Laporan Hasil Observasi

Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

Di Departemen Administrasi Pendidikan

diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran

diampuh oleh :

Dra. Yati Siti Mulyati, M.Pd

Dr. Nani Hartini, M.Pd

Disusun oleh:
Kelompok

Amatulloh Qonita (1403913)

Dewi Ayu Utami (1406017)
Suci Anisa (1401654)
Tiara Virgina Sompi (1404864)
Pernando Kobak (1306042)
Derry (1102746)

DEPARTEMEN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

2016

1
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi dalam organisasi sangat dibutuhkan agar tercapainya

tujuan organisasi yang diinginkan. Di dalam kehidupan seseorang tidak akan
terlepas dari yang namanya komunikasi. Lebih lagi komunikasi dalam
organisasi yang mana di dalamnya ada atasan dan bawahan. Komunikasi yang
dilakukan oleh atasan dan bawahan dalam ruang lingkup organisasi akan
memberikan berbagai efektifitas komunikasi itu sendiri .
Komunikasi dalam organisasi sangat dibutuhkan agar dalam
organisasi dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh setiap anggota dalam
organisasi. Setiap komunikasi dalam organisasi biasanya dimanfaatkan untuk
saling berbagi dan mencari tahu apa yang dibutuhkan dalam organisasi serta
apa kekurangan dalam organisasi tersebut. Dari sinilah kita akan mempelajari
bagaimana cara berkomunikasi dalam organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dibuat rumusan masalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana konsep dasar komunikasi?
2. Bagaimana konsep komunikasi yang efektif?
3. Bagaimana seharusnya komunikasi dalam organisasi?
4. Bagaimana proses komunikasi data dan informasi?
5. Apa saja media komunikasi dan teknologi komunikasi kantor?
6. Bagaimana problematika dan solusi terhadap masalah komunikasi kantor?

1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, dapat dibuat tujuan sebagai berikut :
1. Konsep dasar komunikasi
2. Konsep komunikasi yang efektif
3. Komunikasi dalam organisasi

2
4. Proses komunikasi data dan informasi
5. Media komunikasi dan teknologi komunikasi kantor
6. Problematika dan solusi terhadap masalah komunikasi kantor

3
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Komunikasi

Pengertian komunikasi
Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting
tercapainya tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk
berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain. Komunikasi
didefinisikan oleh Bovee (dalam Badri Munir Sukoco, 2007) sebagai proses
mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut
apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau
mendorong oranglain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Adapun
Robbins (dalam Badri Munir Sukoco, 2007) mendefinisikannya sebagai
proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.
Seperti halnya Bovee dan Robbins, Kenneth E. Andersen (dalam
Komaruddin Sastradipoera, 2001) berpendapat bahwa komunikasi adalah
proses dinamik yang melalui proses itu manusia secara sadar atau tidak sadar
mempengaruhi kesadaran (kognisi) oranglain melalui alat – alat (materials)
atau perantara (agencies) yang digunakan dengan cara simbolik. Dari
pengertian tersebut, pengertian komunikasi dilihat berdasarkan dua sudut
pandang, yaitu komunikan dan komunikator. Jadi komunikasi merupakan
kegiatan memberi dan menerima pesan yang dilakukan oleh komunikator
terhadap komunikan yang bersifat persuasif atau mendorong komunikan
untuk bertindak sesuai dengan makna pesan yang disampaikan oleh
komunikator.

Proses komunikasi
Komunikasi yang dikemukakan di atas berarti sebuah proses dinamis yang
terencana dan berkesinambungan.

4
 Bagan 2.1 Proses Komunikasi menurut Bovee

Fungsi komunikasi
Menurut Scott dan Mitchell (dalam Badri Munir Sukoco, 2007)
mengemukakan bahwa komunikasi memiliki 4 fungsi, yaitu :
1. Fungsi kontrol, artinya komunikasi berfungsi untuk mengontrol para
karyawan (anggotanya), karena setiap organisasi memiliki hierarki dan
wewenang yang menyertainya.
2. Fungsi motivasi, fungsi ini dimaksudkan untuk memberikan feedback
kepada karyawan mengenai kinerjanya yang telah dilakukan atau pun
kinerjanya di masa depan.
3. Fungsi emosi, komunikasi berfungsi untuk mengekspresikan emosi yang
ada pada diri individu melalui interaksi sosial dalam organisasi.
4. Fungsi informasi, fungsi ini berkaitan dengan proses pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen.

2.2 Komunikasi Efektif

Bentuk dasar komunikasi

Bentuk paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal
yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa isyarat, gerak tubuh,
ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang

5
tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata. Komunikasi nonverbal tidak
terstruktur, sehingga sulit mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya
lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Kemudian, komunikasi
ini berlangsung secara spontan dan tanpa ungkapan.
Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata – kata yang
disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata – kata, dibutuhkan aturan
grammar dan meletakkan potongan kalimat sesuai pada tempatnya. Berbicara
berbeda dengan menulis, berbicara membutuhkan waktu yang lebih sedikit
dan tidak membutuhkan penyusunan, pengetikan, menulis ulang,
menggandakan dan mendistribusikannya. Namun kelemahannya adalah sulit
untuk melakukan revisi atas apa yang telah kita ungkapkan.
Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Komunikasi ini dapat
berupa memo, surat,e-mail, faksimile, buletin dan lain sebagainya yang
ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media. Jenis komunikasi
ini berwujud dan dapat

Prinsip komunikasi
Manajemen perkantoran merupakan titik sentral dalam kegiatan
komunikasi. Komunikasi tersebut bertujuan untuk menyampaikan pesan agar
komunikator dan komunikan mencapai penafsiran dan pemahaman yang
sama mengenai pesan tersebut. Komunikasi berlangsung dalam sistem
komunikasi yang merupakan serangkaian komponen yang terintegrasi yang
diperlukan agar berfungsi dalam mencapai tujuannya. Komponen itu terdiri
atas sumber (sources), saluran (channels), tujuan (destination), dan pesan
(message).
Agar tujuan tercapai dengan efektif, manajemen komunikasi perlu
meletakkan prinsip atau asas komunikasi itu sebagai pedoman. Bovee (dalam
Badri Munir Sukoco, 2007) memaparkan beberapa asas komunikasi agar
dapat berkomunikasi secara efektif, antara lain :
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran
oranglain

6
b. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya
dengan hal lain yang telah dimengerti
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk
membuat dirinya dimengerti
d. Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu
kewajiban untuk meminta penjelasan
Untuk dapat dilakukan komunikasi dengan prinsip di atas, diperlukan
sebuah pesan yang sesuai artinya informasi dalam pesan itu harus jelas,
meyakinkan, akurat dan etis. Berikut ciri ciri pesan yang efektif (Badri Munir
Sukoco, 2007) :
a. Menyediakan informasi yang praktis
b. Memberikan fakta dibanding kesan
c. Mengklarifikasi dan menyingkat komunikasi
d. Menyatakan tanggung jawab secara jelas
e. Membujuk dan menyediakan rekomendasi

Berdasarkan penelitian yang dilakukan Thomas dan Schmidt pada

tahun 1976, komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antarpribadi.
Para pegawai menghabiskan hampir lebih dari 70% untuk berkomunikasi
baik dalam bentuk verbal, nonverbal maupun tulisan. Komunikasi yang
efektif akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun
perusahaan. Dengan memiliki keterampilan komunikasi yang baik, kita akan
dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengkoordinasikan arus
kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun
mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Quible
(2001 dalam Badri Munir Sukoco, 2007) mengilustrasikan 8 manfaat
komunikasi yang efektif pada gambar berikut.

7
 Bagan 4.2 Manfaat Komunikasi menurut Quible

2.3 Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi untuk perseorangan, organisasi dan masyarakat

Sebagai makhluk sosial, manusia melakukan interaksi dengan
sesamanya. Interkasi ini dilakukan melalui simbolisasi sehingga mereka dapat
berbagi pengalaman, gagasan, reaksi dan perasaan. Manajemen perkantoran
merupakan sarana penting dalam simbolisasi tersebut yang akan menyediakan
sarana untuk perseorangan, organisasi dan masyarakat.
Komunikasi dalam perkantoran memberikan kemudahan kepada kita
sebagai perseorangan dalam bertukar peran sebagai source dan receiver.
Penerima komunikasi akan mendapatkan jasa dalam pemasokan data dan alat
untuk menfasirkan data tersebut, sehingga dari komunikasi kantor tersebut
kita akan memperoleh pengetahuan yang menyebabkan kita dapat melakukan
pilihan dan pertimbangan atas pelbagai gagasan alternatif, sekaligus
membantu dalam menilaian keyakinan kita serta menguji efektivitas dan
keabsahan pandangan orang lain. Bagi sumber komunikasi sebagai

8
perseorangan, memiliki manfat yaitu memenuhi kebutuhan, kepentingan dan
tujuannya. Komunikasi itu dapat menjadi sarana seseorang untuk
mendapatkan perubahan dan mencoba mengubah kondisi atau mengadakan
reformasi dengan menyatakan pandangannya.
Komunikasi merupakan sesuatu yang esensial bagi pembentukan
kelompok sosial dan bisnis dalam perkantoran. Melalui komunikasi, orang
dapat berinteraksi dan mencipatakan hubungan dan struktur hubungan jasa-
jasa perkantoran, baik dalam pembuatan keputusan manajerial maupun dalam
pekerjaan birokrasi rutin. Di samping itu, melalui komunikasi efektif, kita
dapat memeriksa dan menguji struktur kelompok yang ada, memantau
keberhasilan dalam pencapaian tujuan keputusan dalam mengadakan
perubahan dan mengubahnya atau membalikkan prosedur jika dipandang
perlu. Melalui organisasi, orang-orang sebagai perseorangan dapat
melipatgandakan kemampuannya dan meraih hasil yang dengan cara lain tak
mungkin dapat dilakukan.
Manajemen perkantoran berada dalam suatu sistem terbuka baik intern
maupun ekstern organisasi. Melalui komunikasi, masyarakat bertahan dan
mengekalkan diri. Nilai-nilai dan tradisi suatu masyarakat berkomunikasi
dengan setiap generasi baru. Komunikasi dengan lingkungan masyarakat
yang lebih luas diperlukan dalam pembuatan keputusan. Informasi yang
diperoleh melalui komunikasi dengan masyarakat dapat dijadikan masukan
oleh manajemen perkantoran untuk mempertimbangkan dalam mencari
alternatif pemecahan masalah. Komunikasi dari masyarakat (pelanggan)
merupakan hal yang esensial untuk mendapatkan peluang organisasi agar
berkembang.
Agar komunikasi yang dilakukan manajemen perkantoran dapat
memperoleh informasi yang berguna, maka manajemen perkantoran tersebut
perlu mengenal dan memahami pelbagai peranan manusia dalam komunikasi
yang akan ditemukannya dalam lingkungan intern atau ekstern. Manajemen
perkantoran menemuka empar jenis kemungknan peranan dalam komunikasi:

9
1. Peranan kosmopolit merupakan orang yang memiliki tingkat komunikasi
yang tinggi dalam sistem dan mempunyai posisi sentral dalam
lingkungannya.
2. Peranan pemimpin opini adalah orang yang secara informal memiliki
kemampuan untuk mempengaruhi sikap dan pandangan oranglain.
3. Peranan penghubung adalah orang yang memperoleh tempat di antara dua
buah keompok dan tanpa menjadi bagian salah satu atau kedua kelompok
tersebut.
4. Peranan penjaga gawang merupakan orang yang mampu mengawasi segala
pesan yang mengalir dalam jaringan komunikasi. Pekerjaannya terbatas
dalam mengendalikan pesan.

Bentuk komunikasi
Dalam sebuah organisasi, baik kecil sedang maupun besar, tidak
mungkin tidak melakukan sebuah komunikasi, sharing informasi merupakan
bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita memasuki
sebuah organisasi, maka kita telah memasuki rantai informasi, karena melalui
informasi ini kita akan dapat melaksanakan tugas masing – masing.
Berikut komunikasi organisasi menurut Bovee
Informal Formal
Internal Komunikasi yang Komunikasi yang
sudah direncanakan sudah direncanakan
masing-masing bagian pihak luar (surat,
(surat, e-mail, memo) laporan, memo,
mengikuti prosedur pidato, website,
organisasi maupun press
release)
Eksternal Komunikasi kasual Komunikasi kasual
yang terjadi antar yang berlangsung
anggota organisasi (e- dengan pelanggan,
mail, face to face, penyalur, investor (e-
telepon) yang tidak mail, face to face,

10
 mengikuti prosedur telepon)
organisasi

Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide

di dalam organisasi. Dalam komunikasi internal, pegawai adalah contact
point dalam jaringan komunikasi internal maupun eksternal. Komunikasi
eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari
organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan
pelanggan maupun masyarakat (stakeholders eksternal) yang berhubungan
dengan perusahaan. Misalnya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja
perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan yang terbuka),
melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.
Komunikasi internal ang berlangsung di dalam suatu organisasi atau
bagiannya, secara teoritis dapat dibedakan dalam komunikasi vertikal,
horisontal, atau diagonal. Komunikasi vertikal harus masih dibedakan
menjadi komunikasi menurun (downward communication), komunikasi
menaik (upward communication), dan komunikasi dua arah (two way
communication). Komunikasi menurun yang mengalir dari pimpinan kepada
bawahan berjalan melalui garis komando (scalar line) yang membawa
informasi, antara lain mengenai bagaimana melaksanakan tugas, dasar
pemikiran untuk melaksanakan tugas, kebijakan, prosedur, dan peraturan
organisasi, kinerja personalia, dan kesadaran akan misi. Sebaliknya,
komunikasi menaik yang berjalan dari bawahan kepada atasan mengalir
melalui hierarki wewenang yang lebih rendah dan terbatas kepada hierarki
wewenang yang lebih tinggi dan lebih luas yang bergerak dalam garis
komando. Bentuknya, biasanya, meliputi laporan, pendapat, saran, dan
keluhan.
Komunikasi yang disebutkan di atas, merupakan komunikasi internal
yang membutuhkan partisipasi baik dari pimpinan terhadap bawahan maupun
sebaliknya sehingga komunikasi menjadi interkatif. Tujuan komunikasi
interaktif (Komaruddin Sastradipoera, 2001) terutama adalah :
1. Untuk mengkoordinasikan tugas – tugas (task coordination)

11
2. Untuk memecahkan masalah (problem solving)
3. Untuk berbagi informasi (information sharing)
4. Untuk menyelesaikan konflik-konflik (conflicts resolution)
Berdasarkan tujuan tersebut, maka diperlukan sejumlah metode untuk
mengembangkan komunikasi antara atasan dan bawahan agar semakin
efektif:
1. Metode pengembangan komunikasi melalui prosedur keluhan (grievance
procedure)
2. Metode pengembangan komunikasi melalui kebijakan pintu terbuka (open-
door policy) agar terciptanya transparansi
3. Metode pengembangan komunikasi melalui penyuluhan, angket, sikap,
dan wawancara (counseling, attitude, questionnaires, dan interviews)
4. Metode pengembangan komunikasi melalui teknik partisipatif
(participative techniques) agar bawahan ikut serta dalam proses pembuatan
keputusan
5. Metode pengembangan komunikasi melalui hubungan
fungsionalmelintang (cross functional relationship; passarelle) agar
komunikasi melebar ke segala arah
Dalam setiap perusahaan atau pun kehidupan manajemen, timbul
komunikasi buatan (artifisial) dan komunikasi alamiah (natural) yang
biasanya terjadi dalam komunikasi internal di atas, walau tidak menutup
kemungkinan dapat terjadi juga pada komunikasi eksternal suatu organiasi.
Komunikasi artifisial atau sering disebut komunikasi formal, merupakan
proses penyampaian pesan seseorang melalui hirarki organisasi formal yang
ada dan pesan dalam bentuk informasi dikirimkan, ditransfer, dan diterima
melalui pola kewenangan organisasi yang ditetapkan dalam struktur
organisasi. Sedangkan komunikasi alamiah atau komunikasi informal
merupakan komunikasi informasi antar anggota dalam sebuah organisasi
secara pribadi tanpa melihat struktur dan pola dalam organisasi. Komunikasi
ini dapat terjadi dimana saja, kapan saja dan di antara siapa saja. Komunikasi
yang terjadi secara informal merupakan sebuah perwujudan kebutuhan
manusia sebagai insan sosial. Biasanya, pemimpin eksekutif memperoleh

12
 informasi dari tangan pertama untuk memberikn tanggapan yang lebih cepat
atas suatu masalah yang terjadi di lapangan dalam jaringan komunikasi
informal.
Berikut adalah komunikasi formal dan informal menurut Komaruddin
(Sastradipoera, 2007:133)
Komunikasi Formal Komunikasi Informal
Melewati struktur organisasi Melalu organisasi informal dan
formal tak terstruktur
Pendelegasian dilakukan secara Pendelegasian dilakukan secara
formal informal
Umumnya tertulis berdasarkan Umumnya lisan, desas-desus
format baku (standarized) (grapevine)
Tanggapan umumnya lebih Tanggapan umumnya lebih cepat
lambat
Tertutup Terbuka
Impersonal (bukan pribadi) Personal
Artifisikal Spontan/alamiah

2.4 Proses Komunikasi Data dan Informasi

Komunikasi dalam manajemen perkantoran tidak luput dari sebuah

data yang menjadi sebuah informasi penting bagi organisasi. Data yang
terhimpun tersebut perlu disampaikan kepada mereka yang berkepentingan
setelah diproses menjadi infomasi. Ketika menerima atau mengirimkan data
dan informasi, sebuah kantor membutuhkan unsur – unsur seperti berikut:
a. Pengirim atau sumber data dan informasi
b. Pengubah pada ujung pemancar
c. Saluran atau pembawa trasnmisi
d. Pengubah pada ujung penerimaan
e. Penerima data atau informasi
f. Tanggapan atas pesan yang disampaikan oleh pengirim atau sumber data
dan informasi

13
 g. Umpan balik (feedback) penerima data dan informasi yang telah
ditafsirkan

2.5 Pemilihan Media Komunikasi dan Teknologi Komunikasi Perkantoran

Pertimbangan dalam pemilihan media komunikasi

Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang
digunakan. Karena itu, saluran yang akan membawa pesan sangat
menentukan. Untuk mempertimbangkan media yang akan digunakan,
manajemen perkantoran perlu mempertimbangkan beberapa hal, antara lain :
a. Kecepatan menggambarkan seberapa penting komunikasi yang dilakukan
b. Kecermatan diperlukan dalam menggunakan media karena setiap media
komunikasi secanggih apa pun memiliki keterbatasan
c. Keamanan memilih media akan membantu meminimalisasi resiko
hilangnya pesan
d. Kerahasiaan media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sehingga
pesan tepat sasaran
e. Warkat pesan untuk disimpan dan keputusan berapa lama untuk
menyimpan warkat tersebut
f. Kesan dalam pesan akan timbul jika menggunakan media tertentu secara
tepat
g. Biaya yang digunakan pada tahapan persiapan biasanya jauh lebih besar
dari pada waktu penyampaian

Semua faktor di atas perlu dipertimbangkan berdasarkan keadaan dan

lingkungan, sistem komunikasi yang ada dalam kantor, dan jaringan
komunikasi (communications network) yang merupakan pola saluran- saluran
untuk menyampaikan pesan-pesan ke dan dari, atau di antara, kelompok
karyawan yang spesifik.

14
2.6 Problematika Komunikasi dalam Manajemen Perkantoran

Masalah dan kendala

Ukuran untuk mengetahui efektivitas komunikasi dapat dinyatakan
dengan pertanyaan – pertanyaan seperti berikut:
1) Apakah pesan informasi yang dikomunikasikan itu diterima atau tidak
diterima?
2) Apakan pesan informasi yang dikomunikasikan itu dibutuhkan dan penting
atau tidak dibutuhkan dan tidak penting?

Komunikasi dikatakan berhasil hanya jika penerima memahami pesan

seperti yang dimaksudkan oleh pengirim. Gangguan merupakan segala
campur tangan dalamproses komunikasi yang mengubah atau mengaburkan
apa yang diartikan oleh pengirim. Menurut Robbins (dalam Badri Munir
Sukoco, 2007) menyebutkan empat hambatan komunikasi yang akan
mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan:

1) Perbedaan bahasa dan persepsi

2) Gangguan komunikasi
3) Overload informasi
4) Penyaringan yang tidak tepat

Selain itu, masalah dan kendala yang mungkin juga timbul bisa
disebakan oleh :

1) Sasaran yang tidak jelas yang menyebabkan menghilangnya informasi

yang diperlukan
2) Kegagalan organisasi yang tampak dari tidak tepatnya penentuan
wewenang dan tanggung jawab, tidak jelasnya pembagian kerja, terlalu
panjangnya rantai komando, dan terlalu luasnya jenjang pengawasan
3) Terlalu banyaknya pengandaian yang dibuat oleh penerima sehingga
menimbulkan terlalu cepatnya penilaian terhadap makna suatu pesan
karena tidak menyimak secara hati - hati
4) Penggunaan yargon teknis sehingga hanya dipahami oleh bidang tertentu

15
5) Perbedaan dalam latar belakang pendidikan dan sosial menyebabkan
berkurangnya efektivitas pemahaman
6) Suasana atau lingkungan tempat komunikasi berlangsung dapat
memberikan penafsiran yang benar atau salah
7) Kesalahan bawahan untuk menilai dengan cermat
8) Perintah lisan
9) Kekurangan peluang formal atau informal

Tantangan masa kini

Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting dalam dunia kerja,
terutama jika mengacu pada tantangan komunikasi yang berkembang selama
ini (Bovee, dalam Badri Munir Sukoco, 2007):
1) Perkembangan teknologi akan menuntut pegawai untuk lebih efektif dan
efisien dalam berkomunikasi, termasuk kemampuan dalam memilih alat
komunikasi yang akan digunakan secara tepat
2) Globaliasasi dan budaya antarpegawai akan menyebabkan tuntutan dalam
menguasai dan memahami bahasa dan budaya yang berlainan
3) Organisasi yang berbasis tim akan membantu untuk mengurangi hierarki
wewenang yang mampu menghambat pengambilan keputusan dengan
cepat, namun perlu diciptakannya iklim komunikasi yang baik

Tips dalam menghadapi hambatan komunikasi

Dari beberapa hambatan yang dikemukakan di atas, Quible (dalam
Badri Munir Sukoco, 2007) mengemukakan kiat – kiat yang dilakukan untuk
meminimalisir dampak hambatan tersebut:
1) Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens
2) Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
3) Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
4) Menggunakan pesan yang singkat dan efektif

16
 BAB III

PEMBAHASAN HASIL OBSERVASI

3.1 Temuan

Waktu/ Tempat : Jumat, 14 Oktober 2016/ Gedung University

Center

Metode yang digunakan : Wawancara

Identitas Narasumber

Nama : Dr. Cicih Sutarsih, M.Pd

Pekerjaan : Dosen

Jabatan : Sekretaris Departemen Administrasi Pendidikan

UPI

Hasil Temuan

Komunikasi yang berlaku di Departemen Administrasi Pendidikan

adalah formal dengan berlandaskan asas kekeluargaan. Meskipun
Departemen Adpend ini adalah sebuah organisasi formal, namun dalam
komunikasi kita berasaskan kekeluargaan sehingga lebih banyak
menggunakan pendekatan personal.

Komunikasi yang dilakukan dalam Departemen secara internal salah

satunya bertujuan untuk pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan ini
pun tidak dilakukan oleh pemimpin saja sehingga para anggota lain hanya
menunggu instruksi. Pengambilan keputusan di dalam Departemen selalu
berusaha untuk melibat anggota lain, dan paling sedikit terdiri atas dua orang,
yaitu ketua departemen dan sekretaris. Komunikasi secara internal juga
melewati rentang formal maupun informal. Komunikasi internal secara
formal adalah melalui rapat yang dilakukan paling sedikit satu kali dalam
sebulan. Rapat yang dilakukan secara internal ini pun tidak harus sebulan
sekali, ketika ada persiapan kegiatan atau program yang akan dijalankan oleh

17
Departemen biasanya akan memperbanyak intensitas rapat yang diadakan
sehingga komunikasi dapat bermakna secara jelas.

Selain komunikasi internal, Departemen pun melakukan komunikasi

eksternal dalam rangka membangun kerja sama dalam peningkatan mutu
lulusan Administrasi Pendidikan. Pihak – pihak eksternal yang sudah
menjalin kerjasama dalam rangka peningkatan mutu ilmu Administrasi
Pendidikan diantaranya adalah alumni atau sarjana Departemen Administrasi
Pendidikan, pengguna lulusan atau lembaga – lembaga pendidikan dan
latihan (diklat), dan juga yang sedang dirilis adalah Lembaga Pengembangan
dan Pemberdayaan di Solo (LPPKS). Untuk alumni sarjana Administrasi
Pendidikan biasanya diadakan komunikasi secara intens satu tahun sekali
dalam rangka Riung Mungpulung (pertemuan) dalam mendiskusikan program
untuk Departemen Administrasi Pendidikan melalui angket yang diisi oleh
alumni. Selain itu, dosen-dosen Administrasi Pendidikan juga turut diundang
menjadi pemateri dalam ranah ilmu ke-Adpend-an seperti kepemimpinan atau
kepala sekolah maupun pengawas sekolah. Sekarang, departemen sedang
membuat sebuah forum komunikasi orangtua mahasiswa yang akan
diluncurkan pada tahun ajaran baru mendatang. Forum ini dijadikan sebagai
sarana penghubung antara dosen dengan orangtua mahasiswa.

Media komunikasi yang digunakan oleh Departemen Administrasi

Pendidikan adalah surat menyurat yaitu berupa surat tertulis (formal),
kemudian juga informal biasanya dengan grup whatsapp dosen Administrasi
Pendidikan, dan kumpul – kumpul atau diskusi ringan (“botram”). Surat
menyurat seperti SK dari Ketua Departemen berfungsi untuk memperjelas
dan menegaskan pengumuman yang telah disampaikan melalui diskusi atau
pun rapat. Grup diskusi melalui aplikasi whatssapp ini diikuti oleh dosen-
dosen Administrasi Pendidikan, biasanya di dalam grup tersebut
membicarakan masalah-masalah atau isu-isu yang tengah terjadi di UPI
hingga tataran nasional. Nah, dari adanya informasi dari whatsapp tersebut,
dosen Administrasi Pendidikan biasanya mengadakan diskusi ringan dan
santai untuk membahas dan mengkaji lebih jauh tentang isu-isu terkini,
kegiatan ini biasanya dilakukan pada hari Jumat.

18
 Sama halnya dengan organisasi lain, Departemen Adminstrasi
Pendidikan pun seringkali mengalami hambatan dalam komunikasi, yaitu
biasanya terjadi kesalahpahaman makna atau misscommunication. Ini terjadi
berdasarkan beberapa faktor, diantaranya adalah tidak tersampaikannya
informasi atau pesan, tidak digunakannya media komunikasi oleh individu,
dan lain-lain. Maka dari itu, pihak Administrasi Pendidikan tidak terfokus
pada satu channel untuk melakukan komunikasi, sebagai contoh, jika
diadakan rapat terkait program biasanya pihak Departemen akan memberikan
surat undangan, kemudian disebarluaskan di dalam forum diskusi seperti
whatsapp, dan kadang-kadang menghubungi secara personal via sms atau
telepon.

3.2 Pembahasan

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator

kepada komunikan. Dalam hal ini, saluran dan media yang digunakan
menjadi penting untuk memahami makna pesan. Organisasi terdiri atas
anggota atau individu yang saling berinteraksi dengan komunikasi.
Berdasarkan bentuk atau jenis organisasi akan menentukan bagaimana
komunikasi berlangsung dalam organisasi tersebut. Salah satu yang
menentukan komunikasi dalam sebuah organisasi adalah struktur organisasi.
Berikut ini adalah struktur organisasi Departemen Administrasi Pendidikan.

19
 Departemen Administrasi Pendidikan adalah organisasi formal,
namun komunikasi yang dilakukan berasaskan kekeluargaan. Struktur
organisasi ini tidak hanya formalitas, melainkan juga berfungsi terhadap arah
komando dan jalur koordinasi dalam melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya. Komunikasi yang dijalankan secara internal oleh Departemen
tidaklah tradisional atau kaku, melainkan ditunjang juga oleh komunikasi
informal antar anggota maupun dari pimpinan ke anggota (dan sebaliknya).
Bentuk komunikasi yang dilakukan umumnya adalah komunikasi verbal
(rapat atau diskusi) dan tulisan (surat menyurat atau memo).

Komunikasi dalam organisasi akan melibatkan internal yaitu anggota

organisasi dan eksternal yaitu orang-orang yang memiliki keterkaitan dengan
Adpend, seperti alumni, kepala sekolah, pengawas sekolah, dan pengguna
lulusan Adpend. Dalam komunikasi internal di Adpend, biasa dilakukan
dengan formal sesuai dengan rentang komando dan birokrasi yang tercantum
dalam struktur, sehingga lebih terstruktur dan artifisial. Komunikasi formal-
internal biasanya ditandai dengan dikeluarkannya surat oleh staf departemen
atas instruksi dari ketua departemen dan sekretaris departemen. Selain formal,
komunikasi internal juga dilakukan secara informal, dengan ciri bahwa

20
komunikasi dilakukan secara alamiah, dan tidak kaku, umumnya dilakukan
secara perorangan. Kemudian, komunikasi eksternal organisasi juga
dilakukan secara formal berdasarkan kesepakatan dan berlangsung dengan
orang-orang di luar organisasi. Komunikasi eksternal di Dept. Adpend
melibatkan para alumni sarjana Administrasi Pendidikan, pengguna lulusan
Adpend maupun badan-badan atau lembaga yang berkaitan dengan ilmu
Administrasi Pendidikan. Komunikasi eksternal pun dapat dilakukan secara
informal, yaitu melalui saluran pribadi seperti sms, telepon dan whatsapp.

Dalam melakukan komunikasi baik secara internal maupun eksternal,

diperlukan sebuah saluran atau media guna mempercepat penyebaran atau
pendistribusian informasi. Penggunaan tersebut mempertimbangkan beberapa
aspek, diantaranya adalah kecepatan, kecermatan atau akurat, keamanan,
kesan yang timbul dan biaya yang dikeluarkan. Adpend, memilih media –
media yang tradisional seperti surat menyurat untuk memperkuat
pengumuman atau instruksi, hingga kepada aplikasi informasi terkini seperti
whatsapp yang mudah diakses. Namun terkadang, untuk informasi yang lebih
jelas, perlu diadakan sebuah rapat atau diskusi baik membicarakan hal yang
ringan maupun isu – isu yang kompleks. Rapat yang diadakan di Adpend
dengan intensitas paling sedikit satu bulan sekali menandakan bahwa
komunikasi diperlukan juga secara tatap muka sehingga informasi yang
didapat memiliki makna yang sama antara komunikan dengan komunikator.

Sama halnya dengan organisasi yang lain, Dept. Adpend pun memiliki
hambatan seperti misscommunication dan juga memiliki tantangan yaitu
mudahnya mengakses informasi namun keakuratan informasi tersebut masih
diragukan. Untuk itu, pihak Departemen tidak hanya mengandalkan pada satu
saluran komunikasi melainkan beberapa saluran, ini bertujuan untuk
menghindari komunikasi yang terlewatkan juga mengingatkan kembali jika
anggotanya sedang sibuk atau lupa. Pemilihan sosial media adalah hal yang
bagus karena melalui itu informasi dapat sampai hanya dalam sekejap.
Namun karena kecepatan itu seringkali kita mengabaikan keakuratan
informasi dan sumber informasi yang jelas.

21
 BAB IV

KESIMPULAN

4.1 Kesimpulan
Komunikasi merupakan kegiatan memberi dan menerima pesan yang
dilakukan oleh komunikator terhadap komunikan. Komunikasi berfungsi
sebagai mengontrol karyawan, memberikan motivasi, mengekspresikan
emosi, dan sebagai penyampai informasi. Begitu juga komunikasi di
departemen administrasi pendidikan bertujuan untuk menyampaikan
informasi dan mempererat kekeluargaan.
Komunikasi yang efektif dilakukan dengan meletakkan prinsip atau
asas komunikasi sebagai pedoman dalam berkomunikasi. Untuk dilakukan
komunikasi dengan berpedoman pada prinsip tersebut diperlukan pesan yang
sesuai, yakni: informasi dalam pesan harus jelas, meyakinkan, akurat dan etis.
Bentuk komunikasi yang dilakukan berupa komunikasi verbal, nonverbal dan
tulisan. Dalam departemen administrasin pendidikan juga menggunakan
ketiga bentuk komunikasi tersebut.
Dalam organisasi, komunikasi dilakukan dilingkungan internal dan
lingkungan eksternal. Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran
informasi dan ide di dalam organisasi, yang dilakukan oleh pemimpin dan
staf, ataupun antar staff. Komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa
informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi,
yang dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat (stakeholders
eksternal) yang berhubungan dengan organisasi. Didepartemen administrasi
pendidikan pun, komunikasi internal dilakukan dengan semua orang yang ada
dalam departemen dan komunikasi eksternal dilakukan dengan masyarakat
luar, seperti: orangtua mahasiswa, alumni, dan lembaga pendidikan lain.
Proses komunikasi data dan informasi dalam manajemen perkantoran
terdiri dari pengirim, sumber data dan informasi, saluran atau transmisis,
penerima informasi/data serta tanggapan atas pesan atau informasi.
Salah satu penentu efektifitas komunikasi dalam manajemen
perkantoran adalah media komunikasi yang digunakan. Media komunikasi

22
yang digunakan di departemen administrasi pendidikan yaitu berupa
whatApp, surat, memo, sms, ataupun telpon.
Komunikasi dalam manajemen perkantoran tidak akan pernah luput
dari gangguan/hambatan. Robbins (dalam Badri Munir Sukoco, 2007)
menyebutkan empat hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas
komunikasi yang kita lakukan: 1) Perbedaan bahasa dan persepsi, 2)
Gangguan komunikasi, 3) Overload informasi, dan 4) Penyaringan yang tidak
tepat. Departemen administrasi pendidikan pun mengalami berbagai
hambatan, seperti : misscommunication, dan mudahnya mengakses informasi
namun keakuratan informasi tersebut masih diragukan. Oleh karena itu,
Administrasi Pendidikan tidak terfokus pada satu channel untuk melakukan
komunikasi.

23