MAKALAH

PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, DAN

REVISI PESAN-PESAN BISNIS
MATA KULIAH : KOMUNIKASI BISNIS DAN NEGOSIASI
DOSEN PENGAMPU : ARYONO YACOBUS, DRS,MS.

DISUSUN OLEH :
ENRIS SALIA DEWI (141200104)
NOVANDY ANUGRAH (141200105)
RIOVALDI BASKARA REZA SAPUTRA (141200106)

KELAS EM-E
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL
“VETERAN” YOGYAKARTA
 KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah senantiasa kami ucapkan kehadirat Allah Swt

yang selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah Komunikasi Bisnis dan Negosiai dengan judul
“Perencanaan, Pengorganisasian, dan Revisi pesan-pesan bisnis”. Atas ridho
dan perkenan-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah ini sesuai batas waktu
yang disediakan sesuai dengan yang diharapkan.
Dengan kerendahan hati, kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak
Aryono Yacobus, DRS,MS. selaku dosen Komunikasi Bisnis dan Negosiasi yang
telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan
wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni serta semua pihak yang
telah berkontribusi dalam pembuatan makalah. Semoga Allah Swt. berkenan
membalas segala kebaikannya.
Kami harap makalah ini dapat berguna kelak di kemudian hari. Kami
sadar bahwa makalah ini banyak kekurangan. Oleh sebab itu, kritik dan saran
yang bersifat membangun dan untuk perbaikan makalah ini sangat kami
harapkan. Jika ada sesuatu yang kurang berkenan kami mohon maaf.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 23 Maret 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1
A. Latar Belakang ........................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ................................................................... 2
C. Tujuan Makalah ...................................................................... 2
BAB II DASAR TEORI.............................................................................. 3
Bab 5 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS ............................ 3
A. Pemahaman Proses Komposisi ............................................... 3
B. Penentuan Tujuan ................................................................... 4
C. Analisis Audiens....................................................................... 6
D. Seleksi Saluran dan Media ..................................................... 7
BAB 6 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS ............... 8
A. Hal-hal Menyebabkan Pesan-Pesan
Tak Terorganisasi dengan Baik ............................................. 8
B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik............................... 9
BAB 7 REVISI PESAN-PESAN BISNIS............................................ 10
A. Keterampilan Merevisi............................................................ 10
B. Pemilihan Kata yang Tepat .................................................... 12
BAB III STUDI KASUS ............................................................................... 13
BAB IV PEMBAHASAN ............................................................................. 17
A. Penentuan Tujuan ................................................................... 17
B. Analisis Audiens....................................................................... 18
C. Seleksi Saluran Media ............................................................. 18
D. Hal Penyebab Pesan-Pesan Bisnis Tak Terorganisasi Dengan
Baik .......................................................................................... 18

ii
 E. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik .............................. 19
F. Keterampilan Merevisi............................................................ 20
BAB V REKOMENDASI........................................................................... 21
BAB VI PENUTUP ...................................................................................... 22
A. Kesimpulan .............................................................................. 22
B. Saran ......................................................................................... 22
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 23

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh
pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik.
Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai
sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan
mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara
baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan
yang baik sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi
harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan
dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus
sudah tercakup.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar
pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat
ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan
ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan
yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan
menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan
bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu yang
cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan
maupun format penulisannya.

1
 Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan
oleh para pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa
sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan
pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan
revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.
Sebagai contoh, PT Hyundai Mobil Indonesia adalah sebuah
perusahaan otomotif yang memproduksi mobil-mobil terkemuka dari
Korea. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1967. Pada tahun 2015 ini, PT
Hyundai Mobil Indonesia menargetkan penjualannya akan meningkat
sebesar 53% atau setara dengan 3.600 unit kendaraan.
Saat PT Hyundai Mobil Indonesia sedang berusaha meningkatkan
penjualan dan penghasilan. Pada saat itu, salah satu cara untuk mencapai
target tersebut yaitu dari divisi marketing mengirimkan surat pesan bisnis
berupa penawaran kerjasama dengan dengan berbagai perusahaan rental
kendaraan mobil untuk menjalin kerjasama yang akan menguntungkan
kedua perusahaan sehingga penjualan dan penghasilan pun dapat
meningkat. Kerjasama tersebut dijalin kepada perusahaan rental kendaraan
mobil di Bandung bernama PT Citra Rent Car.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana perencanaan pesan-pesan bisnis?
2. Bagaimana pengorganisasian pesan-pesan bisnis?
3. Bagaimana revisi pesan-pesan bisnis?
4. Apakah pesan bisnis PT Hyundai Mobil Indonesia terorganisir dengan
baik?
5. Apakah perencanaan pesan bisnis PT Hyundai Indonesia telah optimal.
C. Tujuan Masalah
1. Mendeskripsikan perencanaan pesan-pesan bisnis.
2. Mendeskripsikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis.
3. Mendeskripsikan revisi pesan-pesan bisnis.
4. Mendeskripsikan pengorganisasian PT Hyundai Mobil Indonesia.
5. Mendeskripsikan perencanaan pesan bisnis PT Hyundai Indonesia.

2
 BAB II
DASAR TEORI

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS (BAB 5)

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis
dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh
seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan
bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang
cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan
menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan
disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikan pesan. Disamping itu, intonasi juga perlu diatur , apakah
melemah, mendatar atau meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati
situasi yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
2. Pengorganisasian
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya daalah
mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk
draf. Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan
memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya.
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan
atau pengaturan katakata, kalimat, dan paragraf dan memilih ilustrasi
yang diperlukan unutuk mendukung ide pokok bahsanya. Oleh karena itu
perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan
paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan
oleh si penerima pesan.

3
 3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun
paragraf, perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah
diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan
pengecekan sekaligus revisi/perbaikanperbaikan seperlunya, sehingga
apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah
memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya
ingin mejaga nama baik dihadapan audiens. Sekaligus menghasilkan sesuatu
yang baik bagi organisasinya. Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai
tujuan yang dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas dapat membantu
proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain:
a. Keputusan untuk meneruskan pesan.
Sebelum menyampaikan suatu pesan kita harus tau apakan pesan
tersebut benar-benar dibutuhkan atau tidak. Apabila pesan tersebut
tidak terlalu penting makan bisa disampaikan kemudian, akan tetapi
apabila pesan tersebut sangat penting sebaiknya segera disampaikan.
b. Keputusan untuk menanggapi audiens.
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator
perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui
motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi mereka
dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan
apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai.
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan.
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting,

4
 yang relavan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Informasi yang tidak relvan harus disingkirkan.
d. Keputusan untuk menetapkan media yang digunakan.
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang
dikehendaki. Media komunikasi yang digunakan dapat berupa lisan
maupun tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:
a. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan
informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain.
b. Melakukan persuasi
Tujuan kedua bisnis komunikasi adalah melakukan persuasi
kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan benar.
c. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan
orang lain. Melaui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang
dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik dengan
perusahaan domestik maupun perusahan asing.

3. Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan sudah
baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan
berikut:
a. Apakah tujuan tersebut realistis?
b. Apakah waktunya tepat?

5
 c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi
perusahaan?

C. ANALISIS AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Cara menegembangkan profil audiens.
Mengembangkan suatu profil audiens bisa dikatakan
gampang-gampang susah. Gampang jika lawan komunikasi bisnis
adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Penentuan profil
audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang
menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan
baik. Akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi
audiens adalah orang yang sama sekali belum dikenal. Dalam kasus
ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi
reaksi mereka.
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi.
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan
kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi
kebutuhan tersebut. ada lima tahap yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
a. Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens.
Beberapa pesan bertujuan untuk memotivasi audiens untuk
mau mengubah berperilaku mereka. Akan tetapi pemberian
motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini

6
 disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak
mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal baru. Bagaimana
mengatasi kendala itu? Salah satunya caranya adalah dengan
mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang
diberikan kepada konsumen dapat diterima dengan mudah.

D. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud
pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuannnya
memberikan umpan balik (feed back) dengan segera. Saluran ini
digunankan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak
diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih
nyaman (convenient). Pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang
disajikan adalah informasi kontroversial, karena reaksi audiens
dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator
dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.
2. Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti
surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan
komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesanpesan mereka.

7
 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS (BAB 6)

A. Hal-Hal Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan
kepada para bawahannya kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menjadikan pesan-pesan yang dismpaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya
tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Tidak terorganisasinya dengan baik
dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga
mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik
bahasan. Dengan kata lain, pesan pembuka awal tersebut terlalu
bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang lama untuk
memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan
tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens.
Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu,
juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur,
tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya
informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada
audiens.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan
tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada
audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena
audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam
pembahasan

8
 Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan tidak penting lebih
dominan, maka ada kecenderungan poin-poin yang penting justru
terlupakan dari topik pembahasan. Karena terlalu fokus membahas
hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja. Poin-
poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar
menjadi terabaikan.

B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele,
ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara
baik adalah suatu tantanngan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi
pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
a. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus di kelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua informasi yang penting harus sudah mencakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens
memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,
menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

1. Membantu audiens memahami suatu pesan.

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-

ide secara logis dan runtut, serta memasukkan semua informasi yang
relevan dalam pesan, maka audiens dapat dengan mudah memahami
maksud dan tujuan pesan.

2. Membantu audiens menerima suatu pesan.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu

audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens
untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen

9
 mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko
karena memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau
mengecewakan.

3. Menghemat waktu.

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya

akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian
pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau
ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi
yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.

4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan

komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat. Hal ini merupakan
faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis agar penyelesaian
pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.

REVISI PESAN-PESAN BISNIS (BAB 7)

A. Keterampilan Merevisi
Dalam menulis surat-surat bisnis diperlukan proses pemikiran, tenaga
dan waktu yang cukup dimana tidak boleh dikerjakan secara asal-asalan.
Terdapat pesan bisnis yang tertulis dan secara lisan.
1. Pesan Bisnis Tertulis
Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya
dilakukan penelaahan lebih lanjut sebagai berikut ini:
a. Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan
Pada tahap pengeditan, perhatikan secara seksama dibagian
pembuka, apakah sudah relevan dan menarik perhatian untuk
dibaca dan juga dibagian penutup. Setelah itu yakinkan bahwa

10
 tulisan itu sudah memberikan kesan yang baik pada pembaca. Cek
kembali pesan yang diberikan apakah sudah jelas, tidak
membingungkan, dan mudah dipahami oleh pembaca.
b. Mengedit mekanika/ Teknis penulisan
Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan bisnis dapat embuat
ketidakjelasan pesan dan membuat menurunnya kepercayaan dan
citra organisasi. Oleh karena itu, hal-hal yang perlu diperhatikan :
 Kalimat sesuai dengan kaidah Bahasa yang baik
 Penggunaan huruf capital yang tepat
 Penulisan tanda baca yang benar
 Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat
 Tidak ada kata yang diulang.
c. Mengedit format dan layout
Format penulisan yang menarik, rapi, bersih, tidak banyak
coretan dan kertas yang digunakan kualitas yang baik maka
pembaca akan senang membacanya.

2. Pesan Bisnis Lisan

Pesan bisnis yang disampaikan secara lisan seperti penyampaian
melalui rapat,, negoisasi atau presentasi bisnis. Walaupun pesan
dilakukan secara lisan, perlu juga untuk memperhatikan substansi
pesan, pengorganisasian dan gaya Bahasa agar pesan yang
disampaikan dapat dipahami oleh audiens.
a. Substansi pesan
Perlu dilakukan pengeditan substansi pesan yang akan
disampaikan kepada audiens. Hal yang perlu diperhatikan apakah
pesan yang ingin disampaikan bisa disampaikan dengan baik dan
juga data pendukung yang diperlukan.
b. Pengorganisasian pesan
Terdapat 3 poin penting :

11
  Pembuka ( salam pembuka dan perkenalan diri )
 Penyampaian substansi pesan
 Penutup (kesimpulan, saran atau rekomendasi)
c. Gaya Bahasa
Gaya Bahasa yang digunakan pada penyaji pesan lisan lebih
menarik dan menarik dipanding pesan tertulis karena terkesan
lebih santai, luwes dan tidak monoton. Maka dari itu pemilihan
gaya bahasa dalam penyampaian pesan lisan perlu diperhatikan
untuk menarik perhatian para audiens.

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk
mencurahkan ide atau pikiran kedalam suatu kalimat. Pemilihan kata yang tepat
sangat penting agar si penerima pesan dapat mengerti pesan yang disampaikan.
Perlu diperharikan pada saat pemilihan kata yang tepat sebagai berikut :
1. Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal
Kata-kata yang tidak asing akan memudahkan audiens akan lebih
memahami pesan yang ingin disampaikan. Diperlukan untuk
menganalisis audiens untuk mengetahui latar belakang pendidikan
dan pengalaman mereka. Pemahaman yang baik terhadap audiens
akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian
pesan.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat akan lebih efisien dan mudah dipahami oleh
audiens. Namun harus memperhatikan dalam kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata bermakna ganda
Penggunaan kata-kata yang bermakna ganda akan menyebabkan
penafsiran pesan lebih dari satu sehingga penyampaian bisnis tidak
tercapai. Maka dari itu, kata yang digunakan haruslah yang memiliki
makna yang jelas dan tegas.

12
 BAB III
STUDI KASUS

Surat Bisnis PT Hyundai Mobil Indonesia kepada PT Citra Rent Car

HYUNDAI MOBIL INDONESIA (HMI)

Jl. Sultan Iskandar Muda – Pondok Indah

JAKARTA

10 Oktober 2015

No : 01/X/2015

Hal : Penawaran Kerjasama

Lamp : 1 lembar berkas

Kepada Yth.

Bapak/Ibu

Pimpinan PT Citra Rent Car

Di tempat.

Dengan hormat,

Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yang telah banyak
menghasilkan produk-produk unggulan roda empat baik mobil penumpang maupun
mobil niaga. Adapun mereknya yaitu Grand Avegaa, Starrex, De Santa, dll.

13
Melihat dari perkembangan perusahaan yang bapak/ibu pimpin, kami menawarkan
produk kami untuk menambah kendaraan operasional untuk menunjang kegiatan
perusahaan bapak/ibu baik mobil penumpang maupun mobil niaganya.

Untuk mempermudah bapak/ibu dalam memilih produk kami, maka kami sertakan
brosur, daftar harga, dan paket kredit. Apabila ada pertanyaan dapat menghubungi:

Mentari Dwi Shintawati (Kepala Divisi Marketing) di

No. telepon : 081373198000

Email : mentaridwis@gmail.com

Demikian surat ini kami buat, besar harapan kami terjadi kerjasama yang baik dan
saling menguntukan bagi perusahaan bapak/ibu maupun perusahaan kami. Terima
kasih yang sebesarbesarnya. Salam sukses.

Hormat kami,

Mentari Dwi Shintawati

(Kepala Divisi Marketing)

Hyundai Mobil Indonesia

PT Hyundai Mobil Indonesia (HMI)

 Profil Perusahaan
PT Hyundai Mobil Indonesia adalah sebuah perusahaan otomotif yang
memproduksi mobil-mobil terkemuka dari Korea. Perusahaan ini didirikan
pada tahun 1967. Pada tahun 2015, PT Hyundai Mobil Indonesia

14
 menargetkan penjualannya akan meningkat sebesar 53% atau setara dengan
3.600 unit kendaraan.
 Analisis
Pada saat itu PT Hyundai Mobil Indonesia sedang berusaha meningkatkan
penjualan dan penghasilan. Oleh karena itu, salah satu cara untuk mencapai
target tersebut yaitu dari divisi marketing mengirimkan surat pesan bisnis
berupa penawaran kerjasama dengan berbagai perusahaan rental kendaraan
mobil untuk menjalin kerjasama yang akan menguntungkan kedua
perusahaan sehingga penjualan dan penghasilan pun dapat meningkat.
Kerjasama tersebut dijalin kepada perusahaan rental kendaraan mobil di
Bandung bernama PT Citra Rent Car.
 Tujuan Pesan Bisnis dari PT Hyundai Mobil Indonesia
Tujuan/isi dari pesan bisnis yang disampaikan oleh Kepala Divisi Marketing
PT HMI kepada PT Citra Rent Car adalah untuk mengajak bekerjasama,
yaitu perusahaan PT HMI menawarkan produk-produknya untuk dapat
digunakan perusahaan rental kendaraan mobil untuk menambah kendaraan
yang akan disewakan atau digunakan oleh perusahaan rental tersebut, untuk
saling memperoleh keuntungan yang lebih banyak dari sebelumnya.
 Media: Surat
 Saluran: Tulisan
 Komunikator: Kepala Divisi Marketing
 Penerima: Pimpinan PT Citra Rent Car

Penyelesaian Kualitatif

PT Hyundai Mobil Indonesia memanfaatkan perencanaan, pengorganisasian, revisi

pesan-pesan bisnis sebagai ajang untuk bekerja sama dengan PT Citra Rent Car
untuk meningkatkan penjualan dan penghasilannya. Adapun isi dari tujuan pesan
bisnis PT HMI adalah menawarkan produk-produknya untuk dapat digunakan
perusahaan rental kendaraan mobil untuk menambah kendaraan yang akan
disewakan atau digunakan oleh perusahaan rental tersebut, untuk saling

15
memperoleh keuntungan yang lebih banyak dari sebelumnya. Agar pesan dari PT
HMI tersampaikan dengan baik maka PT HMI menggunakan media tertulis untuk
berkomunikasi yaitu dengan berkirim surat kepada PT Citra Rent Car.

16
 BAB IV
PEMBAHASAN

Pendapat pribadi berdasarkan teori

A. Penentuan Tujuan
 Tujuan Harus Jelas
Menurut kami, Komunikator telah memberikan tujuan dengan jelas dan
relevan dengan bidang yang ditekuni, yakni dari bidang otomotif ingin
bekerja sama dengan bidang transportasi, kemudian komunikator
menggunakan media tulisan untuk penyampaiannya.
 Tujuan Komunikasi
Dalam hal ini, Apa yang telah dilakukan komunikator searah dengan
materi ini, yakni PT Hyundai Mobil Indonesia telah memberikan
informasi dengan pihak bisnis terkait, melakukan persuasi, dan
kolaborasi atau kerja sama.
 Menguji Tujuan
a. Apakah tujuan tersebut realistis? Dalam hal ini, tujuan dari PT
HMI telah realistis karena tidak meminta sesuatu yang diluar
kemampuan dari PT Citra Rent Car.
b. Apakah waktunya tepat? Waktu yang dipilih telah sesuai,
karena pada saat itu komunikator melihat perkembangan
perusahaan PT Citra Rent Car yang sedang bagus.
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? PT HMI
telah mengirimkan pesan melalui orang yang tepat, yakni
Kepala Divisi Marketing.
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi
perusahaan? Tujuan yang diberikan PT HMI telah selaras
dengan tujuan organisasi Perusahaan, yakni ingin menargetkan
penjualan 53% atau setara dengan 3600 unit pada saat itu.

17
B. Analisis Audiens
 Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Terdapat beberapa tahap dalam memuaskan audiens, diantaranya ;
a. Temukan/cari apa yang diinginkan audiens?
Menurut kami dari pihak PT HMI telah mengetahui bahwa PT
Citra Rent sedang berkembang sehingga kebutuhan mobil
mungkin saja meningkat pada saat itu, Maka dari itu
komunikator menawarkan apa yang sedang diinginkan oleh
komunikan.
b. Berikan semua informasi yang diperlukan.
Menurut kami, Komunikator belum maksimal memberikan
informasi yang diperlukan, sebagai contoh mereka hanya
mengajak bekerja sama dan memberi kontak untuk dihubung,
padahal masih dapat ditambahkan mengenai benefit-benefit
lain jika membeli di PT HMI.

C. Seleksi Saluran Media

 Komunikasi Tertulis
Saluran Media yang digunakan adalah melalui media tertulis, yakni
surat dan seusai dengan teori yang ada.

D. Hal Penyebab Pesan-Pesan Bisnis Tak Terorganisasi Dengan Baik

 Bertele – tele
Menurut kami, dalam hal ini komunikator tidak bertele - tele dalam
menyampaikan pesan, terlihat dari pembukaan yang tidak terlalu
panjang hingga mencapai beberapa paragraf
 Memasukan bahan - bahan yang tidak relevan.

18
 Dalam hal ini, komunikator telah memasukan bahan - bahan yang telah
relevan, karena mereka sedang menawarkan kerja sama antara bidang
mereka otomotif dengan bidang komunikan yakni transportasi.
 Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan.
Dalam hal ini, Komunikator belum melakukan teori ini dengan baik
karena menurut kami masih dapat ditambahkan beberapa informasi
penting seperti benefit atau keuntungan ketika membeli mobil di PT
HMI dan sebagainya.

E. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Untuk dapat mengorganisasian pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :

a. Subjek dan tujuan haruslah jelas.

Dalam hal ini, Subjek dan tujuan dari komunikator telah jelas,
subjeknya adalah PT Citra Rent Car yang berada di bidang
Transportasi dimana berkaitan dengan bidang komunikator yakni
otomotif. Kemudian, tujuan yang disampaikan telah jelas, yakni
hendak melalakukan kerja sama.
b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
Informasi yang diberikan komunikator telah berhubungan dengan
subjek dan tujuan. Komunikator bergerak di bidang otomotif lalu
komunikan bergerak di bidang transportasi, maka dapat dikatakan hal
tersebut telah berkaitan.
c. Semua informasi yang penting harus sudah mencakup.
Dalam hal ini komunikator belum sepenuhnya memberikan informasi
penting, menurut kami masih terdapat beberapa poin penting lainnya
seperti benefit atau keuntungan ketika membeli mobil di PT HMI jika
itu relevan dengan realita yang ada.

19
F. Keterampilan Merevisi
 Pesan bisnis tertulis (Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisan)
Jadi pada pembahasan teori ini memang kami tidak melawati prosesnya,
kami mengambil study kasus yang sudah jadi di suatu web/sumber yang
terpercaya kebenaranya yaitu di https://mentarids.wordpress.com/, jadi
kami yakin bahwa perusahaan PT Hyundai Mobil Indoneia Telah
melewati proses tersebut terbukti setelah kami analisis kembali pada
bagian pembuka telah relevan dan menarik perhatian untuk dibaca,
Kemudian, komunikator telah menggunakan kalimat yang sesuai
dengan kaidah bahasa yang baik, penggunaan huruf kapital yang tepat,
penulisan tanda baca yang benar, dan tidak ada kata yang diulang. Selain
itu, dalam hal pemilihan kata, Komunikator juga memilih
diksi/pemilihan kata yang tepat.
 Pemilihan kata yang tepat
PT Hyundai Mobil Indonesia Dalam penggunaan dan pemilihan kata
sudah tepat sehingga maksud dan tujuan PT Hyundai Mobil Indonesia
tersampaikan, yaitu ingin bekerja sama dengan tujuan menambah
kendaraan operasional untuk menunjang kegiatan PT Citra Rent Car,
baik mobil penumpang maupun mobil niaganya.

20
 BAB V
REKOMENDASI

Berdasarkan hasil penjabaran dari penelitian dan kesimpulan yang

dikemukakan di atas, maka penulis mengemukakan saran sebagai berikut :
a. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan
salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Dalam hal ini
terdapat bahwa PT Hyundai Mobil Indonesia telah melakukan
perencanaan bisnis dengan baik.

Namun, menurut kami dalam pengorganisasian pesan bisnis. PT

Hyundai Mobil Indonesia masih dapat menambahkan informasi penting
lainnya seperti benefit atau keuntungan tersendiri ketika bekerja sama
dengan PT Hyundai Mobil Indonesia.

21
 BAB VI
PENUTUP

A. Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan
salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang
terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu
perencanaan, komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencanaan,
maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus ditentukan terlebih
dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap
perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil
audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan
kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan.

B. Saran
Demikianlah makalah yang dapat kami uraikan. kami menyadari
bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh
karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang kontruktif untuk
memperbaiki makalah berikutnya. Semoga makalah ini bermanfaat dan
menambah referensi pengetahuan kita.

22
 DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, Djoko. 2019. “Komunikasi Bisnis edisi kelima”. Erlangga

mentarids.wordpress.com. (2016, 5 Mei). Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis.

Diakses pada 24 Maret 2021, dari
https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

23