MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

Disusun Oleh : Kelompok 1

Deshinta Maharani 2210313120026

Lionel Tanudjaya 2210313110008
Muhammad Fajar Ridhani 2210313110010
Sheren Marcella Christianto 2210313220051

Dosen Pengampu :

Novika Rosari S.E., M.Si., Ak., C.A.

PROGRAM STUDI S1 AKUNTASI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

BANJARMASIN

2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan karunia-Nya, makalah “Memahami Komuikasi Bisnis” yang menjadi
tugas kelompok dalam mata kuliah komunikasi bisnis dapat diselesaikan.
Makalah ini juga disusun karena ketertarikan untuk mengetahui secara lebih
komprehensif mengenai pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Berkaitan dengan
masalah pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang disampaikan tertulis, yang
mencakup antara lain beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak
terorganisasi dengan baik, pentingnya pengorganisasian pesan-pesan dengan baik,
dan pengorganisasian pesan-pesan melalui outline. Pengorganisasian pesan-pesan
bisnis yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis.
Makalah ini tidak akan selesai tanpa adanya arahan dan bimbingan dari
dosen pengampu mata kuliah komunikasi bisnis dan terlebih kepada teman-teman
kelompok yang turut memberikan kontribusi dalam menciptakan kerjasama tim
yang baik.
Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan baik
dari segi sistematika penulisan maupun substansi. Oleh karena itu, para penulis
sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak,
khususnya dosen pengampu dan rekan-rekan sekalian demi penyempurnaan
makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita sekalian.

Banjarmasin, 23 Februari 2023

Penulis

I
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................ i

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... iv

BAB I PENDAHULUAN................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 1
1.3 Tujuan Penulisan ...................................................................................... 2

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................ 3

2.1 Pengertian Komunikasi Bisnis ................................................................ 3

2.2 Unsur dan Karakteristik Komunikasi Bisnis .......................................... 4
2.3 Bentuk Dasar Komunikasi ...................................................................... 4
1. Komunikasi Verbal .............................................................................. 5
A. Berbicara dan menulis .................................................................... 6
B. Mendengar dan membaca ............................................................. 6
2. Komunikasi Nonverbal ........................................................................ 7
A. Pentingnya komunikasi verbal ...................................................... 8
B. Tujuan komunikasi verbal ............................................................. 9
2.4 Proses Komunikasi .................................................................................. 10
1. Tahap pertama : Pengirim mempunyai suatu ide/gagasan ............... 10
2. Tahap kedua : Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan............ 10
3. Tahap ketiga : Pengirim menyampaikan pesan.................................. 10
4. Tahap keempat : Penerima menerima pesan ...................................... 11
5. Tahap kelima : Penerima menafsirkan pesan ..................................... 11
6. Tahap keenam : Penerima memberi tanggapan dan umpan balik..... 11
2.5 Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi ............................................. 12
1. Masalah dalam mengembangkan pesan ............................................. 12

II
 2. Masalah dalam menyampaikan pesan ................................................ 12
3. Masalah dalam menerima pesan ......................................................... 13
4. Masalah dalam menafsirkan pesan ..................................................... 13
2.6 Bagaimana Memperbaiki Komunikasi ................................................... 15
1. Persepsi ................................................................................................. 15
2. Ketepatan .............................................................................................. 16
3. Kredibilitas ........................................................................................... 16
4. Pengendalian ........................................................................................ 16
5. Keharmonisan ...................................................................................... 16
2.7 Strategi Komunikasi dalam Mencapai Efektivitas Komunikasi ........... 17
1. Completeness (Lengkap) ..................................................................... 18
2. Conciseness (Singkat) .......................................................................... 18
3. Consideration (Pertimbangan) ............................................................ 18
4. Concreteness (Konkrit) ........................................................................ 18
5. Clarity (Kejelasan) ............................................................................... 18
6. Courtesy (Kesopanan) ......................................................................... 18
7. Correctness (Ketelitian ........................................................................ 18

BAB III PENUTUP ............................................................................................ 19

3.1 Kesimpulan............................................................................................... 19
3.2 Saran ......................................................................................................... 19

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 20

III
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Proses Komunikasi ............................................................................ 10

Gambar 2. Masalah dalam Komunikasi .............................................................. 12

IV
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting. Sebab
seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan karyawan, pelanggan atau pihak
manapun yang berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas
pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harus
dikuasai oleh pelaku bisnis.
Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai
komunikasi secara efektif terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan,
menerima, serta menulis suatu pesan. Mereka harus tahu bagaimana menempatkan
kata agar membentuk sebuah arti, menyampaikan ide-ide dengan tegas dan jelas,
menggunakan media komunikasi yang baik melalui pesan tertulis seperti surat-surat
atau memo, penggunaan kalimat yang efektif dan pemilihan kata yang tepat.
Sehubungan dengan hal tersebut, dalam makalah ini akan membahas beberapa hal
mengenai penyampaian pesan-pesan bisnis.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang dibahas dalam makalah ini antara lain :
1) Apakah pengertian dari komunikasi bisnis?
2) Apa saja unsur dan karakteristik komunikasi bisnis?
3) Apa saja bentuk dasar komunikasi bisnis?
4) Bagaimana proses komunikasi?
5) Bagaimana munculnya kesalahpahaman komunikasi dan bagaimana cara
memperbaikinya?
6) Bagaimana strategi komunikasi bisnis yang efektif?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah ini antara lain:
1) Mengetahui apa pengertian dari komunikasi bisnis.

1
2) Mengetahui apa saja unsur dan karakteristik komunikasi bisnis
3) Mengetahui apa saja bentuk dasar komunikasi bisnis
4) Mengetahui bagaimana proses komunikasi
5) Mengetahui bagaimana munculnya kesalahpahaman komunikasi dan
bagaimana cara memperbaikinya
6) Mengetahui bagaimana strategi komunikasi bisnis yang efektif

2
 BAB 2
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Komunikasi Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communicatiors: Principles
and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu
melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal,
maupun perilaku atau tindakan.
Di dalam dunia praktis, kita juga mengenal komunikasi antarpribadi
(interpersonal communications) dan komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-
cultural communications), selain komunikasi bisnis (business communications).
Komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi, maupun komunikasi lintas budaya
merupakan bentuk komunikasi yang masing-masing memiliki karakter yang
berbeda satu sama lain.
Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh
kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel dan informal. Yang terpenting
dalam komunikasi antarpribadi adalah penyampaian pesan-pesan dapat dipahami
dengan baik oleh pihak lain/lawan bicara.
Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan
antara dua orang atau lebih yang memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan
geografis tempat tinggal. Komunikasi ini dapat terjadi pada tingkat antardaerah,
antarwilayah, maupun antarnegara.
Secara sederhana, yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam
bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk
mencapai tujuan tertentu. Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik juga
harus mampu menggunakan berbagai macam alat/media komunikasi secara efektif
dan efisien, serta memahami bagaimana menyusun kata-kata menjadi kalimat yang
bermakna dan lugas.

3
2.2 Unsur dan Karakteristik Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis akan berjalan dengan baik jika terdapat unsur-unsur
sebagai berikut :
 Memiliki tujuan, komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang sejalan
dengan tujuan organinasi.
 Pertukaran, dalam hal ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih yaitu
komunikator dan komunikan.
 Gagasan, opini, informasi, dan instruksi. Isi pesan memiliki bentuk yang
beragam sesuai dengan tujuan, situasi, dan kondisi.
 Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap
muka, menggunakan media tertentu atau media yang dapat menjangkau
jutaan orang secara bersamaan.
 Menggunakan simbol atau sinyal yang dapat dipahami oleh penerima untuk
menyampaikan atau mempertukar pesan.
 Pencapaian tujuan organisasi.

Beberapa karakter komunikasi bisnis adalah sebagai berikut.

a. Berorientasi pada tujuan tertentu

Pada umumnya tujuan praktis yang cenderung persuasive untuk
mencapai keuntungan.
b. Keberhasilan komunikasi bisnis merupakan tanggung jawab
komunikator, sementara khalayak merupakan penerima
(beneficiaries).
c. Pesan-pesan bisnis mencerminkan identitas komunikator dan
organisasi serta cara komunikator memberikan pelayanan dan
manfaat bagi khalayak.

4
2.3 Bentuk Dasar Komunikasi
Pada dasarnya terdapat 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan
dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1) Komunikasi Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan
bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral).
Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan
terorganisir dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis
dapat tercapai dengan baik. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai
contoh komunikasi verbal, seperti :
 Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu
perusahaan.
 Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada
pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja.
 Membuat dan mengirim surat pemberitahuan/pengumuman/edaran
ke media massa.
 Membuat dan mengirim surat ucapan selamat, terima kasih, maupun
berduka cita kepada mitra bisnis perusahaan.
 Melakukan wawancara dengan para pelamar kerja di perusahaan
 Mengadakan pengarahan (briefing) untuk staf karyawan.
 Melakukan konferensi jarak jauh (teleconference) dengan pihak
lain.
 Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain.

Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis, diharapkan orang

dapat memahami apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan,
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan
seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan.

5
 Berikut adalah berbagai bentuk komunikasi verbal yang digunakan
dalam dunia bisnis :
a. Berbicara dan Menulis
Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis,
orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing)
suatu pesan. Sebab komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis
(efisien), dan cepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis.
Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi secara tertulis
tidak penting mengingat tidak semua hal bisa disampaikan secara
lisan. Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat
disampaikan secara tertulis. Adapun bentuk-bentuk komunikasi
tertulis dalam dunia bisnis antara lain meliputi surat, memo, dan
laporan.
b. Mendengar dan Membaca
Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung
lebih suka memperoleh informasi daripada menyampaikan
informasi, untuk melakukan hal tersebut mereka memerlukan
keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca (reading)
yang baik. Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang
berbeda, keduanya memerlukan pendekatan yang serupa. Langkah
pertama adalah mencatat informasi, ini berarti bahwa seseorang
harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah
berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya. Setelah dapat
menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya
adalah menafsirkan dan menilai informasi, langkah ini merupakan
bagian terpenting dari proses mendengar maupun membaca.
Sambil melakukan penyaringan informasi, seseorang harus
dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang
tidak penting. Suatu metode yang dapat dilakukan adalah
mengidentifikasi ide pokok dan ide pendukung secara rinci. Jadi
dapat disimpulkan bahwa untuk menyerap informasi dengan baik,

6
 seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca
atau didengar.

2) Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis
adalah komunikasi nonverbal (nonverbal communications). Menurut teori
antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini ada
beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal :
 Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan.
 Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
 Berpangku tangan untuk menunjukkan sedang melamun.
 Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk
mewujudkan rasa senang, simpati, dan penghormatan.
 Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau
antipati terhadap orang lain.
 Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau
keheranan.
 Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda setuju.
 Telapak tangan terbuka untuk menunjukkan kejujuran.
 Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu
kebohongan.
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu
kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang,
benci, cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang
kurang terstruktur sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk
dipelajari. Seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain
dengan menggunakan bahasa nonverbal untuk mengambil buku kerja di
suatu tempat yang di dalamnya terdapat berbagai buku yang warna maupun

7
judulnya bermacam-macam. Di samping itu juga proses belajar yang
dialami seseorang untuk dapat melakukan perilaku nonverbal juga sulit di
jelaskan. Tidak seorang pun pernah mengajari bayi menangis, tersenyum,
atau tertawa.
Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan
dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada
umumnya sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu
rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Ketika berkomunikasi secara
nonverbal, ia sering secara tidak sadar kadang disertai dengan muatan emosi
yang tinggi. Contoh paling sederhana adalah ketika seseorang mengerutkan
dahi pada saat memikirkan sesuatu, ekspresi wajah yang memerah karena
ingin meluapkan amarah, mondar-mandir tanpa tujuan karena pikiran
sedang kacau, menutup meja dengan keras, dan lainnya. Hal tersebut
merupakan suatu hal yang bersifat alami (natural) dan tidak pernah di
rencanakan sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang dan sedih
merupakan bagian dari komunikasi nonverbal.
a. Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur.
Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar
daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat sangat penting, terutama
dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang.
Keunggulan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya
(realibilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan tinggi
terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan
menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang akan mudah menipu
orang lain dengan menggunakan komunikasi dengan kata-kata daripada
menggunakan gerakan tubuh. Dengan memperhatikan isyarat
nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan
kejujuran orang lain. Jadi, tidaklah mengherankan seseorang lebih
percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal.
Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal.

8
 Namun, tidak dapat dengan sepenuhnya menutupi apa yang sedang
terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima
pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat
disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat
menangkap artinya dengan cepat.
b. Tujuan Komunikasi Nonverbal
Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering kali
berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Ini berarti sering terjadi
penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam suatu
situasi. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu percakapan hanya
membawa sebagian dari suatu pesan, sedangkan bagian yang lain,
disampaikan melalui sinyal-sinyal nonverbal.
Menurut Thil and Bovee dalam Excellence in Business Comunications,
komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:
 Memberikan informasi.
 Mengatur alur suatu percakapan.
 Mengekspresikan emosi.
 Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan
pesan-pesan verbal.
 Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
 Mempermudah tugas-tugas khusus.

Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu

menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Lebih lanjut,
jika dapat membaca pesan-pesan bisnis nonverbal yang disampaikan orang
lain, seseorang akan dapat menafsirkan maksud dan sikap mereka secara
lebih akurat dan lebih tepat. Seorang manajer sangat penting dalam level
apapun dan tanggap terhadap perilaku yang di tunjukkan oleh bawahannya.

Kelambatan dalam penanganan masalah yang dihadapi oleh

bawahannya, sama halnya menumpuk masalah, yang pada akhirnya dapat

9
 menjadi masalah besar di kemudian hari. Akumulasi permasalahan
hendaknya dihindari dan diatasi dengan melakukan komunikasi yang baik
pada bawahan.

2.4 Proses Komunikasi

Gambar 1. Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today,

proses komunikasi terdiri atas enam tahap sebagai berikut :

1. Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu ide/Gagasan

Sebelum proses penyampaian pesan dilakukan, pengirim pesan harus
menyiapkan ide atau gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain
atau audiens. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber dan ide setiap orang
akan berbeda sesuai dengan persepsi masing-masing. Seorang komunikator
yang baik merupakan orang yang dapat memusatkan perhatian pada hal-hal
yang memang penting dan relevan.
2. Tahap Kedua : Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti
secara sempurna. Oleh karena itu, pengirim pesan harus memperhatikan
beberapa hal agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna,

10
 seperti subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens,
gaya personal, dan latar belakang budaya.
3. Tahap Ketiga : Pengirim Menyampaikan Pesan
Tahap ketiga adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui
berbagai saluran yang ada kepada penerima pesan. Saluran komunikasi
yang digunakan terkadang relatif pendek, tetapi ada juga yang cukup
Panjang. Panjang pendeknya saluran komunikasi akan berpengaruh
terhadap efektivitas penyampaian pesan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan
jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.
4. Tahap Keempat : Penerima Menerima Pesan
Komunikasi dapat dikatakan akan terjadi apabila pengirim (komunikator)
mengirim suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.
5. Tahap Kelima : Penerima Menafsirkan Pesan
Penafsiran pesan secara benar dapat terjadi jika penerima dapat memahami
isi pesan sesuai dengan maksud pengirim pesan. Oleh karena itu, pesan yang
disampaikan pengirim harus mudah dimengerti oleh penerima pesan.
6. Tahap Keenam : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpan Balik ke
Pengirim
Umpan balik (feedback) merupakan tanggapan penerima pesan yang
memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah
menerima pesan, komunikan akan memberikan tanggapan dengan cara
tertentu dan mengirimkan sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal tersebut
dapat berupa senyuman, sikap murung, cemberut, dan lain sebagainya.
Umpan balik dapat berfungsi sebagai koreksi bagi pengirim karena dapat
menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya
perbedaan reaksi secara emosional, perbedaan latar belakang, dan
perbedaan penafsiran kata-kata.

11
2.5 Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Gambar 2. Kesalahpahaman Komunikasi

Dalam berinteraksi, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat

dipahami oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor
penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor
penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah
utama yang mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan,
penyampaian pesan, penerimaan pesan, dan penafsiran pesan. Masalah berikut akan
dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut ini :

1. Masalah dalam Mengembangkan pesan

Sumber masalah yang potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah
memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu
pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi
pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan
audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam
mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah dalam Menyampaikan pesan
Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian
pesan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas di sini adalah

12
 faktor fisik. Bagian dari masalah dalam penyampaian pesan adalah terkait
dengan sarana dan prasarana atau peralatan yang digunakan untuk
komunikasi. Misalnya, terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada
sound system-nya (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul bunyi-
bunyi aneh), kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-
tiba padam, audiens yang terhalang oleh pilar (tiang bangunan), salinan
surat yang tak terbaca, dan lain-lain. Meskipun terlihat sepele, gangguan-
gangguan tersebut dapat menghalangi atau mengganggu suatu pesan.
3. Masalah dalam Menerima Pesan
Penerima pesan terkadang mengalami beberapa hal yang tidak dapat
diprediksi sebelumnya, misalnya terdapat istilah-istilah yang masih asing
bagi penerima, atau terdapat perbedaan persepsi, dikarenakan komunikasi
yang dilakukan secara tidak langsung.
4. Masalah dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan,
masalah terbesar terletak pada mara rantai terakhir, saat suatu pesan
ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan
bahasa, dan penyataan emosional dapat menimbulkan munculnya
kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. Contoh sederhananya
adalah dua orang yang berasal dari daerah dengan latar belakang budaya
dan dialek yang berbeda. Orang pertama memiliki sifat bicara lembut atau
halus, sedangkan yang lain memiliki sifat bicara yang cenderung meninggi
atau meledak-ledak. Kalau masing-masing tidak mampu memahami latar
belakang budaya pihak lain dengan baik, akan terjadi banyak
kesalahpahaman di antara mereka yang diakibatkan oleh kesalahan dalam
menafsirkan pesan.
a. Perbedaan Latar Belakang
Bila pengalaman hidup penerima secara mendasar berbeda dengan
pengirim pesan, komunikasi menjadi semakin sulit. Perbedaan usia,
pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, latar
belakang budaya, temperamen, kesehatan, kecantikan, popularitas,

13
 atau agama dapat mempersulit atau paling tidak mengganggu proses
komunikasi.
Secara umum, kemampuan untuk menyerap informasi
bergantung pada pengalaman masa lalu dan biasanya berlangsung
lama. Oleh karena itu, bila belajar sesuatu yang baru, seseorang
cenderung untuk mencoba mencocokkannya dengan pola yang telah
ada. Jika informasi baru tidak cocok, terdapat kecenderungan untuk
mengubah dan bukannya menata kembali pola yang ada.
Oleh karena itu, bila seseorang berkomunikasi dengan orang lain
yang memiliki pengalaman yang serupa, apa yang ia katakan secara
otomatis cocok dengan kerangka berpikir orang lain tersebut. Bila
menghadapi orang-orang yang memiliki latar belakang yang
berbeda, apa yang ia katakan mungkin akan ditafsirkan dari sudut
pandang yang berbeda.
b. Perbedaan Penafsiran Kata
Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa
yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan
suatu kenyataan. Karena latar belakang yang berbeda, baik itu asal-
usul daerah, budaya, pendidikan, usia, maupun yang lain. Beberapa
akan mempunyai pengertian atau pemahaman yang berbeda pula
terhadap kata yang sama. Sebagai suatu contoh, Anda tentu tahu apa
itu "roti". Namun di benak pikiran kita akan terlintas beraneka
macam roti, apakah itu roti bolu, roti cokelat, roti gulung, roti kering,
dan sebagainya. Barangkali orang lain juga akan memahami
pengertian roti dari sisi yang lain, misalnya berdasarkan rasanya,
apakah roti manis, roti tawar, roti asin, dan sebagainya. Atau
mungkin juga, orang lain memahami pengertian roti dari sisi
pembuat roti itu sendiri, misalnya roti Pak Amat, roti Pak Johny, roti
Bu Minah, dan sebagainya. Di suatu daerah, orang membedakan
pengertian roti dengan kue, sedangkan di daerah lain, arti dua kata
tersebut sama persis dan dapat dipertukarkan.

14
 c. Perbedaan Reaksi Emosional
Setiap pesan paling tidak mencakup dua hal: (1) dalam artian "isi"
(content) yang berkaitan dengan subjek suatu pesan; dan (2) dalam
artian "hubungan" (relationship). yang memberikan sifat interaksi
antara pengirim dan penerima pesan. Satu hal yang cukup menarik
adalah bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap
kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas
dan dapat diterima di suatu kondisi akan dapat membingungkan
dalam situasi yang berbeda. Hal ini bergantung pada hubungan
emosional antara penerima dan pengirim pesan.

Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, kita bisa melakukan beberapa

hal, seperti memahami audiens secara lebih baik, melakukan riset untuk
mendapatkan informasi yang lebih lengkap, dan meminta umpan balik dari audiens
untuk meningkatkan efektivitas pesan. Selain itu, penting untuk selalu
memperhatikan konteks dan tujuan komunikasi agar pesan yang disampaikan dapat
mencapai tujuan yang diinginkan.

2.6 Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi, terkadang hasilnya tidak sesuai dengan apa

yang diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang di lakukan tidak efektif, yang
mana tidak akan mencapai sasaran dengan baik. Oleh karena itu, untuk dapat
melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu
persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, dan keharmonisan/keserasian.

1) Persepsi

Faktor persepsi ini berkaitan antara komunikator dengan komunikan.

Seorang komunikator (pemberi pesan), harus memiliki kemampuan
memprediksi melalui berbagai persepsi terkait apakah pesan yang
disampaikan dapat diterima dan dipahami oleh komunikan (penerima
pesan). Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang

15
 akan disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya
tepat, audiens akan membaca dan menerima tanggapan dengan benar.

2) Ketepatan

Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar
komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu
mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka
berpikir mereka.

3) Kredibilitas

Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya

adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula, komunikator
harus mempunyai keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin
disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Di samping itu, komunikator juga harus
memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan
tersebut.

4) Pengendalian

Faktor pengendalian dalam komunikasi bisnis juga bagian penting yang

harus diperhatikan. Dalam interaksinya, seorang komunikan pastinya nanti
akan memberikan tanggapan atas pesan yang disampaikan. Disinilah tugas
seorang komunikator untuk bisa mengendalikan respon dari komunikan.
Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap
apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens
bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan
audiensnya saat melakukan komunikasi.

5) Keharmonisan

Jalinan baik antara komunikator dan komunikan sangat diperlukan,

sehingga akan terbangun kecocokan. Komunikator yang baik selalu
menjaga kepercayaan dan hubungan yang baik dengan komunikan. Hal ini

16
 akan membuat komunikasi lebih efektif. Komunikasi yang efektif dapat
mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan
memperhatikan tiga hal sebagai berikut :

 Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.

 Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi
adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan
audiens yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki dengan
menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan
tidak bertele-tele. Jelaskan hal-hal yang penting dan jangan lupa
tekankan dan telaah ulang butir-butir tersebut.
 Minimalkan gangguan dalam Proses Komunikasi. Melalui
pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat
membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada
pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan
(oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan
teratur, rapi, nyaman, sejuk, dan sebagainya.
 Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan Penerima
Pesan. Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut
memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, cara dan waktu
penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau
komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih
sarana komunikasi yang cepat, misalnya melalui tatap muka atau
melalui telepon. Akan tetapi, bila umpan balik yang cepat tidak
terlalu dipentingkan, sarana tertulis (surat) dapat menjadi alternatif
yang baik untuk menyampaikan pesan.

2.7 Strategi Komunikasi dalam Mencapai Efektivitas Komunikasi Bisnis

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan
diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi. Untuk itu,
suaru pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau
dikenal juga dengan 7C, yaitu :

17
1. Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua
materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan
yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
2. Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam
jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat, tetapi jelas) tanpa mengurangi
makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
3. Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, dapat menerapkan empati dengan mempertimbangkan
dan mengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness (Konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang pasti dan
jelas.
5. Clarity (Kejelasan)
Pesan disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah
diinterprestasikan serta memiliki makna yang jelas.
6. Courtesy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya Bahasa dan nada yang sopan, akan
memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
7. Correctness (Ketelitian)
Pesan dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan
ejaan dengan benar (formal atau resmi).

18
 BAB 3

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Komunikasi bisnis merupakan proses pertukaran informasi baik secara

verbal maupun nonverbal yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan perusahaan.
Bentuk komunikasi bisnis terbagi menjadi dua yaitu komunikasi verbal dan
komunikasi nonverbal. Tujuan komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain, persuasi, atau bernegosiasi
dengan pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan
benar, menjalin kerja sama bisnis yang baik melalui jalinan komunikasi bisnis.

Mempelajari komunikasi bisnis tidak hanya untuk berkomunikasi dengan

baik, melainkan dengan mempelajari dan memahami komunikasi bisnis tersebut
diharapkan dapat membantu tercapainya suatu tujuan dalam perusahaan, penerapan
komunikasi yang baik dalam kehidupan sehari-hari, mengetahui proses
penyampaian informasi yang baik dan mudah dipahami oleh audiens. Komunikasi
bisnis juga dapat menjadi salah satu skill yang menguntungkan karena dengan
menguasai komunikasi bisnis dapat membantu membina hubungan baik berjangka
panjang, kesempatan untuk mempengaruhi percakapan, peningkatan produktivitas
dalam bekerja di perusahaan.

3.2 SARAN

Demikian yang penulis dapat paparkan mengenai komunikasi bisnis dan

yang berkaitan dengannya, tentunya penulis menyadari segala kekurangan dan
kekeliruan dari makalah ini. Maka dari itu, penulis berharap para pembaca dan
penyimak dapat memberikan kritik dan saran yang membangun demi
menyempurnakan makalah ini.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Ananda (2021). Komunikasi Verbal : Pengertian, Bentuk, dan Contoh. Diakses

pada 25 Februari 2023.
https://www.gramedia.com/literasi/komunikasi-verbal/
Anonim. Komunikasi Bisnis: Metode dan Implementasi. Diakses pada 24 Februari
2023.
https://digitallibrary.ump.ac.id/870/2/Bab%20I.pdf

Indah Kesuma, Yatri. (2009). E-book Ekonomi Bisnis. Bogor: Penerbit IPB Press.
https://books.google.co.id/books?hl=id&lr=&id=IbszEAAAQBAJ&oi=fnd&pg=P
P1&dq=komunikasi+bisnis&ots=Clrr6spljS&sig=v2aBMOOA2USYnWpI
aEfJLfGzchw&redir_esc=y#v=onepage&q=komunikasi%20bisnis&f=fals
e

Priharto, S. Pengertian Komunikasi Bisnis, Unsur, Tujuan, Teknik, dan jenisnya.

Diakses pada 23 Februari 2023.
https://cpssoft.com/blog/bisnis/pengertian-komunikasi-bisnis/
Purwanto, D. (2010). Komunikasi Bisnis (4th Edition ed.). Jakarta: Penerbit
Erlangga.
Purwanto, D. (2019). Komunikasi Bisnis (5th Edition ed.). Jakarta: Penerbit
Erlangga.
Kurniawan, A. (2017). Materi Komunikasi Bisnis. Diakses pada 24 Februari 2023.
https://www.academia.edu/36214256/MAKALAH_KOMUNIKASI_BISN
IS_doc

20