertian Surat Internal dan Surat Eksternal............................................11

II.5 Bagian-Bagian Surat....................................................................................11

II.6 Penulisan Surat............................................................................................17

II.7 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar................................................25

BAB III PENUTUP...............................................................................................44

III.1 Kesimpulan.................................................................................................44

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................45

iii
DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Pengetahuan Korespondensi ...............................................................

4

Gambar 2.2 Contoh alamat di luar surat ...............................................................

14

Gambar 2.3 Contoh alamat di dalam surat ............................................................

15

Gambar 2.4 Bagan Surat Lurus Penuh (Full Block Style) .....................................
20

Gambar 2.5 Bagan Bentuk Lurus (Block Style) ....................................................

21

Gambar 2.6 Bentuk Tekuk (Indented Style) ..........................................................

22

Gambar 2.7 Bagan Surat Setengah Lurus (Semi Block Style) ...............................
23

Gambar 2.8 Bagan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style) dan

Indonesia Baru (New Official Style) ......................................................................

24

Gambar 2.9 Bagan Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style) .....................

25

Gambar 2.10 Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk ....................................

26

Gambar 2.11 Contoh Format Buku Agenda Surat Keluar ....................................

27

Gambar 2 12 Contoh Format Buku Agenda Surat Berpasangan .........................

27

Gambar 2.13 Contoh Kartu Kendali .....................................................................

29

iv
Gambar 2.14 Contoh Surat Pengantar ...................................................................
29

Gambar 2.15 Proses Surat Masuk Tertutup/Rahasia............................................. 32

Gambar 2.16 Proses Surat Masuk pada Surat Biasa .............................................

33

Gambar 2.17 Proses Pengurusan Surat Keluar pada Surat Dinas .........................
38

Gambar 2.18 Contoh Lembar Disposisi ................................................................

42

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Kartu Pos ............................................................................. 46

Lampiran 2. Contoh Warkat Pos ...........................................................................

46

Lampiran 3. Contoh Surat Bersampul ...................................................................

47

Lampiran 4. Contoh Memo ...................................................................................

47

Lampiran 5. Contoh Nota Dinas ...........................................................................

48

Lampiran 6. Contoh Telegram ..............................................................................

48

Lampiran 7. Contoh Surat Dinas ...........................................................................

49

Lampiran 8. Contoh Surat Niaga ..........................................................................

50

Lampiran 9. Contoh Surat Pribadi ........................................................................

51

v
Lampiran 10. Contoh Surat Sosial ........................................................................
52

Lampiran 11. Contoh Surat Biasa .........................................................................

53

Lampiran 12. Contoh Surat Edaran .......................................................................

54

Lampiran 13. Contoh Surat Pengumuman ............................................................

55

Lampiran 14. Contoh Surat Internal...................................................................... 56

Lampiran 15. Contoh Surat Eksternal ...................................................................

57

vi
 BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini, dimana dunia terasa semakin sempit karena
kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan teknologi,
terlihattuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan semakin
berat.Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta
praktis denganmemanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi
tersebut, disamping denganmenggunakan cara kerja yang sesuai dengan
prinsip-prinsip administrasi, organisasi danmanajemen yang modern.
Ilmu Office Management sangat besar manfaatnya terutama bagi pimpinan
dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan
tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam
kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi,
karena administrasi perkantoran dilaksanakan di dalam kantor. Ketertiban dan
kelancaran merupakan faktor penting dalam kepengurusan administrasi. Salah
satu tugas tata usaha dari pengertian administrasi diatas berkaitan dengan
keterangan, surat menyurat dan warkat-warkat, sering disebut pekerjaan tulis
menulis yang kemudian terkumpul menjadi arsip.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam
menyampaikan suatu informasi baik secara individu maupun antar organisasi.
Di era berbasis teknologi seperti saat ini, surat masih sangat berperan dalam
kegiatan organisasi atau perkantoran. Surat memiliki peranan penting bagi
kelancaran kegiatan suatu organisasi dalam usaha pencapaian tujuan. Tidak
banyak yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi atau kantor tanpa
keberadaan surat di dalam kegiatannya. Bagi organisasi, surat merupakan alat
komunikasi formal dan sumber informasi yang resmi dan terpercaya, bahkan
memiliki kekuatan hukum. Surat juga memiliki fungsi sebagai bukti tertulis,
bukti historis, pedoman kerja, alat pengingat, jaminan keamanan, serta sebagai
barometer maju mundurnya suatu organisasi.
Dalam suatu lembaga/instansi/organisasi, surat menyurat dapat dilakukan
baik secara intern maupun ekstern. Artinya dalam suatu lembaga antar bagian
atau departemen dapat menggunakan media komunikasi dengan cara saling
menulis surat (korespondensi). Begitupula antar lembaga/instansi/organisasi
dapat berkomunikasi dengan surat-menyurat.
I.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari korespondensi?

2. Apa pengertian dan fungsi surat?

3. Sebutkan dan jelaskan macam-macam surat?

4. Apa pengertian dari surat internal dan surat eksternal?

5. Apa saja bentuk-bentuk dari surat?

6. Apa saja bagian-bagian surat?

7. Bagaimana teknik dalam pembuatan surat?

8. Bagaimana cara penanganan dari surat masuk dan surat keluar?

I.3 Tujuan

1. Dapat menjelaskan pengertian dari korespondensi

2. Dapat menjelaskan pengertian dan fungsi surat

3. Mengetahui macam-macam surat

4. Dapat menjelaskan pengertian surat internal dan surat eksternal

5. Mengetahui bentuk-bentuk dari surat

6. Dapat menjelaskan bagian-bagian surat

7. Dapat mengetahui teknik pembuatan surat

8. Mengetahui cara penanganan surat masuk dan surat keluar

I.4 Manfaat

1. Bagi Penulis

Mendapatkan informasi tentang Organisasi Perkantoran.

2. Bagi STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo

Penulis berharap penulisan ini dapat memberikan manfaat sebagai bahan

untuk menambah pengetahuan dan sebagai bahan frekuensi bagi
kepustakaan sehingga bermanfaat bagi mahasiswa lain

2
 BAB II PEMBAHASAN

II.1 Pengertian dan Pengetahuan Korespondensi

a. Pengertian Korespondensi

Korespondensi (correspondence) artinya surat-menyurat atau

komunikasi dengan surat. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
menyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat.
Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini
berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan
menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi dengan
menggunakan surat disebut koresponden. Dalam lingkungan
perkantoran, korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai
dan orang lain, antara pegawai dan instansi atau sebaliknya, antara
organisasi atau sebaliknya, antara instansi dan instansi, antara organisasi
dan organisasi dan sebaliknya dengan menggunakan surat sebagai
media. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu
penulisan, pengiriman dan penerimaan surat.
b. Pengetahuan Korespondensi

Pengetahuan seputar korespondensi dapat dibagi menjadi tiga

bagian terpenting, yaitu terkait dengan pengetahuan tentang bahasa
surat, pengetahuan tentang penulisan surat; pengetahuan tentang
pengiriman dan penerimaan surat. Hal tersebut dapat disimak dalam
Gambar
1. Pengetahuan tentang bahasa surat, mencakup sifat bahasanya dan
berbagai aspek pengetahuan kebahasaan yang diperlukan
2. Pengetahuan tentang penulisan surat, mencakup bentuk-bentuk
surat, bagian-bagian surat,tahap-tahap penulisan surat dan jenis-jenis
surat beserta penulisannya
3. Pengetahuan pengiriman dan penerimaan surat, mencakup berbagai
hal yang berkenaan dengan masalah pengiriman dan penerimaan
surat.

3
 Bahasa
Surat

Pengetahuan
Korespondensi

Penerimaan Penulisan
dan Pengiriman Surat
Surat

Gambar 2. 1 Pengetahuan Kore spondensi

II.2 Pengertian dan Fungsi Surat

a. Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua cetakan

ketiga tahun 1994, kata surat mempunyai arti kertas dan sebagainya
yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau
keterangan atas sesuatu yang ditulis. Pengertian surat seperti ini adalah
pengertian surat secara umum. Sementara itu, pengertian surat dalam
lingkup administrasi ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan
informasi atau warta secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Pengertian surat menurut Djoko Purwanto “surat adalah sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis maupun nonbisnis”. (2008:2). Selain itu, menurut Ida Nuraida
mengemukakan surat sebagai “suatu media komunikasi yang berisi
pernyataan tertulis yang berisi data atau informasi yang ingin
disampaikan atau ditanyakan kepada si penerima surat”. (2013: 61).
Sedangkan Seojito dan Solchen mengemukakan pengertian surat
dalam berbagai sudut pandang, “ditinjau dari isinya, surat merupakan

4
 jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud
dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya,
ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis,
ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi”.(2004:1).
Ada juga pendapat yang diungkapkan oleh Drs. Engel Bertus
Martono, mengenai “surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita,
namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau
kelompok”. Dan menurut Drs. H. Suhanda Panji menyatakan bahwa
surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan
komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik
atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.
b. Fungsi dan Prinsip Surat

Fungsi dan kedudukan surat dalam kinerja kantor setiap organisasi

atau lembaga pasti memiliki pengelolaan surat menyurat yang berbeda-
beda. Surat yang dimiliki dapat menyangkut kelangsungan hidup
organisasi dan mempunyai kepentingan bagi organisasi. Karena
pentingnya surat maka penyimpanannya akan dilakukan secara teratur
dalam suatu tempat sehingga setiap akan diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan cepat dan tepat. Surat tersebut harus disimpan dengan
baik karena mempunyai fungsi dan nilai kegunaan didalamnya. Selain
sebagai sarana atau wahana komunikasi surat juga mempunyai fungsi
antara lain :
1) Menurut Barthos (2009 : 36), surat mempunyai fungsi sebagai
berikut:

a) Wakil dari pengirim atau penulis.

b) Bahan Pembukti.

c) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

d) Alat pengukur kegiatan organisasi.

e) Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

2) Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008 : 2-3) antara lain:

5
 a) Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan
sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.

b) Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa

pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada
penerima.
c) Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi
secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang
mempunyai kekuatan hukum.
d) Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat
digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di
tindak lanjuti.
e) Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan
atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk
melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
f) Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan
keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat
gadai dan lain sebagainya.
g) Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua
pihak dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.
h) Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor
atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau
siapapun juga yang membaca surat tersebut.
i) Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu,
tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat
mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
Sedangkan prinsip-prinsip surat menurut Moekijat (2001 : 52) ada
empat prinsip yang akan memungkinkan dalam menulis sepucuk surat
agar memberikan kesan yang baik dan pada waktu bersamaan
menyampaikan arti yang sebenarnya mengenai apa yang ingin
dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :
1) Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada
beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkin

6
 menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan
arti yang penulis ingin sampaikan.
2) Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misal, kata “ apakah yang
dimaksud ini apa itu ?”, maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.
3) Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana
akan memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-
kata yang panjang dan sulit.
4) Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang
bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan
yang lancar membentuk nada surat.
II.3. Macam-Macam Surat

Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang

beredar, baik wujud, tujuan, isi, jumlah penerima, keamanan isinya, urgensi
penyelesaian, sumber dan pengelolaannya. Penggolongan surat dimaksudkan
untuk menentukan tindakan penanganan surat sesuai dengan tingkat
kepentingannya. Menurut Laksmi,dkk (2015 : 94-95) jika diklasifikasikan maka
surat dapat dibedakan dalam berbagai hal seperti dibawah ini :
a. Berdasarkan wujudnya

Berdarakan wujudnya, surat dibedakan dalam beberapa macam antara

lain:

1) Kartu Pos

Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton
berukuran 10 x 15 cm.Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan
berita pendek yang isinya dapatdiketahui orang lain.
2) Warkat Pos

Warkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat dari
sehelai kertas yangtelah dicetak, dapat dilipat seperti amplop.
Warkat pos dipergunakan untukmenyampaikan berita pendek yang
isinya dapat diketahui orang lain. Ukuran warkat pos adalah 6x 12
cm.
3) Surat Bersampul

7
 Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai sampul.

Surat bersampuldigunakan untuk :

a) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang

lain.

b) Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkat pos,

dan lebih menghormati pihak yang dikirimi berita.
4) Memorandum dan nota

Morandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-

pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau
sebaliknya. Nota adalahsurat yang hanya dibuat oleh atasan untuk
bawahannya. Pada dasarnya isi nota samadengan isi surat dinas,
hanya lebih ringkas tetapi jelas.
5) Telegram

Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan

bahasa yang jelas dan memuat berita-berita yang penting saja untuk
dituliskan.
b. Berdasarkan sifat isi dan asalnya

Berdasarkan sifat isi dan asalnya, surat dibedakan menjadi beberapa

macam antara lain:
1) Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau

administrasi pemerintah.Surat dinas dibuat oleh instansi pemerintah
dan dikirim kepada semua pihak yangmemiliki hubungan dengan
instansi tersebut, karena surat dinas sifatnya resmi, makasurat
tersebut ditulis menggunakan bahasa ragam resmi.Contoh surat
dinas diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas,
surat edaran, surat panggilan, pengumuman dan surat undangan
rapat dinas.
2) Surat Niaga

8
 Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Surat niaga
dibuat olehsuatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.
Contoh surat niagadiantaranya adalah surat pesanan, surat tagihan,
surat permohonan lelang danperiklanan.

3) Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang

ditujukan kepada keluarga,teman atau kenalan. Karena surat pribadi
sifatnya akrab, maka menggunakan bahasayang santai dan luwes
untuk menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan.
4) Surat Sosial

Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh orang atau perusahaan guna
mempererat hubungan kerjasama atau hubungan kekeluargaan antar
dua pihak. Secara umum surat sosial terbagi dalam dua ruang
lingkup yakni dalam lingkup hubungan masyarakat dan lingkup
hubungan bisnis.
c. Berdasarkan jumlah penerima

Dilihat dari jumlah penerima surat, maka surat dapat dibedakan menjadi
beberapamacam antara lain :
1) Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus ditujukan kepada seorang

pejabat, atau instansi tertentu (untuk individual atau organisasi).
2) Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dibuat oleh instansi luar. Isi surat ini
adakalanya hanya ditujukan kepada pejabat tertentu yang
bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada
lingkungan yang luas (edaran umum).
3) Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada para pejabat,

karyawandan masyarakat umum (untuk sekelompok masyarakat).
d. Berdasarkan keamanan isinya

9
 Dilihat dari keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi beberapa
macam antaralain : 1) Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau naskah
yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan
negara ataupun rahasia pribadi seseorang. Surat seperti ini
berhubungan erat dengan keamanan negara, dan biasanya diberi
tanda “SRHS” atau “SR”.
2) Surat Rahasia

Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang hanya
diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
3) Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang berisi masalah umum dan biasa, bukan
rahasia, yang bila diketahui orang lain tidak merugikan lembaga
atau pejabat yang bersangkutan.
e. Berdasarkan urgensi penyelesaian

Berdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi :

1) Surat Sangat Segera (Kilat)

Surat sangat segera (kilat) adalah surat yang isinya harus sesegera
mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin
diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini harus lebih
diprioritaskan daripada surat lainnya. Jadi, surat sangat segera harus
diutamakan penyelesainnya.
2) Surat Segera

Surat segera adalah surat yang harus segera diketahui dan

ditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada
kesempatan pertama tetapi disesuaikan dengan pedoman yang
berlaku pada instansi yang bersangkutan.
3) Surat Biasa

10
 Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahui dan
ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang diterima harus segera
dibalas agar komunikasi dapatberjalan dengan lancar.
f. Berdasarkan prosedur pengurusannya

Menurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi :

1) Surat Masuk

Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk

menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak
yang lain.

2) Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor,

berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang
dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya
dikirim melalui pos atau kurir.
g. Berdasarkan jangkauannya

Menurut jangkauannya surat digolongkan menjadi :

1) Surat Intern

Surat intern adalah surat yang hanya digunakan untuk

berkomunikasi dalam suatu kantor atau instansi yang
bersangkutan.
2) Surat Ekstern

Surat ekstern adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi

dengan pihakpihak diluar kantor instansi yang bersangkutan.
II.4 Pengertian Surat Internal dan Surat Eksternal

a. Surat Internal

Surat internal adalah jenis surat yang ditujukan untuk lingkungan

organisasi atau nstansi itu sendiri, artinya baik pengirim maupun
penerima surat berada di dalam satu instansi.
b. Surat eksternal

11
 Surat Eksternal adalah jenis surat yang ditujukan untuk pihak
lingkungan di luar lembaga atau di luar organisasi atau instansi pengirim
surat.
II.5 Bagian-Bagian Surat

Secara umum, bagian-bagian surat yang umumnya digunakan adalah

sebagai berikut (Donni Juni Prianisa, 2017) :
1. Kepala surat

Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah.

Kepala surat menyebutkan :

a. Nama kantor/jawaban/perusahaan/organisasi

b. Alamat

c. Nomor telepon

d. Nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail

Dalam surat dagang disebut pula :

a. Alamat kantor cabang

b. Nama bankir

c. Nama usahanya, misalnya ekspor-impor

d. Gambar-gambar yang bersifat reklame

Kepala surat menunjukan resminya sebuah surat. Oleh karena itu,

jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi.
Surat dinas terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya halaman
pertamanya yang memakai kertas berkepala surat, sedangkan lembar
yang lainnya tidak.
2. Nama tempat dan tanggal

Nama tempat menunjukan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini
tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat
resmi yang memuat kepala surat. Tanggal surat diketik di sebelah kiri
atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan
Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal surat menunjukan

12
 tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini
dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau
pihak yang berwenang. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas
waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan
dalam surat itu. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat, tetapi
dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
3. Nomor

Surat resmi selalu diberi :

a. Nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar)

b. Kode

c. Tahun

Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun guna
nomor surat, yaitu:
a. Memudahkan mengatur penyimpanan.

b. Memudahkan mencari kembali.

c. Mengetahui jumlah surat yang keluar.

d. Mempercepat penyelesaian surat-menyurat.

e. Memudahkan petugas kearsipan.

4. Lampiran

Lampiran menunjukan sesuatu yang disertakan bersama surat, misalnya

surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter. Penulisan kata
nomor dan lampiran boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat
asas. Jika nomor disingkat, nomor lampiran juga harus disingkat Lamp.
Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan
jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya
satu atau dua kata, tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan
angka. Misalnya, Lamp.: empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25
lembar.
5. Hal/perihal

13
 Hal/perihal menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena
itu, pembaca surat dapat mengetahui masalah yang dituliskan dalam
surat itu. Misalnya, jadwal diklat. Jika tidak adayang dilampirkan, kata
lampiran tidak perlu dituliskan. Selain nomor, lampiran, dan hal,
kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirmkan itu. Dalam
hal ini demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau
di bawah hal.
6. Alamat surat

Alamat surat ini selain dicantumkan pada kertas surat, juga dicantumkan
pada sampul surat. Alamat surat dapat berfungsi sebagai:
a. Alamat petunjuk langsung bagi penerima surat;

b. Petunjuk arsiparis dalam menyimpan surat;

c. Mempermudah petugas pos;

d. Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul

berjendela. Alamat surat terdapat dua macam, alamat surat yang
dituliskan didalam surat (yang ditulis di dalam surat) dan alamat
surat yang diruliskan diluar surat (yang ditulis di sampul surat).
a) Alamat Luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat
pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir dalam
menyampaikan surat itu. Alamat luar disusun berturut-turut sebagai
berikut:
a. Nama orang/jabatan

b. Nama instansi

c. Nama jalan, nomor rumah bangunan, nama kota serta

kode pos. Alamat pengiriman lazimnya ditulis di halaman depan
kiri atas, tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang
sampul. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop, surat yang telah
siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatam ganda
sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak diatas.

14
 Gambar 2.2 Contoh alamat di luar surat

b) Alamat Dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas surat.
Fungsi alamat dalam adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat,
bahwadiri nyalah yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim
surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat
yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam surat.
Penulisan alamat surat hampir sama dengan alamat luar. Alamat
dalam berturut-turut menyebutkan:
a. Nama orang/jabatan

b. Nama jalan dan nomor rumah/gedung

c. Nama kota

Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan

yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau diubah
ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada
awal setiap unsur nama itu. Didepan nama orang/jabatan itu
dituliskan ungkapan Yth. (Yang terhormat). Kata sapaan bapak, Ibu,
atau lainnya dapat ditulis didepan nama orang. Kata ini tidak perlu
ditulis jika diikuti nama jabatan. Surat hendaknya dialamatkan
kepada pejabatnya, bukan kepala instansinya. Jika pejabat itu tidak
diketahui dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor,

15
 dapat dipakai istilah Kepala atau Pemimpin, bukan pimpinan. Nama
jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya, Jalan
Jenderal Basuki Rahmat, sedangkan nama kota tidak didahului
dengan kata depan di.

Gambar 2.3 Contoh alamat di dalam surat

7. Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia

berbicara secara tertulis. Dalam surat resmi, salam pembuka yang biasa
digunakan ialah Dengan hormat. Penulisannya diakhiri dengan tanda
koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8. Isi surat (tubuh)

Pada umumnya isi surat terdiri atas tiga hal, yaitu pembukaan, isi yang
sesungguhnya, dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan
menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Misalnya,
“Sehubungan dengan surat Saudara tanggal ... “ “Dengan ini kami beri
tahukan ...”

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan atau yang
disampaikan kepada penerima surat. Misalnya, “Dengan ini kami beri
tahukan kepada Saudara ...” (kata “Saudara” jangan disingkat “’Sdr.”)
Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi
surat. Pada umumnya penutup berisi ucapan terima kasih terhadap
semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.
Misalnya, “Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.”
“Demikian pemberitahuan kami, harap Saudara maklum.” “Mudah-

16
 mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi
Saudara.”
9. Salam Penutup

Salam penutup terdiri atas:

a. Nama Jabatan

b. Tanda Tangan

c. Nama Terang

d. Nomor Kepegawaian.

Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup. Dalam
surat resmi yang tidak formal (bukan antar instansi peemrintah) dapat
dipakai salam penutup. Misalnya, “Salam kami,” “Hormat kami,” atau
Wassalam.
10. Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan
kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain
yang berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis di sebelah kiri
bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal dan lampiran, sebaris dengan
NIP atau nomor yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat
jabatan instansi yang bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu ditulis
ungkapan Yth., atau kata sapaan, seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada
tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau
Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan
pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.

II.6 Penulisan Surat

Mengingat fungsi strategis yang melekat dalam surat, diperlukan

pemahaman yang memadai tentang syarat-syarat surat yang baik. Untuk
menyusun surat yang baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu
sebagai berikut (Donni Juni Prianisa, 2017) :
1. Menetapkan terlebih dahulu maksud pembuatan surat, yaitu pokok
pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu

17
 berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan, laporan,
atau hal lain :
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu per satu secara runtut, logis,
teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik,
segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih
yang tidak biasa atau singkatan bentuuk sendiri.
5. Memerhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan
bagianbagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana
digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang
Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa
Indonesia.
7. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

8. Pengetahuan terkait dengan ketatausahaan kantor.

Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat menjadi surat yang
efektif adalah sebagai berikut :
1. Teknik penyusunan

Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar,

yaitu : a. Penyusunan letak bagian-bagian surat.
b. Pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi.

c. Pemakaian kertas yang sesuai dengan kepentingan.

2. Isi surat

Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan
cara ini, penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak
raguragu, dan pengiriman surat mendapatkan jawaban secara tepat,
seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa

18
 Bahasa yang digunakan dalam surat perlu memenuhi beberapa hal,
antara lain :
a. Penggunaan bahasa yang baku.

b. Penggunaan bahasa yang jelas dan tidak mengandung multitafsir

(bermakna ganda).
c. Lugas, yang berkaitan dengan penggunaan kata-kata yang tidak
berteletele.
d. Efektif dan efisien dari segi penggunaan bahasa ataupun kata.

e. Kesatupaduan antara kata dan bahasa yang digunakan pada tiap-tiap

paragraf.
f. Bernalar logika kebahasaan yang runut anrtara yang satu dan yang
lainnya.
g. Menarik atau mengandung bahasa rasa bahasa: kosa kata tepat,
optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang
tidak menyenangkan
h. Taat asas.

Teknik pembuatan surat agar dapat berfungsi dengan baik, maka perlu
memperhatikan hal-hal berikut:
a. Teknik Pembuatan Surat

1) Penggunaan Kertas

Harus mengacu pada standarisasi penggunaan kertas surat.

a) Kertas surat harus bersih dan tidak kumal.

b) Kualitas kertas yakni HVS (Houtvrij Schrijfpapier)1yakni kertas

tulis bebas serat kayu, dengan kualitas kertas bagus.
c) Ukuran 21 cm x 29 cm (A4 = kuarto), bukan kertas folio (F4).
Berat kertas 70-80 gram.
d) Kertas bisa berukuran 10 cm x 15 cm (A5 = Octavo).

e) Sampul surat bisa ukuran 10 cm x 15 cm (kabinet kecil) atau

ukuran 10 cm x 24 cm (kabinet besar).
f) Cara melipat surat:

19
 • Kertas A4 dengan sampul kabinet kecil = 3 lipatan

• Kertas A4 dengan sampul kabinet besar = 2 lipatan

• Kertas A5 dengan sampul kabinet kecil = 2 lipatan

• Kertas A5 dengan sampul kabinet besar = 1 lipatan

2) Pengetikan atau Percetakan Surat

Isi surat diketik atau dicetak (diprint) dengan huruf-huruf yang jelas
dan tidak ada kesalahan dalam pengetikan. Terjadinya salah ketik
maupun salah cetak bisa menimbulkan kesan yang tidak baik dan
menimbukan keragu-raguan atas isi surat. Jarak baris surat, bisa 1 spasi,
1 ½ spasi, atau 2 spasi tergantung kebutuhan akan keindahan dan
peampilan surat. 3) Bentuk atau Model Surat
Bentuk atau model surat berkaitan dengan kecocokan atau
kepantasan. Tujuannya agar surat terlihat rapi, bagus dan serasi.
Bentuk surat disesuaikan dengan perincian isi surat, dan
panjang/pendek surat.
b. Bentuk-bentuk Surat

Yang disebut bentuk surat adalah tata letak atau posisi

bagianbagian surat. Masing-masing bagian amat penting
peranannya untuk menjadi bahan identifikasi atau petunjuk
memproses surat itu.
Pemakaian bentuk surat oleh setiap organisasaiatau instansi
berbeda tergantung kepada kebiasaan atau peraturan instansi itu.
Bentuk-bentuk surat antara lain:

1) Bentuk lurus penuh (Full Block Style)

Bentuk lurus penuh semua isi surat ditulis mulai dari batas
garis kiri. Untuk menunjukkan batas-batas bagian dan paragraf
cukup dengan menambahkan jarak spasi.

20
 Gambar 2.4 Bagan Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

2) Bentuk Lurus (Block Style)

Bentuk lurus pada dasarnya sama bentuk lurus penuh perbedaannya

hanya terletak pada penulisan tanggal surat, salam penutup, tanda
tangan, dan nama terang serta jabatanyang ditulis bagian kanan
surat.

21
 Gambar 2.5 Bagan Bentuk Lurus (Block Style)

3) Bentuk Tekuk (Indented Style)

Bentuk tekuk semua penulisan baris surat ditulis mulai dari garis
batas kiri kecuali tanggal surat, salam penutup, tanda tangan,
nama terang, dan jabatan. Setiap paragraf ditulis dengan sedikit
masuk dari garis batasan kiri.

22
 Gambar 2.6 Bentuk Tekuk (Indented Style)

4) Bentuk Setengah Lurus(Semi Block Style)

Bentuk setengah lurus merupakan gabungan dari bentuk tekuk dan

bentuk lurus. Pada bentuk ini alamat surat ditulis seperti halnya pada
bentuk lurus. Untuk penulisan setiap paragraf pada bagian isi
surat dilakukan seperti pada bentuk tekuk, dan bagian yang lain
seperti tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang,
jabatan ditulis seperti yang terdapat dalam bentuk lurus dan tekuk.
Bentuk setengah lurus kini dipergunakan dalam surat-surat resmi
Indonesia dengan dua variasi, yaitu:

23
 Gambar 2.7 Bagan Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

5) Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk resmi (official Style) ada dua yaitu gaya baru dan gaya lama.
Pada penulisan bentuk official style gaya lama, alamat dalam sejajar
dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi di garis bawahi.
Pada isi surat menjorok lima spasi dan penandatanganan berada di
kanan. Sedangkan, pada bentuk official style gaya baru penempatan
alamat tujuan dan isi surat ditulis di bawah huruf pertama nomor,
lampiran dan hal. Penulisan salam penutup, nama jabatan, tanda
tangan, nama penanda tangan dan NIP dimulai dari tengah kertas.

24
Gambar 2.8 Bagan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style) dan
Indonesia Baru (New Official Style)
6) Bentuk Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk surat menggantung atau surat bentuk alinea menggantung

juga disebut sebagai hanging paragraph style. Setiap alinea pada
surat bentuk menggantung ditulis secara menggantung. Artinya,
hanya awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-
baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan
dari margin kiri.

25
 Gambar 2.9 Bagan Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style)

II.7 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

a) Prosedur pengurusan surat masuk

Setiap organisasi pasti memiliki prosedur dalam menjalankan kegiatan

pengelolaan surat-menyurat. Pengelolaan surat suatu organisasi tidak
selalu sama dengan pengelolaan surat pada organisasi lainnya.
Prosedur pengelolaan surat merupakan serangkaian langkah yang
dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar sebagai
usaha penunjang kelancaran kegiatan administrasi dalam suatu
organisasi. Masing-masing organisasi memiliki kebijakan tersendiri
dalam menentukan pengelolaan surat-menyurat di perusahaannya.
Pengelolaan surat masuk merupakan suatu rangkaian kegiatan
penanganan surat masuk yang terdapat dalam suatu instansi atau
lembaga. Wursanto (2004:232) mengemukakan bahwa dalam
mengelola surat masuk terlebih dahulu perlu menetapkan organisasi
pengelolaan surat masuk.

26
 Sistem pengurusan surat masuk yang banyak dikenal dan
digunakan di lembaga atau organisasi di Indonesia yaitu sistem buku
agenda dan sistem kartu kendali. Pengurusan surat masuk dan surat
keluar dengan buku agenda dikenal sebagai pengelolaan surat degan
sistem tradisional. Sedangkan penanganan surat dengan menggunakan
kartu kendali biasa disebut dengan sistem kearsipan baru.
1) Sistem Buku Agenda

Pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah

pengurusan surat masuk dengan melakukan pencatatan surat pada
buku agenda. Buku agenda surat masuk adalah buku yang
digunakan untuk mencatat semua surat yang diterima. Buku yang
biasa digunakan untuk mencatat surat masuk biasanya berupa buku
tulis tebal.
Ada beberapa macam format buku agenda yang biasa digunakan
untuk melakukan pencatatan surat, yaitu buku agenda surat masuk,
buku agenda verbal (surat keluar), dan buku agenda berpasangan.
Buku agenda verbal (surat keluar) adalah buku yang digunakan
untuk mencatat semua surat yang dibuat dan dikirimkan kepada
pihak lain baik perorangan maupun organisasi. Sedangkan buku
agenda berpasangan adalah buku yang digunakan untuk mencatat
semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan
menjadi satu.
Berikut ini adalah contoh tabel format buku agenda surat masuk
menurut Sri Endang (2009:12) :

Gambar 2.10 Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk

27
 Selanjutnya untuk format buku agenda surat keluar dapat dilihat
pada tabel format buku agenda surat keluar menurut Sri Endang
(2009:13) berikut ini :

Gambar 2.11 Contoh Format Buku Agenda Surat Keluar

Format buku agenda berpasangan menurut Sri Endang (2009:13)

disajikan pada tabel berikut :

Gambar 2 12 Contoh Format Buku Agenda Surat Berpasangan

Proses pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda

menurut Sri Endang (2009: 15) yaitu sebagai berikut :
a) Penerimaan surat

• Mengumpulkan dan menghitung surat masuk

• Meneliti ketepatan alamat

• Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah

diterima
b) Penyortiran surat

Kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa,

penting, rahasia) maupun surat pribadi.
c) Pencatatan surat

• Membaca surat (dinas, biasa, penting)

28
 • Memeriksa lampiran-lampiran

• Membubuhkan stempel agenda

• Mencatat surat dalam buku agenda masuk

d) Pengarahan surat

Menentukan pejabat mana yang harus menangani

surat,dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat
instruksi pimpinan).
e) Penyampaian surat

Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawanberdasarkan

disposisi pimpinan, dan mencatat dalambuku ekspedisi
intern.
f) Penyimpanan surat

Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Ciri khusus pemrosesan surat masuk dengan buku agenda yaitu

terletak pada tahap pencatatan surat masuk. Seluruh surat masuk
diperiksa dan dicatat pada buku agenda selanjutnya diproses sesuai
dengan informasi yang terkandung dalam surat.
2) Sistem Kartu Kendali

Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali adalah

pengurusan surat masuk dengan menggunakan lembar pengantar
yang di dalamnya memuat informasi tentang pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat. Kartu kendali menurut
Sedianingsih (2010: 83) “… adalah lembar kertas tipis berukuran 10
x 15 cm berisi kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
serta untuk mengendalikan surat.” Sebelum dikelola, surat masuk
dilampiri dengan kartu kendali rangkap 3 dengan warna kertas yang
berbeda-beda. Berikut contoh format kartu kendali dan lembar
pengantar surat masuk menurut Sedianingsih (2010: 95-96) :

29
 Gambar 2 .13 Contoh Kartu Kendal i

Gambar 2.14 Contoh Surat Pengantar

Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali dibedakan

menjadi tiga macam, yaitu pengurusan surat penting, pengurusan
surat rahasia, dan pengurusan surat biasa. Pembagian pengurusan
surat masuk tersebut dikarenakan perbedaan tahap pengelolaan dan
perangkat yang digunakan. Pemrosesan surat masuk penting
menggunakan kartu kendali, sedangkan surat biasa dan rahasia
menggunakan lembar pengantar.
Menurut Sri Endang (2009: 21) langkah-langkah pengurusan
surat masuk penting dengan sistem kartu kendali adalah sebagai
berikut :

30
 a) Penerimaan surat masuk

b) Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat

untuk dibaca dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
c) Pencatat surat menyerahkan surat beserta tiga lembar kartu
kendali kepada pengarah surat untuk diperiksa.
d) Pengarah surat memeriksa pengisian kartu kendali,
menyimpan kartu kendali I sebagai kartu kontrol, dan
meyerahkan surat beserta kartu kendali II dan III kepada
unit pengolah.
e) Unit pengolah memparaf kartu kendali kemudia
menyerahkan surat, kartu kendali III dan lembar disposisi
rangkap dua kepada pimpinan. Jika sudah, kartu kendali III
dan lembar disposisi II disimpan, surat dan lembar disposisi
I diserahkan kepada unit pelaksana sesuai dengan isi
disposisi.
f) Unit pengolah mengembalikan kartu kendali II kepada
pengarah surat untuk selanjutnya diteruskan kepada penata
arsip.
g) Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan
disposisi pimpinan, surat dan lembar disposisi I diserahkan
kepada unit pengolah untuk disimpan.
h) Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-aktif, surat
dan kartu kendali III ditukar dengan kartu kendali II pada
penata arsip.
Pengurusan surat biasa dan surat rahasia dengan lembar
pengantar memiliki tahapan yang lebih sederhana daripada
pengurusan surat penting yang menggunakan lembar kartu
kendali.Menurut Sri Endang (2009: 21) pengurusan surat masuk
biasa yaitu surat-surat masuk yang bersifat biasa dikumpulkan
terlebih dahulu selama 1 atau 2 hari kemudian baru dicatat pada
lembar pengantar berangkap 2. Setelah dicatat surat tersebut
disampaikan ke unit pengolah untuk dibubuhi paraf pada kedua

31
lembar pengantar, kemudian lembar pengantar 1 dikembalikan ke
unit pencatat. Sedangkan proses pengurusan surat masuk rahasia
menurut Sri Endang (2009: 22) yaitu sebagai berikut :

a) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan

kepada pencatat surat
b) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam
lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu
menyerahkan kepada pengarah surat
c) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan
meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
d) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar
pengantar

1 dan 2

e) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar

pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada
pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.
Proses penanganan surat masuk sistem kartu kendali dan lembar
pengantar secara umum memang dibedakan menjadi tiga macam
yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat biasa, dan
pengurusan surat rahasia. Wursanto (2004:237) menggambarkan
proses surat masuk pada surat penting sebagai berikut.

32
 Gambar 2.14 Proses Surat Masuk pada Surat Penting

Pada bagan di atas dapat kita ketahui bahwa pengurusan surat

mulamula dimulai dari unit penerimaan surat. Surat masuk
termasuk surat penting diterima kemudian diteruskan kepada unit
penyortir. Unit penyortir kemudian membuka surat dan meneruskan
kepada pencatat surat agar surat dicatat menggunakan kartu kendali
rangkap 3. Setelah kartu kendali diisi, surat beserta kartu kendali
diserahkan ke unit pengarah dilengkapi dengan lembar disposisi.
Unit pengarah meneruskan surat-surat penting tersebut kepada unit
pengolah dengan catatan kartu kendali lembar pertama ditinggal di
unit pengarah, sedangkan kartu kendali lembar kedua dan ketiga
ikut diteruskan ke unit pengolah bersama dengan surat tersebut.
Pengurusan surat rahasia dan surat biasa pada dasarnya sama
dengan pengurusan surat penting, hanya saja terdapat beberapa
tahap yang lebih sederhana. Pengurusan surat rahasia dan surat
biasa sama-sama menggunakan lembar pengantar. Adapun
penggambaran proses surat masuk tertutup/rahasia menurut
Wursanto (2004: 242) dalam bagan yaitu sebagai berikut.

33
 Gambar 2.15 Proses Surat Masuk Tertutup/Rahasia

Pengurusan surat rahasia/tertutup dimulai dari unit penerima

surat. Surat diterima, disortir dan diserahkan ke unit pencatatat.
Unit pencatat meneruskan surat tersebut ke unit pengarah dengan
dilampiri lembar pengantar surat rahasia yang sudah diisi. Unit
pengarah meneruskan surat rahasia yang masih dalam keadaan
tertutup beserta lembar pengantar surat kepada unit pengolah.
Setelah sampai di unit pengolah surat diterima dan lembar
pengantar surat rahasia tersebut ditandatangani kemudian
dikembalikan ke unit pengarah untuk diteruskan ke unit
arsip.Secara garis besar pengurusan surat masuk biasa, sama dengan
pengurusan surat rahasia. Wursanto (2004:243) mengemukakan
bahwa “pada dasarnya proses pengurusan surat biasa sama dengan
pengurusan surat rahasia. Perbedaannya hanya terletak pada lembar
pengantar yang dipergunakan.” Lembar yang dipergunakan dalam
mengelola surat masuk biasa disebut dengan lembar pengantar
biasa. Adapun proses surat masuk pada surat biasa dapat dilihat
pada gambar berikut.

34
 Gambar 2.16 Proses Surat Masuk pada Surat Biasa

Pengurusan surat masuk dalam suatu organisasi pada dasarnya

melewati beberapa tahapan pokok yang sama meskipunsistem yang
digunakan oleh tiap-tiap organisasi berbeda. Prosedur pengelolaan
surat masuk secara umum menurut Sedianingsih, dkk (2010: 85)
yaitu sebagai berikut :
1. Menyortir/memisahkan

Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain,

diperiksa kebenaran alamatnya, dan dikelompokkan surat
terbuka dan tertutup.
2. Membuka surat

Surat-surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanya surat

dinas, kecuali dalam keadaan tertentu di mana atasan
meminta membuka surat pribadinya. Supaya tidak rusak
dalam waktu membuka surat, gunakan pisau surat atau
mesin pembuka surat pada bagian atas atau salah satu
sisinya.
3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat

35
 Setelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal, dan
lampiran setiap surat.
4. Pencatatan surat

Setelah diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda

surat atau kartu kendali.
5. Membaca dan memberi catatan

Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk tidak

diberi coret-coretan
6. Menyampaikan surat kepada pimpinan

7. Distribusi (disposisi) surat ke departemen lain

8. Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di tempat

Prosedur pengelolaan surat masuk atau tata aliran surat masuk

menurut Sutarto (1992:231) melalui beberapa tahap, yaitu:
“penerimaan surat, membuka surat/menstempel, mengelompokkan
surat, menilai surat, mencatat surat penting, dan mengarahkan
surat.” Penerimaan surat dilaksanakan oleh petugas penerima surat,
kemudian surat-surat masuk digolongkan menurut sifat dan derajat
kepentingannya. Untuk surat-surat rahasia tetap dibiarkan tertutup
tanpa membuka sampulnya. Setelah dikelompokkan surat disusun
sesui kronologis tanggal kemudian dilakukan pencatatan. Surat
kemudian disampaikan kepada pimpinan atau unit pengolah dengan
dilampiri lembar disposisi. Setelah mendapatkan disposisi pimpinan
surat kemudian diproses sesuai intruksi yang ada di lembar
disposisi. Surat yang telah selesai diproses kemudian diserahkan
kepada penata surat untuk disimpan.
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk dalam suatu organisasi
melalui 6 (enam) tahap pokok yaitu: tahap penerimaan surat, tahap
penyortiran surat, tahap pencatatan surat, tahap pengarahan dan
pendistribusian surat kepada yang bersangkutan, tahap pengolahan
surat, dan tahap penyimpanan surat.

36
 a) Penerimaan surat

Merupakan kegiatan penerimaan surat yang masuk ke

organisasi baik dari perorangan maupun organisasi lain.
b) Penyortiran

Kegiatan memilah dan mengelompokkan surat berdasarkan

sifat dan urgensi penanganannya.
c) Pencatatan surat

Setelah dipilah dan dikelompokkan surat masuk kemudian

dibaca (untuk surat yang sifatnya tidak tertutup atau rahasia)
kemudian dicatat dengan menggunakan buku agenda atau
kartu kendali. Surat yang bersifat tertutup/rahasia langsung
dicatat tanpa membuka dan membacanya.
d) Pengarahan dan pendistribusian surat

Surat masuk yang telah dicatat kemudian diarahkan kepada

pimpinan organisasi untuk didisposisi dan kemudian
didistribusikan kepada unit-unit sesui dengan isi disposisi
atau arahan pimpinan.
e) Pengolahan surat

Tindak lanjut dari pengarahan surat sesuai dengan disposisi

pimpinan.
f) Penyimpanan surat

Setelah surat selesai diproses, langkah terakhir yaitu

melakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap surat
masuk yang telah ditindaklanjuti.
b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan oleh perorangan

maupun instansi. Surat keluar menurut Sri Endang (2009:8) “surat-surat
yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi untuk dikirimkan kepada pihak
lain, baik perorangan maupun kelompok” dengan kata lain surat keluar

37
adalah surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain baik untuk
perorangan maupun organisasi.
Pengelolaan surat keluar adalah serangkaian proses penanganan surat
masuk yang ada di suatu organisasi atau instansi. Sistem yang
digunakan dalam mengelola surat keluar sama dengan sistem
pengelolaan surat masuk, yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali.
Pengelolan surat keluar sistem kartu kendali menurut Wursanto (2004:
249) “... pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengolalaan surat
masuk.”
1. Sistem Kartu Kendali dan Lembar Pengantar

Penanganan surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam

seperti surat masuk, yaitu surat keluar penting, rahasia, dan biasa
yang penanganannya menggunakan kartu kendali dan atau lembar
pengantar. Perbedaan penanganan surat tersebut hanya terletak pada
penggunaan kartu kendali dan lembar pengantar. Surat keluar
penting menggunakan lembar kartu kendali, sedangkan surat keluar
rahasia dan biasa menggunakan lembar pengantar.

Adapun proses pengelolaan surat keluar menurut Wursanto (2004:

249) dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu :
a. Tahap pertama yaitu pengonsepan surat keluar yang dilakukan
oleh satuan kerja pengelolah.
b. Tahap kedua konsep surat diketik menjadi surat dinas yang
kemudian diserahkan kepada unit pencatat untuk dicatat dan
diproses lebih lanjut. Surat yang telah dicatat kemudian
diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan
untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani surat dikembalikan
ke unit tata usaha/sekretaris untuk dilampiri kartu kendali atau
lembar pengantar yang telah diisi sesui dengan surat yang akan
dikeluarkan. Sebelum dikirim surat diberi nomor surat, cap
dinas, dan tembusan surat terlebih dahulu. Setelah surat asli
dikirim ke alamat tujuan kartu kendali lembar pertama disimpan
di unit pengarah, kemudian lembar ke II dan ke III dikirim ke

38
 satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip. Oleh unit
pengolah kartu kendali lembar ke II dan III ditandatangani
sebagai bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses
dan telah dikirim. Selanjutnya kartu kendali lembar ke II
diteruskan unit penata arsip, sedangkan kartu kendali lembar ke
III bersama konsep surat disimpan di unit pengolah sebagai
arsip. Untuk lebih memperjelas alur pengelolaan surat keluar.
Adapun proses pengurusan surat keluar dapat dilihat pada
gambar proses pengurusan surat keluar pada surat dinas berikut.

Gambar 2.17 Proses Pengurusan Surat Keluar pada Surat Dinas

Keterangan:

KSD : Konsep Surat Dinas

SD : Surat Dinas

2. Sistem Buku Agenda

Pengelolaan surat keluar sistem buku agenda pada dasarnya sama

dengan sistem kartu kendali. Tahap-tahap pokok pengelolaan surat
keluar sistem buku agenda sebagian besar sama dengan tahap
pengelolaan sistem kartu kendali, perbedaannya terdapat pada tahap
pencatatan. Sistem buku agenda melakukan penctatan surat keluar

39
pada buku agenda surat keluar, sedangkan pencatatan surat keluar
sistem kartu kendali dilaksankan menggunakan kartu kendali.
Menurut Sri Endang, dkk (2009:31) prosedur pengurusan surat
keluar sistem buku agenda yaitu melalui beberapa tahap berikut :
1. Pembuatan konsep yang dilakukan oleh pimpinan atau
sekretaris atau yang berwenang.
2. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi
tanda/paraf (acc) pada konsep.
3. Konsep dicatat dalam buku register atau media pencatatan
untuk mendapatkan nomor surat.
4. Pengetikan konsep surat diketik dengan tembusannya.

5. Pemeriksaan pengetikan

6. Penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang

berwenang

7. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri

menyinggung sedikit dari tanda tangan, harus tegak.
8. Melipat dan menyampul surat

9. Pengiriman surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke

kantor pos dicatat di buku ekspedisi ekstern.
10. Surat/tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan
sistem penyimpanan yang digunakan.
Berdasarkan dua uraian pendapat yang telah dipaparkan di atas,
dapat diketahui bahwa secara umum proses pengelolaan surat
keluar baik dengan sistem kartu kendali ataupun buku agenda
memiliki tahapan pokok yang sama. Sedianingsih (2010: 89)
mengemukakan pengelolaan surat keluar secara umum sebagai
berikut :
1. Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan dengan
mendapatkan tanda tangan pimpinan atau point-point yang
diberikan pimpinan.
2. Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali

40
 Setelah dikonsep, staf kesekretariatan mencatat surat tersebut
pada buku agenda atau kartu kendali, data-data, nomor urut,
tanggal pengiriman, hal, dan alamat tujuan.
3. Mengetik konsep surat – bentuk akhir

Pengetikan konsep dengan jarak dua spasi, untuk memudahkan

pimpinan mengoreksi atau sisipan yang dibutuhkan. Setelah
konsep disetujui oleh pimpinan, maka diketik dalam bentuk
akhir pada kertas berkepala surat.
4. Meminta tanda tangan kepada pimpinan

Surat diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani dengan

cara meletakkan pada map untuk ditandatangani (signature
folder). Sebelum surat dikirim, tembusan harus diarsipkan
sesuai dengan sistem yang dipakai.
5. Mengecek surat yang akan dikirim

Jika tidak ada bagian khusus, maka staf sekretariat yang harus
mengatur pengiriman surat keluar.
6. Mendistribusikan surat

Surat siap dikirim baik melalui pos, jasa kurir, atau jika dalam
kota biasanya dapat menggunakan office boy kantor.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa
prosedur pengelolaan surat keluar meliputi beberapa tahap pokok
yaitu: pembuatan konsep surat, persetujuan konsep, pencatatan
surat, pengetikan konsep menjadi surat, penandatanganan surat,
pengiriman surat, dan terakhir penyimpanan surat.
1. Pembuatan konsep

Merupakan kegiatan merancang surat yang dilakukan oleh

pihak yang berkepentingan.
2. Persetujuan konsep

Rancangan atau konsep surat diserahkan kepada pimpinan

untuk dikoreksi dan disetujui.
3. Pencatatan surat

41
 Setelah konsep surat disetujui kemudian dibawa kepada
petugas pencatat surat untuk dicatat dan dimintakan nomor
surat.
4. Pengetikan konsep menjadi surat

Konsep surat yang sudah disetujui dan sudah mendapatkan

nomor kemudian diketik rapi dan dicetak.
5. Penandatanganan surat

Surat yang telah tercetak kemudian dimintakan tanda tangan

pimpinan dan cap dinas kantor serta digandakan sejumlah
yang diperlukan untuk disimpan. Surat asli kemudian
dimasukkan kedalam sampul sehingga siap untuk dikirim.
6. Pengiriman surat

Pengiriman surat dilakukan dengan mencatat terlebih dahulu

surat keluar pada buku ekspedisi, kemudian dapat dikirim
melalui pos, agen, maupun kurir dari dalam kantor.

7. Penyimpanan surat

Hasil penggandaan surat keluar asli yang telah dikirim

kemudian disimpan sesuia dengan sistem yang digunakan
sebagai arsip surat keluar kantor atau organisasi.
c) Peralatan Pengelolaan Surat

Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut :

1. Kartu kendali

Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri

dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu
kendali dapat digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena
dengan menggunakan buku agenda justru akan mempersulit dalam
penemuan informasi suatu surat secara cepat. Kartu kendali yaitu
prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat
dikontrol sejak masuk sampai disimpan. (Zulkifli Amsyah, 2005 :
57).

42
 Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi
suatu surat agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab
kartu kendali disusun sistematis didalam kotak, sedangkan buku
agenda susunannya kronologis.
2. Lembar disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi

suatu surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun
sebaliknya. (Basir Barthos, 2009 : 5) Lembar disposisi digunakan
untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu
surat.
Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun
pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar disposisi
disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah dan
pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya
kepada pejabat siapa.
Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah kuarto.

43
 Gambar 2.18 Contoh Lembar Disposisi
3. Folder

Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder
terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan titel
file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa
sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder terbuat dari
kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm,
lebar 2 cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga
merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Bartos Bashir,
2009 :

198) .

Guide (penunjuk atau pemisah)

44
Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus
berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi
panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan tinggi
23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya yang berguna
untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara
berdiri. (Basir Barthos, 2009 :199)

Tickler file (berkas pengingat)

Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau kartu
pinjam arsip. (Basir Barthos, 2009 : 200)

Filling cabinet (lemari arsip)

Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-
lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet berlaci empat dan terbuat
dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis. (Basir Barthos, 2009 :
201)

Buku agenda

Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku
agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di
file dan merupakan referensi pertama untuk mencari surat.

BAB III PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Dalam lingkungan perkantoran, korespondensi adalah komunikasi antara seorang

pegawai dan orang lain, antara pegawai dan instansi atau sebaliknya, antara
organisasi atau sebaliknya, antara instansi dan instansi, antara organisasi dan
organisasi dan sebaliknya dengan menggunakan surat sebagai media.
Pengetahuan seputar korespondensi dapat dibagi menjadi tiga bagian terpenting,

45
yaitu terkait dengan pengetahuan tentang bahasa surat, pengetahuan tentang
penulisan surat; pengetahuan tentang pengiriman dan penerimaan surat.

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi
yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi
maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor. Orang yang menulis surat
harus menguasai tata tulisan dan memiliki keterampilan menulis kalimat efektif
dan mengembangkan paragraf serta dapat mengaplikasikan kaidah-kaidah ejaan
yang berlaku untuk penulisan bahasa yang digunakan. Fungsi secara garis besar
adalah sebagai bukti hitam diatas putih, pengungkap banyak hal dan informasi,
dan perekam peristiwa, karena surat dapat dibaca kembali oleh pembaca..

Macam-macam surat dapat dibagi berdasarkan wujudnya, berdasarkan sifat isi

dan asalnya, berdasarkan jumlah penerima, berdasarkan keamanan isinya,
berdasarkan urgensi penyelesaiannya, berdasarkan prosedur pengurusannya, dan
berdasarkan jangkauannya. Bentuk tata letak surat pada prinsipnya dapat
dibedakan menjadi bentuk lurus penuh, lurus, setengah lurus, lekuk, resmi, alinea
menggantung, serta surat resmi gaya lama dan baru. Secara umum, bagian-bagian
surat yang umumnya digunakan, yaitu kepala surat, nama tempat dan tanggal,
nomor, lampiran, hal/perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat (tubuh),
salam penutup, dan tembusan.

DAFTAR PUSTAKA

Donni Juni Prianisa, S. M. (2017). Manajemen Sekretaris Perkantoran. Bandung:

CV Pustaka Setia.

Dr. Laksmi, M., Fuad Gani, M., & Drs. Budiantoro, M. (2015). Manajemen
Perkantoran Modern. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Drs. H.M. Sugeng Hidayat, M., & Jumiatin, U. (2016). Prosedur Pengelolaan
Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor
Kecamatan Pamulang. Jurnal Sekretaris, 91-96.

Drs. Yohannes Suraja, M. M. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.

46
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi Bahasa Indonesia, (Yogyakarta: Graha
Ilmu,Cet. I, 2014)

Sedianingsih, dkk. (2010). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.

Jakarta: Kencana.

Sri Endang R, dkk. (2009). Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail

Handling). Jakarta: Erlangga

Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Kartu Pos

Lampiran 2. Contoh Warkat Pos

47
48
Lampiran

3. Contoh Surat Bersampul

Lampiran 4. Contoh Memo

Lampiran 5. Contoh Nota Dinas

49
Lampiran 6. Contoh Telegram

7. Contoh Surat Dinas

50
Lampiran

51
Lampiran 8. Contoh Surat Niaga

Contoh Surat Pribadi

52
Lampiran

53
Lampiran
Contoh Surat Sosial

54
Lampiran

Contoh Surat Biasa

55
Lampiran

Contoh Surat Edaran

56
Lampiran

Contoh Surat Pengumuman

57
Lampiran 14. Contoh Surat Internal

Lampiran 15. Contoh Surat Eksternal

58
59