KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada

komunikan dengan melalui suatu sarana atau lambang atau pejelasan melalui
saluran mekanisme bertujuan untuk mendapatkan saling pengertian antara
kedua belah pihak

lmu komunikasi adalah sebuah ilmu yang mempelajari tentang cara

menyampaikan sebuah informasi baik ide atau gagasan dari satu orang kepada
orang lain yang dilakukan menggunakan media, entah itu media tulisan, lisan,
atau media yang lainnya.

Komunikasi terdiri dari dua jenis yaitu komunikasi verbal dan non verbal.
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
disampaikan oleh komunikator kepada komunikan secara lisan maupun
tertulis. Dengan model komunikasi verbal ini, diharapkan para pendengar atau
pembaca bisa memahami dengan mudah apa pesan yang dimaksud.

CONTOH CONTOH KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Contoh dari komunikasi verbal adalah bercakap-cakap secara langsung baik

menggunakan media ataupun tidak menggunakan media, penyampaian
informasi melalui surat, grafik, lukisan, gambar, dan lain-lain.

Satu contoh lain terkait dengan komunikasi lisan adalah wawancara, misalnya
bagaimana sebuah perusahaan mengetahui kompetensi dan kemampuan calon
karyawan melalui wawancara kerja.

Komunikasi non verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan oleh

komunikator kepada komunikan tidak menggunakan kata-kata, melainkan
menggunakan bahasa isyarat, lambang-lambang, ekspresi wajah, dan lain
sebagainya. Dengan begitu seorang komunikan dapat menyimpulkan apa arti
 dari bahasa isyarat atau lambang atau ekspresi wajah yang dimaksudkan oleh
komunikator.

Contoh dari komunikasi non verbal adalah menangis menandakan bahwa

dirinya sedang bersedih. Mengangguk artinya setuju. Menggelengkan kepala
artinya tidak setuju. Mengangkat alis sebagai tanda bahwa dirinya tidak
percaya, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan bermasyarakat, apalagi dalam

komunikasi yang bersifat profesi, misalnya komunikasi di tempat kerja.
Dengan komunikasi, Anda bisa menjalin sebuah relasi dengan seseorang
ataupun sekelompok orang yang pastinya sangat diperlukan sebagai makhluk
sosial.

PENGERTIAN KOMUNIKASI MENURUT PARA AHLI

1. Anderson
Mernurut Anderson, komunikasi merupakan proses yang dinamis. Proses ini
secara konstan berubah sesuai dengan situasi yang berlaku.

2. Anwar Arifin
Komunikasi menurut Anwar Arifin merupakan sebuah konsep multi makna.
Dalam makna sosial, komunikasi merupakan proses sosial yang berkaitan
dengan kegiatan manusia dan kaitannya dengan pesan dan prilaku.

3. Atep Aditya Barata

Atep Aditya Barata mendefinisikan komunikasi sebagai proses pengiriman
dan penerimaan pesan, berita, atau informasi yang terjadi diantara dua orang
atau lebih. Proses ini dilakukan secara efektif agar pesan yang disampaikan
dapat dipahami oleh penerimanya.
 4. Barnlund

Barnlund menyatakan bahwa komunikasi timbul oleh karena adanya dorongan

kebutuhan seseorang untuk mengurangi rasa ketidakpastian, untuk bertindak
secara efektif, dan untuk mempertahankan atau memperkuat ego.

HAMBATAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Hambatan Komunikasi

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu

tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam
mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang
dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan
personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

 Hambatan personal

Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik
komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi
meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

 Hambatan kultural atau budaya

 Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar
belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan
dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan.

Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan
bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.

Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak
sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau
“alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.

Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi
dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang
dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan.
(Baca : Komunikasi Antar Budaya)

 Hambatan fisik

Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan

fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio.
Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

 Hambatan lingkungan

Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta

komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses
komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat
mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik
atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat
aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

Baca : Komunikasi Persuasif

 Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan

komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pengirim pesan/komunikator/sender
Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh
pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa
agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat
penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang
disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak sesuai dengan apa yang didengar.
Untuk menghindarinyahal hal yang harus dilakukan adalah:

Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu Menyatakan ide atau gagasan
dengan singkat. Memberikan penjelasan ketika diperlukan. Melakukan pengulangan
jika diperlukan. Menerima dan memberikan umpan balik. Melakukan pilihan kata,
nada suara dan bahasa tubuh

Yang. Mengembangkan sikap empati terhadap

penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam hambtan kultural atau budaya
dalam komunikasi.

2. Pesandalam
Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan
kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

 Menggunakan terminologi yang tepat.

 Berbicara dengan jelas.

 Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk
mendengarkan atau menerima pesan.

 Menggunakan volume suara yang sesuai.

 Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif

artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk
memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin
diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver
Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk
itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang
berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima
pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh
penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk
memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima
pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan
dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

 Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen

prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim
pesan.

 Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya
ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan
informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi
yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat
berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata
merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
 Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.

 Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan

berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk
persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada
pengirim pesan.

Baca : Sosiologi Komunikasi

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang
dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa
tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang
diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah
menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat
informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan
memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan
adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang

disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase
memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman
pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan
mendengarkan pesan dengan baik.

UNSUR UNSUR KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

1. Komunikator
 Komunikator merupakan unsur komunikasi yang bertindak sebagai penyampai pesan.
Komunikator merupakan sumber informasi bagi komunikan. Sehingga bagaimana
komunikator mendeliver sebuah pesan sangat mempengaruhi keberhasilan
komunikasi (baca juga: prinsip-prinsip komunikasi). Apakah komunikan dapat
menangkap dan mengerti sebuah pesan atau tidak, dan bagaimana respon yang
dihasilkan komunikan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator dalam
menyampaikan pesan.

Berikut beberapa hal yang perlu dimiliki oleh seorang komunikator agar pesan yang
disampaikan dapat diterima oleh komunikan:

Menguasai tehnik bicara atau menulis untuk menyampaikan pesan.

 Memiliki pengetahuan luas mengenai pesan yang akan disampaikan.

 Memiliki kemampuan untuk menyusun isi pesan dengan baik.

 Memiliki kemampuan untuk memilih media yang paling tepat untuk

digunakan dalam menyampaikan pesan.

 Memiliki kredibilitas yang baik dimata audience atau komunikan.

 Memiliki pengetahuan untuk mengantisipasi gangguan yang mungkin timbul.

 Memiliki kemampuan untuk memberikan tanggapan atas feedback yang

diberikan komunikan.

2. Pesan
Pesan merupakan ide, informasi atau berita yang ingin disampaikan komunikator
kepada komunikan. Pesan disini bisa berupa kata-kata, tulisan, gambar atau lainnya.
(baca juga: bahasa sebagai alat komunikasi) Pesan mengandung materi yang
ditujukan untuk mempengaruhi atau mengubah komunikan. Pesan sendiri terbagi
dalam beberapa jenis sebagai berikut:
 Pesan informatif

Pesan informatif adalah pesan yang sifatnya memberikan keterangan, fakta, atau
informasi lainnya. Pesan jenis ini merupakan pesan yang dapat dijadikan acuan dalam
pengambilan sebuah keputusan oleh komunikan. Contoh pesan jenis ini misalnya
informasi mengenai bencana alam, jenis bantuan apa yang dibutuhkan oleh
pengungsi.

 Pesan persuasif

Pesan persuasif adalah pesan yang bersifat membujuk. Tujuan pesan jenis ini adalah
untuk merubah sikap komunikan. Dengan pesan jenis ini komunikan dapat perubahan
sikap komunikan didapatkan tanpa adaya paksaan, namun berasal dari keinginan
komunikan sendiri. Contoh pesan jenis ini misalnya iklan sebuah produk.

 Pesan koersif

Berkebalikan dengan pesan persuasif, pesan koefsif merupakan pesan yang bersifat
memaksa. Dalam mencapai tujuannya, yaitu merubah prilaku komunikan, pesan jenis
ini mengandung unsur paksaan seperti pemberian sanksi atau semacamnya. Contoh
pesan persuasif misalnya peraturan pegawai dalam sebuah perusahaan.

3. Media komunikasi
Media komunikasi merupakan sarana atau saluran yang digunakan oleh komunikator
untuk menyampaikan sebuah pesan. Dalam berkomunikasi, pesan akan diterima oleh
pancaindra manusia baru selanjutnya diproses dalam pikirannya dan kemudian
menghasilkan sebuah feedback. Pesan yang disampaikan dalam bentuk sebuah
gambar dan suara biasanya akan lebih menarik dari pada pesan yang hanya
disampaikan lewat tulisan saja.
Pemilihan media atau sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
sebuah pesan, bergantung pada sifat, jenis, atau bentuk pesan yang akan disampaikan.
Pesan dalam bentuk

tulisan misalnya, dapat disampaikan menggunakan media Koran atau majalah,

sedangkan media televisi bisanya digunakan untuk menyampaikan pesan dalam
bentuk video (gambar dan suara).

TEKNIK TEKNIK KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

1. Buatlah Hal yang Rumit Menjadi Sederhana

Di era sekarang yang banjir informasi, karyawan dan klien Anda selalu dipenuhi
dengan berbagai informasi secara lisan maupun tertulis. Oleh karena itu, jangan buat
mereka mengabaikan Anda karena hal-hal yang Anda katakan terlalu panjang atau
rumit dan tidak jelas.

Seorang pemimpin yang baik akan membuat informasi yang cukup rumit dapat
disampaikan dengan cara paling sederhana dan jelas. Katakan apa yang dimaksud
dengan sesedikit mungkin kata-kata tanpa mengurangi maknanya.

Ingatlah jika Anda sendiri kesulitan membuatnya sederhana, berarti informasi atau
perintah tersebut belum cukup jelas, dan jika disampaikan ke orang lain, yang terjadi
adalah kekacauan di semua bagian.

2. Atasi Konflik dengan Berdiplomasi

Sebaik apa pun maksud seseorang dan secerdas apa pun ia secara emosional, konflik
akan selalu ada bagi sekelompok orang yang bertemu dalam frekuensi sering.
Dalam beberapa kasus, konflik kecil dapat diatasi dengan mudah, namun dalam kasus
lainnya, konflik dapat berujung pada masalah yang melebar.

Untuk mencegah konflik berkembang, cara yang paling baik adalah memperbaiki
cara komunikasi di tempat kerja. Saat Anda merespon terhadap konflik yang dialami
karyawan, hadapi dengan pikiran terbuka tanpa menghakimi.

Jangan menyerang siapa pun, sebaliknya tanyakan sebab konflik dan dengarkan
respons setiap karyawan yang terlibat konflik. Pastikan lingkungan kerja Anda cukup
nyaman untuk para karyawan membuka mulut atas hal-hal yang membuat mereka
frustasi.

3. Mengobrol Secara Langsung

Semenjak akhir tahun 1990, perusahaan mulai beralih menuju cara berkomunikasi
yang lebih canggih menggunakan surat elektronik sebagai cara berinteraksi dengan
klien dan rekan kerja.

Bahkan untuk rekan seruangan yang dibatasi dengan kubikel, e-mail menjadi pilihan
utama. Orang mulai melupakan seni mengobrol secara langsung.

Walaupun hal ini sebetulnya baik, namun terkadang bisa juga berdampak buruk bagi
orang yang kurang pandai berkomunikasi secara tertulis.

Anda tentu juga pernah kesulitan menebak ekspresi wajah dan bahasa tubuh lawan
bicara melalui kata-kata di surat elektronik, berbeda dengan jika bertemu langsung
misalnya.
Teknologi yang sudah berkembang memang perlu digunakan, namun jangan sampai
lupa bahwa komunikasi paling efektif adalah bertemu secara langsung sehingga
meminimalisir salah pengertian dari kedua belah pihak.

4. Hormati Perbedaan Kebudayaan di Kantor

Dunia yang semakin berkembang memungkinkan Anda untuk bekerja sama dengan
orang asing yang tentunya memiliki kebudayaan yang berbeda.

Hasilnya, miskomunikasi dapat terjadi hanya karena hal kecil yang maknanya
berbeda bagi karyawan yang berasal dari daerah atau negara berbeda. Oleh karena itu,
perusahaan perlu membuat lingkungan kerja yang saling menghargai nilai-nilai yang
dianut para karyawannya.

Hal-hal sederhana seperti pemilihan kata-kata yang sopan serta gestur tubuh yang
tidak mengusik kebudayaan orang lain merupakan salah satu cara menjaga
komunikasi yang baik.

5. Berikan Feedback yang Baik

Tidak ada karyawan yang ingin tidak dianggap. Saat mereka sudah berusaha keras
untuk mengerjakan pekerjaannya, Anda perlu mengapresiasi hasil kerjanya.

Jika hasil kerja sebaliknya, beri feedback positif dan konstruktif untuk menyemangati
dia agar di pekerjaan selanjutnya dapat lebih baik lagi.

Salah satu cara yang paling baik adalah dengan mengadakan pertemuan rutin untuk
memberikan feedback, namun cara lain seperti mengirimkan e-mail, telepon, atau
update status seminggu sekali juga dapat dilakukan dengan mudah.
Saat memberikan feedback, pastikan pula hal tersebut jelas dan detail. Tawarkan
solusi jika ada masalah, dan selalu cari sisi positif sehingga memotivasi para
karyawan.

6. Berikan Kepercayaan Pada Karyawan

Tentunya karyawan yang telah bekerja di perusahaan Anda sudah melalui seleksi
yang cukup ketat dan merupakan yang terbaik dengan kemampuan dan
kecerdasannya. Oleh karena itu, berikan kepercayaan untuk memegang kontrol atas
pekerjaannya.

Ingatlah salah satu tugas para manager adalah mengawasi kerja karyawannya, bukan
mendiktenya dan tidak memberikan kesempatan para karyawan untuk bekerja sesuai
dengan hal yang menurutnya benar dan lebih baik.

Sediakan berbagai bahan yang diperlukan karyawan untuk menyelesaikan

pekerjaannya, kemudian Anda dapat memantaunya dengan mengadakan pertemuan
reguler atau meminta laporan perkembangan via e-mail.

7. Selaraskan Perkataan dengan Perbuatan

Sikap yang Anda tunjukkan di kantor seharusnya selaras dengan perkataan Anda. Jika
tidak, maka hal tersebut adalah salah satu contoh permasalahan komunikasi yang
harus diselesaikan.

Apalagi dalam dunia kerja, perkataan yang tidak sesuai akan menyebabkan berbagai
masalah yang tentunya menurunkan produktivitas kerja.

Lebih baik untuk tidak mengatakan apa pun atau menundanya hingga Anda benar-
benar yakin dengan informasi yang Anda katakan, sehingga tidak terjadi
kesalahpahaman di masa mendatang.
Terkadang hal ini cukup sulit untuk dilakukan, namun mintalah teman yang dapat
Anda percaya untuk mengingatkan jika perbuatan Anda sudah mulai melenceng dari
perkataan atau instruksi awal.

8. Presentasikan Secara Visual

Terdapat sebuah pepatah yang mengatakan bahwa satu buah gambar dapat
menceritakan 1.000 hal. Hal ini sangat benar diaplikasikan saat Anda perlu
berkomunikasi dengan cara presentasi.

Otak manusia juga lebih responsif terhadap gambar dibandingkan dengan kata-kata
yang panjang dan lebih membuat lelah otak.

Presentasi yang baik tidak akan memuat terlalu banyak kata-kata, namun hanya
terdiri dari poin-poin dan data yang diolah secara kreatif membentuk grafik atau
gambar.

Presentasi dengan visual juga salah satu cara untuk menghindari miskomunikasi
akibat penjelasan yang kurang atau hal-hal yang lupa tersampaikan.

9. Hindari Pengulangan yang Tidak Perlu

Jika Anda ingin komunikasi di tempat kerja efektif, hindari pemberian perintah
dengan berulang-ulang yang isinya sama. Sebaliknya, cobalah tanyakan ketika selesai
memberikan instruksi, apakah ada yang kurang jelas, dan tekankan bahwa Anda tidak
akan mengulangnya di kemudian hari.

Pengulangan instruksi yang berlebihan justru akan membuat para karyawan merasa
Anda tidak memercayai mereka, serta waktu mereka lebih banyak terbuang untuk
berinteraksi dengan Anda menjelaskan kembali instruksi kerja dibandingkan dengan
mengerjakan pekerjaan tersebut hingga selesai.