1

Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Permasalahan dan Hambatan dalam Komunikasi Kantor

Reiva Adnan Sulaiman

Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung
NIM 165211021
Email: reiva.adnans@gmail.com

Abstrak
Komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam sejarah kehidupan umat
manusia. Salah satunya adalah peranan komunikasi dalam kehidupan suatu organisasi.
Supaya tujuan dari suatu organisasi tercapai maka diperlukan komunikasi yang baik
diantara berbagai pihak dalam organisasi salah satunya komunikasi kantor. Agar
komunikasi kantor dapat berjalan lancar dan efektif diperlukan pengetahuan untuk
mengetahui permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang membuat
komunikasi kantor tidak berjalan secara efektif. Selain itu permasalahan komunikasi diluar
dunia organisasi dapat dijadikan referensi untuk menyelesaikan permasalahan komunikasi
kantor.
Kata kunci: Komunikasi, Komunikasi Kantor, Permaslahan Komunikasi Kantor, Hambatan
Komunikasi Kantor
Abstract
Communication has a very important role in history of human life. One of them is the roles of
communication in the life an organization. So that the goals of an organization is achieved
then required good communication between various parties within the organization one of
them is office communication. For office communication could run smoothly and effective
needed knowledge to know problems and obstacles who make office communication does not
work effectively. Besides the problems of communication outside the organization world
could be reference to complete office communication problems.
Key Words: Communication, Office Communication, Office Communication Problems,
Office Communication Obstacles

Permasalahan Dalam Komunikasi Kantor

I. Pendahuluan
Latar Belakang
Komunikasi dalam suatu organisasi memiliki peranan yang sangat penting. Kelancaran
komunikasi dalam suatu organisasi mempunyai pengaruh yang sangat signifikan. Oleh karena
itu sangat penting bagi suatu organisasi untuk dapat membuat komunikasi kantor didalamnya
berjalan secara efektif dan lancar agar organisasi dapat mencapai tujuannya.
Pengaruh kelancaran komunikasi kantor dalam suatu organisasi diantaranya yaitu
mempermudah kerja sama, mempermudah anggota organisasi dalam menjalankan tugasnya,
 2
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

membuat produk perusahaan dikenal oleh calon konsumen, mengefektifkan sumber daya
organisasi, memperkuat ikatan antar anggota organisasi, dll. Dengan banyaknya manfaat
yang didapat, sudah seharusnya bagi suatu organisasi untuk memperhatikan kelancaran dan
keefektifan komunikasi kantor yang ada didalam lingkungan organisasi

II. Pembahasan
Pengertian Komunikasi Kantor
Sebagai makhluk sosial manusia tentu saja membutuhkan satu sama lainnya untuk hidup.
Salah satu cara untuk berhubungan dengan manusia lainnya yaitu melalui komunikasi.
Melalui komunikasi sesama manusia dapat saling berbagi informasi, bertukar ide atau
gagasan, saling memberikan opini dan menjaga hubungan.
Kantor adalah ruang tempat bekerja ata tempat orang-orang melakukan aktivitas yang
berhubungan dengan pelayanan. Peran kantor sangat penting bagi suatu organisasi yaitu
membantu pimpinan membuat keputusan, melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu
organisasi, memberikan informasi sesuai wewenang dan membantu organisasi mencapai
tujuannya.
Komunikasi kantor adalah proses pemindahan atau pertukaran baik itu berupa informasi,
fakta, gagasan dan perasaan dari seseorang kepada orang lain dalam satu organisasi ataupun
diluar organisasi. Komunikasi kantor berperan penting terhadap keberhasilan suatu
organisasi. Hal ini membuat organisasi harus dapat membuat komunikasi didalam
lingkungannya berjalan efektif. Untuk dapat mengahasilkan suatu komunikasi yang berjalan
efektif maka suatu organisasi perlu mengetahui hal-hal apa saja yang menghambat suatu
komunikasi dalam kantor.

Metode Penelitian
Menurut Harmon (2013, hal 209-211) ada beberapa hal yang menjadi penghambat dalam
berkomunikasi yaitu perbedaan persepsi, perbedaan dalam Semantik, perbedaan status,
perbedaan kecendrungan mental, perbedaan iklim organisasi, lemah dalam membaca dan
jargon.
Permasalahan yang menghambat komunikasi kantor juga menjadi problema dalam
kehidupan umat manusia. Permasalahan komunikasi juga kerap mencipakan perpecahan dan
konflik berkepanjangan dalam kehidupan bermasyarakat. Maka dari itu didalam jurnal ini
akan dibandingkan permasalahan dalam komunikasi kantor dan komunikasi umum.
Sehingga dengan memahami permasalahan komunikasi yang dalam lingkup yang lebih kecil
dapat menemukan solusi yang mungkin menjadi jawaban atas permasalahan yang terjadi di
lingkup yang lebih besar. Selain itu juga memungkinkan untuk mencari solusi dalam
permasalahan komunikasi kantor dengan membandingkan dalam lingkup yang lebih besar.
 3
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Masalah Komunikasi
Manusia adalah makhluk sempurna ciptaan Tuhan dibanding makhluk ciptaan yang lain.
Sejatinya, kodrat manusia adalah sebagai makhluk monodualis. Lalu, di samping sebagai
makhluk individu (pribadi), manusia juga berperan sebagai makhluk sosial.

Kemudian, sebagai individu, manusia diberikan kemampuan berupa akal, pikiran dan

perasaan. Sehingga memiliki tanggung jawab akan dirinya yang berguna untuk
mengembangkan kemampuannya, dan juga memenuhi berbagai kebutuhan hidup. 

Sebagai makhluk sosial atau makhluk bermasyarakat, manusia sudah memiliki dorongan
akan kebutuhan berinteraksi. Dengan bantuan orang lain, manusia mulai belajar dan
beradaptasi di lingkungannya. Mulai dari merangkak, belajar berdiri, berjalan, menggunakan
alat gerak, hingga bisa berkomunikasi dengan orang lain. Bahkan, bisa mengembangkan
potensi dalam diri serta hal lain yang membutuhkan interaksi dengan orang lain.

Dalam interaksinya dengan masyarakat, manusia akan melakukan komunikasi untuk

menyampaikan informasi. Komunikasi yang berlangsung antara individu dengan individu
dianggap sebagai komunikasi secara tatap muka (face to face). Lalu, dalam ilmu komunikasi
dikenal dengan istilah komunikasi antar pribadi.

Pada dasarnya, komunikasi adalah proses menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak
lain melalui media atau perantara, yang terkadang terhambat oleh gangguan
atau noise. Pengertian yang sederhana, namun pada prakteknya kita sering mendapati tidak
sesederhana itu.

Hal yang sering salah kaprah mengenai komunikasi adalah komunikasi hanya tentang bicara.
Padahal, sesuai dengan pengertian, komunikasi adalah menyampaikan pesan dan tidak
disebutkan harus selalu bicara. Tanpa kita sadari, ada elemen-elemen yang turut
menyampaikan pesan selain ucapan verbal yang keluar dari mulut kita. Elemen-elemen itu
dikenal dengan komunikasi non-verbal. 

Ilustrasi sederhananya begini. Teman kita meminta untuk melihat tugas kuliah yang kita
kerjakan, dengan alasan sebagai bahan review. Tapi kita tahu kalau teman kita itu biasa
menyalin tugas orang lain untuk dikumpulkan atas namanya sendiri. Kita khawatir terjadi
seperti itu, tidak mau hasil kerja kita dicontek habis. Namun, di sisi lain tidak enak juga kalau
harus menolak langsung. Akhirnya kita hanya mengiyakan sambil lalu tapi bilang, “Nanti
ya,” dengan ekspresi wajah tidak rela dan gerak tubuh yang tak nyaman ingin cepat-cepat
pergi dari situ.

Kata-kata yang kita keluarkan mungkin hanya nanti ya, tapi ekspresi wajah dan gestur tubuh
kita menunjukkan kalau kita tidak mau memberikan tugas pada teman kita. Kalau teman kita
menangkap pesan yang kita komunikasikan, ia akan mengerti bahwa ia tidak akan dapat
melihat tugas kita. Namun kalau pesan itu tak sampai padanya, ia akan salah memahami dan
menganggap kita benar-benar akan memberikannya nanti.

Hal lain yang penting dalam komunikasi adalah persepsi. Menurut Julia T. Wood, persepsi
adalah proses penyeleksian, pengorganisasian, dan penggambaran atau interpretasi atas pesan
yang diterima. Proses persepsi ini dapat terpengaruh berbagai hal, seperti keadaan si
 4
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

penerima pesan dan lingkungan tempat pesan disampaikan. Dengan adanya faktor-faktor ini,
pesan yang disampaikan bisa jadi dipersepsikan berbeda dengan maksud pesan itu sendiri.

Masih mengacu pada ilustrasi sebelumnya soal peminjaman tugas. Teman kita itu memiliki
pengalaman baik ketika minta tolong pada kita, dimana sebelumnya kita sering membantu
dirinya. Berdasarkan pengalaman itu, teman kita yakin kalau kita akan memberikan tugas
padanya. Jadi setelah kita mengkomunikasikan pesan berikut gestur dan ekspresi wajah tidak
nyaman itu, teman kita tidak begitu menangkap hal itu dan mempersepsikan sesuai
keadaannya akan pengalaman masa lalu dimana kita telah membantunya. Dan
mempersepsikan kalau kali ini kita juga akan membantunya.

Komunikasi sudah ada sejak pertama kali manusia diciptakan. Karena menurut kepercayaan
agama terutama agama Islam. Diyakini bahwa setelah ruh manusia ditiupkan ke dalam
raganya, Tuhan dan manusia sudah membuat perjanjian. Begitu pula saat manusia lahir dari
rahim ibunya ketika mereka menangis sejatinya mereka sedang berkomunikasi dengan
lingkungan disekitarnya. Persepsi orang disekitar si bayi pun meyakini bahwa sang bayi
dalam keadaan sehat.
Komunikasi terjadi dikarenakan adanya dua subjek. Subjek ini berupa seluruh makhluk hidup
bahkan Tuhan sekalipun. Meskipun komunikasi dengan Tuhan masih sering diperdebatkan
karena oleh kalangan atheis.
Perbedaan Persepsi
Permasalahan komunikasi sudah ada sejak jaman dulu. Didunia islam misalnya, dahulu
terjadi permasalahan antara kelompok ulama Mu’tazilah dengan Asy-ariah (Afif;2004). Saat
itu kedua kelompok memiliki perbedaan pemahaman terhadap bentuk Al-qur’an dan isi Al-
qur’an itu sendiri. Kelompok Mutazilah saat itu percaya bahwa Al-qur’an adalah makhluk
hidup (Yunus;2003). Sementara kaum Asy-Syariah berpendapat bahwa Al-qur’an bukanlah
makhluk hidup (Ahmad;2015).
Selain itu perbedaan lainnya antara Mu’tazilah dan Asy’ariah adalah dalam konsep keadilan.
Mu’tazilah berpendapat bahwa Tuhan Maha Adil karena itu Dia tidak akan menyiksa atau
memberi pahala kepada seseorang berdasarkan kehendak mutlak-Nya, tetapi karena amal
yang dilakukannya (Afif;2004). Sementara Asy-ariah berpendapat bahwa Tuhan memiliki
kehendak mutlak, sehingga Ia boleh saja memasukkan orang kafir ke surga dan orang
Mukmin ke neraka (Ahmad;2015).
Perbedaan ini menimbulkan konflik panjang yang berujung pada penyiksaan kepada para
ulama Asy-ariah atau para ulama yang menolak menganggap Al-qur’an sebagai makhluk
hiudp oleh Kekhalifahan yang berkuasa saat itu atau biasa disebut dengan tragedi Mihnah
(Afif;2004). Tragedi ini merupakan sebuah kisah kelam bagi umat Islam sendiri. Apalagi
banyak sekali ulama terkenal saat itu yang turut menjadi korban, salah satunya Imam Ahmad
bin Hanbal (Sunanto;2003).
Perbedaan tafsir memang sering menjadi permasalahan dalam komunikasi. Apalagi dalam
konteks ini komunikasi antara Tuhan dan umat melalui sebuah kita suci. Setiap orang
memiliki kecerdasan dan latar belakang yang berbeda-beda hal ini kerap menimbulkan
perbedaan persepsi dalam menghadapi suatu persoalan (Bimo;2013). Belum lagi ditambah
faktor seperti keegoisan dan kefanatikan menambah perbedaan persepsi ini dapat
menimbulkan konflik yang semakin tajam.
 5
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Permasalahan tafsir al-qur’an sendiri memang masih ada sampai saat ini. Hal ini tidak akan
mudah diselesaikan karena salah satu pihak yang berkomunikasi dalam kitab suci itu sendiri
tidak memberikan secara rinci dan jelas. Saat ada di jaman Nabi Muhammad SAW dan para
sahabatnya, persepsi terhadap al-qur’an itu sendiri masih sama. Namun saat nabi dan para
sahabat sudah tidak ada perbedaan persepsi pun semakin beragam. Untuk mengetahui secara
rinci dan jelas maksud dan keinginan Tuhan memang perlu rasa keingintahuan yang tinggi.
Menurut Harmon (2013; hal 209) salah satu yang menjadi penghalang seseorang dalam
berkomunikasi adalah perbedaan persepsi. Didalam suatu organisasi pegawai yang bekerja
memiliki latar belakang yang berbeda-beda. Baik itu perbedaan agama, suku, bahasa dan
kebiasaan. Hal ini tentu saja menimbulkan perbedaan persepsi dalam berkomunikasi. Maka
dari itu sangat penting bagi suatu organisasi untuk membuat peraturan atau standar
operasional yang mampu dan dapat membuat komunikasi berjalan secara efektif.
Perbedaan dalam Semantik
Setiap manusia mempunyai karakteristiknya masing-masing. Hal ini tentu saja kerap
menyebabkan permasalahan dalam berkomunikasi. Karakter seseorang biasanya tercipta
melalui lingkungan dan sifat turunan. Tidak jarang karakter seseorang juga menjadi ciri khas
karakter dari satu daerah. Misalnya contoh orang sunda yang dikenal ramah dan lemah
lembut atau orang medan yang terkenal memiliki watak keras.
Karakteristik dari setiap manusia ini mempengaruhi seseorang dalam berkomunikasi. Tidak
jarang karena perbedaan karakter menimbulkan masalah saat komunikasi. Namun di
Indonesia sendiri permasalahan seperti ini relatif sudah bisa teratasi karena bangsa Indonesia
yang berasal dari macam-macam suku dan budaya justru dapat disatukan karena perbedaan
tersebut.
Perbedaan antar manusia sendiri memang tidak dapat dihindari. Yang menjadi persoalan
bahwa perbedaan bukanlah hal yang perlu dipersoalkan. Namun dipelajari dan dipahami
mengapa perbedaan itu ada dan membuat manusia memaklumi adanya perbedaan itu.
Didalam organisasi yang memungkinkan untuk terdiri dari berbagai macam suku, ras dan
bangsa. Salah satu permasalahan yang kerap dihadapi adalah perbedaan karakteristik ini.
Maka dari itu organisasi harus mampu mengatur pegawainya agar permasalahan komunikasi
akibat perbedaan ini dapat dihindari.
Komunikasi Antar Budaya

Ketika adanya komunikasi di antara orang-orang yang memiliki kebudayaan yang berbeda-
beda, di situlah terjadinya komunikasi antarbudaya. Stewart L. Tubis mengatakan bahwa
komunikasi antar budaya adalah komunikasi antara orang-orang yang berbeda budaya.
Pernyataan ini beranggapan bahwa perbedaan cara hidup yang berkembang dan dianut oleh
sekelompok orang serta berlangsung dari generasi ke generasi.

Selain Stewart, Hamid Mowland juga berpendapat bahwa komunikasi antar budaya

sebagai human flow across national boundaries. Asumsi tersebut merupakan sekelompok
manusia yang menyebrangi lintas budaya. Seperti adanya keterlibatan suatu konferensi
internasional di mana bangsa-bangsa dari berbagai negara berkumpul dan berkomunikasi satu
sama lain. 

Dengan kata lain, komunikasi antarbudaya ini akan terjadi ketika adanya komunikasi antara
orang-orang yang memiliki kebudayaan yang berbeda-beda demi mencapainya suatu tujuan
komunikasi yang sama serta terjalin interaksi yang lancar pada hakekatnya.
 6
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Sedangkan menurut para ahli yang lain ada yang berpendapat seperti Sitaram (1970) yang
mengatakan bahwa komunikasi antarbudaya merupakan seni untuk memahami dan saling
pengertian antara khalayak yang berbeda kebudayaan.

Berbeda halnya dengan Srnover dan Porter (1972) yang berpendapat bahwa komunikasi

antarbudaya terjadi manakala bagian yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tersebut
mempunyai latar belakang budaya dan pengalaman yang berbeda. Latar belakang tersebut
mencerminkan nilai yang dianut oleh kelompoknya berupa pengalaman, pengetahuan, dan
nilai.

Kemudian, Rich (1974) menyimpulkan bahwa komunikasi antarbudaya terjadi ketika orang-

orang yang berbeda kebudayaan dipertemukan. Sehingga, dapat ditarik kesimpulan, bahwa
komunikasi antar budaya ini merupakan komunikasi yang terjadi ketika kedua orang atau
lebih sedang proses berkomunikasi, untuk mencapai pemahaman, maupun pengertian yang
terjadi di antara khalayak yang berbeda kebudayaan. Oleh karena itu, kegiatan inilah yang
membawa keselarasan dalam berkomunikasi.

Hakikat dari komunikasi antarbudaya ini merupakan kegiatan yang terjadi dalam

berkomunikasi setiap individu dengan individu lain. Baik dua orang bahkan lebih. Sehingga,
terciptalah kemudahan dan pemahaman segala macam bentuk perbedaan yang ada. 

Komunikasi antarbudaya pada hakikatnya dapat menciptakan keselarasan dan kebersamaan.

Selain itu juga dapat saling memahami sisi-sisi perbedaan antar individu. Hal itu pun sering
terjadi di Indonesia, karena Indonesia merupakan negeri yang memilik ragam budaya. Dan
perbedaan inilah yang harus didukung, dipelihara dan dilestarikan.

Selain itu, pada hakikatnya, komunikasi antar budaya mengandung dimensi antar budaya.
Dengan kata lain, adanya komunikasi antar budaya telah memberikan dampak positif untuk
mempermudah bersosialisasi dan meminimalisir kesalahpahaman.

Komunikasi antarbudaya terjadi bertujuan untuk mengurangi tingkat ketidakpastian. Seperti

halnya ketika ada dua individu yang sedang berkomunikasi, namun kedua individu tersebut
menggunakan bahasa yang berbeda-beda karena kebudayaan yang berbeda.

Sehingga, komunikasi antarbudaya inilah yang akan berperan sebagai alat untuk mengurangi
tingkat keidakpastian logika maupun definisi dari topik yang sedang dibicarakan. Bahkan,
komunikasi antarbudaya pun juga bertujuan sebagai alat efektifitas komunikasi. Agar
informasi yang disampaikan itu dapat dimengerti secara efektif, maka diperlukan adanya
komunikasi antarbudaya ini.

Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi antar pribadi dinilai sangat efektif untuk merubah perilaku orang lain, bila
terdapat persamaan mengenai makna yang dibincangkan. Tanda khusus yang ada di
komunikasi antar pribadi ini terletak pada arus balik langsung. Arus balik tersebut memiliki
daya tangkap yang mudah untuk komunikator baik ecara verbal dalam bentuk kata maupun
non verbal dalam bentuk bahasa tubuh seperti anggukan, senyuman, mengernyitkan dahi dan
lain sebagainya.

Selama proses komunikasi antar pribadi berlangsung sangat penting terjadinya interaksi
berbagi informasi dan perasaan antara individu dengan individu atau individu dengan antar
 7
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

individu supaya terjadi umpan balik dan tidak menimbulkan kesalah pahaman dalam
berkomunikasi.

Menurut Joseph A.Devito dalam buku The Interpersonal Communication Book (Devito,

1989:4), komunikasi antar pribadi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan antara
dua individu atau antar individu dalam kelompok dengan beberapa efek dan umpan balik
seketika. Sedangkan menurut Evert M Rogers dalam Depari, komunikasi antar pribadi
merupakan komunikasi dari mulut ke mulut, dengan interaksi tatap muka antara beberapa
orang pribadi.(Baca juga: Hambatan-Hambatan Komunikasi)

Lain halnya dengan Dean Barnulus (Liliweri, 1991:12) yang mengemukakan bahwa

komunikasi antar pribadi, dihubungkan dengan pertemuan antara dua individu, tiga individu
ataupun lebih yang terjadi secara spontan dan tidak berstruktur. Begitu pula Onong U.Effendy
(Effendy,1993:61), mengutarakan komunikasi antar pribadi adalah komunikasi antara dua
orang dimana kontak langsung terjadi dalam bentuk percakapan, bisa langsung berhadapan
muka (face to face) atau bisa melalui media seperti telepon. Ciri khas komunikasi antar
pribadi yakni dua arah atau timbal balik. (Baca juga: Sistem Komunikasi Indonesia)

Berdasarkan pendapat para teoritikus, bisa dikemukakan bahwa komunikasi antar pribadi
adalah dimana orang – orang yang terlibat dalam komunikasi menganggap orang lain sebagai
pribadi bukan sebagai objek.

Komunikasi Massa

Komunikasi Massa adalah suatu bentuk komunikasi yang memanfaatkan saluran media baik
cetak, elektronik, maupun media cyber (online). Saluran tersebut berguna dalam
menghubungkan pihak komunikator dengan komunikan secara bersamaan.

Menurut Josep A Devito, komunikasi massa adalah komunikasi yang ditujukan kepada

massa, atau dapat dikatakan ditujukan kepada khalayak ramai yang luar biasa banyaknya.
lebih lanjut ia berpendapat bahwa komunikasi masa adalah komunikasi yang dilakukan oleh
pemancar-pemancar audio dan visual. Dimana secara logis dapat dikatakan bahwa
komunikasi massa berupa komunikasi yang dilakukan oleh radio, televisi, majalah, surat
kabar, film dan juga buku.

Sementara itu, Grebner menjelaskan bahwa komunikasi massa adalah produksi dan distribusi

yang berlandaskan teknologi dan lembaga dari arus pesan yang kontinyu serta paling luas
dimiliki pada masyarakat industri. 

Disisi lain, Jay Black dan Federich G juga berpendapat mengenai pandangannya terhadap
definisi komunikasi massa. Mereka menganggap bahwa komunikasi massa adalah proses
dimana pesan-pesan diproduksi secara masal dan disampaikan kepada penerima pesan yang
luas, anonim, dan heterogen.

Komunikasi Organisasi

Komunikasi merupakan nafas dari keberlangsungan sebuah organisasi. Suatu organisasi tidak
akan berjalan tanpa adanya komunikasi. Hal tersebut yang melatarbelakangi studi mengenai
komunikasi organisasi. Dimana komunikasi organisasi sendiri merupakan suatu jaringan
komunikasi antar manusia yang saling bergantung satu sama lainya dalam konteks organisasi.
 8
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Dalam sebuah organisasi didalamnya terdiri atas orang-orang (organ) yang memiliki tugas
masing-masing serta saling berkaitan satu sama lain sebagai suatu sistem tentu memerlukan
komunikasi yang baik agar kinerja oraganisasi berjalan dengan baik pula. Sehingga  apa yang
menjadi tujuanya dapat tercapai.

Organisasi sendiri merupakan suatu unit sosial yang terdiri atas organ-organ yang  memiliki
tugas dan pembagian kerja masing-masing namun saling berhubungan dan berkaitan satu
sama lain guna mencapi suatu tujuan tertentu. Organisasi merupakan bagian penting dalam
kehidupan manusia dalam rangka mencapai tujuan dan cita-cita bersama.

Berbagai macam organisasi baik formal maupun non formal hadir ditengah tengah kehidupan
manusia dan menjadi bagian penting didalamnya. Misalnya saja yang paling dekat dengan
kehidupan kita, organisasi pengurus RT di lingkungan tempat tinggal, atau organisasi
pekerjaan dan perusahaan tempat kita bekerja bahkan instansi pemerintah juga termasuk
dalam organisasi yang sering kita jumpai.

Suatu satuan sosial dapat dikatakan sebagai organisasi  apabila didalamnya terdapat organ-
organ atau elemen-elemen yang menjalankan tugasnya masing-masing. Menurut Henry
Mintzbergz secara umum sebuah organisasi setidaknya memiliki 5 elemen berikut.

1. The operating core, yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang
berkaitan dengan produksi, baik barang maupun jasa.
2. The strategic apex, yaitu seorang pemimpin atau Manajer teratas yang
bertanggungjawab penuh atas organisasi tersebut.
3. The middle line, yaitu para manager yang menjadi penghubung antara operating
core dengan strategic apex
4. The technostructure,  yaitu mereka yang ditugaskan melaksanakan suatu bentuk
standarisasi secara khusus dalam organisasi.
5. The staff support, yaitu orang-orang yang mengisi unit staf yang memberikan jasa
guna mendukung jalanya organisasi.

Menurut Arnold dan Feldman (1986) komunikasi organisasi adalah suatu proses pertukaran
informasi diantara orang-orang dalam suatu organisasi. Dimana didalamnya terdapat empat
tahapan komunikasi yang meliputi.

1. attention (Atensi/Perhatian)
2. comprehension (Komprehensi)
3. acceptance as true (Kebenaran/Fakta)
4. retention (Retensi) (Baca juga: Komunikasi Pemerintahan)

Pendapat lain dikemukakan oleh Pace dan Faules (2001), mereka  berpendapat bahwa

komunikasi organisasi merupakan perilaku pengatur organisasi yang terjadi diantara orang-
orang dalam organisasi. Dan juga bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu
berinteraksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Sementara itu,
menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan
organisasi didalam suatu kelompok. Baik itu formal maupun informal dari suatu organisasi.

Hambatan – Hambatan Dalam Berkomunikasi

 9
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Proses komunikasi tidak akan berjalan apabila tidak didukung oleh berbagai elemen atau
komponen komunikasi yaitu pengirim (sender), pesan (message), encoding, saluran
(channel), penerima (receiver), decoding, umpan balik (feedback), gangguan/hambatan
(noise), dan konteks (context).

Setiap elemen atau komponen dalam proses komunikasi menunjukkan kualitas komunikasi
itu sendiri. Masalah akan timbul apabila salah satu dari elemen komunikasi tersebut
mengalami hambatan yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

Hambatan komunikasi ini dapat terjadi pada semua konteks komunikasi, yaitu komunikasi
antarpribadi atau komunikasi interpersonal, komunikasi massa, komunikasi organisasi atau
komunikasi kelompok. Hambatan komunikasi yang terjadi dalam berbagai konteks
komunikasi dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh
komunikan/komunikator. Pertama-tama, komunikator atau pengirim atau sender menyandi
(encode) pesan yang akan disampaikan kepada komunikan/komunikator.

Dalam artian, komunikator memformulasikan pikiran dan/atau apa yang dirasakan ke dalam
lambang yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan/komunikate. Pesan sebagai
bentuk keluaran dari proses penyandian yang dilakukan oleh komunikator. Kemudian
dikirimkan melalui saluran tertentu atau media komunikasi dapat berupa komunikasi tatap
muka maupun bermedia.

Kemudian, komunikan/komunikator mengawal sandi (decode) pesan dari komunikator.

Maksudnya adalah komunikan/komunikator melakukan penafsiran lambang yang dikirimkan
oleh komunikator ke dalam konteks pengertiannya.

Apabila komunikan/komunikator memberikan persepsi yang berbeda terhadap pesan yang

disampaikan komunikator, maka akan terjadi sebuah hambatan atau gangguan komunikasi.
Terakhir, umpan balik atau feedback akan terjadi manakala komunikan/komunikate
memberikan respon atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator dan
mengembalikan pesan kepada komunikator.

Komunikator – Pesan – Media pengantar pesan – Komunikan – Efek pesan

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu
tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam
mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta
mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal,
hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

 Hambatan personal
Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik
komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi
meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.
 Hambatan kultural atau budaya
Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar
belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan
dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.
 10
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan.

Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa
yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.
Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak
sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau
“alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.
Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi
dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang
dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan.
 Hambatan fisik
Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik
komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan
fisik ini pada umumnya dapat diatasi.
 Hambatan lingkungan
Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta
komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses
komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami
rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi
dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas,
tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

Mengatasi Hambatan Komunikasi

1. Pengirim pesan/komunikator/sender
Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh
pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa
agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat
penerima / komunikan / komunikator /receiver mengerti dan memahami pesan yang
disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang
didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :
 Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.
 Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.
 Memberikan penjelasan ketika diperlukan.
 Melakukan pengulangan jika diperlukan.
 Menerima dan memberikan umpan balik.
 Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.
 Mengembangkan sikap empati terhadap penerima /komunikan
/komunikate /receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam
komunikasi.
2. Pesan
Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan
kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :
 Menggunakan terminologi yang tepat.
 Berbicara dengan jelas.
 Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk
mendengarkan atau menerima pesan.
 Menggunakan volume suara yang sesuai.
 11
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

 Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif

artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima
pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan
sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver
Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk
itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang
berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima
pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh
penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.
Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk
memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima
pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan
dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :
 Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen
prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada
pengirim pesan.
 Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya
ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang
menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim
pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan
pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan
gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
 Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
 Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan
berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk
persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat
kepada pengirim pesan.

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang
dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa
tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang
diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.
Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah
menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat
informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan
memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan
adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.
Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang
disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase
memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman
pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan
mendengarkan pesan dengan baik.

Pengertian Komunikasi Efektif

 12
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Kalau sebelumnya kita telah memahami mengenai komunikasi, sekarang berlanjut pada
komunikasi efektif. Komunikasi efektif adalah penyampaian pesan yang terlaksana sesuai
dengan maksud dan tujuan si pengirim pesan. Komunikasi efektif merupakan hal yang
diinginkan oleh setiap pelaku komunikasi, dimana apa yang mereka sampaikan diterima
sesuai dengan yang mereka inginkan.

Kita mungkin sering berkata, mengapa orang tidak mengerti maksudku? Bukan hanya Anda
yang pernah bertanya seperti itu, tapi juga kebanyakan orang di dunia. Bukan diri kita yang
salah, tapi mungkin kita perlu menganalisis lagi apakah komunikasi yang kita lakukan sudah
efektif atau belum. Apakah pesan yang kita sampaikan itu sudah sesuai dengan maksud kita,
sehingga dapat diterima sesuai dengan maksud juga. 

Dengan adanya komunikasi yang efektif, permasalahan mendasar dalam komunikasi seperti
kesalahpahaman dan pesan yang tak sampai dapat diatasi. Permasalahan-permasalahan itu
mungkin tidak dapat selamanya hilang, namun dapat diminimalisir seminim mungkin.
Dengan begitu, pesan yang disampaikan lebih dapat diterima dengan baik.

Mungkin tidak mudah mendapatkan komunikasi yang efektif, terlebih jika banyak gangguan
dalam proses penyampaian pesan. Namun bagaimanapun, itu bukan hal yang mustahil. Setiap
pelaku komunikasi dapat menerapkan komunikasi yang efektif dan mendapatkan tujuan yang
ia inginkan. Yang terpenting adalah terus menerapkan teknik-teknik komunikasi yang efektif
secara berkelanjutan.

Setelah memahami manfaat apa saja yang didapat dari komunikasi efektif, sekarang kita akan
membahas mengenai teknik-teknik apa saja untuk mendapatkan komunikasi yang efektif.
Berikut adalah beberapa teknik komunikasi efektif yang bisa diterapkan dalam kehidupan
sehari-hari:

 Mengecek Persepsi dengan Pemberi Pesan

Seperti yang disebutkan sebelumnnya, dalam komunikasi tak lepas dari proses
interpretasi pesan atau persepsi. Guna mendapatkan komunikasi yang efektif, yang
perlu kita lakukan adalah menyamakan persepsi. Jika kita sebagai penerima pesan dan
merasa persepsi terhadap pesan itu subjektif, kita perlu langsung mengkonfirmasikan
pada pengirim pesan apakah benar persepsi kita itu. Dengan mengkonfirmasi
langsung, kita dapat menerima penjelasan dari maksud sesungguhnya atas pesan yang
disampaikan itu dari si pengirim.

Selain itu, kita juga perlu berlatih membedakan mana opini dan mana kesimpulan.
Opini diambil dari perasaan dan pengamatan pribadi, sedangkan kesimpulan diambil
dari fakta yang ada. Sebisa mungkin kita mempersepsikan pesan yang diterima
berdasarkan kesimpulan, bukan opini. Dan jika kita sebagai pengirim pesan,
sebaiknya jangan terburu-buru mengasumsikan bagaimana persepsi orang dan hindari
membaca pikiran si penerima pesan. Berikan ia waktu untuk menyerap dan mengolah
pesan yang kita berikan.

 Melatih Kemampuan Komunikasi Verbal

 13
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Komunikasi verbal memang bukan satu-satunya elemen komunikasi, namun

peranannya tidak bisa dianggap enteng. Dalam melatih komunikasi verbal, hal
pertama yang harus kita perhatikan adalah melihat dengan siapa kita berbicara.
Tentunya kita perlu membedakan bagaimana penggunaan bahasa yang digunakan
ketika bicara dengan teman, bagaimana dengan orang yang lebih tua, atau dengan
rekan bisnis profesional.
Selain itu, kita perlu memahami bahwa ada kata-kata atau kalimat yang bermakna
abstrak. Kata atau kalimat ini tidak jelas makna pastinya, namun tidak berarti sama
sekali tidak digunakan. Kita hanya perlu mengatur dan menyeleksi kapan dan apa saja
kata abstrak yang dapat kita ucapkan. Dan tentunya pada siapa kita dapat
mengucapkannya.

 Melatih Kemampuan Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi non-verbal bisa dianggap lebih memiliki peranan kuat dibanding

komunikasi verbal. Namun, penggunaannya sedikit lebih sulit karena terkadang tidak
begitu kita perhatikan dengan seksama. Komunikasi non-verbal terdiri dari gerak
tubuh, mimik wajah, penampilan fisik, sentuhan, jarak personal, lingkungan, dan
bahkan kediaman. Diam dapat mengkomunikasikan banyak hal, seperti apakah orang
itu sedang marah atau tidak nyaman karena berada di lingkungan yang baru.

Karena komunikasi non-verbal memiliki peranan yang kuat, kita perlu terus berlatih
untuk mengontrolnya. Misalnya, mengontrol mimik wajah. Mungkin saja wajah kita
memang cenderung seperti orang tidak ramah sehingga kerap membuat orang lain
salah paham. Kita dapat melatihnya dengan sering-sering senyum di depan kaca atau
senam wajah supaya lebih rileks. 

Komunikasi non-verbal juga memegang peranan penting dalam berkomunikasi via

media, terutama media sosial yang kerap digandrungi banyak orang. Karena tidak
bertemu langsung, orang tidak dapat melihat mimik wajah atau intonasi suara yang
bicara sehingga dapat menimbulkan kesalahpahaman. Kita dapat mengatasinya
dengan penggunaan bahasa tulisan dan tanda baca yang tepat. Seperti misalnya,
menghindari penggunaan huruf kapital pada banyak kata dan tanda seru.

 Mendengarkan dengan Baik

Guna memahami pesan yang disampaikan orang lain, kita harus mendengarkan
dengan baik. Mendengarkan tidak kalah pentingnya dengan penyampaian itu sendiri,
supaya kita dapat menerima pesan sesuai yang dimaksud oleh pengirim pesan. Yang
paling penting dalam mendengarkan adalah fokus pada apa yang disampaikan. Jangan
melihat ke berbagai arah, tapi lihatlah si penerima pesan dan apa yang ia sampaikan.

Selain itu, kita tidak perlu mengira-ngira apa yang akan dibicarakan orang itu. Hal itu
justru akan membuat kita tidak fokus dengan apa yang disampaikan saat ini, dan  kita
malah jadi tidak paham dengan maksud pesan itu. Kita juga dapat memberikan respon
sambil mendengarkan pesan, seperti melontarkan pertanyaan atau sahutan. Misalnya
mengucapkan, “Oh iya?”, “Masa?”, “Terus bagaimana lagi?” dan lain sebagainya.

Dengan mendengarkan baik-baik dan memberi tanggapan, orang akan merasa

dihargai. Hal itu dapat mendukung ia untuk menyampaikan pesan lebih baik lagi,
sehingga kita pun dapat menerima pesan jauh lebih baik. Namun kita tidak perlu
 14
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

merasa kalau mendengarkan adalah suatu beban, namun dengarkan saja dengan santai
sehingga kita dapat menyimak lebih baik.

Kesimpulan

Komunikasi kantor sangatlah penting dalam kehidupan suatu organisasi. Karena

dengan komunikasi yang baik membuat organisasi dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

Hambatan – hambatan komunikasi dalam organisasi dapat diselesaikan dengan

menyamakan persepsi. Jika kita sebagai penerima pesan dan merasa persepsi terhadap
pesan itu subjektif, kita perlu langsung mengkonfirmasikan pada pengirim pesan
apakah benar persepsi kita itu.

Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup
untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang
dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang
disampaikan oleh pengirim pesan.

Daftar Pustaka Dalam Kehidupan Kita). Jakarta:

Salemba Humanika
Chaniago, Harmon.2013.
Manajemen Kantor Kontemporer. DeVito, Joseph A. 2013.
Bandung: Akbar Limas Perkasa Komunikasi Antar Manusia.
Jakarta: Karisma Publishing.
Muhammad, Afif. 2004. Dari
Teologi ke Ideologi. Bandung: Rakhmat, Jalaludin. 1985.
Pena Merah Psikologi Komunikasi. Bandung:
PT Remaja Rosdakarya
Walgito, Bimo. 2011. Pengantar
Psikologi Umum. Jogjakarta: Andi Mulyana, Deddy. 2000. Ilmu
Komunikasi Suatu Pengantar.
Tim Riset dan Studi Islam Mesir. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
2012. Ensiklopedia Sejarah Islam.
Jakarta: Pustaka Al-Kautsar Fisher, B. Aubrey. 2013. Teori-
Teori Komunikasi. Bandung:
Hasan, Yunus. 2007. Tafsir Al- Remadja Karya
Qur’an: Sejarah Tafsri dan
Metode Para Musafir. Jakarta: Wiryanto. 2005. Pengantar Ilmu
Buku Kita Komunikasi. Jakarta: Grasindo

Lahmi, Ahmad. 2015. Al-Mihnah Pace, R. Wayne & Don F. Faules.

Dalam Dinasti Abbasiyyah 1998. Komunikasi Organisasi.
Khalifah Al-Ma’mun. Padang: Bandung: PT Remadja Rosdakarya
Jurnal Saintifika Islami
Kencana, Inu. 2006. Ilmu
Wood, Julia T. 2014. Komunikasi Administrasi Publik. Jakarta.
Teori dan Praktik (Komunikasi Rineka Cipta.
 15
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Canel, Maria Jose & Karen Arnold, Hugh J & Daniel C.

Sanders. 2012. Government Feldman. 1986. Individual in
Communication: An Emerging Organization. New York: Mc
Field in Political Communication Graw Hill
Research. USA: Amazon
 16
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018

Telah diperiksa dan dicek keaslian dokumen oleh Software

”Plagiarism Checker X”

Plagiarism Checker X Originality Report

Similarity Found: 3%

Date: Saturday, January 5, 2018

Statistics: 157 words Plagiarized / 5255 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------