MAKALAH ILMU PEMERINTAHAN

TENTANG ADMINISTRASI

OLEH

NADIA RESTIANA
2001113687

DOSEN PENGAMPU :

Drs. ENDANG SUTRISNA,M. Si

ILMU PEMERINTAHAN

UNIVERSITAS RIAU

TAHUN AKADEMIK 2020

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan Kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa
yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penyusunan makalah
ini dapat diselesaikan. Shalawat beriringkan salam keharibaan Nabi Muhammad
SAW yang kita harapkan syafa’atnya di Yaumil Akhir kelak.

Adapun Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas yang telah diberikan
Terima kasih penulis sampaikan kepada dosenyang telah membimbing dan
memberikan pengajaran demi lancarnya tugas ini. Serta terima kasih kepada pihak-
pihak yang telah ikut membantu demi terselesaikannya makalah ini.

Demikianlah makalah ini disusun semoga bermanfaat, penulis sangat

mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan isi dari
makalah ini.

Pekanbaru , 10 Desember 2020

                               

                                Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................................i
DAFTAR ISI............................................................................................................................ii
BAB I.......................................................................................................................................1
PENDAHULUAN...................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.........................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................................3
1.3 Tujuan......................................................................................................................3
BAB II.....................................................................................................................................4
LANDASAN TEORI...............................................................................................................4
2.1 Administrasi.............................................................................................................4
2.2 Organisasi.................................................................................................................5
BAB III....................................................................................................................................6
PEMBAHASAN......................................................................................................................6
3.1 Pengertian administrasi............................................................................................6
3.2 Sejarah Administrasi di Indonesia............................................................................8
3.3 Sudut Pandang tentang administrasi.........................................................................8
3.1.1 Administrasi Secara Etimologis.......................................................................8
3.1.2 Administrasi dalam Arti Sempit.......................................................................9
3.1.3 Administrasi dalam Arti Luas.........................................................................10
3.4 Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen................11
3.5 Unsur Unsur Dalam Administrasi..........................................................................12
3.6 Ciri-Ciri Administrasi.............................................................................................13
3.7 Fungsi-Fungsi Administrasi...................................................................................14
3.8 Peranan Administrasi Dalam Kehidupan................................................................18

ii
BAB IV..................................................................................................................................20
PENUTUP.............................................................................................................................20
4.1 Kesimpulan............................................................................................................20
4.1 SARAN..................................................................................................................20
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................22

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam teori dan praktek, Administrasi telah mengalami perubahan yang

sangat signifikan. Perkembangan itu dimulai pada masa sebelum lahirnya konsep
Negara Bangsa hingga lahirnya ilmu modern dan Administrasi yang hingga saat ini
telah mengalami beberapa kali pergeseran paradigma, mulai dari model klasik yang
berkembang daam kurun waktu 1855/1887 hingga akhir 1980an; New Public
Management (NPM) yang berkembang dälam kurun waktu akhir 1980an hingga
pertengahan 1990an; sampai kepada Good Governance yang berkembang sejak
pertengahan 1990an hingga saat ini.

Pergeseran paradigma Administrasi tersebut, telah membawa implikasi

terhadap penyelenggaraan peran Administrasi khususnya terkait dengan pendekatan
yang digunakan dalam pembuatan dan pelaksanaan strategi; pengelolaan organisasi
secara internal; serta interaksi antara Administrasi Publik dengan politisi, masyarakat
dan aktor Lainnya. Implikasi yang demikian tentu saja pada akhirnya akan sangat
menentukan corak dan ragam dalam penyelenggaraan Pemerintahan dan sebuah
Negara, termasuk Indonesia. Corak dan ragam tersebut akan sangat ditentukan oleh
kondisi lokal yang ada di Negara tersebut, dalam artian sejauh mana Administrasi di
Negara tersebut telah menyesuaikan diri dengan perkembangan paradigma yang ada;
serta sejauh mana penyesuaian tersebut dilakukan dengan memperhatikan konteks
lokal dan permasalahan yang ada di Negara tersebut.

Proses administrasi adalah kegiatan yang ada di dalam organisasi dengan

mengaktifkan sumber daya manusia dan materi yang tersedia secara efektif untuk

1
mencapai tujuan organisasi. Jadi suatu organisasi tidak mungkin bekerja dengan baik
tanpa ada proses administratif yang baik pula. Namun proses administratif hanya
mungkin berjalan baik bila tersedia sumber daya manusia yang baik dan profesional
dalam bidang-bidang tugas yang ada dalam organisasi.

Didalam suatu kerjasama terkandung berbagai kegiatan adiministrasi yaitu

kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan
dengan memadukan sumber daya manusia dan sumber daya lain yang dimiliki
organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

Dalam artian secara sempit, administrasi dapat dipandang sebagai egala

kegiatan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematisdan seluruh informasi
yang ada agar mempermudah mempeoleh rangkuman informsi dri seluruh kegiatan
dan keadaan yang tengah berlangsung dalam sebuah organisasi/ kantor.Kegitan dalam
administrai ini sendiri meliputi serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengadakan, mengirim dan penyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukandalam setiap kerja sama. Sementara dalam artiannya secara luas,
administrasi dapat dipandang sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang
tau lebih secara rasional dalam rangka mencapai tujuan secara efektif.

2
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah definisi administrasi?

2. Bagaimanakah komponen dalam administrasi?
3. Bagaimanakah fungsi dan manfaat mempelajari administrasi?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk:

1. Memenuhi tugas yang diberikan

2. Mengetahui definisi administrasi secara umum maupun secara rinci

3
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Administrasi

Administrasi secara etimologi berasal dari Bahasa Inggris yaitu

administration atau to administear yang berarti mengelola (to manage) atau
menggerakan ( to direct). Administrasi dalam arti sempit yaitu kegiatan tata usaha
seperti tulis menulis, surat menyurat. Pengertian administrasi secara luas menurut
Siagian yang dikutip oleh Pasolong dalam bukunya Teori Administrasi Publik
(2011:3) mengatakan: Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha
kerjasama demi tercapainya tujuan yang di tentukan sebelumnya. 1

Menurut Waldo dalam Kencana dalam bukunya Sistem Administrasi Negara

Republik Indonesia (2003:33) mengemukakan, bahwa : Administrasi Negara adalah
manajamen dan organisasi dari manusia peralatannya guna mencapai tujuan
pemerintah.

Siagian dalam bukumya Filsafat Administrasi ( 2008:7) mengatakan

pengertian Administrasi Negara sebagai berikut: Administrasi Negara adalah
keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintahan dari suatu
Negara dalam usaha mencapai tujuan Negara.

1
Burhanudin. Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan. 1995. Bumi aksara
Jakarta

4
 Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa administrasi
merupakan suatu kegiatan kerjasama dua orang atau lebih dalam pencapaian suatu
kegiatan kerjasama dua orang atau lebih dalam pencapaian suatu tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.

2.2 Organisasi
Administrasi dan organisai sangat erat kaitannya dan tidak dapat dipisahkan.
Kedua hal ini selalu ada dalam kehidupan sehari hari karena manusia merupakan
makhluk sosial yang tidak bisa bekerja sendiri serta membutuhkan orang lain dalam
pencapaian tujuanya dan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan maka
diperlukan suatu kemampuan dan motivasi untuk mendorong orang-orang dan diri
sendiri untuk melaksanakan dan menggerakan suatu organisasi pemerintah.
Memahami konsep organisasi publik secara utuh, perlu memahami definisi dan teori
“organisasi”,
Banyak ahli yang yang telah mendefinisikan organisasi, berikut merupakan
definisi organisasi menurut Siagian yang dikutip oleh Silalahi dalam bukunya Studi
Ilmu Administrasi Negara (2011:124) mengemukakan bahwa : Organisasi adalah
setiap bentuk hubungan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk
mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarki
dimana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut
bawahan.
Waldo yang dikutip Silalahi dalam bukunya Studi Ilmu Administrasi Negara
(2011:124) mengatakan : Organisasi adalah struktur hubungan-hubungan diantara
orang-orang berdasarkan wewenang dan bersifat tetap dalam suatu sistem
administrasi

5
 Pengertian organisasi juga disebutkan Weber yang dikutip Silalahi dalam
bukunya Studi Ilmu Administrasi Negara (2011:124) menyebutkan : Organisasi
merupakan tata hubungan sosial, dimana setiap individu yang melakukan kerja sama
melakukan proses interaksi dengan individu lainnya.

BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Pengertian administrasi

Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan lahirnya

ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui perjuangan yang cukup lama oleh para
pencintanya. Selanjutnya agar ilmu ini dapat berkembang sepanjang masa dalam
memenuhi kebutuhan masyarakat, maka ilmu ini memerlukan pembinaan dan
pengembangan. Sudah pasti bahwa orang-orang yang menjadi pembina dan
pengembang ilmu administrasi ini adalah orang-orang yang telah menspesialisasikan
dirinya dalam bidang ilmu administrasi, berikut orang-orang yang membutuhkannya
atau masyarakat pada umumnya2.

Memang masih ada berbagai masalah yang dihadapi dalam mengembangkan

dan membina ilmu administrasi ini, terutama di Indonesia, dimana ilmu administrasi
belum lama dikenal baik pada perguruan tinggi maupun pada lembaga-lembaga

2
Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, 1997. Gunung Agung Jakarta..

6
pendidikan rendah, begitu pula dikalangan masyarakat umum. Salah satu faktor yang
belum memungkinkan kelancaran perkembangan ilmu administrasi di tanah air kita
ini, ialah masih kurangnya ahli dalam bidang ilmu ini yang sungguh-sungguh
bersedia menjadi pengembang dan pembina ilmu ini. Dewasa ini semakin terasa
pentingnya peranan administrasi dalam usaha-usaha kerja sama manusia termasuk
dalam usaha melancarkan pembangunan nasional.

Berbagai pengalaman dalam usaha-usaha pembangunan yang telah

dilaksanakan dan tidak ditunjang dengan kemampuan administrasi yang baik, telah
mengalami kegagalan-kegagalan dan kemacetan-kemacetan. Tidak terdapatnya kaitan
antara perencanaan dan pelaksanaan pembangunan, disebabkan oleh lemahnya
kemampuan administrasi yang dimiliki. Pada dasarnya manusia dalam berusaha
mencapai sesuatu tujuan selalu menghendaki hasil yang lebih besar, dengan
pengorbanan yang lebih kecil atau murah. Hal yang demikian hanya bisa dicapai
apabila manusai di dalam usahanya itu menerapkan asas efisiensi. Dengan kata lain ia
harus mengadministrasi usahanya sebaik-baiknya agar usahanya itu memberikan hasil
yang maksimal.

Betapa pentingnya administrasi dalam usaha kerja sama manusia ini, dapat
dilihat dari beberapa pendapat dari para ahli di bawah ini :

1. Charles A. Beard berkatakan bahwa “ tidak ada satu hal untuk abad modern
sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi. Kelangsungan hidup
pemerintah yang berdab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu
sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan
mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu memecahkan
masalah-masalah masyarakat modern (Siagian,1977).

7
2. Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya “Office Management”
mengatakan bahwa, “Tidak ada didunia ini orang yang mencapai sukses
besar jikalau dia hanya pandai bekerja sendirian, dia harus pandai bekerja
sama dengan orang lain. Dengan kata lain dia harus pandai organisasi,
management, dan tata usaha” ( Dinyatakan beliau bahwa organisasi,
management, dan juga tata usaha adalah kandungan daripada Administrasi ).
(Atmosudirdjo,1975).
3. Dr.S.P. Siagian MPA. (1977) dalam bukunya “Filsafat Administrasi“
mengatakan pula bahwa “ Memang sesungguhnya abad sekarang ini adalah
abad administrasi. Abad Administrasi karena keputusan dibidang politik,
ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain hanya akan ada artinya apabila
keputusan tersebut terlaksana dengan efisien dan ekonomis”.

Apabila dianalisis pendapat ahli-ahli tersebut diatas, maka dapat ditarik

kesimpulan bahwa usaha kerja sama apapun yang dilakukan oleh manusia mulai dari
yang paling sederhana sampai pada usaha-usaha yang paling besar dan kompleks,
baik usaha itu dilakukan oleh swasta maupun yang dilakukan oleh negara atau
pemerintah seperti usaha-usaha dibidang pembangunan nasional, hanya dapat berhasil
dengan sukses apabila ditunjang oleh kemampuan administrasi yang baik.

3.2 Sejarah Administrasi di Indonesia

Perkembangan ilmu administrasi di Indonesia tidak ada yang istimewa,
bahkan mengikuti perkembangan di negara maju lainnya. Apa yang terjadi di
Amerika misalnya, diimport oleh para pakar di Indonesia diintroduksi sebagai barang
baru. Penelitian di bidang ini belum banyak yang mengenalkan temuan baru. Entah
karena peneliti, pengajar dan pemerhati atau entah karena pemerintah (penguasa)
yang tidak mempunyai perhatian terhadap pengembangan ilmu ini atau entah karena

8
penyebab lainnya, sehingga perkembangan ilmu ini tidak banyak ang bisa
diceritakan.

Perkembangan Ilmu Administrasi di Indonesia  tampaknya terpengaruh

dengan apa yang sekarang berkembang di Amerika Serikat atau di negara-negara lain.
Amerika Serikat (AS) tampaknya masih dipandang sebagai barometer dari
perkembangan ilmu administrasi negara. Perubahan paradigma manajemen
pemerintahan yang berlangsung di AS dengan mudah di transfer menjadi peubahan
paradigma di Indonesia.

3.3 Sudut Pandang tentang administrasi

3.1.1 Administrasi Secara Etimologis

Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang bahasa

Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan
“Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi (The
Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan,
pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada
hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk
memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.

3.1.2 Administrasi dalam Arti Sempit

Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai

dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari
zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda
“Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administratie”.

9
Administrasi dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke
steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met
het doel een overzicht van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun
onderling verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan
pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar
mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya
satu sama lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang
demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena
masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau
manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari
sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya.
Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi
dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat,
korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik,
pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang
dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan
penelponan dan penerimaan tamu.

Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti

bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis,
catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan
yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam
bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan istilah “ Tata Usaha “.

3.1.3 Administrasi dalam Arti Luas

Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan
isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin

10
dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian
ini mempunyai dua pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau

yang lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan
2. Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk
pengertian yang pertama kiranya telah jelas diuraikan di atas, sedangkan
pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas pada bagian berikut.

Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada
administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang
dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata
usaha.

Dalam hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan ahli
administrasi dan manajemen sebagai berikut :

1. Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu

bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat
rationaliteit yang tinggi.

11
2. William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi adalah
bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok
individu menuju pencapaian Tujuan bersama.

3. Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah

keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.

4. Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa :
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama
mencapai tujuan tertentu.

Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka

sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses yang :

1. Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).

2. Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.
3. Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam,
tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal sebagai unsur mutlak dari
pada Administrasi.

12
3.4 Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

1. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen.

2. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas

daripada manajemen.

3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan

kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan.

4. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.

5. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial

skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan
dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical
skill).

6. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi

dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi
informal3.

3
Kartono, Kartini.. Pemimpin dan Kepemimpinan. 2001 Raja Grafindo Persada, Jakarta.

13
3.5 Unsur Unsur Dalam Administrasi
Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang
wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus
ada:

1. Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang
yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen
Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan
tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga
kelompok; top management, middle management dan lower management
(mandor).

3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya
melalui surat atau warta.

4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada
proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan,
pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan

14
 Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara
memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran.
Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja
dan tidak.

7. Tata usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan
masyarakat terutama konsumen4.

3.6 Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai

berikut:

1. Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang

mudah dikenali, diantaranya adalah:

4
Handoko, T Hani. Manajemen. 1998. BPFE, Yogyakarta

15
2.

3. Administrasi memiliki tujuan yang jelas

4. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang
atau lebih

5. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama

6. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja

7. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan,

dan pengawasan

3.7 Fungsi-Fungsi Administrasi

Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk

menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan
manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan
dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah
dirumuskan. Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai
tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa
disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para
sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi
dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang
dipergunakan.

16
 Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi
managerial” dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen
itu ialah :

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Motivasi (Motivating)
4. Pengawasan (Controling)
5. Peni laian (Evaluating)

Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan

manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan
mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi5

1. Perencanaan (Planning)

5
Robbin, Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi. 1995. Archan
Jakarta,.

17
 Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan
datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.

Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi

administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya
rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam
rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia
merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.

Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana
adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan
jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :

a. What(Apa)                           d.  How (Bagaimana)

b. Where (Dimana)                  e.  Who (Siapa)

c. When (Kapan)                      f.   Why (Mengapa)

2. pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-

alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta
suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

18
 Definisi   tersebut   menunjukan   bahwa   pengorganisasian merupakan
langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya.
Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai
fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti
fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi
pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu
kesatuan yang bulat.

Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila

diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat
tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke
arah yang telah ditetapkan.

3. Penggerakan (Motivating)
Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para
bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi
tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di

tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan,
instuksi, nasehat dan koreksi     jika diperlukan.

4. Pengawasan (Controling)
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini

19
jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan
pengawasan. Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan
mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin
dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu.
Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-
penyimpangan dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat
untuk mencegahnya.
Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam
usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu
mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf. Kendati demikian perlu
diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan
tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak
punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus
berbuat kesalahan yang sama.
Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi ,
manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:
1. pengawasan langsung (direct control)
2. pengawasan tidak langsung (indirect control)

Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi

mengadendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara
pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini
dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat
berbentuk tertulis dan lisan. Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah
bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal,
seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa
hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif
saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya.

20
Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan
mengambil keputusan yang salah.

Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan

baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak
langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan
teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi
pengawasan itu.

5. Penilaian (evaluating)
Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan
yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai. Dengan demikian
dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:
Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase
itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan
kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan. Penilaian bersifat korektif
terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat penilaian
itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase
berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan
sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus diketemukan
penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-penyelewengan yang telah
terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa
kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa
penyimpangan-penyimpangan itu terjadi6.

6
Gunawan, Ary H. Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro. 2002. Jakarta: PT Rineka
Cipta

21
3.8 Peranan Administrasi Dalam Kehidupan
Albert Lepawsky menunjukkan 6 peranan administrasi dalam kehidupan dan
perkembangan masyarakat:
1. The Universal Importance of Administration Bahwa administrasi sebagai
studi ilmiah yang serius diperlihatkan dari disintegrasi bagi kurangnya abilitas
adminstrasi dan efisiensi manajemen terutama pada periode Perang Dunia II.
Fayol mengatakan, melalui pengetahuan administrasi kita mengerti peranan
orang, komando, koordinasi dan control yang jadi dasar untuk tenaga kerja
(workman). Dengan demikian tiap orang membutuhkan Administrasi
sehingga administrasi adalah suatu subyek dari kepentingan universal.
2. The stabilizing role of administration in society Paul pigors menyatakan
bahwa fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi
social.
3. The role administration in social change
Brook adam mengatakan bahwa fungsi pokok administrasi adalah jaminan
stabilitas sosial dengan sediakan fasilitas bagi perubahan sosial.
4. The treat of a managerial revolution
James burnham berkata bahwa kualitas esensial dari the emerging society
adalah karakter manajemennya, bahwa dalam kenyataan manajer-manajer
mempersiapkan untuk taken over masyarakan modern.
5. The prospect of a managerial evolution
Charles merriem: bahwa lambat laun akan diberikan atribut posisi manajer
dari suatu masyarakat demokratik. Ia menyebut organisasi pemerintahan tidak
lain merupakan organisasi manajerial.
6. Adminstration as the key to modern society
Charles A. Besrd : Masyarakat modern adalah masayarakat besar. Setiap
usaha masyarakat modern akan mendapatkan ketenangan dibawah
adminstrasi7.
7
Daryanto, H.M.. Administrasi Pendidikan. 2008. Jakarta: PT Rineka Cipta

22
23
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Administrasi Dari pembahasan materi mengenai Ilmu Administrasi secara
keseluruhan dapat kami simpulkan bahwa Administrasi memainkan peranan yang
penting datam penyelenggaraan Pemerintahan.  Baik buruknya penyelenggaraan
pemerintahan dan pelayanan Publik sangat ditentukan oleh kuatitas Administrasi
Publik yang dimiliki oleh suatu negara.  Dalam konteks Negara Kesatuan Republik
Indonesia, keberadaan Administrasi merupakan instrumen penting untuk
mewujudkan tujuan-tujuan negara yang termasuk dalam UUD 1945 antara lain untuk
memajukan kesejahteraaan urnum dan mencerdaskan kehidupan bangsa.

Ilmu administrasi telah mengalami perkembangan yang terus-menerus.

Perubahan tersebut terjadi baik pada lokus dan fokus. Apakah pendidikan tinggi di
Indonesia telah merespon perubaan tersebut dataran kurikulum dan metode
pembelajaran. Apakah administrasi Publik telah berkontribusi dalam penyelesaian
masalah-masalah adminsitrasi Publik dan juga masalah-masalah negara dan bangsa
yang tengah terjadi. Dalam pandangan penulis, kontribusi ilmu administrasi masih
belum optimal dalam menyelesaikan masalah bangsa dan negara ini. Hal ini dapat
terjadi karena dua hal (1) Kurikulum dan metode pembelajaran Ilmu administrasi
yang belum responsif terhadap perubahan lingkungan, (2) pengembangan diri dan
jaringan yang belum optimal dan kalangan ilmuwan, alumni dan praktisi administrasi.

4.1 SARAN
Prospek perkembangan dimulai pada masa sebelum lahirnya konsep Negara
bangsa hingga lahirnya ilmu Modern dan Administrasi. Administrasi tersebut, telah
membawa implikasi terhadap penyelenggaraan peran Administrasi khususnya terkait
dengan pendekatan yang digunakan dalam pembuatan dan pelaksanaan strategi;
pengelolaan organisasi secara internal; serta interaksi antara Administrasi Publik
dengan politisi, masyarakat dan aktor Lainnya. Implikasi yang demikian tentu saja

24
pada akhirnya akan sangat menentukan corak dan ragam dalam penyelenggaraan
Pemerintahan dan sebuah Negara, termasuk Indonesia.

25
 DAFTAR PUSTAKA

Burhanudin. 1995. Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan

Bumi aksara Jakarta

Handoko, T Hani. 1998. Manajemen, BPFE, Yogyakarta,

Kartono, Kartini. 2001. Pemimpin dan Kepemimpinan, Raja Grafindo Persada,

Jakarta.

Robbin, Stephen P. 1995. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi, Archan
Jakarta,.

Siagian, Sondang P. 1997. Filsafat Administrasi, Gunung Agung Jakarta..

Daryanto, H.M. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT Rineka Cipta

Gunawan, Ary H. 2002. Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro.

Jakarta: PT Rineka Cipta

26