PERMASALAHAN & HAMBATAN

DALAM KOMUNIKASI PERKANTORAN

Abstrak

faktor penting dalam mewujudkan iklim kerja yang kondusif dalam sebuah lembaga adalah
adanya komunikasi yang efektif. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam
peradaban umat manusia. Salah satunya adalah peranan komunikasi dalam kehidupan suatu
organisasi. Supaya tujuan dari suatu organisasi tercapai maka diperlukan komunikasi yang baik diantara
berbagai pihak dalam organisasi salah satunya komunikasi kantor. Agar komunikasi perkantoran dapat
berjalan lancar dan efektif diperlukan pengetahuan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan
dan hambatan-hambatan yang membuat komunikasi kantor tidak berjalan secara efektif. Selain itu
permasalahan dan hambatan komunikasi, prinsip komonikasi organisasi dapat dijadikan referensi untuk
menyelesaikan permasalahan komunikasi kantor.
Kata kunci: Komunikasi, Komunikasi Kantor, Hambatan Komunikasi Kantor

I. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang

Salah satu faktor penting dalam mewujudkan iklim kerja yang kondusif dalam sebuah lembaga
adalah adanya komunikasi yang efektif. Setidaknya, komunikasi antara pimpinan dan karyawan
berlangsung dengan baik sehingga tercipta hubungan kerja yang harmonis.

Dalam suatu kantor yang paling sering dijumpai yaitu masalah komunikasi. Masalah komunikasi
merupakan masalah sensitif yang dapat memberikan dampak bagi individu maupun tim dalam sebuah
kantor. Komunikasi dalam suatu kantor mepunyai peranan yang sangat penting. Lancarnya komunikasi
mempunyai pengaruh yang sangat signifikan. Oleh karena itu sangat penting bagi suatu kantor untuk
dapat membuat komunikasi kantor berjalan secara efektif dan lancar agar proses kerja dalam suatu
kantor bisa lancar dan maksial.
Pengaruh kelancaran komunikasi perkantoran dalam perusahaan atau organisasi diantaranya
yaitu mempermudah kerja sama, mempermudah pegawai atau anggota organisasi dalam menjalankan
tugasnya. memperkuat ikatan antar pegawai. Dengan banyaknya manfaat yang didapat, sudah
seharusnya bagi suatu lembaga perkantoran untuk mengedepankan kelancaran dan efektifitas
komunikasi kantor yang ada didalam lingkungan lembaga tersebut.
II. Kajian Teori
2.1. Komunikasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan
atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. (Tim Penyusun
Kamus Pusat Baha-sa, 2002).

Menurut Hardjana yang dikutip oleh Endang Lestari (2003), secara etimologis komunikasi
berasal dari bahasa Latin yaitu cum, sebuah kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan, dan
kata umus, sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata benda
communio, yang da-lam bahasa Inggris disebut communion, yang mempunyai makna kebersamaan,
persatuan, persekutuan, gabungan, pergaulan, atau hubu-ngan. Karena untuk ber-communio diperlukan
adanya usaha dan kerja, maka kata communion dibuat kata kerja communicare yang berarti membagi
sesuatu dengan seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan
sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhu-bungan, atau berteman. Dengan
demikian, komunikasi mempunyai makna pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran
atau hubungan.

Komunikasi merupakan suatu aktivitas dasar manusia, dan komunikasi adalah salah satu aspek
penting dalam kehidupan manusia sebagai mahkluk sosial yang tidak dapat hidup sendiri dan tidak dapat
lepas dari interaksi an-tara satu sama lain. Dalam prosesnya, sebuah komunikasi memerlukan
pemahaman tiap individu dan komunikasi tidak hanya mengu-tarakan atau menyampaikan informasi
yang tidak penting atau tidak dibutuhkan oleh orang lain, namun komunikasi juga memerlukan tu-juan
yang jelas dan pemilihan kosakata nya pun harus tepat agar isi pesan dapat tersam-paikan sesuai
dengan yang diharapkan oleh pemberi pesan, dalam hal ini ialah komunika-tor (Chrisnatalia & Rahadi,
2020).

2.2. Hambatan Komunikasi

Komunikasi tentu juga memiliki faktor penghambat. Hambatan yang ada dalam komunikasi
tersebut seharusnya diketahui dan disadari oleh setiap individu agar efektivitas komunikasi dapat
tercapai. Apabila seseorang menyadari isi pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator, maka
akan semakin baik penerimaan isi pesannya. Namun apabila pesan yang disampaikan tidak sesuai
dengan yang diharapkan ataupun tidak tepat sasaran, maka seorang komunikan perlu memperbaiki
komunikasinya agar tujuan komunikasinya tercapai.

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya
komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas,
mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan
umpan balik yang sesuai (Effendy, 2003). Secara garis besar, terdapat 4 jenis hambatan komunikasi yaitu
hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan (Wood,
2014).
2.3. Komunikasi Perkantoran

Menurut Armida Silvia dalam buku Manajemen Kantor (2016), definisi komunikasi perkantoran
adalah proses komunikasi yang diawali dengan penyalinan ide, pengolahan data menjadi informasi,
serta penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lainnya. Komunikasi perkantoran juga dapat diartikan
sebagai proses penyampaian berita atau informasi dari satu pihak berwenang ke pihak lainnya, yang
terjadi dalam suatu kantor atau perusahaan. Semakin efektif komunikasi kantor, suasana kerja kantor
juga akan semakin baik. Agar komunikasi bisa berjalan efektif, komunikasi ini dilakukan dengan
memanfaatkan berbagai media komunikasi kantor, seperti telepon, jaringan internet, surat menyurat,
atau media lain. Harapannya setelah melakukan proses komunikasi ini akan ada feedback atau respons.

Komunikasi perkantoran adalah proses berbagi pengetahuan dan gagasan antara satu orang
atau kelompok dengan orang atau kelompok lain dalam suatu organisasi baik secara verbal maupun
nonverbal. (Chegg India, 2021). Komunikasi perkantoran terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk
meningkatkan kinerja kantor tersebut. Dengan berkomunikasi maka akan mengantarkan terbentuknya
kesatuan sistem dari bagian-bagian yang saling bergantung serta terciptanya pola hubungan tata kerja.

Bentuk komunikasi kantor Dalam buku Manajemen Perkantoran Modern menurut Desi
Nurhikmahyanti (2014), komunikasi kantor bisa dibagi menjadi beberapa bentuk, yakni:

 komunikasi formal. Komunikasi formal Mengutip dari buku Manajemen Perkantoran Profesional
(2015) karya Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono, komunikasi formal dirancang
supaya kantor atau organisasi mudah dalam melakukan pertukaran infomasi, baik secara
vertikal, horizontal, ataupun diagonal. Komunikasi ini dilakukan sesuai dengan struktur hirarki
dalam kantor, yang telah direncanakan sebelumnya.
 komunikasi informal .Komunikasi informal Berbeda dengan komunikasi formal, bentuk
komunikasi ini tidak mengandalkan susunan struktur hirarki, melainkan hubungan yang sifatnya
lebih pribadi. Bentuk komunikasi kantor ini tidak direncanakan, tetapi muncul dari interaksi
sosial antar pihak atau pegawai kantornya.
 komunikasi Internal Komunikasi internal Dilansir dari buku Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern (2007) karya Badri Munir Sukoco, komunikasi internal merupakan bentuk
komunikasi yang dilakukan di dalam internal perusahaan atau kantor. Komunikasi ini dapat
dilakukan secara formal ataupun informal.
 komunikasi Eksternal. Komunikasi eksternal Adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dengan
membawa informasi masuk atau keluar kantor, dilakukan untuk mencapai tujuan kantor.
Biasanya dilakukan dengan pelanggan, masyarakat, ataupun stakeholders eksternal perusahaan.

III. Metode Penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan penelitian kualitatif deskriptif. Metode
kualitatif dalam penelitian yaitu memiliki maksud untuk dapat memahami fenomena tentang apa yang
dialami oleh subjek penelitian misalnya persepsi, motivasi, tindakan, dll., secara holistik, dan dengan
cara deskripsi dalam bentuk katakata dan bahasa dengan konteks khusus yang alamiah dan dengan
memanfaatkan berbagai metode alamiah (Moleong, 2017).

Pada penelitian ini peneliti memakai beberapa teknik pengumpulan data seperti observasi,
dokumentasi, studi kepustakaan dan pencarian data seacara online. Teknik pengumpulan data ini
ditujukan untuk mendapatkan informasi dan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini. Dan dari data
yang terkumpul nantinya akan komparasikan, yang tujuannya mendapatkan jawaban dari judul
penelitian yaitu “Permasalahan dan Hambatan dalam Komunikasi Kantor”

III. Hasil Penelitian

Masalah Komunikasi
Dalam interaksinya dengan masyarakat, manusia akan melakukan komunikasi untuk
menyampaikan informasi. Komunikasi yang berlangsung antara individu dengan individu dianggap
sebagai komunikasi secara tatap muka (face to face). Pada dasarnya, komunikasi adalah proses
menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain melalui media atau perantara, yang terkadang
terhambat oleh gangguan atau noise.  Pengertian yang sederhana, namun pada prakteknya kita sering
mendapati tidak sesederhana itu dan selalu ada masalah dalam berkomunikasi. Ada tiga masalah utama
dalam komunikasi :

1. Behavior. Seringkali kegagalan sebuah komunikasi disebabkan karena perbedaan sudut pandang
antara komunikator dan komunikan. Hal ini sering kali terjadi karena orang berespon bukan berdasarkan
apa yang anda maksudnya, akan tetapi berdasarkan persepsi mereka terhadapa apa yang anda
maksudkan.

2. Context. Menempatkan komunikasi dalam context yang tepat akan meningkatkan kualitas komunikasi
yang anda lakukan. Perhatikanlah : tempat, waktu, suasana dan kapasitas kawan bicara anda. Hal kecil
ini menjadi penting karena tidaklah cocok jika anda berbicara diruangan mesin yang bising atau
menceritakan humor di suasana duka.

3. Relationship. Salah satu kunci komunikasi yang efektif adalah memiliki hubungan yang baik dengan
kawan bicara anda, sehingga ia akan nyaman untuk berbicara dengan anda. Bangunlah hubungan
dibeberapa menit awal, sebelum anda mulai

Perbedaan Persepsi
Menurut Harmon (2013; hal 209) salah satu yang menjadi penghalang seseorang dalam
berkomunikasi adalah perbedaan persepsi. Didalam suatu organisasi pegawai yang bekerja memiliki
latar belakang yang berbeda-beda. Baik itu perbedaan agama, suku, bahasa dan kebiasaan. Hal ini tentu
saja menimbulkan perbedaan persepsi dalam berkomunikasi. Maka dari itu sangat penting bagi suatu
organisasi untuk membuat peraturan atau standar operasional yang mampu dan dapat membuat
komunikasi berjalan secara efektif. Perbedaan tafsir memang sering menjadi permasalahan dalam
komunikasi. Setiap orang memiliki kecerdasan dan latar belakang yang berbeda-beda hal ini kerap
menimbulkan perbedaan persepsi dalam menghadapi suatu persoalan (Bimo;2013). Belum lagi
ditambah faktor seperti keegoisan dan kefanatikan menambah perbedaan persepsi ini dapat
menimbulkan konflik yang semakin tajam.

Menurut Dilapanga dan Jeane Mantiri (2021), persepsi adalah proses kognitif yang dialami tiap
manusia dalam upaya memahami informasi tentang lingkungannya. Dalam konteks komunikasi apa pun,
persepsi menjadi faktor utama yang memengaruhi keefektifan dan keberhasilan komunikasi. Sebab itu,
persepsi tidak boleh diabaikan dalam proses komunikasi. Keberhasilan komunikasi sangat ditentukan
oleh peran persepsi. Artinya kecermatan dalam proses persepsi terhadap stimulus indrawi
mengantarkan pada keberhasilan komunikasi. Sebaliknya, jika proses persepsi terhadap stimulus gagal,
komunikasi akan tidak berhasil. Dalam komunikasi, persepsi membantu individu dalam menentukan
makna kata serta isi pesan yang dikomunikasikan. Oleh karena itu, sangat penting bagi komunikan untuk
mengonfirmasi kesamaan pesan dalam interpretasinya kepada komunikator.

Perbedaan dalam Semantik

Setiap manusia mempunyai karakteristiknya masing-masing. Hal ini tentu saja kerap
menyebabkan permasalahan dalam berkomunikasi. Karakter seseorang biasanya tercipta melalui
lingkungan dan sifat turunan. Tidak jarang karakter seseorang juga menjadi ciri khas karakter dari satu
daerah. Misalnya contoh orang sunda yang dikenal ramah dan lemah lembut atau orang medan yang
terkenal memiliki watak keras.

Karakteristik dari setiap manusia ini mempengaruhi seseorang dalam berkomunikasi. Tidak
jarang karena perbedaan karakter menimbulkan masalah saat komunikasi. Namun di Indonesia sendiri
permasalahan seperti ini relatif sudah bisa teratasi karena bangsa Indonesia yang berasal dari macam-
macam suku dan budaya justru dapat disatukan karena perbedaan tersebut.

Hambatan Komunikasi Perkantoran

Proses komunikasi tidak akan berjalan apabila tidak didukung oleh berbagai elemen atau
komponen komunikasi yaitu pengirim (sender), pesan (message), encoding, saluran (channel), penerima
(receiver), decoding, umpan balik (feedback), gangguan/hambatan (noise), dan konteks (context). Setiap
elemen atau komponen dalam proses komunikasi menunjukkan kualitas komunikasi itu sendiri. Masalah
akan timbul apabila salah satu dari elemen komunikasi tersebut mengalami hambatan yang
menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

Hambatan komunikasi ini dapat terjadi pada semua konteks komunikasi, yaitu komunikasi
antarpribadi atau komunikasi interpersonal, komunikasi massa, komunikasi organisasi atau komunikasi
kelompok. Hambatan komunikasi yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi dapat menyebabkan
komunikasi menjadi tidak efektif. Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam
pesan yang diterima oleh komunikan/komunikator. Pertama-tama, komunikator atau pengirim atau
sender menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan kepada komunikan/komunikator.

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya
komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas,
mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan
umpan balik yang sesuai.

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan
fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

 Hambatan personal
Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik
komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi
sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.
 Hambatan kultural atau budaya
Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang
berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai,
kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain. Hambatan kultural mencakup bahasa,
dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan
bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.
 Hambatan fisik
Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik
komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada
umumnya dapat diatasi.
 Hambatan lingkungan
Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi.
Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif.
Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor
lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi.

Kemampuan Komunikasi di Kantor

Untuk menjawab hambatan dalam komunikasi dan masalah dalam berkomunikasi dikantor
diperlukan kemampuan dalam berkomunikasi ( communication skill) di kantor, maka kemapuan dan
keterampilan tersebut haruslah di pelajari dan di aplikasikan. Kapur (2020) menyebutkan beberapa
manfaat dari keterampilan komunikasi di kantor,

 Peningkatan Produktivitas. Untuk mengarah pada peningkatan produktivitas, setiap pegawai kantor
perlu meningkatkan komunikasi yang efektif dengan pegawai lainnya, termasuk atasan, bawahan,
rekan kerja dan individu; serta komunikasi di luar kantor seperti dengan pelanggan, distributor, dll.
Ketika mereka fokus pada peningkatan keterampilan komunikasi, maka produktivitas dapat
ditingkatkan.

 Peningkatan Semangat Kerja Pegawai. Semangat kerja pegawai memberikan gambaran

keseluruhan pandangan, sikap, kepuasan dan kepercayaan diri mereka. Untuk melaksanakan tugas
 pekerjaan seseorang dengan baik, pegawai perlu membentuk pandangan yang konstruktif, sikap
ramah, menimbulkan kepuasan dan kemanfaatan untuk mengarah pada peningkatan semangat
kerja.

 Kepuasan Kerja yang Lebih Tinggi. Untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang tepat dan
mencapai tujuan yang diinginkan, sangat penting bagi semua pegawai kantor untuk merasakan
kepuasan kerja. Ketika mereka membangun keterampilan komunikasi yang efektif dengan pegawai
lain, mereka akan merasa puas dengan pekerjaan mereka.

 Meningkatkan Kepercayaan Pegawai Kepada Manajemen. Ketika antar pegawai berkomunikasi

satu sama lain, mereka perlu menunjukkan keramahan, memberikan informasi faktual dan benar,
dan menunjukkan rasa hormat dan sopan santun. Ketika supervisor, manajer, dan atasan
menerapkan sifat-sifat ini, saat berkomunikasi dengan bawahan, mereka dapat mengembangkan
kepercayaan yang meningkat dalam manajemen.

 Kerja Sama Tim yang Lebih Kuat. Ketika para pegawai mengerjakan proyek, tugas, atau melakukan
tugas pekerjaan lainnya, mereka bekerja dalam tim maupun secara individu. Tim terdiri dari dua
orang atau lebih. Ketika individu bekerja dalam tim, sangat penting bagi mereka untuk
berkomunikasi satu sama lain dengan cara yang efisien. Melalui komunikasi yang efektif, kerja tim
yang lebih kuat dapat terbangun.

 Penguatan Partisipasi Pegawai. Setiap pegawai perlu berpartisipasi aktif dalam berbagai tugas dan
kegiatan di kantor. Terlepas dari pelaksanaan tugas pekerjaan, mereka juga perlu diberi
kesempatan untuk mengekspresikan ide dan perspektif mereka. Ketika pegawai mengembangkan
keterampilan komunikasi mereka dan diberikan kesempatan untuk berkomunikasi secara bebas,
mereka akan dapat berkontribusi secara efektif dalam penguatan partisipasi pegawai.

Kesimpulan
Komunikasi kantor sangatlah penting dalam kehidupan suatu lembaga perkantoran. Karena
dengan komunikasi yang baik membuat organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Hambatan - hambatan komunikasi dalam organisasi dapat diselesaikan dengan menyamakan persepsi.
Jika kita sebagai penerima pesan dan merasa persepsi terhadap pesan itu subjektif, kita perlu langsung
mengkonfirmasikan pada pengirim pesan apakah benar persepsi kita itu.

Dengan mengetahui jenis komunikasi, hambatan yang dihadapi, dan solusi untuk mengatasi
hambatan, kita dapat mengetahui apa yang salah dari komunikasi dalam lingkungan kantor. Sebagai
seorang pemimpin maupun, Anda dapat mengedukasi dan bekerjasama dengan segala tingkat struktur
perusahaan Anda agar bisa berkomitmen untuk bersama menyelesaikan dan mengurangi masalah
komunikasi ini. Dengan memahami masalah, mempraktekan, dan bersama berkomitmen maka akan
tercipta budaya perusahaan yang baik, lebih produktif, efisien, dan efektif.
Referensi
Chegg India. (2021). Office Communication and Soft Skills you need to remember at work- Learn how to
use them!. Diambil dari https://www.cheggindia.com/career-guidance/office-communication-soft-skills-
you-need-to-remember/
Harmon, E. (2020). Why is professional communication important in the workplace?.  Diambil dari
https://www.opencolleges.edu.au/blog/2020/06/05/professional-communication-in-the-workplace/
Joseph, C. (2015). 10 Characteristics of Professionalism. Diambil dari
https://smallbusiness.chron.com/10-characteristics-professionalism-708.html
Soetrisno & Renaldi, B. (2006). Manajemen Perkantoran Modern; Modul Pendidikan dan Pelatihan
Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara
Effendy, & Onong Uchjana. 2003. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: Citra Aditya Bakti.

Lestari, Endang . 2003. Komunikasi yang Efektif. Lembaga Administrasi Negara: Jakarta

Moleong, L. J. 2017. Metodologi Penelitian Kualitatif. PT. RemajaRosdakarya: Bandung

Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Pusat Bahasa: Jakarta.

Chaniago, Harmon.2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa

Wood, Julia T. 2014. Komunikasi Teori dan Praktik (Komunikasi Dalam Kehidupan Kita). Jakarta: Salemba
Humanika

DeVito, Joseph A. 2013. Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Karisma Publishing.

Rakhmat, Jalaludin. 1985. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya

Fisher, B. Aubrey. 2013. Teori-Teori Komunikasi. Bandung: Remadja Karya

Wiryanto. 2005. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo

Pace, R. Wayne & Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT Remadja Rosdakarya